Порядок действий для всех ФЛП
Книга учета для физлица-предпринимателя — не что иное как документ, с помощью которого он ведет учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения ( п. 44.1 НКУ).
Существует три вида таких Книг:
• Книга учета доходов (утверждена приказом Минфина от 19.06.15 г. № 579) — используется ФЛП — плательщиками ЕН групп 1, 2 и 3 (неплательщиками НДС);
• Книга доходов и расходов (утверждена тем же приказом Минфина от 19.06.15 г. № 579) — предназначена для ФЛП — плательщиков ЕН группы 3 (плательщиков НДС);
• Книга доходов и расходов (утверждена приказом Миндоходов от 16.09.13 г. № 481) рассчитана для ФЛП на общей системе налогообложения.
Подробно о порядке ведения таких книг вы можете прочитать в «БН», 2015, № 30, с. 39; 2016, № 16, с. 37.
Но независимо от того, какую именно книгу вы потеряли, порядок дальнейших действий будет следующий:
Этап 1. Идем в полицию. В случае пропажи учетных регистров первым делом ФЛП должен письменно сообщить о случившемся правоохранительным органам ( п. 6.10 Положения № 88). Последние, приняв заявление (в произвольной форме):
• проведут собственное расследование и сделают надлежащие выводы;
• выдадут справку (!), которая подтвердит принятие у вас заявления.
Такой документ станет основанием для регистрации новой Книги учета (но об этом позже). Без нее у вас не получится это сделать.
Этап 2. Готовим и подаем документы в налоговую. Для этого вам понадобится:
1. Составить письменное заявление об утрате Книги учета.
Требований к содержанию такого заявления законодательством не установлено. Поэтому оформляем его в произвольной форме.
Образец заявления об утрате Книги учета
2. Направить заявление в налоговую по месту регистрации в порядке, установленном для представления налоговой отчетности ( п. 44.5 НКУ). А именно ( п. 49.3 НКУ):
• лично налогоплательщиком или уполномоченным на это лицом;
• по почте с уведомлением о вручении и с описанием вложения.
К сожалению, в электронной форме такое уведомление направить нельзя.
Внимание! На все про все у вас будет всего 5 дней (!) со дня утраты Книги учета. Так что поторопитесь.
3. Вместе с заявлением вы можете подать также и новую Книгу учета для ее регистрации (о чем сразу указать в заявлении об утере Книги).
При этом не забудьте захватить с собой и справку из полиции.
Внимание! Если вы будете оформлять Книгу в бумажном виде, то для этого вам необходимо:
• сначала приобрести такую Книгу учета;
• пронумеровать каждый ее лист, прошнуровать и подписать;
• и только после этого подавать в контролирующий орган.
Срок регистрации Книги учета в бумажном виде законом не предусмотрен. На практике это может занять 10 рабочих дней.
Во избежание потери Книги в будущем вы можете начать вести ее в электронной форме ( п. 4 Порядка № 579, п. 2 Порядка № 481). Для этого необходимо:
• получить усиленные сертификаты открытых ключей, сформированных аккредитованным центром сертификации ключей, включенных в систему представления налоговых документов в электронном виде;
• заключить договор о признании электронных документов с контролирующим органом;
• сформировать заявление на получение Книги и направить его в контролирующий орган по месту налогового учета средствами электронной связи.
Поданное вами заявление контролеры зарегистрируют в течение 3 рабочих дней и направят вам соответствующее уведомление с указанием номера Книги и даты регистрации.
Этап 3. Восстанавливаем утраченный документ. На это вам дается 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления заявления в контролирующий орган.
Восстановления утраченного документа требует не только п. 44.5 НКУ.
Так, например, в п. 7 Порядка № 579 и п. 8 Порядка № 481 прописано, что Книга учета хранится у налогоплательщика в течение 3 лет после окончания отчетного периода, в котором внесена последняя запись.
Пункт 44.3 НКУ также обязует налогоплательщиков хранить учетные регистры не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы. А в случае ее непредоставления — начиная с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности.
Кроме того, Перечень № 578/5 устанавливает срок хранения учетных регистров на протяжении 3 лет. Причем эти сроки являются минимальными и сокращать их нельзя. При необходимости и по решению экспертной комиссии этот срок может быть только увеличен.
Поэтому игнорировать данный этап не нужно, так как это может привести к более печальным последствиям для самого ФЛП (но об этом дальше).
Нюанс. Процесс восстановления документов имеет и один положительный момент.
Если на момент утери Книги учета контролеры планировали провести у вас проверку, сроки ее проведения перенесут до даты восстановления и предоставления документов к проверке в пределах указанных 90 календарных дней.
Но! Только при условии, что вы вовремя известили контролеров о пропаже. Иначе — поблажек не ждите.
Особенности восстановления Книг учета
Для ФЛП-ЕН групп 1, 2 и 3 (неплательщики НДС). Согласно п. 44.1 НКУ все налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения на основании первичных документов. Плательщикам налогов запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами.
А это значит, что любой субъект хозяйствования, в том числе и ФЛП (как на едином налоге, так и на общей системе налогообложения), должен иметь первичные документы.
Конечно, следуя требованиям п.п. 296.1.1 НКУ, плательщики ЕН указанных групп обязаны вести Книгу учета доходов путем ежедневного, по итогам рабочего дня, отражения полученных доходов. Записи в соответствующих Книгах уже являются основанием для заполнения ЕН-деклараций (письмо Минфина от 05.03.12 г. № 31-08410-07/23-1595/1186).
Однако, без первички не обойтись, так как именно она покажет, за что получен доход и может ли он облагаться ЕН.
Кроме того, для ФЛП-ЕН групп 1 и 2 такие документы необходимы, чтобы подтвердить, что доход получен именно по тем видам деятельности, которые им разрешил осуществлять НКУ.
Поэтому если вы потеряли Книгу учета, а первичные документы остались на месте, восстановить утерянную информацию будет нетрудно.
В этом вам помогут следующие платежные документы, подтверждающие:
1. Получение дохода в безналичной форме:
• банковские выписки;
• акты выполненных работ;
• акты приема-передачи товара;
• расходные накладные;
• товарно-транспортные накладные и т. п.
2. Получение дохода в наличной форме:
• те же акты выполненных работ, акты приема-передачи товара, расходные накладные и т. д.;
• товарные чеки/расчетные квитанции;
• фискальные отчетные чеки РРО.
3. Бесплатное получение товаров (работ, услуг):
• письменные договоры дарения или другие письменные договоры, по которым не предусмотрено денежной или другой компенсации стоимости таких товаров (работ, услуг) или их возврат ( п. 292.3 НКУ);
• а также накладные, акты приема-передачи товара, договоры предоставления услуг на безоплатной основе.
Для ФЛП-ЕН группы 3 (плательщики НДС). Для таких плательщиков в список первичных документов, подтверждающих получение дохода, дополнительно включаются:
• выписанные налоговые накладные и расчеты корректировки к ним*. Но будьте внимательны: сама налоговая накладная не подтверждает реальность осуществленной операции. К ней необходимо приложить договор поставки или акты выполненных работ/предоставленных услуг;
* Если таких документов у вас нет, то НН/РК, датированные после 01.02.15 г. или составленные на сумму более 10 тыс. грн. и оформленные в период с 01.01.12 г. по 01.02.15 г., можно получить из ЕРНН. За остальными придется обратиться к контрагентам.
• бухсправки о списании сумм кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности.
Также для ФЛП-ЕН группы 3 (плательщиков НДС) важное значение имеют документы, подтверждающие расходы. Так как для них Порядком № 579 предусмотрен учет не только доходов, но и расходов. Такими документами могут быть:
1. В отношении приобретения товаров/услуг:
• товарные чеки;
• приходные накладные, акты приема-передачи или выполненных работ/предоставленных услуг;
• полученные налоговые накладные и расчеты корректировки к ним (как дополнение к перечисленным выше документам);
• чеки РРО;
• банковские выписки.
2. В отношении начисления и выплаты зарплаты наемным работникам, а также начисления и уплаты НДФЛ и ЕСВ — расчетно-платежные ведомости.
Для ФЛП-общесистемщиков. ФЛП на общей системе налогообложения также обязаны иметь первичные документы о происхождении товара ( п. 177.10 НКУ). Более того, нельзя забывать, что в п. 177.2 НКУ прописано еще одно требование. Согласно ему, предприниматель имеет право уменьшить налогооблагаемый доход только на документально подтвержденные расходы, связанные с хоздеятельностью такого ФЛП**.
** Перечень таких расходов приведен в п. 177.4 НКУ. Подробнее об этом читайте в «БН», 2016, № 14, с. 33.
Более того, в Книгу учета доходов и расходов такие плательщики вносят не только их суммы, но и указывают реквизиты первичных документов, на основании которых были сформированы расходы такого ФЛП. Какие документы могут сюда войти — см. выше.
Но будьте внимательны! ФЛП-общесистемщикам дополнительно нужно учитывать особенности признания расходов. Так:
• отражать следует только расходы, которые непосредственно связаны с получением в этот день доходов;
• а если оплата расходов текущего месяца происходит в следующем периоде, то такие расходы будут учтены в расчете чистого налогооблагаемого дохода только после оплаты.
Нюанс. Ранее для восстановления записей можно было использовать Книги наемных работников.
Такие книги необходимо было регистрировать на каждого наемного работника, осуществляющего операции за наличные средства. С момента вступления в силу Порядка № 481 доход, полученный ФЛП, отражается общей суммой за день, а требование по ведению Книги наемными лицами, которые находятся в трудовых отношениях с самозанятым лицом, аннулировано.
Не восстановили — ждите последствий
НКУ не предусматривает каких-либо отступлений от обязанности ФЛП восстановить утраченные учетные регистры.
Не освобождает плательщиков от обязанности восстановления документов даже действие обстоятельств непреодолимой силы, в частности, если они имели место на территории проведения АТО ( письмо ГФСУ от 07.04.16 г. № 7763/6/99-99-19-01-03-15).
Более того, за невыполнение указанных требований предусмотрена ответственность (письмо ГНСУ от 17.04.12 г. № 11206/7/17-1217; категория 107.07 ЗІР ГФСУ, категория 104.14 ЗІР ГФСУ). Например:
1. Согласно п. 121.1 НКУ — в виде штрафа в размере 510 грн. (за повторное нарушение в течение года — 1020 грн.).
Такой вид ответственности предусмотрен за необеспечение хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности плательщику и/или непредоставление контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из ЕРНН) или их копий при осуществлении налогового контроля.
Но! Только при условии, что вы не извещали контролеров об утере документов (постановление Днепропетровского окружного админсуда от 07.12.15 г. по делу № 804/14228/15).
2. По ст. 1641 КоАП — в виде штрафа в размере от 51 до 136 грн. (за повторное нарушение в течение года — от 85 до 136 грн.).
В этом случае ФЛП пострадает за неведение учета или ненадлежащее ведение учета и расходов субъектами хозяйствования, для которых законами Украины установлена обязательная форма учета.
3. По ст. 1 Указа № 436 — в виде штрафа в 5-кратном размере неоприходованной суммы.
Такой «сюрприз» ожидает ФЛП, у которых при проверке будут отсутствовать записи о полученных доходах наличными. Это прямое нарушение п. 2.6 Положения № 637. В этом налоговики могут усмотреть неоприходование наличных и, как следствие, применят к ФЛП финансовые санкции.
4. По ст. 20 Закона об РРО — в виде штрафа в 2-кратном размере продажной стоимости не отраженных в Книге товаров, если последние проданы или присутствуют в месте торговли.
Внимание! Такое наказание касается лишь ФЛП-общесистемщиков и ФЛП-ЕН группы 3 (кто платит НДС).
Если в Книге ФЛП не будут указаны остатки товарно-материальных ценностей, то торговлю за наличные товаром, общей стоимости которого нет в Книге, налоговики посчитают торговлей товаром, не отображенным в учете. За что такой ФЛП и поплатится.
Выводы
- В случае утери Книги учета ФЛП необходимо: сперва посетить полицию (для получения справки), затем известить налоговиков (заодно зарегистрировать новую Книгу) и постараться побыстрее восстановить утраченные данные.
- ФЛП-ЕН групп 1, 2 и 3 (неплательщиков НДС) на помощь придут первичные документы, подтверждающие получение доходов. Остальным придется восстанавливать данные и о полученных доходах, и о совершенных расходах.
- Если информацию в Книге учета не восстановить — вас привлекут к ответственности.
Документы и сокращения статьи
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
Порядок № 579 — Порядок ведения Книги учета доходов для плательщиков единого налога первой, второй и третьей групп, которые не являются плательщиками налога на добавленную стоимость, утвержденный приказом Минфина от 19.06.15 г. № 579.
Порядок № 481 — Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом Миндоходов от 16.09.13 г. № 481.
Перечень № 578/5 — Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.04 г. № 637.
Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.
ЕН — единый налог.
