Налоговый расчет по форме № 1ДФ: ваши вопросы — наши ответы

Вопрос

Ответ

Нужно ли подавать Налоговый расчет по форме № 1ДФ, если на предприятии нет наемных работников и в течение отчетного квартала доходы физлицам не начислялись и не выплачивались?

Нет, подавать форму № 1ДФ за такой отчетный квартал не нужно.

Все дело в том, что ее подают налоговые агенты, в случае если в отчетном квартале они начисляли и/или выплачивали доходы физическим лицам, в том числе и физлицам-предпринимателям, и/или начисляли и уплачивали в бюджет НДФЛ и ВС с таких доходов. Если таких операций в течение отчетного квартала не было, то Налоговый расчет по форме № 1ДФ за этот квартал не подают. Это прямо указано в п.п. «б» п. 176.2 НКУ

В каком порядке подают Налоговый расчет по форме № 1ДФ предприятия, имеющие филиалы?

Уполномоченные обособленные подразделения самостоятельно формируют и подают за себя Налоговый расчет по форме № 1ДФ.

В его реквизитах они приводят свои данные. Головное предприятие в своей форме № 1ДФ информацию по такому подразделению не отражает.

А вот за неуполномоченное обособленное подразделение форму № 1ДФ в виде отдельной порции с данными его работников подает головное предприятие в налоговый орган по своему местонахождению. Копию этой формы предприятие отсылает в налоговый орган по местонахождению такого подразделения ( абзац второй п.п. «б» п. 176.2 НКУ, п. 2.6 Порядка № 4*)

* Порядок заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ, утвержденный приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4.

Предприятие перебралось в другой административный район. Куда теперь подавать Налоговый расчет по форме № 1ДФ?

При изменении местонахождения предприятие продолжает уплачивать НДФЛ и подавать Налоговый расчет по форме № 1ДФ по старому местонахождению до окончания текущего бюджетного года (см. консультацию налоговиков в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ)

К зарплате работника НСЛ применялась только в феврале 2017 года. Как отразить это в форме № 1ДФ за 1 квартал 2017 года?

Поступите так: сформируйте на работника одну строку с зарплатным доходом. В ней проставьте, в частности:

• в графе 5 — признак дохода «101»;

• в графе 8 — признак НСЛ.

Наличие признака в графе 8 говорит о том, что работник хотя бы в одном месяце квартала пользовался НСЛ

Где в форме № 1ДФ указывать количество работников-совместителей? С каким признаком дохода отражать начисленную им зарплату?

С лицами, которые работают по совместительству, работодатели заключают трудовые договоры. А значит, такие работники должны быть учтены при заполнении реквизита «дотабличной» части формы № 1ДФ «Працювало за трудовими договорами (контрактами)». При этом работников, которые у данного работодателя трудятся одновременно и по основному месту работы, и по совместительству (т. е. внутренние совместители), на наш взгляд, нужно учитывать как одно лицо.

Заработную плату, начисленную совместителям, отражайте в общем порядке — с признаком дохода «101»

Со штатным работником заключен договор подряда. Нужно ли его учитывать при заполнении графы «Працювало за цивільно-правовими договорами»?

Да, считаем, что нужно. То есть такого работника вы учтете при заполнении двух граф «дотабличной» части формы № 1ДФ — «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» и «Працювало за цивільно-правовими договорами»

Нужно ли в графу «Працювало за цивільно-правовими договорами» формы № 1ДФ включать физлиц, которым выплачиваются доходы по договорам аренды недвижимого (движимого) имущества?

Из разъяснений налоговиков, приведенных в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ,

можно сделать вывод о том, что в графе «Працювало за цивільно-правовими договорами» формы № 1ДФ они хотят видеть количество физлиц-непредпринимателей, с которыми заключены гражданско-правовые договоры на выполнение работ/предоставление услуг (доходы по таким договорам вы отражали в форме № 1ДФ с признаком дохода «102»).

А вот предпринимателей и физлиц-арендодателей при заполнении этой графы учитывать не нужно

Физлицо работает по договору подряда с марта 2017 года. Работа будет закрыта актом и оплачена в июне 2017 года. Нужно ли на этого гражданина заполнять строку с датой приема на работу в графе 6 раздела I формы № 1ДФ за 1 квартал?

Нет, не нужно. Графы 6 и 7 раздела I формы № 1ДФ заполняют только по работникам, принятым на работу по трудовым договорам.

В данном случае физлицо выполняет для вас работу по гражданско-правовому договору. Поэтому графы 6 и 7 по нему вы не заполняете.

Более того, если в отчетном квартале доход этому физлицу вы не начисляли, то строку без суммовых показателей на него не формируете

Работника уволили с основного места работы и приняли на ту же должность и к тому же работодателю по совместительству.

Как отразить такую миграцию в форме № 1ДФ?

На сменившего статус работника в разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ заполняем столько строк, сколько раз он в отчетном квартале был уволен, а затем снова принят к одному и тому же работодателю.

То есть, если работник был в отчетном квартале уволен, а затем снова принят, то его заработок отражаем в форме № 1ДФ двумя строками:

• в первой — по дату увольнения;

• во второй — с даты начала работы по новому трудовому договору

Каков порядок заполнения граф 3а, 3, 4а, 4 раздела I и граф «Загальна сума нарахованого/виплаченого доходу», «Загальна сума утриманого податку, збору, нарахованого/перерахованого» раздела II Налогового расчета по форме № 1ДФ?

В разделе I формы № 1ДФ по каждому физлицу указывайте в графах:

• 3а и 4а — суммы начисленных в месяцах отчетного квартала доходов и НДФЛ соответственно;

• 3 и 4 — суммы фактически выплаченных в отчетном квартале доходов физлицам и перечисленного в бюджет НДФЛ соответственно.

Если доход в виде зарплаты вы выплачиваете в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, то его также отражайте как выплаченный в графе 3 формы № 1ДФ за тот квартал, к которому относится месяц начисления зарплаты.

Поэтому при своевременной выплате зарплаты и своевременной уплате НДФЛ значения граф 3а и 3, а также 4а и 4 будут совпадать.

При заполнении строки «Військовий збір» в разделе II формы № 1ДФ применяют те же правила, что и для раздела I. Это подтверждают и налоговики в консультации в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ.

Сведения о несвоевременно выплачиваемой зарплате и/или ином доходе, а также удержанных/перечисленных с них НДФЛ и ВС отражайте в форме № 1ДФ по факту

Предприятие арендует у обычного физлица автомобиль, а у физлица-предпринимателя — здание склада. Нужно ли выплачиваемые им арендные доходы показывать в форме № 1ДФ? Если да, то с каким признаком дохода?

Да, выплачиваемые арендные доходы обязательно нужно отражать в форме № 1ДФ, причем независимо от того, кто является получателем дохода: обычное физлицо или физлицо-предприниматель.

Сумму дохода, которую вы выплачиваете предпринимателю, отражайте в разделе I формы № 1ДФ с признаком дохода «157» без заполнения граф 4а и 4.

А вот сумму выплачиваемого «арендно-движимого» дохода обычному физлицу показывайте в разделе I формы № 1ДФ с признаком дохода «127» — как прочие доходы (см. консультации налоговиков в подкатегориях 103.22 и 103.25 ЗІР ГФСУ)

С каким признаком дохода в форме № 1ДФ отражают плату обычному физлицу за аренду недвижимости?

Для такой выплаты приложение к Порядку № 4 предусматривает отдельный признак дохода — «106»

Отражается ли в форме № 1ДФ полученная от учредителя-физлица возвратная финансовая помощь?

Да, отражается. Причем в том отчетном квартале, на который приходится дата возврата, и в той сумме, которую возвратили.

В разделе I формы № 1ДФ в графах 3 и 3а у вас будут одинаковые цифры — причитающаяся к возврату и фактически возвращенная суммы.

Графы 4 и 4а не заполняйте, поскольку НДФЛ с этой суммы не удерживается.

Признак дохода в графе 5 раздела I формы № 1ДФ — «153».

Сумму возвращенной финпомощи покажите также в общей сумме начисленного/выплаченного дохода в строке «Військовий збір» раздела II формы № 1ДФ

Как отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ сумму выданного работнику займа, списанного по истечении срока исковой давности?

По истечении срока исковой давности задолженность работника в размере, который превышает в 2017 году 800 грн., превращается для него в налогооблагаемый доход ( п.п. 164.2.7 НКУ).

Работник-заемщик должен отразить прощенную сумму в своей годовой декларации о доходах и самостоятельно уплатить с облагаемой ее части НДФЛ и ВС.

А вот работодатель-заимодатель обязан показать сумму списанного долга в форме № 1ДФ так:

• необлагаемую сумму (в пределах 800 грн.) — с признаком дохода «127» (с прочерками в графах 4а и 4 раздела I);

• облагаемую — с признаком дохода «107» (также с прочерками в графах 4а и 4 раздела I, поскольку НДФЛ предприятие не удерживает и не уплачивает).

Подтверждают это и контролеры (см. консультацию в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ).

Также всю сумму списанного долга физлица нужно записать и в строку «Військовий збір» раздела II формы № 1ДФ

Нужно ли отражать в форме № 1ДФ сумму начисленных в пользу физлиц реинвестированных дивидендов?

Дивиденды, которые направляются на пополнение уставного капитала предприятия и при этом не изменяют пропорций (долей) участников в нем, не попадают в базу обложения НДФЛ. Тем не менее они все равно должны быть отражены в графах 3а и 3 раздела I формы № 1ДФ с признаком дохода «142».

Важно! Реинвестированные дивиденды облагаются ВС ( п. 1.7 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Вы должны включить их и в строку «Вiйськовий збiр» раздела II формы № 1ДФ

Указывать ли сумму дохода, которая не облагается ВС, в разделе II Налогового расчета по форме № 1ДФ?

По мнению ГФСУ, в разделе II формы № 1ДФ следует отражать как облагаемые, так и не облагаемые ВС доходы (см. разъяснение в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ)

Работник, находясь в командировке, заплатил за проживание ФЛП-единоналожнику. Отражать ли эти суммы в форме № 1ДФ?

Налоговики успокаивают, что не нужно (см. консультацию в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ). Почему? Потому что в данной ситуации предприниматель получал доход от обычного гражданина (работника предприятия).

Предприятие же только компенсирует своему работнику расходы, связанные с командировкой. Поэтому отражать в Налоговом расчете уплату работником средств за предоставленные во время командировки физлицом-предпринимателем услуги такое предприятие не обязано.

Другое дело, если ваш работник получил средства под отчет (на хознужды) и приобрел что-либо у предпринимателя. Вот тогда сумму, уплаченную последнему, нужно обязательно отразить в форме № 1ДФ. Ведь в этой ситуации гражданско-правовые действия работник осуществил от имени и за счет предприятия. Предпринимательские доходы отражайте с признаком дохода «157»

Предприятие предоставило вдове умершего работника материальную помощь. Как отразить сумму такой помощи в форме № 1ДФ?

В 2017 году не облагается НДФЛ и соответственно ВС выданная работодателем помощь на погребение умершего работника в размере 4480 грн. ( п.п. «б» п.п. 165.1.22 НКУ). Сумма превышения подлежит обложению НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ необлагаемую часть помощи отражайте с признаком дохода «146», а облагаемую — с признаком дохода «127». Причем в качестве получателя дохода укажите вдову умершего работника

Предприятие проводит рекламный розыгрыш призов среди физлиц-покупателей. Отражать ли доход в виде стоимости таких призов в форме № 1ДФ?

Да, доход в виде стоимости приза, полученного покупателем в ходе рекламного розыгрыша, нужно отражать в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. И вот почему.

В данном случае получателями призов являются конкретные физлица, которых можно идентифицировать. Поэтому доход в виде стоимости полученного приза попадает в общий налогооблагаемый доход конкретного плательщика налога ( п.п. 164.2.8 НКУ).

Налоговым агентом получателя приза выступает предприятие — организатор рекламного розыгрыша.

В разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ сумму начисленного (с учетом «натурального» коэффициента) и выплаченного дохода, а также удержанного и уплаченного НДФЛ отражайте с признаком дохода «111».

Сумму начисленного дохода и удержанный с него ВС также впишите в раздел II формы № 1ДФ по строке «Військовий збір».

Строки же с налогообложением выигрышей (призов) в лотерею вам заполнять не нужно. Это делают только налоговые агенты — операторы лотереи

Работница имеет троих детей до 18 лет, один из которых — инвалид, и пользуется НСЛ «на детей» по двум основаниям.

Как в этом случае правильно проставить признак НСЛ в графе 8 «Ознака подат. соц. пільги» формы № 1ДФ?

Работница имеет право на НСЛ по двум основаниям как лицо, которое содержит троих детей в возрасте до 18 лет ( п.п. 169.1.2 НКУ), в том числе ребенка-инвалида ( п.п. «б» п.п. 169.1.3 этого Кодекса).

Согласно разъяснениям налоговиков, предоставленным в письме ГНАУ от 25.02.2011 г. № 4062/6/17-0215, в данном случае на каждого ребенка-неинвалида предоставляется минимальная НСЛ (признак льготы — «04»), на каждого ребенка-инвалида — повышенная (признак льготы — «02»).

В разделе I формы № 1ДФ по этой работнице следует сформировать две строки с зарплатным признаком дохода «101» в графе 5.

Первую заполняете в общем порядке и проставляете в графе 8 признак дохода «02».

А вот во второй строке заполняете графы 1, 2, 5, а также графу 8, где проставляете признак второй льготы — «04». Графы 3а, 3, 4а, 4 оставляете незаполненными (в бумажном варианте прочеркиваете)

Как отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ пособие по беременности и родам?

Сумму пособия по беременности и родам не облагаем ни НДФЛ, ни ВС ( п.п. 165.1.1 и п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Тем не менее такую выплату отражаем в Налоговом расчете по форме № 1ДФ, сформированном за тот отчетный период, в котором сумма была фактически начислена и/или выплачена. Делаем это одной строкой, не разбивая по месяцам, на которые приходится отпуск в связи с беременностью и родами.

В разделе І формы № 1ДФ пособие отражаем с признаком дохода «128». Также оно должно попасть в строку «Вiйськовий збiр» раздела ІІ этой формы в графах с начисленным/выплаченным физлицам доходом

Из-за сбоя в бухгалтерской программе в Налоговый расчет, сформированный предприятием за 4 квартал 2016 года, не попала часть доходов, которые были выплачены физлицам. Чем это чревато?

Увы, но в такой ситуации предприятию может грозить штраф в размере 510 грн. (а за повторное нарушение в течение года — 1020 грн.) за подачу Налогового расчета не в полном объеме ( п. 119.2 НКУ).

Причем воспользоваться перерасчетом по п. 169.4 НКУ и уйти от этого штрафа никак не получится. Ведь при перерасчете налоговый агент проверяет правильность исчисления, начисления и удержания НДФЛ, а не правильность заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ

В форме № 1ДФ за прошлый отчетный период указали неверный регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов работника. Как исправить эту ошибку?

Чтобы исправить ошибку, сформируйте уточняющий Налоговый расчет по форме № 1ДФ за тот отчетный период, в котором она была допущена. В нем продублируйте информацию из ранее сданного расчета, указанную в ячейках «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» и «Працювало за цивільно-правовими договорами».

Далее в разделе I уточняющей формы № 1ДФ на работника сформируйте две строки:

• первую — на изъятие ранее поданной информации с ошибочным регистрационным номером работника. Сюда переносите данные из всех граф ошибочной строки ранее поданной формы, а в графе 9 укажите «1» — строка на изъятие;

• вторую — на введение строки с верными данными по работнику.

В графе 9 такой строки проставьте «0» — строка на ввод.

Раздел II уточненки заполнять не нужно, ведь сведения в нем неперсонифицированы.

Внимание! Исправление такой ошибки приводит к смене плательщика налога, поэтому предприятию грозит штраф по п. 119.2 НКУ в размере 510 грн. (а за повторное нарушение в течение года — 1020 грн.). Причем такая ошибка, как и рассмотренная выше, не может быть выявлена при проведении перерасчета по НДФЛ в соответствии с п. 169.4 НКУ.

Но! Если вы боец, можете попытаться уйти от штрафа через суд. Он, скорее всего, будет на вашей стороне