Первичка: основы основ
Первичный документ: роль и значение
В понимании Закона о бухучете первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции.
Более расширенное определение приведено в п. 2.1 Положения № 88. Здесь сказано, что первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.
Заметьте! Определение из Положения № 88 не совсем корректно.
Дело в том, что в свое время Минфин в письме от 27.01.06 г. № 31-34000-30-27/1450 указывал на то, что распоряжение (разрешение) руководителя предприятия не является первичным документом. И это вполне логично. Ведь подобные распоряжения, по сути, не содержат информацию об операции, а лишь подтверждают разрешение на ее проведение.
Первичные документы являются основанием для бухучета хозяйственных операций (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете).
Также следует учесть, что на данных бухучета базируются финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель. А значит, первичный документ в подавляющем большинстве случаев будет основой для отражения хозяйственных операций не только в бухгалтерской, но и в других видах отчетности, в том числе налоговой.
Так, в ст. 44 НКУ сказано, что для целей налогообложения плательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании:
• первичных документов;
• регистров бухучета;
• финансовой отчетности;
• других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Налогоплательщикам запрещено формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных указанными документами.
Плательщики налога на прибыль для исчисления объекта налогообложения должны использовать данные бухучета и финансовой отчетности касательно доходов, расходов и финансового результата до налогообложения (п. 44.2 НКУ).
Так что для определения налогооблагаемой прибыли в большинстве случаев необходимы первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями, установленными ст. 9 Закона о бухучете. На это обращают внимание налоговики в категории 102.21 ЗІР ГФСУ.
Важно! По разъяснениям ВАСУ, изложенным в письме от 02.06.11 г. № 742/11/13-11, любые документы (в том числе договоры, накладные, счета и т. п.) имеют силу первичных документов лишь в случае фактического осуществления хозяйственной операции. Если же фактического осуществления хозоперации не было, соответствующие документы не могут считаться первичными документами для целей ведения налогового учета даже при наличии всех формальных реквизитов таких документов, предусмотренных действующим законодательством*.
* См. также консультацию «Первичные документы не гарантируют реальность хозяйственной операции» // «БН», 2016, № 51.
Напомним. Хозяйственной операцией считается действие или событие, вызывающее изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете). То есть определяющим признаком хозяйственной операции является то, что она должна привести к реальным изменениям имущественного состояния субъекта хозяйствования (см. письмо ВАСУ от 02.06.11 г. № 742/11/13-11).
К заполнению первичных документов следует подходить очень внимательно, поскольку лишь при наличии обязательных реквизитов они имеют юридическую силу и доказательность как в бухгалтерских, так и в налоговых целях, а иногда и в целях решения судебных споров.
Обязательные реквизиты первичного документа
Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете):
• название документа (формы);
• дату составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции
Пункт 2.4 Положения № 88 в качестве обязательных реквизитов определяет то же самое, но при этом в нем уточняется, что:
• единица измерения хозяйственной операции приводится в натуральном и/или стоимостном выражении;
• кроме должности ответственного лица, нужно указывать еще и его фамилию.
Кроме того, в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:
• идентификационный код предприятия, учреждения из ЕГР;
• номер документа;
• основание для осуществления операций;
• данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя и т. п.
Некоторые законодательные акты устанавливают свой перечень обязательных реквизитов. Например, п. 201.1 НКУ предусматривает обязательные реквизиты для налоговой накладной.
Обратите внимание! Печать в вышеуказанном списке реквизитов не упоминается. Впрочем, она здесь никогда и не фигурировала. На сегодняшний день использование печати является необязательным для всех субъектов хозяйствования, кроме нотариусов, госорганов и органов местного самоуправления**.
** Об отмене обязательности печати см. также консультации «Печать субъекта хозяйствования: не обязательна, но не запрещена!» // «БН», 2017, № 17; «НеПЕЧАТный документ: ломаем стереотипы» // «БН», 2017, № 24.
Подпись на первичном документе
Подпись лица, ответственного за совершение хозяйственной операции, — обязательный реквизит первичного документа.
На практике часто возникает вопрос: чья именно подпись должна стоять на первичном документе? Кто считается ответственным за осуществление хозоперации?
Смотрите. По общему правилу ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет руководитель предприятия (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете). При этом п. 2.13 Положения № 88 позволяет руководителю утвердить по предприятию перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозоперации.
Обратите внимание! Положение № 88 ограничивает круг первичных документов, подписание которых может быть делегировано руководителем. Это возможно лишь в отношении хозопераций, связанных с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, ТМЦ, нематериальных активов и другого имущества.
Кроме того, Минфин в письме от 04.08.10 г. № 31-34010-10-21/20263 указывает, что при определении лиц, ответственных за осуществление хозоперации, нужно исходить из требований законодательства об определенных должностях для подписания отдельных первичных документов. Например, Положение № 637 устанавливает свои правила, кто вправе подписывать кассовые документы предприятия. Да и в принципе, при установлении перечня лиц, уполномоченных на подписание документов, следует учитывать должностные обязанности работника.
Что касается факсимиле, то п. 2.5 Положения № 88 прямо допускает его использование при оформлении первичных документов в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.
Базовые требования к использованию факсимиле выдвигает ч. 3 ст. 207 ГКУ. Так, использовать при совершении сделок факсимиле можно:
1) в установленных законом случаях;
2) в случаях, оговоренных другими актами гражданского законодательства;
3) по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.
Так что применять факсимиле при оформлении первичных документов можно. Но при условии, что специальный нормативный акт не содержит прямого запрета. На сегодня факсимиле под запретом при оформлении, в частности:
• расчетных документов при безналичных расчетах;
• кассовых документов;
• платежных поручений в инвалюте или банковских металлах;
• копий документов, предоставляемых резидентом в банки при осуществлении валютного контроля за экспортными и импортными операциями.
Налоговики не возражают против использования факсимиле при оформлении первички, но при условии наличия письменного соглашения сторон, в котором содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Исключение — первичные документы типовых и специализированных форм, которыми не предусмотрено использование факсимильного воссоздания подписи (см. письмо ГФСУ от 04.05.16 г. № 4582/Л/99-95-42-01-14).
Форма первичного документа
Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Также документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых либо специализированных форм (п. 2.7 Положения № 88).
То есть предприятие вправе пользоваться бланками любой формы. Главное, чтобы они содержали все обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88.
Хотя следует помнить, что порядок создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, ТМЦ и других объектах имущества, а также порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности и круг хозяйственных операций, которые оформляются на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативными актами (пп. 2.8, 2.9 Положения № 88).
Записи в первичных документах делают только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и других средств, которые обеспечивают сохранность записей в течение установленного срока хранения документов и предотвращают внесение несанкционированных и незаметных исправлений (п. 2.10 Положения № 88).
В свободных строках первичных документов ставят прочерки с учетом специальных правил для отдельных документов, в частности, налоговой накладной.
Язык первичного документа
В п. 1.3 Положения № 88 есть категоричное требование, что все первичные документы должны составляться на украинском языке. А первичные документы, составленные на иностранном языке, нужно обеспечить аутентичным переводом на государственный (украинский) язык.
Налоговики в категории 102.21 ЗІР ГФСУ ссылаются именно на эту норму и требуют составлять документы на украинском. Хотя в некоторых индивидуальных разъяснениях они упоминали, что наряду с государственным языком может использоваться и другой в порядке, установленном Законом № 5029 (см., в частности, письмо ГФСУ от 25.12.15 г. № 27700/6/99-95-42-03-15). Однако, чтобы так делать, вам желательно получить такую же индивидуальную консультацию в свой адрес.
Конечно, к настоятельным «рекомендациям» фискалов можно и прислушаться, ведь начиная с 01.01.15 г. они имеют право проверять правильность ведения бухучета (п.п. 20.1.43 НКУ). А именно бухгалтерские данные используются для исчисления объекта обложения налогом на прибыль.
Поэтому в целом советуем не игнорировать государственный язык при составлении первичных документов. В то же время заметим, что нарушение вышеуказанных требований по заполнению первички именно на государственном языке само по себе не дает безусловных оснований признавать такие документы недействительными.
Дата составления документа
В этом году из Закона о бухучете и Положения № 88 убрали требование о том, что первичный документ должен составляться в момент осуществления хозоперации, а если это невозможно — сразу после ее завершения.
На наш взгляд, это вовсе не означает, что можно составлять первичные документы когда угодно. Безопаснее датировать документы именно датой осуществления хозоперации. Это отвечает и требованиям Закона о бухучете: хозоперации должны отражаться в учете в периоде их осуществления.
Да и налоговики, к примеру, в отношении того же НДС против «перетягивания» обязательств в следующие отчетные периоды.
Первичка: практические нюансы
Если есть недочеты в отдельных реквизитах
Ошибки или незаполнение каких-либо реквизитов могут обернуться сомнениями в реальности показателей отчетности. А здесь и до подозрений в нереальности операции недалеко. Такую позицию достаточно часто занимают налоговики.
Но скажем прямо: ситуация не так однозначна. Какова позиция судов по вопросу ошибок и невключения отдельных обязательных реквизитов в тот или иной первичный документ?
Суды с большим вниманием относятся к заявлениям налоговиков о «нереальных» операциях. Поэтому каждое отдельное обстоятельство дела в большинстве случаев подвергается кропотливому анализу.
Более того, в течение достаточно продолжительного времени суды поддерживают в этой ситуации сторону бизнеса. Считают, что само по себе наличие или отсутствие отдельных документов, а также ошибки в их оформлении не являются основанием для выводов об отсутствии хозоперации.
Ключевые слова здесь — фактическое движение активов или изменения в собственном капитале и обязательствах плательщика в связи с его хоздеятельностью (см., к примеру, определение ВАСУ от 05.07.17 г. по делу № 813/5455/14).
Выходит, что ошибки в первичной документации, так же, как и отсутствие некоторых реквизитов, еще не означают, что хозоперация нереальна.
Электронная первичка
Составлять первичные документы в электронном виде позволяют ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.3 Положения № 88.
Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.3 Положения № 88, абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
Соответственно к основным нормативным документам, которыми мы должны руководствоваться при составлении любого первичного документа, добавляются Закон об ЭЦП и Закон об ЭД.
Документ в электронном виде должен содержать те же реквизиты, что и бумажный. Но с небольшой поправкой. Вместо обычной подписи налагают ЭЦП.
Важно! В случае составления и хранения первичных документов в электронном виде предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких первичных документов на бумажных носителях по требованию других участников хозопераций, а также контролирующих или судебных органов в рамках их полномочий, предусмотренных законом.
В связи с этим возникает вопрос: нужно ли распечатывать первичные электронные документы, если их требуют налоговики в рамках проверки?
ГФСУ в письме от 03.03.17 г. № 4451/6/99-99-14-03-03-15 считает, что нужно. Причем бумажные копии электронных первичных документов должны быть удостоверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при ее наличии). Заметим, что требование о наличии печати на сегодня уже утратило свою актуальность. Об этом мы говорили выше.
Еще один важный нюанс! Согласно ч. 7 ст. 5 Закона об ЭЦП аналог печати в форме дополнительной ЭЦП ставится в случаях, когда:
• в соответствии с законодательством необходимо удостоверение обычной печатью действительности подписи на документах и соответствия копий оригиналам;
• нужно обеспечить целостность электронных данных и идентификацию юрлица как подписанта во время предоставления административных и иных услуг в электронной форме (например, получение извлечения из ЕГР в электронном виде на основании платного запроса);
• осуществляется информационный обмен с другими юрлицами.
Выходит, что обычную печать все-таки упразднили (предоставили право ее не использовать). А электронный «собрат» своих позиций не сдает. Хотя формально, с учетом обновленных положений о печати, перечисленные нами случаи к хозсубъектам уже не применимы. Но тем не менее большинство обменных алгоритмов документами с госорганами (например, ГФСУ) все-таки предусматривает наложение «электронной» печати.
Утраченная первичка
В случае утраты первичной документации порядок действий определяют НКУ и Положение № 88. Исходя из предписаний этих документов представим последовательность действий налогоплательщика на рисунке ниже.
Порядок действий при утрате первички
*** В восстановлении документов вам поможет статья «Пропал первичный документ: что делать?» // «БН», 2016, № 14.
Первичка из зоны АТО
Временно, до завершения проведения АТО, к плательщикам, которые осуществляют хоздеятельность на временно оккупированной территории и/или на линии столкновения и не могут предъявить первичные документы, в качестве исключения применяются специальные правила для подтверждения данных налоговой отчетности (п. 38.11 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). В частности, показатели налоговой отчетности этих плательщиков не могут подвергаться сомнению только на основании того, что нет первички.
«Льготные» условия по первичке касаются тех, кто одновременно:
• по состоянию на 01.04.17 г. сменил в ЕГР местонахождение / место регистрации с временно оккупированной территории и/или территории населенных пунктов на линии соприкосновения на подконтрольную территорию Украины;
• уплачивал налоги в бюджет в период проведения АТО в соответствии с НКУ.
У таких налогоплательщиков есть всего два основания для невозможности предъявить первичку:
1) она утрачена (уничтожена или испорчена) в связи с проведением АТО;
2) документы находятся на временно оккупированной территории или на территории линии соприкосновения и их невозможно вывезти либо их вывоз связан с риском для жизни и здоровья или это невозможно в связи с другими административными препятствиями, установленными органами власти.
Если вы подпадаете под все критерии, можете подать налоговикам письменное уведомление о невозможности вывоза первички. Его составляют в произвольной форме и указывают:
• обстоятельства, которые привели к утрате и/или невозможности вывоза первичных документов;
• налоговые (отчетные) периоды;
• общий перечень первичных документов (по возможности — с указанием реквизитов).
Уведомление подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия.
После подачи такого уведомления вы узнали, что первичка утрачена окончательно? Тогда направляете налоговикам второе уведомление, но уже об утере первичных документов с указанием обстоятельств этого события.
Эти уведомления крайне важны! Именно их подача дает возможность сохранить расходы, отрицательное значение по налогу на прибыль, налоговый кредит, суммы отрицательного значения НДС прошлых отчетных периодов без наличия первичной документации.
Если документ запаздывает…
С одной стороны, ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете требует, чтобы хозяйственные операции были отражены в том отчетном периоде, в котором они осуществлены. С другой стороны, хозоперации в учете должны отражаться на основании первичных документов.
Поэтому возникает вопрос: если первичный документ запаздывает, то как тогда выполнить требования Закона о бухучете об отражении операции в периоде ее осуществления?
С недавних пор этот момент прояснен в п. 2.6 Положения № 88****. В нем предусмотрено, что в случае, если на момент составления финотчетности предприятие не получило от контрагента своевременно первичный документ, оно имеет право (если это предусмотрено графиком документооборота) показать операцию в бухучете на основании внутреннего первичного документа (акта), составленного должностным лицом, ответственным за прием-отпуск ТМЦ, работ и услуг.
**** См. комментарий к приказу Минфина от 11.04.17 г. № 427 // «БН», 2017, № 22.
По сути, предприятию дано право показать операцию на основании своего внутреннего первичного документа.
Помните! Речь идет о ситуации, когда первичка ожидается, но пока запаздывает (на дату закрытия отчетного периода еще «не дошла»).
В противном случае, если ее вообще не намечается, «рисовать» себе таким образом расходы не советуем.
Важно! В качестве подтверждающего внутреннего документа Положение № 88 рекомендует составлять акт. Хотя Минфин в письме от 22.04.16 г. № 31-11410-06-5/11705 предлагал использовать для этих целей бухгалтерскую справку.
На наш взгляд, не суть важно, как будет называться документ: акт или бухсправка, главное — это его соответствие статусу первичного документа: он должен содержать информацию о хозоперации и все обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88.
Обратите внимание! Для того чтобы оформить хозоперацию своей внутренней первичкой, п. 2.6 Положения № 88 выдвигает ряд условий:
1) такая возможность должна быть предусмотрена правилами документооборота предприятия, т. е. необходимо ее закрепить приказом по предприятию;
2) первичные документы отсутствуют именно на момент завершения составления учетных регистров за отчетный период;
3) «самоакт» должен быть составлен должностным лицом, ответственным за прием-отпуск ТМЦ, работ и услуг.
Заметьте! «Самоакт» на приобретение работ/услуг действительно оформляется только должностным лицом.
При составлении «самоакта» на поступление запасов следует руководствоваться п. 3.8 Методрекомендаций № 2. В нем сказано, что поступление запасов без товаросопроводительных документов оформляют актом о приемке материалов типовой формы № М-7. Причем составляет его приемная комиссия при участии материально ответственного лица, а не должностное лицо, как сказано в п. 2.6 Положения № 88. После утверждения руководителем акт о приемке материалов приобретает статус первички.
Что касается величины расходов, то п. 2.6 Положения № 88 предлагает оценивать такие хозоперации в порядке, определенном П(С)БУ или МСФО. Например, если на момент оприходования запасов достоверно определить их первоначальную стоимость невозможно, то согласно п. 9 П(С)БУ 9 «Запасы» их можно оценить по справедливой стоимости с последующей ее корректировкой до первоначальной стоимости.
Положение № 88 допускает, что определенная во внутреннем первичном документе расчетная сумма может отличаться от фактической суммы.
Что важно! Исходя из п. 3.5 Положения № 88 в этом случае мы не корректируем отраженные ранее (на основании внутреннего первичного документа) расходы. А учитываем только разницу, причем в составе расходов текущего периода (когда от поставщика фактически получены первичные документы). Делаем это на основании бухгалтерской справки.
Но имейте в виду! По мнению Минфина (письмо от 22.04.16 г. № 31-11410-06-5/11705), если такая разница связана с ошибкой и ее величина существенно влияет на финотчетность предыдущих отчетных периодов, то такую ошибку исправлять нужно в соответствии с П(С)БУ 6 «Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах». В общем, важно сделать первичную оценку расходов с максимальной точностью.
Документы, на первичный/непервичный рассчитайсь!
Первичный документ в подавляющем большинстве случаев является основой для отражения хозяйственных операций как в бухгалтерской, так в других видах отчетности, в том числе налоговой. Поэтому важно знать, какие именно документы соответствуют этому статусу.
Для удобства проанализируем привычные нам документы на предмет их первичности/непервичности в таблице.
Документы: первичные и непервичные
| Наименование документа | Первичный (да) / непервичный (нет) | Пояснение |
| Договор | Нет | Договор — это договоренность двух или более сторон, направленная на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ч. 1 ст. 626 ГКУ). То есть договор фиксирует не факт осуществления хозоперации, а лишь порядок действий сторон при ее осуществлении. Заключение договора не вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия. На этом основании можно сделать вывод: договор не является первичным документом. На это обращал внимание и ВСУ в постановлении от 15.12.15 г. № 21-4266а15 |
| Да | Договор может быть первичным документом, если в нем помимо определения порядка действий сторон зафиксирован и факт хозоперации (пример — договор перевода долга) | |
| Договор страхования | Да | Как правило, в сфере страхования акт предоставленных страховых услуг не составляется. Поэтому подтверждающим документом для включения страховых платежей в расходы как раз и будет договор страхования. То, что договор страхования является первичным документом для включения страховых платежей в расходы, признают и налоговики (см. «Вестник. Право знать все о налогах и сборах», 2016, № 13, с. 15) |
| Инвойс | Да/Нет | Новое определение первичного документа позволяет считать инвойс таковым (письмо Минфина от 16.02.17 г. № 31-11410-06-5/4339). Но, исходя из этого письма, инвойсом можно заменить только акт выполненных работ, и то при условии, что инвойс: • оплачен контрагентом; • позволяет идентифицировать хозоперацию и ее участников; • содержит все обязательные реквизиты первичного документа. Не против инвойса в качестве заменителя акта выполненных работ (при соблюдении всех вышеназванных условий) и фискалы (см. «Вестник. Право знать все о налогах и сборах», 2017, № 13, с. 39). А вот для оприходования импортных товаров инвойса, судя по всему, недостаточно. По крайней мере, на этом настаивают налоговики (письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 31.03.17 г. № 6964/10/26-15-14-05-04-22). По их мнению, при наличии только инвойса часть информации будет недоступной. Например, будет отсутствовать дата поступления товара, поскольку инвойс обычно оформляется раньше таможенной декларации. В результате при наличии только инвойса будет неизвестно, какой именно курс НБУ применять, что сделает невозможным определение фактической стоимости товара |
| Счет, счет-фактура | Да/Нет | К «отечественному» счету-фактуре должен применяться тот же подход, что и к инвойсу. Так, если счет-фактура составляется по завершении осуществления хозоперации и контрагент, оплатив его, тем самым подтверждает получение товаров/услуг, то такой счет-фактура может считаться первичным документом. Если же речь идет просто о счете «на предоплату», который содержит предложение оплатить товар/услуги, то его нельзя признавать первичным документом. Ведь никакой хозоперации (изменений в структуре активов/обязательств) пока не произошло, а значит, в учете отражать нечего |
| Таможенная декларация | Да/Нет | Минфин признает таможенную декларацию первичным документом, но только в отношении фиксирования хозоперации по взятию предприятием обязательств в сумме начисленных таможенных платежей (письмо Минфина от 23.01.13 г. № 31-08410-07-16/2073). Именно на основании таможенной декларации предприятие включает в расходы или в первоначальную стоимость товаров суммы таможенных платежей и отражает налоговый кредит. А вот для оприходования импортного товара в качестве первичного документа она не подходит. Приходуется импортный товар на основании ТТН, международной ТТН (CMR, СМГС или ЦИМ/СМГС), коносамента, грузовой авианакладной (Air Waybill) и т. п. |
| Акт выполненных работ (предоставленных услуг) | Да | Акт выполненных работ фиксирует факт осуществления хозоперации. С этим согласны и налоговики (категория 114.02 ЗІР ГФСУ). Для придания акту статуса первичного документа в нем следует указать все реквизиты, присущие первичным документам: конкретный перечень выполненных работ (предоставленных услуг), дату их выполнения (предоставления), в чем выражен результат выполненных работ (услуг) |
| Налоговая накладная | Нет | Налоговая накладная базируется на первичных документах, но заменять их не может. Это чисто налоговый документ, который не может считаться первичным в бухучете. Впрочем, именно на основании налоговой накладной в большинстве случаев плательщик делает записи по субсчету 641/НДС (по Дт — налоговый кредит, по Кт — налоговое обязательство) |
| Накладная | Да | Для учета отпуска материальных ценностей покупателям существует типовая форма накладной-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. № М-11), утвержденная приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193. Но многие хозсубъекты для отпуска товаров покупателям используют бланк накладной нетиповой формы, составленной с учетом специфики операций на каждом конкретном предприятии. Такие действия не противоречат действующему законодательству. Ведь, как мы уже выяснили, предприятие вправе документировать хозоперации с использованием самостоятельно изготовленных бланков. Главное, чтобы они содержали все обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете |
| ТТН | Да | ТТН — единый для всех участников транспортного процесса юридический документ, предназначенный для списания ТМЦ, учета на пути их перемещения, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку грузов и учета выполненной работы. В перечне подтверждающих документов, установленном п. 44.1 НКУ, на основании которых налогоплательщик должен вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, ТТН прямо не называется. Однако обязательное наличие ТТН на перемещение спирта этилового, водки и ликероводочных изделий предусмотрено ст. 230 НКУ. Так, в соответствии с п. 230.18 НКУ транспортировка спирта этилового, водки и ликероводочных изделий, отгруженных с акцизного склада предприятия, которое производит эти изделия, без зарегистрированных ТТН с отметкой представителя контролирующего органа на акцизном складе запрещена. В других случаях наличие ТТН обязательно только при автомобильных перевозках грузов в ситуациях, когда водитель юрлица или физлица-предпринимателя перевозит груз на договорных условиях. Если грузовые перевозки осуществляются юрлицом или физлицом-предпринимателем для собственных нужд, то их водителю достаточно иметь накладную или другой документ, подтверждающий право собственности на груз. Важно! Налоговики настаивают на обязательности наличия ТТН с целью подтверждения оплаты услуг по перевозке грузов. Они считают, что при отсутствии товарно-транспортной документации, подтверждающей получение услуг по перевозке груза, в том числе ТТН, которые относятся к первичным документам и на основании которых ведется бухучет, плательщик при определении финрезультата до налогообложения не имеет оснований учитывать стоимость таких услуг при формировании себестоимости приобретенных (изготовленных) и реализованных товаров, выполненных работ, услуг (категория 102.02 ЗІР ГФСУ) |
| Калькуляция | Нет | Калькуляция себестоимости единицы изготовленной продукции по своему назначению не отвечает признакам первичного документа, поскольку ею не фиксируется никакая хозоперация (письмо Минфина от 15.02.13 г. № 31-08410-07/23-357/246). Калькуляция служит лишь основой для определения средних затрат производства и установления себестоимости продукции. Первичными документами, подтверждающими себестоимость продукции/услуг, являются документы, подтверждающие расходы по каждой статье калькуляции (см. «Вестник. Право знать все о налогах и сборах», 2013, № 41, с. 39). Хотя стоит учесть, что налоговики в ходе проверки иногда требуют предоставить им калькуляцию |
| Доверенность | Нет | Доверенность только фиксирует решение руководителя предприятия уполномочить конкретное физлицо получить для предприятия определенный перечень и количество ценностей. Сам факт движения этих ценностей (т. е. хозоперацию) доверенность не фиксирует |
| Выписка банка | Да | Банковская выписка является основанием для отражения расходов по расчетно-кассовому обслуживанию, но при условии, что в ней указаны: • информация о предоставлении банком услуги расчетно-кассового обслуживания; • сумма операции; • заполнены обязательные реквизиты (письмо ГФСУ от 10.02.16 г. № 2673/6/99-99-19-02-02-15) |
| Бухгалтерская справка | Да | На основании этого документа, как правило, осуществляются корректировочные записи в учетных регистрах в связи с исправлением бухучетных ошибок. То, что бухсправка — первичный документ, подтверждает и Минфин в письме от 05.08.14 г. № 31-11410-08/23-2303/2333. При этом бухсправка должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа. Заметьте! Бухсправку применяют не только для корректировочных записей. Она также может быть использована в тех случаях, когда нужно подтвердить операции, значение которых было получено расчетным путем |
| Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет | Нет | Сам по себе Отчет не фиксирует хозоперацию. Сумма суточных определяется согласно приказу о командировке. Факт израсходования командировочных средств — документами, приложенными к Отчету, возврат неиспользованной наличности — приходным кассовым ордером. Отчет в этой связи представляет собой расчет, на основании которого определяется задолженность работника или предприятия |
| Акт сверки расчетов | Нет | Акт сверки расчетов отражает лишь результаты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. При этом никакой самостоятельной операции не фиксирует. Учтите! Подписанный акт сверки расчетов может влиять на течение срока исковой давности. После подписания акта сверки срок исковой давности исчисляется сначала, т. е. без учета времени до даты подписания акта (постановление ВХСУ от 29.05.13 г. № 10) |
| Чек РРО | Да | Этот документ является расчетным (а значит, и первичным), если содержит все обязательные реквизиты расчетного документа (они приведены в Положении о форме и содержании расчетных документов, утвержденном приказом Минфина от 21.01.16 г. № 13). В случае отсутствия хотя бы одного из обязательных реквизитов такой документ не будет считаться расчетным и, соответственно, первичным |
Документы и сокращения Темы недели
Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Закон № 5029 — Закон Украины «Об основах государственной языковой политики» от 03.07.12 г. № 5029-VI.
Закон об ЭЦП — Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.03 г. № 852-IV.
Закон об ЭД — Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.03 г. № 851-IV.
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.
Методрекомендации № 2 — Методрекомендации по бухучету запасов, утвержденные приказом Минфина от 10.01.07 г. № 2.
ЕГР — Единый государственный реестр юрлиц, физлиц-предпринимателей и общественных формирований.
ТТН — товарно-транспортная накладная.
ЭЦП — электронная цифровая подпись.
