Знакомимся
Единое окно — это программное обеспечение (ПО) (а не он-лайн сервис) для формирования и подачи электронной отчетности. Оно позволяет:
• составлять налоговые и статистические отчеты;
• отправлять их в ГФСУ и органы статистики.
Но прежде чем им воспользоваться, такое ПО следует установить на ваш компьютер. Найти и скачать файл для установки данной программы можно на официальном сайте ГФСУ (http://sfs.gov.ua/)*.Для этого выберите путь «Головна» → «Електронна звітність» → «Спеціалізоване клієнтське програмне забезпечення…».
* Его также можно найти на неофициальном сайте поддержки «старенькой» программы «ОПЗ»: https://opz.org.ua/.
Там же вы можете найти и инструкцию, которая поможет вам разобраться в технических требованиях, необходимых для нормального функционирования программы.
Заметьте: сначала вам необходимо установить «базовый» файл такого ПО (версия 1.25.0.0), а затем обновить его до актуальной версии (на момент подготовки данного материала это версия 1.25.18.0 от 10.07.17 г.).
Да, данное ПО необходимо постоянно обновлять. Такие обновления выходят практически каждый месяц в связи с утверждением новых форм и версий документов, исправлением ошибок или доработкой программного обеспечения. Найти их можно там же, где и само ПО.
После того, как вы закончите процесс установки Единого окна, запустите его:
• через ярлык «СКПЗ_ФПЗ» на вашем рабочем столе;
• через файл MAIN.HTA (по умолчанию находится в папке C:\edzv\).
После запуска перед вами появится окно с панелью быстрого доступа (рис. 1):
Рис. 1. Панель быстрого доступа ПО «Единое окно»
Не спешите сразу приступать к созданию и отправке документов. Сперва следует настроить работу ПО.
Настройка
Настройка персональных параметров. Прежде всего вам понадобится внести ваши данные как налогоплательщика. Для этого заполните форму с регистрационными реквизитами (см. рис. 2). Открыть ее можно:
Рис. 2. Ввод персональных данных предприятия
• либо с помощью вкладки «Сервіс» — «Персональні параметри»;
• либо с помощью кнопки «Персональні настройки».
Внимание! От персональных настроек будет зависеть перечень отчетных документов, с которыми вы сможете работать.
Настройка профиля предприятия. Чтобы настроить профиль предприятия, необходимо перейти по вкладке «Налаштування захисту» — «Профіль підприємства» (рис. 3).
Рис. 3. Окно настройки профиля предприятия
Перед вами откроется небольшое окно, в котором:
• вкладка «Загальні» даст возможность настроить типы комплекта подписей предприятия (код ЕГРПОУ переносится из персональных параметров автоматически). То есть вы даете понять программе, каким ключом будет подписываться отчетность.
Обратите внимание: подпись бухгалтера используется только при наличии печати, подпись директора является обязательной (галочка не убирается);
• вкладка «Каталоги» позволит указать папки, в которых будут храниться отчеты на разных стадиях их оформления.
Изначально это: папка dir_archive (для хранения всех отправленных документов и полученных квитанций), папка dir_protect (для подписанных файлов), папка dir_receive (для полученных файлов);
• вкладка «Електронна пошта» настраивает почтовый ящик, с помощью которого вы будете отправлять отчетность и принимать квитанции (рис. 4).
Рис. 4. Настройка профиля предприятия — вкладка «Електронна пошта»
Для большинства почтовых сервисов специфические настройки устанавливаются автоматически, иначе необходимо нажать кнопку «Показати деталі» и заполнить поля в соответствии с рекомендациями вашего сервиса.
Настраиваем сертификаты. Если у вас на компьютере уже имеются сохраненные сертификаты, то их можно:
• скопировать в каталог, указанный как файловое хранилище в «Криптобібліотеці» («Налаштування захисту» — «Криптобібліотека»). По умолчанию это каталог С:\edzv\certificates (рис. 5);
• импортировать их через вкладку «Сертифікати». Для этого необходимо нажать кнопку «Імпортувати», после чего откроется окно, которое позволит выбрать необходимые сертификаты.
Рис. 5. Настройки криптобиблиотеки
Выбираем необходимые документы. Прежде чем приступать к созданию и заполнению какого-либо отчета, вам необходимо выбрать, с какими именно документами вам придется работать.
Перечень форм отчетности, которые вы можете заполнить и подать с помощью Единого окна, вы найдете в разделе «Довідники», выбрав вкладку «Довідник документів». Для быстрого доступа можно воспользоваться соответствующей иконкой в виде красной книжечки.
В справочнике нужно поставить отметки рядом с теми документами, которые вы планируете заполнять. Перед выходом из справочника сохраните изменения.
Если вы будете подавать отчетность по нескольким предприятиям, то для каждого из них настройте свой справочник.
Наш совет! Не ставьте отметку около поля «Документи податкової звітності». Выберите только те документы, которые вы собираетесь заполнить. В противном случае, когда вы перейдете к созданию нового документа, вам придется выбирать соответствующую форму из полного перечня отчетов, а это очень неудобно.
Нюанс. Если отчет имеет приложения, например, декларация по НДС, то достаточно пометить главный документ (декларацию) — все приложения будут доступны автоматически.
Кстати, советуем обратить внимание и на некоторые неотчетные, но очень полезные документы.
В разделе «13 Запити» вы найдете:
• договор о признании электронных документов (J(F)13910). Именно с него должны начать электронную отчетность новички. Без такого договора не обойтись и в случае, когда вы получили новые ключи электронной цифровой подписи (ЭЦП);
• регистрационное заявление плательщика НДС (J(F)13101).
Кроме того, через Единое окно можно получить официальный ответ о регистрации субъекта хозяйствования в качестве плательщика НДС (J(F)13101), сведения из ЕРНН (J(F)13001), справку о состоянии расчетов с бюджетом (J(F)13002) и т. д.
Обратите внимание! Через Единое окно можно отправлять «разблокировочные» документы по заблокированной налоговой накладной (J(F)13123 — таблицу данных о производимой продукции, J(F)13126 — уведомление о подаче подтверждающих документов, J(F)13601 — копии документов).
Создаем справочник контрагентов. В Едином окне существует возможность ведения справочника контрагентов (его данные пригодятся для автоматического заполнения документов). Для его создания (рис. 6):
• перейдите по вкладке «Довідники» — «Довідник контрагентів»;
• в появившемся окне нажмите кнопку «Редагувати», после чего внесите в таблицу необходимые данные;
• сохраните данные (кнопка «Зберегти»).
Рис. 6. Формирование справочника контрагентов
В справочнике можно отсортировать данные по ИНН контрагента или найти данные о конкретном интересующем вас контрагенте.
Таким же образом можно сформировать справочник работающих, который пригодится для заполнения формы № 1ДФ.
На этом подготовительный этап заканчивается. Теперь переходим непосредственно к созданию документа.
Создание нового документа
Для создания нового документа необходимо:
1. Открыть необходимый документ.
Для этого выберите пункт меню «Документ» — «Новий…» (или нажмите кнопку «Новий документ»). В появившемся окне выберите форму отчета и отчетный период, за который он составляется (рис. 7).
Рис. 7. Параметры нового документа
В случае подтверждения ПО предлагает автоматически заполнить заголовок документа (на основании внесенных вами персональных данных) и открыть приложения к документу (если таковые имеются).
Заметьте: Единое окно позволяет открывать и работать даже с теми документами, которые созданы в других программах. Главное, чтобы такой документ был в формате XML. Тогда вам достаточно:
• скопировать XML-файл(ы) в директорию, указанную в персональных параметрах как путь к сохранению файлов (например, C:\edzv\XML);
• выбрать пункт меню «Сервіс» — «Синхронізація журналу документів»;
• выбрать пункт меню «Документ» — «Відкрити...» или нажать соответствующую кнопку.
2. Заполнить документ.
Тут также есть свои нюансы. Заметьте: поля, помеченные темным цветом, будут заполнены автоматически (если вы поставили галочку в поле «Автозаповнення документу» вкладки «Сервіс»). Причем некоторые из них заполняются (рис. 8):
Рис. 8. Особенности заполнения нового документа
• на основе данных, введенных в приложения главного документа;
• на основе авторасчета.
Кстати, автозаполнение документа можно отключить и внести собственные результаты расчетов.
3. Пройти проверку. В Едином окне есть возможность пройти:
• камеральную проверку (меню «Контроль» — «Камеральна перевірка»). Она проводится согласно правилам заполнения выбранной вами формы (прописаны во вкладке «Довідники» — «Правила заповнення документу») и правил арифметического контроля.
Если отчетность заполнена с ошибками, появится сообщение с перечнем ошибок, а «подпорченное» поле станет красным. После того, как вы исправите все огрехи, еще раз проверьте составленный документ.
Важно! Документ, который не прошел камеральную проверку, все равно будет принят налоговым органом;
• проверку структуры (меню «Контроль» — «Перевірка структури»). Она проводится согласно схеме проверки структуры XML документов — XML Schema.
К ошибкам структуры можно отнести:
• незаполненное обязательное поле в документе;
• несоответствие значения поля его типу (например, в числовом поле указаны буквы).
К сожалению, оповещение об ошибках будет написано непонятными на первый взгляд буквами. Чтобы выяснить, что же именно требуется исправить, обратите внимание на поле, указанное после слова element.
В самом простом случае оно имеет вид, подобный T1RXXXXG5. Это означает:
• T1 — таблица 1;
• RXXXX — некая строка в этой таблице;
• G5 — колонка 5.
То есть в первой таблице, в пятой колонке имеется значение, которое не соответствует указанному типу. То есть в поле, предназначенном только для цифр, есть буквы, знаки, пробелы (в том числе перед цифр ами и после) или же количество знаков не соответствует допустимому значению и т. д.
Есть еще один способ. Чтобы найти ошибочный элемент, зайдите в папку с сохраненными отчетами (например, c:\edzv\xml\) и откройте ее. Вы увидите структуру файла в виде дерева элементов в том же порядке, в котором они содержатся в форме отчета. Найдите название поля, в котором допущена ошибка, и вы увидите, какие данные являются ошибочными или в какой части отчета отсутствуют данные.
Внимание! Документ, не прошедший проверку структуры, не принимается налоговыми органами.
4. Сохранить документ.
Для сохранения документа необходимо выбрать пункт меню «Документ» — «Зберегти…» или нажать кнопку «Зберегти документ». Перед вами появится окно, в котором система еще раз уточнит параметры отчетной формы, после чего сформирует еще один xml-документ и сохранит его в директории, указанной в персональных настройках как путь к сохранению файлов.
Найти сохраненный файл можно в Журнале документов (рис. 9).
Рис. 9. Где найти сохраненный документ
5. Подписать и отправить документ.
После сохранения документа система предложит вам подготовить документ для отправки. В случае подтверждения выбора в папке C:\edzv\send будет дополнительно создан xml-файл.
Далее система даст вам возможность подписать документ. Для этого нажмите кнопку «Захистити звіти». Перед вами появится защищенный рабочий стол.
Выберите носитель, на котором сохранена ЭЦП (ключ). Информацию о том, чей ключ (бухгалтера, директора или печати) нужно выбрать, вы можете узнать из надписи на экране (над белым окошком). Чтобы наложить ЭЦП, нужно ввести личный пароль и нажать «ОК».
Внимание! При переходе к окну защиты автоматически считываются все отчеты, подготовленные к отправке, касающиеся текущего профиля. Следовательно, если какие-либо отчеты вам сейчас подписывать не нужно — удалите их из списка, если нужно добавить (например, из других программ) — добавьте их в список с помощью кнопки «Додати з файлу…».
После нажатия кнопки «Відправити звіти» программа начинает автоматический процесс отправки защищенных документов (не забудьте подключиться к Интернету). Если какие-то документы отправлять не нужно, удалить их из списка, нажав на них правой кнопкой мыши.
Система сама «решит», кому адресован отчет (ГФСУ или Госстату), сообщит вам о том, что отчет отправлен, и предложит спустя некоторое время просмотреть квитанции о получении. Вместе с этим в папке dir_achive появятся отправленные отчеты.
6. Принять квитанции.
Есть два варианта получения квитанций:
• через программу.
Для этого сначала нажмите кнопку «Отримати квитанції» и дождитесь завершения приема. После получения квитанций расшифруйте их, т. е. нажмите кнопку «Розшифрувати квитанції», чтобы иметь возможность их пересмотреть.
Вы опять вернетесь на защищенный рабочий стол. Для расшифровки воспользуйтесь ключом печати. Если печать не используется, примените ключ директора (предпринимателя).
Расшифрованные квитанции и отправленные отчеты отражаются в окне архива («Звіти та квитанції» — «Архів»).
Обратите внимание! В архиве нужно указать период, за который вы хотите просмотреть квитанции (поле «фільтр»). Чтобы прочитать содержание самой квитанции, подведите курсор к названию квитанции и нажмите на правую кнопку мыши. В выпадающем окошке выберите «Відкрити як текст»;
• из почтового ящика.
Для этого зайдите в свой почтовый ящик, на который настроен прием-передача отчетов во вкладке «Налаштування захисту» — «Профіль підприємства», скачайте файлы, которые поступили с портала ГФСУ, и положите их в папку dir_receive в каталог предприятия.
После этого в Едином окне примите полученные квитанции («Звіти та квитанції» — «Прийняти квитанції»), ну а затем расшифруйте каждую квитанцию отдельно в порядке, прописанном выше.
На этом все. Этой информации вам будет достаточно для того, чтобы заполнить и отправить отчетность, запрос или же налоговую накладную на регистрацию в ЕРНН. Для того, чтобы узнать все подробности работы Единого окна, вы можете воспользоваться подробной инструкцией, которая находится во вкладке «Допомога».
