Налоговики рассмотрели ситуацию, когда аванс на загранкомандировку выдан работнику в гривнях. Такое вполне возможно, если вы — хозрасчетное предприятие. Ведь ни НКУ, ни КЗоТ не обязывают «хозрасчетников» выдавать загранкомандировочный аванс в валюте страны командирования или в свободно конвертируемой валюте. Единственные документы, которые выдвигают подобные требования, — это Инструкция № 59* и постановление № 98**. Но для «хозрасчетников» они носят всего лишь рекомендательный характер.
Главное — проследите, чтобы запрет на выдачу аванса на загранкомандировку в гривнях не был прописан в вашем внутреннем локальном акте, регулирующем порядок направления работников в загранкомандировки (например, в Положении о командировках).
Согласно общему правилу фактическое время пребывания работника за границей с целью расчета суточных определяют в случае командировки:
• в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — в соответствии с приказом (распоряжением) о командировке и соответствующими первичными документами;
• в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу (распоряжению) о командировке при наличии документальных доказательств нахождения работника в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке).
С 01.01.17 г. предельная сумма необлагаемых суточных для загранкомандировок равна 80 евро за каждый календарный день загранкомандировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете на каждый такой день (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Получается, для того чтобы определить необлагаемую сумму суточных, предприятие должно по каждому дню командировки проводить пересчет суточных в соответствии с п.п. 170.9.1 НКУ. При этом вследствие колебаний валютных курсов может оказаться, что сумма выданных работнику суточных превысит установленную границу. В частности, такое возможно, если в период командировки курс евро уменьшается по сравнению с курсом дня выдачи аванса***.
*** Подробно о нюансах расчета загрансуточных вы можете узнать из статьи «Новый размер загрансуточных: как считать и облагать?» // «БН», 2017, № 10.
Так вот, сумма суточных, превышающая необлагаемый предел, должна быть возвращена в кассу или зачислена на банковский счет предприятия до или одновременно с подачей Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. В общем случае сделать это нужно до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ). В противном случае сверхпредельная сумма суточных превращается для работника в налогооблагаемый доход в виде дополнительного блага. Причем для целей удержания НДФЛ базу налогообложения определяют с применением коэффициента из п. 164.5 НКУ. При ставке НДФЛ 18 % коэффициент будет равен 1,219512 (100 : (100 - 18)).
Для военного сбора применение этого коэффициента НКУ не предусмотрено.
Наш совет. Если хотите обезопасить себя и командированного работника от «неожиданного дохода», установите предельный размер загрансуточных на предприятии ниже 80 евро. Например, 70 евро. И тогда незначительные колебания курса вам будут не страшны.
