Питание работников

Организационные моменты

Вы не относитесь к числу предприятий, которые обязаны обеспечивать своих работников бесплатным питанием по закону, но хотите позаботиться о них таким образом? Здорово!

Посмотрим, как воплотить эти планы в жизнь.

Как организовать питание работников

Что обеспечить работников питанием, вы можете, например:

• воспользоваться услугами заведения ресторанного хозяйства (далее — ЗРХ) на основании соответствующего договора или

• организовать питание работников в собственной столовой/буфете.

Различными могут быть и варианты предоставления работникам бесплатного питания.

К примеру, работники могут получать обеды определенной стоимости в стороннем ЗРХ, столовой/буфете предприятия по ведомостям, талонам или карточкам. Возможна также организация питания по системе «шведский стол».

А еще вы можете предоставлять работникам «продуктовые наборы», выдавать им денежные средства в виде дотаций на питание, установить скидки на готовые блюда, продаваемые в столовой/буфете, и т. п.

Размер суммы средств, выделяемых на питание в расчете на одно лицо за определенный период, размер скидок на продаваемые готовые блюда или нормы выдачи продуктов работникам вы вправе определять самостоятельно исходя из своих финансовых возможностей.

Порядок, согласно которому вы будете организовывать питание наемных работников, зафиксируйте в соответствующем приказе (распоряжении) руководителя предприятия.

Налогообложение

От того, каким образом вы организуете бесплатное питание работников, будет зависеть процедура налогообложения его стоимости. Ведь вы наверняка в курсе, что в целях налогообложения важнейшим фактором является возможность персонификации, т. е. в рассматриваемом случае возможность определить доход каждого работника в виде стоимости полученного питания.

Начнем с неперсонифицированных доходов. К ним можно отнести, например, стоимость питания по типу «шведский стол», а также буфетное обслуживание, при которых работники получают возможность самообслуживания, а работодатель не контролирует количество потребленной каждым работником еды и ее стоимость.

Такие «обезличенные» выплаты не включаются в налогооблагаемый доход физлиц, а значит, НДФЛ с них не удерживают. Подтверждают это и налоговики (см., в частности, письмо ГФСУ от 23.11.16 г. № 25307/6/99-99-13-02-03-15 и консультацию в подкатегории 103.02 ЗІР ГФСУ).

Иначе обстоят дела, если работники получают блюда в стороннем ЗРХ, столовой/буфете предприятия по ведомости, в которую по каждому лицу вносится стоимость выбранных им блюд, либо работникам выдаются талоны на получение питания в определенной (фиксированной) стоимости, а работодатель ведет учет использования талонов.

В этом случае «питательные» расходы будут, конечно же, персонифицированы. Как следствие — стоимость бесплатного питания будет для работника налогооблагаемым доходом. Причем чтобы такой доход правильно «налогообложить» и отразить в отчетности, важно его грамотно классифицировать.

Определяем вид дохода работника

Для целей обложения НДФЛ и ВС. На наш взгляд, здесь нужно «плясать» от колдоговора.Так, стоимость питания работников, оплаченную за счет средств работодателя, следует относить к зарплате, если возможность его предоставления предусмотрена в коллективном договоре (трудовом договоре, заключенном с работником) в разделе «Оплата труда».

Смотрите сами. Подпунктом 14.1.48 НКУ определено: заработная плата — это основная и дополнительная зарплата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма. Более подробного перечня выплат, облагаемых НДФЛ в составе зарплаты, НКУ не содержит.

Расширенный перечень составляющих заработной платы приведен в Инструкции № 5, которая разработана в соответствии с Законом об оплате труда. При этом п.п. 2.3.4 этой Инструкции к другим поощрительным и компенсационным выплатам относит также оплату или дотации на питание работников, в том числе в столовых, буфетах, профилакториях.

В свою очередь, налоговики согласились с тем, что для определения перечня выплат, которые входят в состав заработной платы, налогоплательщики могут использовать Инструкцию № 5 в части, не противоречащей НКУ.

Так что если в разделе «Оплата труда» коллективного или трудового договора предусмотрена возможность оплаты питания работников (денежного возмещения расходов работника на питание), то есть все основания считать такую выплату зарплатой.

С начисленной суммы по общему правилу удерживаем НДФЛ. Однако помним, что, питаясь за счет работодателя в стороннем ЗРХ, столовой/буфете предприятия, получая от него «продуктовые наборы» или скидку на готовые блюда, продаваемые в столовой/буфете, работник получает неденежный доход. Поэтому в базу обложения НДФЛ такой доход должен попасть увеличенным на «натуральный» коэффициент, который при ставке 18 % равен 1,219512.

Начисленную «питательную» сумму, входящую в состав зарплаты, учитываем для целей применения налоговой социальной льготы (далее — НСЛ).

В разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ стоимость питания — зарплаты отражаем с признаком дохода «101».

Переходим к ВС. Если «питательный» доход предоставляют в денежной форме, то проблем с ВС не возникает. Но как быть, если доход неденежный? Налоговики настаивают на том, что в этом случае ВС следует рассчитывать от «чистой» стоимости неденежной выплаты (см., в частности, письма ГФСУ от 20.11.15 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15 и от 08.06.16 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, а также консультацию в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ). То есть без увеличения ее на «натуральный» коэффициент.

Вы готовы следовать этим разъяснениям? Тогда рекомендуем получить индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу. Так вы обезопасите себя, если вдруг мнение налоговиков изменится. Ставка ВС составляет 1,5 % от суммы облагаемого сбором дохода.

Сумма ВС попадет в раздел II формы № 1ДФ по строке «Військовий збір».

А если в колдоговоре (трудовом договоре, заключенном с работником) «питательной» оговорки нет или она предусмотрена в других разделах таких договоров (например, «Социальное обеспечение»)? В этом случае налоговики предлагают для целей обложения НДФЛ подобную выплату относить к доходу в виде дополнительного блага (см., в частности, письмо ГФСУ от 20.12.16 г. № 27407/6/99-99-13-02-03-15).

С начисленной суммы (с учетом «натурального» коэффициента) удерживаем НДФЛ.

В разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ стоимость питания-допблага отражаем с признаком дохода «126».

За НДФЛ, как ниточка за иголочкой, следует ВС. О том, как его удерживать и отражать, читайте выше.

Для целей ЕСВ. Здесь все просто. Заработная плата по видам выплат, которые включают основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, определяемые в соответствии с Законом об оплате труда, включается в базу начисления ЕСВ. Это прямо указано в абз. 1 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ.

Для определения видов выплат, которые относятся к зарплате и входят в базу начисления ЕСВ, п.п. 5 п. 3 разд. IV Инструкции № 449 обязывает страхователей использовать Инструкцию № 5.

Как мы уже указывали выше, оплата или дотации на питание работников, в том числе в столовых, буфетах, профилакториях, отнесены п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 к другим поощрительным и компенсационным выплатам, которые входят в фонд оплаты труда.

Таким образом, независимо от того, как вы назовете эту выплату для целей налогообложения, для ЕСВ такая «питательная» выплата всегда будет являться заработной платой и входить в базу начисления ЕСВ.

Теперь давайте поговорим о вариантах организации питания работников.

Варианты организации питания работников

Питание в ресторане

Если у предприятия нет собственной столовой/буфета, организовать бесплатное питание работников можно в стороннем ЗРХ. А еще можно заказывать обеды в офис (в цех, на строительную площадку).

Однако для работодателя важнее выбрать не место, где будут питаться работники, а варианты оплаты питания.

Безвозмездный вариант. В этом случае предприятие заключает договор с ЗРХ. Причем, как правило, сотрудничество происходит на условиях предоплаты. Соответственно работники питаются бесплатно. При этом они могут обедать непосредственно в ЗРХ либо заказывать обеды в офис.

Если работники питаются непосредственно в ЗРХ, то учет съеденного работодатель осуществляет по ведомости или с помощью талонов (карточек) на получение обедов определенной (фиксированной) стоимости, т. е. ведет персонифицированный учет.

Если работник отказывается от какого-то блюда, то «разница» стоимости ему не компенсируется. Заказывая что-то дополнительно, работник рассчитывается за это сам: за допзаказ работодатель не платит.

Неиспользованные талоны (карточки) работники возвращают работодателю.

В конце месяца предприятие обобщает сведения об использованных талонах (карточках) по каждому сотруднику и включает стоимость питания в его налогооблагаемый доход.

Но здесь возможен вариант неперсонифицированного питания. Тогда доход у работников не возникает. При доставке обедов в офис возможен заказ:

• комплексных обедов на каждого работника (учет ведут также по ведомости, т. е. персонифицированно). В этом случае стоимость обедов также попадает в налогооблагаемый доход физлица;

• обедов «на всех» (фуршет, «шведский стол»). В этом случае персонифицированный учет не ведут. Поскольку расходы на питание не персонифицированы, то объекта налогообложения нет.

Скидочный (частично безвозмездный) вариант. Работодатель на основании договора уплачивает ЗРХ средства за часть стоимости питания работников. Остальную часть доплачивает сам работник.

Например, работникам предоставляют талоны (карточки) на получение обеда с определенной скидкой (чаще — в фиксированном размере, реже — в процентах).

При таком варианте работники могут самостоятельно выбирать блюда. Однако независимо от общей суммы заказа работник получает или фиксированную сумму скидки (например, 20 грн. в день), или процент. Остальную часть стоимости обеда он оплачивает сам непосредственно ЗРХ.

В налогооблагаемый доход работника, как вы понимаете, попадает только та часть стоимости питания, которую оплатил работодатель.

Накопительно-«выплачивательный» вариант. Работники предприятия накапливают расчетные документы, подтверждающие понесенные ими расходы на питание в ЗРХ, и передают их в конце месяца работодателю.

Работодатель, в свою очередь, ежемесячно составляет ведомость, где по каждому работнику указывает сумму расходов на питание, которую компенсирует.

В этом случае вся компенсируемая стоимость обедов попадет в налогооблагаемый доход работника и будет расцениваться как:

• заработная плата — если в колдоговоре или индивидуальном трудовом договоре есть соответствующее «питательное» условие;

• дополнительное благо — если в колдоговоре или индивидуальном трудовом договоре нет соответствующего «питательного» условия.

Подведем итог: уйти от налогообложения «питательного» дохода в «ресторанном» случае можно лишь тогда, когда кормежка организована в виде фуршета, т. е. когда нет возможности персонифицировать расходы.

Если же работодатель ведет учет съеденного по каждому работнику, то от налогообложения полученного работником дохода не уйти.

Налог на прибыль. В налоговоприбыльном учете предприятия нет никаких существенных особенностей. Все по бухучету. А в бухучете приобретенные у ЗРХ услуги по питанию работников предприятие списывает на расходы в периоде фактического осуществления. При этом такие расходы списываются в дебет счетов 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», субсчет 949 «Прочие расходы операционной деятельности» в зависимости от того, работники какого подразделения питаются в ресторане.

И еще: если работники бесплатно питаются в ресторане — это не доход предприятия.

НДС. В случае приобретения услуг по питанию работников у ЗРХ с НДС и при наличии НН, зарегистрированной в ЕРНН, предприятие может включить суммы НДС в состав налогового кредита.

Бесплатные обеды работникам от предприятия никуда не денутся от НДС-поставки (пп. 14.1.185, 14.1.191 НКУ). Поэтому придется начислять налоговые обязательства по минбазе. То есть не ниже цены приобретения таких обедов (п. 188.1 НКУ) (впрочем, если рассматривать их как нехоздеятельность, то отличия будут незначительными — НО придется начислить согласно другой норме — п. 198.5 НКУ, но база там практически такая же).

Если же предприятие компенсирует работникам расходы на питание (по талонам, ведомостям), НДС-поставки нет. Не будет и НК по такой компенсации.

Питание в собственной столовой

Безвозмездный вариант. В столовой/буфете предприятия, как и в стороннем ЗРХ, работники могут получать обеды определенной стоимости по ведомостям, талонам или карточкам. Возможна и организация питания по системе «шведский стол».

Для целей налогообложения здесь тоже важно, можно ли персонифицировать расходы на питание.

Если определить количество съеденного каждым работником невозможно, то речи об обложении стоимости питания НДФЛ, ВС и ЕСВ нет.

Ну а если «питательные» расходы можно персонифицировать, то налицо налогооблагаемый доход работника.

Скидочный (частично-безвозмездный) вариант. Если предприятие не имеет возможности бесплатно кормить своих работников, то оно может продавать им в столовой/буфете блюда с минимальной наценкой, по себестоимости или даже ниже себестоимости.

Рассчитываться за получаемое питание работники могут:

• наличными или в безналичной форме (с использованием платежных карточек) непосредственно в момент приобретения блюд в столовой/буфете предприятия;

• путем отчислений из заработной платы.

Раз работодатель продает питание работникам со скидкой, возникает закономерный вопрос: будет ли на сумму такой скидки у работников доход? Да, будет. Причем налоговики в ИНК от 02.08.17 г. № 1454/6/99-99-13-02-03-15/ІПК считают, что такой доход следует облагать НДФЛ, ВС и даже начислять на него ЕСВ.

С НДФЛ и ВС мы согласны. Но вот насчет ЕСВ готовы поспорить.

Налог на прибыль. Основой для расчета объекта обложения налогом на прибыль служит бухгалтерский финрезультат, рассчитанный согласно НП(С)БУ или МСФО и откорректированный на разницы по разд. III НКУ (п.п. 134.1.1 этого Кодекса). Поэтому обратимся к правилам бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете отражение операций, связанных с питанием работников, будет зависть от того, платное оно или нет. В случае платного питания в бухучете будет отражаться доход от реализации блюд и/или готовых продуктов (Кт 70). А расходы в виде себестоимости реализованных блюд и товаров будут попадать в бухучетные «расходы» (Дт 90). Так, как будто внутри предприятия существует свой собственный ресторан «для своих». И на нем «производится» предназначенная для съедения работниками побочная «готовая продукция» — приготовленные в столовой предприятия блюда.

Для учета приготовленных и проданных блюд в этом случае можно воспользоваться теми правилами, которые применяют предприятия ресторанного хозяйства. При этом большинству предприятий рекомендуем избирать производственный метод учета. Ведь торговый метод логично использовать только торговым предприятиям.

При бесплатном питании предприятие отражает только расходы на организацию питания в собственной столовой.

Какие это могут быть расходы? Для питания своих работников работодатель, как правило, приобретает собственно продукты питания, а также кухонное оборудование и мебель, берет на работу поваров (которым надо платить зарплату), выделяет здание, которому нужны газ, электроэнергия, вода и т. д. Таким образом, расходы на организацию питания работников в собственной столовой можно разделить по таким принципам:

(1) если расходы на питание персонифицированы и указаны в коллективном договоре — любые расходы, связанные с организацией собственной столовой, связаны с хозяйственной деятельностью. В этом случае никаких налоговоприбыльных разниц и подавно не будет;

(2) если расходы не указаны в колдоговоре и не персонифицированы, их нельзя «подвести» под мероприятия по охране труда и т. п. — такие расходы не связаны с хозяйственной деятельностью. В этом случае у высокодоходников могут возникнуть разницы, так как речь идет в том числе и о непроизводственных ОС, которые не подлежат «налоговой» амортизации.

Куда же списывают расходы на организацию питания?

В первом случае фактически речь идет о выплате работнику зарплаты в натуральной форме (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Поэтому при бесплатном питании работников все расходы целесообразно списывать в дебет счетов 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности» в зависимости от того, работники какого подразделения пользуются бесплатным питанием. Во втором — связать расходы с подразделениями предприятия сложно, поэтому не будет ошибкой все их списывать на субсчет 949.

НДС. Если расходы на питание работников (собственно продукты питания, посуда и кухонное оборудование и т. д.) приобретены с НДС, они дают право на налоговый кредит по НДС (п. 198.2 НКУ). А дальше все по той же схеме, которая приведена выше, в зависимости от того, что указано в колдоговоре и персонифицированы ли такие расходы.

Если же блюда и/или готовые продукты питания для работников платные, но предоставляются со скидкой (а частенько в «своих» столовых для работников бывает именно так) — нужно следить за НДСной минбазой. При этом для готовых продуктов питания минбазой будет цена их приобретения, а для блюд, приготовленных в столовой предприятия, — обычная цена (п. 188.1 НКУ)*. Поэтому если работникам блюда и/или готовые продукты питания продаются ниже минбазы — следует доначислить НДС до уровня такой минбазы.

* Как разъяснили налоговики в одной из своих консультаций, в понимании НКУ обычной ценой для расчета базы обложения НДС операций по поставке самостоятельно изготовленных товаров/услуг является цена, определенная заинтересованными сторонами в гражданско-правовом договоре, которая, в свою очередь, должна отвечать рыночной цене (см. письмо ГФСУ от 14.04.17 г. № 661/2/99-99-15-03-02-10).

Еще больше внимания минбазе следует уделить в том случае, если блюда и/или готовые продукты передаются работникам бесплатно. Повторим: в этой ситуации, по нашему мнению, не нужно начислять НДС согласно п. 198.5 НКУ. Проверяющие, возможно, будут думать иначе. В свете того, что при «обычных» бесплатных передачах они временами настаивают на том, что НДС нужно начислять и «по минбазе» (п. 188.1 НКУ), и «по компенсации» (п. 198.5 НКУ).

Впрочем, в своих последних разъяснениях налоговики опять склонялись к тому, что при бесплатных передачах НДС достаточно начислить один раз — исходя из минбазы (см. консультацию в подкатегории 101.06 ЗІР ГФСУ, а также письма ГФСУ от 14.04.17 г. № 661/2/99-99-15-03-02-10, от 10.05.17 г. № 96/6/99-99-15-03-02-15/ІПК и от 25.05.17 г. № 365/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

«Последняя» позиция налоговиков привлекательна. Наверняка многим налогоплательщикам она придется по душе, ведь НДС при бесплатной передаче (в том числе сотрудникам от работодателя) начисляется только один раз — согласно п. 188.1 НКУ.

Будем помнить об этом выводе и переходим к ситуациям, когда работодатель предоставляет работнику не полноценное питание, а всего лишь возможность «перекусить».

Чай, кофе, капучино… за счет работодателя

Вы предоставляете всем своим работникам возможность бесплатно подкрепиться чаем, кофе, витаминизированными напитками, кислородно-белковыми коктейлями, фруктами и печеньками?

Отлично! Ваши сотрудники от этого наверняка в восторге.

Еще один повод у них для радости — отсутствие в этом случае объекта обложения НДФЛ, ВС и ЕСВ, ведь такие расходы невозможно персонифицировать. Соглашаются с этим и налоговики (см. консультацию в подкатегории 103.02 ЗІР ГФСУ).

Налог на прибыль. Еще раз напомним, что основой для расчета объекта обложения налогом на прибыль служит бухгалтерский финрезультат, рассчитанный согласно НП(С)БУ или МСФО и откорректированный на разницы по разд. III НКУ (п.п. 134.1.1 этого Кодекса).

В бухгалтерском же учете бесплатное питание работников на доходе предприятия никак не сказывается, т. е. его просто-напросто не признают. Почему? Да потому, что для этого нет оснований, предусмотренных пп. 5 и 8 Положения (стандарта) бухгалтерского учета 15 «Доход», утвержденного приказом Минфина от 29.11.99 г. № 290. Ведь тут тебе ни роста собственного капитала, ни экономических выгод.

А вот право на бухучетные расходы, понесенные на организацию питания, у заботливого работодателя есть. Так же, как и в случае с организацией собственной столовой, закупленные чай, кофе, вода, конфеты, печенье и т. д. при оприходовании будут отражаться на субсчете 209 «Прочие материалы». В свою очередь, чайники, кофеварки, холодильники, микроволновые печи, кулеры, приобретенные для того, чтобы работники могли сделать себе «кофе-брейк», в зависимости от их стоимости отражаются в бухучете либо как ОС, либо как МНМА. Их стоимость списывается на расходы через амортизацию.

В общем случае работодатель отражает расходы в том отчетном периоде, в котором, собственно, и покормил своих работников.

Отражают эти расходы по дебету субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности». Хотя не будет ошибкой, если вы разбросаете их в бухгалтерском учете, фиксируя их по дебету счетов 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности» в зависимости от того, работники какого подразделения пользуются щедростью работодателя. Статус же питания как «допблага» имеет значение только для целей НДФЛ.

Обратите внимание! Благодаря «бухучетизации» налога на прибыль сейчас нет необходимости доказывать связь понесенных расходов на питание (стоимость чая-кофе-капучино и конфет-печенья-варенья) с хозяйственной деятельностью. У малодоходников так же обстоят дела и с чайником, кофеваркой, холодильником, микроволновкой или кулером, приобретенными для работников.

Однако если вы — высокодоходник и для питания работников держите на балансе вышеперечисленные необоротные активы, вам все же могут понадобиться доказательства такой связи. Ведь в противном случае ваше ОС рискует оказаться непроизводственным, а такие ОС в налоговом учете высокодоходники не имеют права амортизировать (п.п. 138.3.2 НКУ).

В качестве доказательств связи чайника, холодильника, микроволновки, кофеварки или кулера с хозяйственной деятельностью рекомендуем в случае чего предъявлять внутренние документы предприятия. Здесь вам может пригодиться упоминание об обязательном наличии таковых на предприятии в положении об охране труда (которое вы сами и разработаете), а также специальный приказ руководителя предприятия о закупке вышеуказанных приборов во исполнение положения об охране труда.

Например, оговорка об установке устройств для приготовления и раздачи тонизирующих напитков есть в п. 2.17 Санитарных правил № 7. Ссылкой на эту норму можно оправдать расходы собственно на сами чай-кофе-капучино, а также на кофеварку и чайник.

НДС. Приобретая чай-кофе-капучино и конфеты-печенье-варенье, работодатель планирует раздавать их своим работникам бесплатно. Связана ли такая раздача с хозяйственной деятельностью? Налоговики могут усомниться в этом. Одно дело, если у предприятия есть столовая, в которой работники питаются, и совсем другое, если вазочка с конфетами и печеньем и пакетики чая или кофе стоят прямо в офисе. А поскольку расходы на такие презенты не персонифицированы, то вся надежда на доказательство «хозяйственности» связана с «привязкой» таких расходов к созданию надлежащих условий труда.

Если вам не удастся доказать хозяйственную направленность таких презентов для сотрудников предприятия, придется начислять «компенсирующий» НДС согласно п. 198.5 НКУ (впрочем, если вы начисляете его согласно п. 188.1 как на бесплатную передачу, принципиально ничего не меняется).

А как же быть с чайниками, кофеварками и кулерами, а также холодильниками и микроволновыми печами, которые были приобретены с НДС и используются работниками, чтобы попить чаю или кофе в процессе работы, а также сохранить или разогреть продукты? Надо ли по «входному» НДС в составе их стоимости начислять «компенсирующий» НДС? Считаем, что тоже нет. Если включить пункт о наличии на предприятии таких приборов в положение об охране труда на предприятии. И приобретение таких приборов сопроводить приказом руководителя, который засвидетельствует, что холодильник, микроволновка или кофеварка за счет средств предприятия приобретаются не директору домой, а именно для предприятия — во исполнение пункта такого-то положения об охране труда (например, та же кофеварка — для приготовления тонизирующих напитков во исполнение п. 2.17 уже упомянутых выше Санитарных правил № 7).