Темы статей
Выбрать темы

Корпоративная платежная карта: кратко о главном

Децюра Сергей, налоговый эксперт
Сегодня субъекты хозяйствования достаточно часто используют в своей деятельности корпоративные платежные карты. Их выдают работникам, которые едут в командировку или оплачивают товары/услуги в заведениях розничной торговли. Использование таких карт — дело несложное. А вот отражение по ним операций в учете или подтверждение этих операций могут вызывать немало вопросов. О том, как решить эти проблемы, поговорим далее.

Основные моменты

Напомним, что платежная карта — это электронное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или иного вида карточки, которое используется для инициации перевода денег со счета плательщика или с соответствующего счета банка (п. 1.27 ст. 1 Закона № 2346).

Целью такого перевода может быть:

• оплата стоимости товаров и услуг;

• перечисление средств со своих счетов на счета других лиц;

• получение средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы;

• осуществление прочих операций, предусмотренных соответствующим договором.

Банк, который является участником платежной системы и осуществляет эмиссию платежных карт (п. 2 разд. II Положения № 705), может предоставлять два вида платежных карт (см. рисунок).

img 1

Как видим, субъекты хозяйствования в своей деятельности используют именно корпоративные платежные карты (КПК). Такие карточки они получают в банках в собственность или в пользование в порядке, определенном договором об использовании электронного платежного средства (п. 4 разд. II Положения № 705).

Если вы желаете получить КПК в банке, с которым у вас нет договорных отношений, то вам сначала нужно открыть в нем текущий (карточный) счет, операции по которому могут проводиться с использованием электронных платежных средств.

Если вы намереваетесь получить КПК в банке, в котором уже имеете текущий счет, то вам придется открыть карточный счет (п. 8.1 Инструкции № 492).

Во время выдачи платежной карты банк обязан передать вам экземпляр договора, правила пользования платежной картой и тарифы банка на обслуживание операций, которые проводятся с ее помощью (п. 14.9 ст. 14 Закона № 2346, п. 7 разд. II Положения № 705).

К сведению! Порядок использования КПК такой же, как и порядок использования ЛПК, потому проблем с ее использованием (а именно снятие денег или проведение расчетов за товары) не должно возникнуть.

По получении КПК в банке она передается в бухгалтерию предприятия и, как правило, хранится вместе с кассовыми документами до той поры, пока ее не передадут в пользование работнику.

К сожалению, вопрос хранения КПК в перерывах между их использованием в нормативных документах не освещен. По нашему мнению, на предприятии следует вести отдельный учет движения платежных карт, поскольку их передача подотчетному лицу еще не означает передачу ему самих денег. Для таких целей рекомендуем вести Журнал учета платежных карт. На его основе бухгалтерия сможет достоверно установить, кто из работников в определенный момент времени использует платежную карту и какая сумма денег находилась на текущем счете в момент ее выдачи.

Впрочем, не будет нарушением, если КПК постоянно будут находиться у доверенного лица (например, у директора), что должно быть зафиксировано в Журнале учета платежных карт.

Использование КПК

Главный вопрос, который возникает у лица, получившего КПК: при осуществлении каких операций можно использовать КПК?

Ответ находим в п. 8.2 Инструкции № 492 (ср. ). Там указано, что текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карт, используется в соответствии с определенными этой Инструкцией режимами текущих счетов с учетом некоторых ограничений.

Так, средства с текущего счета предприятия или ФЛП нельзя использовать с помощью платежной карты для получения:

• зарплаты;

• прочих выплат социального характера;

• осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам);

• осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.

Использование средств по КПК на все прочие цели позволяется. Учитывая это, на наш взгляд, держатели платежных карт могут осуществлять операции по безналичной оплате товаров (услуг) и получать наличные деньги с КПК при:

• проведении расчетов, связанных с производственными (хозяйственными) потребностями, в том числе для оплаты командировочных расходов в пределах Украины, с учетом ограничений, установленных законодательством;

• осуществлении расчетов в безналичной форме в гривнях, связанных с уставной и хозяйственной деятельностью, командировочными расходами представительского характера, а также командировочными расходами в пределах Украины.

Обращаем внимание! Достаточно часто работники предприятия просто снимают средства с КПК и рассчитываются ими за товары, работы и услуги. Осуществляя такие операции, стоит помнить, что хотя такие наличные средства и не выдавались из кассы, на расчеты ними за товары (работы, услуги) для хозяйственных потребностей предприятия распространяется «наличное» ограничение, установленное постановлением № 210.

Это ограничение не распространяется лишь на расчеты наличными средствами, снятыми с КПК при осуществлении командировочных расходов ( п. 2.3 Положения № 637), а также в случае расчетов с помощью платежных карт в безналичной форме (то есть путем осуществления трансакции через терминал продавца).

Подтверждение операции

Рассчитавшись с помощью КПК или получив наличные деньги, работник должен правильно задокументировать осуществленную операцию.

По большому счету получить документ, подтверждающий осуществление операции по КПК, достаточно просто. Дело в том, что операции пользователей с КПК должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов в бумажной форме, которые составляются и печатаются на государственном языке по месту проведения операции в количестве экземпляров, необходимом для всех участников операции, и/или документов в электронной форме, предусмотренных правилами платежной системы (п. 3 разд. VII Положения № 705).

Документы по операциям с использованием платежных карт могут быть оформлены и/или напечатаны на другом языке по договоренности сторон в соответствии с законодательством Украины или если платежное устройство предоставляет пользователю техническую возможность выбрать язык по его желанию.

Во время проведения операций с использованием платежных карт в системах электронной коммерции и других системах дистанционного обслуживания допускается формирование документа в электронной форме при условии доставки его клиенту.

Документы по операциям с использованием электронных платежных средств имеют статус первичного документа и могут быть использованы во время урегулирования спорных вопросов (п. 4 разд. VII Положения № 705).

Поэтому при осуществлении любой операции по КПК держатель карточки должен позаботиться о получении и сохранении документа, который подтверждает движение наличных средств по КПК.

Например, при осуществлении операций с использованием платежных терминалов должны оформляться квитанции платежного терминала, а в случае осуществления операций с использованием платежных карт с применением импринтеров (устройств, предназначенных для перенесения рельефных реквизитов платежной карты на слип для формирования первичных документов) — должен оформляться слип, форма которого определяется платежной системой. Поэтому, если ваш работник использует КПК при осуществлении расчетов через терминал, то он должен обязательно получить квитанцию об осуществленной трансакции, а если операция проводится через импринтер — слип.

Все документы, которые подтверждают осуществление операции по КПК, должны иметь обязательные реквизиты, перечень которых приведен в п. 7 разд. VII Положения № 705. Если документ, полученный вами при осуществлении операции с помощью КПК, имеет эти реквизиты, то его будет достаточно, чтобы подтвердить осуществленную операцию.

Кроме того банк обязан в порядке и сроки, установленные договором, предоставлять субъекту хозяйствования так называемые банковские выписки (выписки о движении средств на его счетах по операциям, осуществленным пользователями электронных платежных средств). Такая выписка может выдаваться в банке, посылаться по почте, по электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон, через банкомат и т. п. Ежемесячная выписка о платежных операциях должна предоставляться безвозмездно.

Этой выписки и документов, предоставленных держателем КПК вместе с Отчетом об использовании средств, будет достаточно, чтобы подтвердить осуществление операции во время выполнения хозяйственного задания или по возвращении из командировки.

Отчет об использовании КПК

Для того, чтобы работник, который пользуется КПК, мог подтвердить осуществленные им расходы, как мы сказали выше, он должен подать в бухгалтерию Отчет об использовании средств (авансовый отчет) и документы, которые подтверждают:

• снятие наличных денег с КПК, или использование ее для расчетов в безналичной форме (квитанция платежного терминала, чек банкомата, слип, квитанция торгового терминала и т. п.);

• расчетные документы (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), которые подтверждают факт приобретения товаров, предоставления услуг.

Сроки подачи этого Отчета установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.

Чтобы заполнить Отчет, держатель КПК должен помнить, что сам факт предоставления работнику КПК еще не означает, что ему выдали деньги под отчет. Средства после выдачи КПК как были, так и остаются на счетах предприятия. Поэтому средства считаются выданными под отчет только после применения КПК. То есть после списания их с банковского счета предприятия в связи со снятием наличных денег в банкоматах или осуществлением безналичных расчетов с помощью карточки. Именно эту (списанную) сумму нужно отражать в Отчете как полученную.

Отражаем в учете

Бухгалтерский учет. Для операций по КПК предприятия, как правило, открывают дополнительный текущий счет, с которого средства списываются при использовании КПК. На этот же счет предприятие перечисляет определенную сумму средств, специально выделенных держателю КПК на хознужды или на командировку.

При таком подходе денежные средства, перечисленные на текущий счет, операции по которому осуществляются с использованием КПК, логично учитывать на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте». На нем средства будут учитываться до момента фактического их списания.

Кроме того, чтобы правильно вести учет средств по КПК, следует учитывать особенности функционирования платежных систем. Одна из таких особенностей заключается в том, что дата фактического списания средств с текущего счета при использовании КПК не всегда совпадает с датой осуществления операции с помощью платежной карты.

В момент операции происходит блокирование соответствующей суммы на текущем счете, а уже потом — ее списание. Причем в зависимости от правил платежной системы этот период может составлять от одного до нескольких дней.

Поэтому для разделения сумм, заблокированных на текущих счетах предприятия, и денежных средств, доступных для использования, можно ввести дополнительные субсчета к субсчету 313, например: 313/1 «Денежные средства, доступные для использования с применением КПК» и 313/2 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК».

Налог на прибыль. База обложения налогом на прибыль формируется на основании бухучетного финрезультата (п.п. 134.1.1 НКУ). Никаких корректировок бухгалтерского финрезультата на налоговые разницы в связи с приобретением товаров (работ, услуг) с помощью КПК в НКУ не предусмотрено. Стоимость ТМЦ, приобретенных с помощью КПК, попадет в расходы в обычном порядке в периоде их списания.

НДС. Согласно п. 198.2 НКУ право плательщика на налоговый кредит возникает по правилу «первого события». Однако есть одна особенность. Поскольку документы, которые подтверждают расходы, понесенные подотчетным лицом (в том числе налоговая накладная или ее заменитель), подаются вместе с Отчетом, то налоговый кредит возникает не раньше даты предоставления Отчета. На это обращают внимание и налоговики в консультации из категории 101.14 ЗІР ГФСУ.

Внимание! Если ваш работник собирается приобрести товары на сумму больше 240 грн. (с НДС), требуйте налоговую накладную. По кассовому чеку вы налоговый кредит в этом случае не получите ( п.п. «б» п. 201.11 НКУ).

Отражение в учете операций по приобретению товаров (работ, услуг) с использованием КПК рассмотрим на примере.

Пример. Предприятие выдало работнику КПК, перечислив на нее 4 сентября 2017 года 5000 грн. для приобретения рабочего инструмента. Работник 6 сентября 2017 года приобрел в магазине необходимые ТМЦ на сумму 3600 грн. (в том числе НДС — 600 грн.) И в этот же день передал инструмент на склад и подал в бухгалтерию предприятия утвержденный руководителем Отчет, к которому приложены подтверждающие документы: квитанция платежного терминала и чек РРО. Налоговая накладная на эту операцию своевременно (15 сентября) зарегистрирована в ЕРНН.

Заблокированные средства были списаны со счета только 07.09.17 г.

В бухгалтерском учете эти операции отражаем следующими записями, приведенными в таблице.

Учет операций по приобретению товаров с использованием КПК

Дата

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

дебет

кредит

04.09.17 г.

Перечислены денежные средства на текущий счет, операции по которым могут осуществляться с использованием КПК, и выдана КПК(1)

313/1

311

5000,00

06.09.17 г.

Оплачен инструмент с помощью КПК (средства заблокированы)

313/2

313/1

3600,00

06.09.17 г.

Оприходован инструмент, приобретенный подотчетным лицом, на основании утвержденного Отчета

22

372

3000,00

06.09.17 г.

Отражена сумма налогового кредита по НДС до регистрации налоговой накладной

644/1

372

600,00

07.09.17 г.

Отражено списание денежных средств со счета в оплату инструмента с помощью КПК на основании выписки банка

372

313/2

3600,00

15.09.17 г.

Налоговая накладная зарегистрирована в ЕРНН

641

644/1

600,00

(1) В аналитическом учете (в частности, в Журнале учета платежных карт) делают запись о выдаче КПК работнику и о сумме средств, доступной для использования по этой карточке.

Документы статьи

Закон № 2346 — Закон Украины «О платежных системах и переводе денег в Украине» от 05.04.01 г. № 2346-III.

Положение № 705 — Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.14 г. № 705.

Инструкция № 492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.

Постановление № 210 — постановление Правления НБУ «Об установлении предельной суммы расчетов наличностью» от 06.06.13 г. № 210.

Отчет об использовании средств — Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (в редакции приказа Минфина от 10.03.16 г. № 350).

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше