Сроки хранения документации определены Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).
Регламентированные сроки хранения табеля учета использования рабочего времени (далее — табель) таковы:
• в общем случае — 1 год (позиция 408 Перечня № 578/5);
• в отношении работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, — 75 лет (позиция 445 Перечня № 578/5);
• в отношении граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, — 75 лет (позиция 685 Перечня № 578/5).
Регламентированные сроки хранения табеля в отношении работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, и граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, и так достаточно велики (75 лет). Поэтому нас интересует вопрос о сроке хранения табеля в общем случае.
Как уже отмечалось, в общем случае табель должен храниться 1 год. При этом исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578/5).
Следовательно, табели, составленные за все месяцы 2018 года, согласно регламентированному сроку хранения в 1 год необходимо будет хранить в течение всего 2019 года.
Вместе с тем обращаем внимание на позицию 336 Перечня № 578/5. В ней указано, что первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах, предписано хранить 3 года.
При чем здесь табель? Дело в том, что на основании табеля рассчитывают зарплату, поэтому такой документ также является основанием для отражения операции в бухучете. Следовательно, такое обстоятельство как раз и указывает на то, что табель должен храниться 3 года. При таком подходе табели за все месяцы 2018 года следует хранить в течение 2019 — 2021 гг.
На хранение табеля в течение 3 лет также указывают пп. 44.1 и 44.3 НКУ, в которых предусмотрено, что плательщики налогов обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухучета, финансовой отчетности, прочих документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней (или не менее 3 лет) со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного этим Кодексом предельного срока подачи такой отчетности.
Снова-таки на основании табеля начисляют зарплату, которая является объектом обложения налогом на доходы физических лиц и военным сбором. Следовательно, фискалы (как показывает практика, и другие контролирующие органы) при проверке могут потребовать от работодателя предъявить табели за последние 3 года. Как видим, нормы налогового законодательства также склоняют к хранению табеля в течение 3 лет.
Госархивслужба в комментируемом письме констатирует, что сейчас в позиции 408 Перечня № 578/5 указан срок для хранения табеля в 1 год. Тут же главное архивное ведомство добавляет: в Минюст направлен проект изменений к Перечню № 578/5, согласно которым предполагается установить срок хранения табеля в 3 года.
Как реагировать на такой ответ Госархивслужбы?
Важно! Во избежание разногласий с контролирующими органами рекомендуем хранить табель в течение 3 лет.
