Форма № 1ДФ: о чем еще вы хотели спросить

Как правильно отразить в форме № 1ДФ предоставление нецелевой благотворительной помощи работнику?

Смотрите: если сумма такой помощи, предоставленной работодателем (резидентом), не превысит совокупно за отчетный год величину, равную предельному размеру дохода, определенному согласно абзацу первому п.п. 169.4.1 НКУ (в 2018 году — 2470 грн.), то она не будет облагаться НДФЛ (п.п. 170.7.3 НКУ) и военсбором (пп. 1.2 и 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Если сумма выше, появится налогооблагаемый доход (п.п. 164.2.20 НКУ) в сумме такого превышения, который будет облагаться и НДФЛ, и военсбором.

В разделе I формы № 1ДФ указанные выплаты показывают следующим образом:

• не облагаемую на основании п.п. 170.7.3 НКУ нецелевую благотворительную помощь — с признаком дохода «169»;

• нецелевую благотворительную помощь, превышающую необлагаемый предел, — с признаком дохода «127» (см. письмо ГФСУ от 24.06.16 г. № 14009/6/99-99-13-02-03-15).

В разделе II по строке «Військовий збір» в любом случае нужно отразить как облагаемые, так и не облагаемые военсбором доходы, которые были начислены (выплачены, предоставлены) физлицам в отчетном квартале

С 01.01.18 г. на предприятии принято решение о выплате суточных сверх установленного норматива (450 грн. по Украине). Как правильно отразить их выплату в форме № 1ДФ?

Не облагаемый НДФЛ и военсбором размер суточных в 2018 году — не более 372,30 грн. для командировок по Украине. Все, что превышает этот размер, — сверхнормативные суточные, которые для целей обложения НДФЛ являются доходом работника в виде дополнительного блага. Это значит, что из части суммы суточных, которая превышает необлагаемый предел, нужно удержать НДФЛ по ставке 18 % и военсбор по ставке 1,5 %. Как правило, в документе, устанавливающем размер суточных расходов, работодатель указывает «чистую» сумму суточных, которую следует выплатить работнику на руки. В таком случае, чтобы найти сумму дохода, подлежащую начислению, нужно «накрутить» НДФЛ и военсбор на облагаемую часть суточных.

Для этого рекомендуем использовать коэффициент (К), рассчитанный по формуле:

К = 100 : (100 - 18 - 1,5),

где 18 — ставка НДФЛ (18 %);

1,5 — ставка военсбора (1,5 %).

При указанных ставках НДФЛ и ВС получаем коэффициент 1,242236. Применив его к «чистой» сумме налогооблагаемых суточных, мы получим сумму дохода в виде допблага, подлежащую начислению.

В разделе І формы № 1ДФ начисленную сумму налогооблагаемых суточных отражаем с признаком дохода «126» — дополнительное благо. В то же время налоговики в консультации из категории 103.02 ЗІР ГФСУ, называя облагаемую часть суточных допблагом, предлагают при этом показывать ее в форме № 1ДФ с признаком дохода «118» (как излишне выданные и своевременно не возвращенные средства). На наш взгляд, это техническая ошибка.

В разделе ІІ формы № 1ДФ сумму сверхнормативных суточных показывайте в общей сумме доходов, облагаемых военсбором по строке «Військовий збір».

Суточные, выплачиваемые в необлагаемых пределах, в форме № 1ДФ отражать не нужно

Как отражать в форме № 1ДФ больничные?

Согласно нормам НКУ больничные относятся к заработной плате. Поэтому их суммы отражаем в форме № 1ДФ в общей сумме заработной платы, начисленной в расчетном периоде, с признаком дохода «101»

Работница уволилась, находясь в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 6 лет. Нужно ли отражать данные о ней в форме № 1ДФ без суммовых показателей (доход в отчетном квартале не начислялся), но с датой увольнения в графе 7?

В п. 3.7 Порядка № 4* указано, что графу 7 «Дата звільнення з роботи» раздела I формы № 1ДФ заполняют только по тем налогоплательщикам, которые:

• были уволены в отчетном периоде с места работы, на котором они получали доход в виде заработной платы, или

• были уволены до начала отчетного периода, но получали зарплату в отчетном периоде.

То есть главное условие для того, чтобы данные о налогоплательщике попали в Отчет по форме № 1ДФ, — это наличие начисленного/выплаченного ему в отчетном квартале дохода и/или начисленного/уплаченного в бюджет налога. Поскольку зарплата работнице в I квартале 2018 года не начислялась, то, несмотря на то, что дата ее увольнения приходится на этот квартал, заполнять на нее строку без суммовых показателей, но с датой увольнения в графе 7 раздела I формы № 1ДФ не нужно

В текущем квартале в связи с расторжением договора предприятию был возвращен аванс, выплаченный физлицу-предпринимателю в IV квартале 2017 года. Нужно ли подавать уточняющий расчет по форме № 1ДФ?

Нет, не нужно. Уточняющий расчет подают, если хотят исправить ошибку в уже поданном расчете по окончании предельного срока его подачи (см. разд. 4 Порядка № 4). В нашем случае об ошибке речь не идет. Возврат предоплаты в связи с расторжением договора не является ошибкой. Ведь в IV квартале предприятие действительно выплатило предпринимателю доход в виде аванса. А значит, обязано было отразить такую выплату в форме № 1ДФ. Так что же делать с возвратом? Предоплата была возвращена в I квартале 2018 года, поэтому предприятие должно указать сумму «возврата» в графе 3 «Сума виплаченого доходу» формы № 1ДФ за I квартал 2018 года с отрицательным значением (см. также разъяснение в категории 103.25 ЗІР ГФСУ)

В I квартале 2015 года предприятие выплатило физлицу (не предпринимателю) аванс по гражданско-правовому договору. В установленный срок физлицо работу не выполнило и денежные средства не вернуло. Сейчас принято решение списать просроченную дебиторку. Нужно ли сумму прощенного физлицу долга указывать в форме № 1ДФ? Нужно ли корректировать форму № 1ДФ за I квартал 2015 года (строку с выплаченной суммой аванса) в связи со списанием просроченной дебиторки?

Итак, что у нас получается. В I квартале 2018 года истек 3-летний срок исковой давности по гражданско-правовому договору (далее — ГПД). Сумма аванса осталась невозвращенной физлицом. Предприятие списывает просроченную дебиторку. В результате такое физлицо получает «дополнительный» доход в виде списанной задолженности по ГПД, по которой истек срок исковой давности. Такой доход в сумме, равной в 2018 году 881 грн. (50 % месячного прожиточного минимума для трудоспособного лица, установленного на 1 января отчетного года), не облагается ни НДФЛ, ни военсбором. Если же сумма списанной задолженности превышает необлагаемый предел (881 грн.), то сумма превышения войдет в базу обложения НДФЛ и военсбором. Причем заметьте: уплатить НДФЛ и военсбор с такого дохода обязано физлицо самостоятельно по итогам годового декларирования (п.п. 164.2.7 НКУ).

Предприятию в таком случае нужно будет выполнить функции налогового агента только в части отражения такого дохода в форме № 1ДФ. Необлагаемую часть списанной задолженности с истекшим сроком исковой давности (в 2018 году — 881 грн.) показываем с признаком дохода «127», а облагаемую — с признаком «107» (см. разъяснения в категории 103.25 ЗІР ГФСУ). Графы 4 и 4а не заполняются. «Уточненку» формы № 1ДФ за I квартал 2015 года подавать не нужно (см. вопрос выше)

Предприятие купило легковой автомобиль у физического лица. У него это первая продажа автомобиля в текущем году, НДФЛ и военсбор не удерживали. С каким кодом показывать доход физлица в форме № 1ДФ?

При покупке легкового автомобиля у физлица предприятие является налоговым агентом по этой операции (п. 173.3 НКУ). Доход физлица от продажи автомобиля в форме № 1ДФ нужно показать с признаком дохода «105». Поскольку доход необлагаемый (в отчетном году первая продажа легкового автомобиля), графы 4а и 4 не заполняют (в бумажном варианте формы № 1ДФ ставят прочерки). Не забудьте показать доход и в разделе II формы № 1ДФ

На предприятии в январе прошла вакцинация работников за счет предприятия. Как правильно отразить эту операцию в форме № 1ДФ?

В п.п. 165.1.19 НКУ сказано, что в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика не включаются, в частности, расходы, понесенные работодателем на вакцинацию работника, направленную на профилактику заболеваний в период угрозы эпидемий. При этом одновременно должны быть соблюдены следующие условия:

1) вакцинация работника является обязательной и проводится в соответствии с Законом № 4004** и Календарем прививок***;

2) у работодателя есть в наличии соответствующие подтверждающие документы. В форме № 1ДФ стоимость обязательной вакцинации работников отражают с признаком дохода «143».

А если вакцинация рекомендованная? В этом случае обосновать отсутствие объекта обложения НДФЛ можно с помощью положений все того же п.п. 165.1.19 НКУ, оформив проведение вакцинации как предоставление работнику помощи на лечение. Если требования п.п. 165.1.19 НКУ не соблюдены (например, работник не предоставил подтверждающие документы), помощь на лечение облагают НДФЛ по ставке 18 % и отражают в форме № 1ДФ как дополнительное благо с признаком дохода «126».

Военсбор в этой ситуации полностью «солидарен» с НДФЛ. Но! И облагаемую, и необлагаемую помощь на лечение нужно отразить в разделе II формы № 1ДФ