«Обособленные» кассы: работаем по новому Положению

Что считать обособленным подразделением?

ХКУ и ГКУ выделяют два вида подразделений: обособленное (филиал, представительство, отделение и т. д.) и структурное (производство, цех, участок, бригада, бюро, лаборатория, управление, служба и т. д.).

Но для соблюдения кассовой дисциплины нужно ориентироваться на п.п. 2 п. 3 разд. I Положения № 148*. Там сказано, что обособленные подразделения — это филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя в отношении этого имущества право оперативного использования или другое вещное право, предусмотренное законодательством Украины. То есть соблюдать кассовую дисциплину при работе с наличными должны не только филиалы и представительства, попавшие в разряд обособленных подразделений по ХКУ и ГКУ, но и структурные подразделения предприятия. И делать это нужно, даже несмотря на то, что о некоторых из них не будет сведений в Едином госреестре юрлиц, физлиц-предпринимателей и общественных формирований.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148.

Определившись с кругом так называемых обособленных подразделений для кассовых целей, перейдем к применению ими кассовых правил. И начнем, конечно же, с кассы.

Касса подразделения

Касса — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличности, других ценностей, кассовых документов. Так определяет значение данного термина п.п. 8 п. 3 разд. I Положения № 148.

Создают кассу с целью обеспечения расчетов наличностью по аналогии с кассой предприятия. Причем далеко не всегда это отдельное помещение. Это может быть место осуществления наличных расчетов. Например, если в торговой точке установлен РРО, то это уже касса — место для проведения наличных расчетов за проданный товар. Отдельно отводить помещение под кассу в этом случае нет необходимости.

Организовать отдельную кассу целесообразно, если выручку периодически вынимают из ящика РРО и складывают в сейф до инкассации. Такой подход часто используют в подразделениях со значительным количеством используемых РРО или если сумма наличных не помещается в ящике РРО. В такой ситуации в подразделении будут как минимум две кассы:

1) место наличных расчетов, где установлен РРО;

2) место, где будут приниматься, храниться и выдаваться денежные средства и кассовые документы.

Кассу характеризует ведение кассовой книги. Но всегда ли она нужна обособленному подразделению? Давайте посмотрим.

Кому нужна кассовая книга?

Напомним, что согласно п.п. 12 п. 3 разд. I Положения № 148 кассовые операции нужно отражать в соответствующих книгах учета. Для предприятия и его подразделений книгой учета считается кассовая книга. Поэтому оприходованием наличности является проведение ее учета в кассе на полную сумму фактических поступлений в кассовой книге.

Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в нацвалюте (без учета касс обособленных подразделений).

А вот обособленное подразделение:

• должно вести кассовую книгу, если оно проводит операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) по приходным кассовым ордерам, а также выдает наличные на выплаты, связанные с оплатой труда, на хознужды и другие операции по расходным кассовым ордерам и ведомостям (абзац третий п. 39 разд. IV Положения № 148);

• может не вести кассовую книгу, если выручку от продажи товаров оно фиксирует через РРО или с применением РК и ведением КУРО, но не выполняет операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам (абзац четвертый п. 39 разд. IV Положения № 148).

То есть в обособленном подразделении обязательно должна быть кассовая книга только в том случае, когда такое подразделение составляет приходные/расходные кассовые ордера. С таким подходом соглашаются и налоговики**.

** http://zp.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/323847.html

Если применяем кассовые ордера и РРО

По требованиям п. 11 разд. II Положения № 148 все наличные денежные средства, поступившие в кассу, должны своевременно (в день их получения) и в полной сумме приходоваться. Если подразделение использует РРО и осуществляет прием и выдачу наличных с использованием кассовых ордеров (например, из ящика РРО выдаются деньги на хознужды), то в этой ситуации без ведения кассовой книги не обойтись.

В этом случае оприходованием наличных в кассе подразделения является учет наличных в полной сумме их фактических поступлений в кассовой книге на основании:

• приходных кассовых ордеров;

• либо фискальных отчетных чеков (Z-отчетов) или данных расчетных квитанций.

Если используем только РРО/РК и КУРО

Говорим о подразделениях, которые получают оплату за проданные товары (работы, услуги) с использованием РРО или РК и ведением КУРО, а также сдают выручку в банк (самостоятельно, с помощью службы инкассации). Нужно ли им вести кассовую книгу?

*** Методрекомендации относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.09 г. № 210.

Учитывая, что порядок ведения кассовых книг обособленными подразделениями предприятия (абзацы третий и четвертый п. 39 разд. IV Положения № 148) не поменялся, считаем, что к указанным подразделениям должен применяться аналогичный подход и в нынешних условиях.

Кассовая книга подразделения

Кассовая книга обособленного подразделения совершенно независима от кассовой книги предприятия. Ведется она по той же типовой форме № КО-4 (приложение 5 к Положению № 148), что и кассовая книга предприятия.

Листы кассовой книги подразделения должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью предприятия-юрлица (при ее наличии). Количество листов в кассовой книге должно быть заверено подписью руководителя и главного бухгалтера головного предприятия.

Подразделение может вести кассовую книгу в электронном виде, соблюдая по форме и содержанию ее бумажную форму и требования п. 41 разд. IV Положения № 148.

Кассовая книга хранится на месте проведения наличных расчетов, т. е. в кассе обособленного подразделения.

Кто подписывает кассовые документы в подразделении?

Согласно пп. 25 и 26 разд. III Положения № 148 документы на прием наличных денежных средств должны быть подписаны главным бухгалтером или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем, а на выдачу налички — еще и руководителем.

Как видим, руководитель предприятия вправе уполномочить определенного работника подразделения подписывать кассовые документы.

Учтите! Критериями в определении круга лиц, уполномоченных на подписание кассовых документов подразделения, должны быть как удобство в организации соответствующего этапа документооборота предприятия и подразделения, так и степень ответственности конкретного лица за операции с наличностью.

Оприходование наличности

В общем случае для предприятия оприходованием полученной в кассу наличности считается ее отражение в полной сумме в кассовой книге. Однако, как мы выяснили, в обособленном подразделении кассовая книга есть не всегда. Рассмотрим, что считать оприходованием в ситуациях, когда подразделение ведет/не ведет кассовую книгу.

1. Обособленное подразделение (без РРО) осуществляет наличные расчеты с помощью приходных и расходных кассовых документов и ведет кассовую книгу.

В этом случае все просто. Оприходованием, как и раньше, будет учет наличности в полной сумме в день ее поступления в кассовой книге подразделения на основании приходных кассовых ордеров.

2. Обособленное подразделение (с РРО) ведет кассовую книгу.

До 05.01.18 г. во избежание проблем с оприходованием было необходимо:

• на основании фискального отчетного чека РРО (Z-отчета) отразить сумму полученной в течение дня наличной выручки в КУРО;

• составить приходный кассовый ордер на сумму наличных, передаваемых в кассу подразделения, и на его основании заполнить кассовую книгу.

Положение № 148, вступившее в силу 05.01.18 г., не требует при оприходовании наличности отражать ее сумму в КУРО. Это спасает предприятие от 5-кратного штрафа по Указу № 436**** в случае отсутствия записи в КУРО. Но не освобождает от обязанности ежедневно вносить записи в КУРО о движении наличности и суммах расчетов (п. 6 разд. 4 Порядка регистрации и ведения расчетных книжек, книг учета расчетных операций, утвержденного приказом Минфина от 14.06.16 г. № 547).

**** Указ Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности».

Кроме того, теперь нет необходимости составлять приходный кассовый ордер на выручку, которая зафиксирована в РРО или в РК (если РРО не применяется). Запись в кассовой книге можно сделать на основании:

• Z-отчета РРО;

• или на основании данных выписанных за день РК (итоговых записей за день в гр. 7 КУРО).

3. Обособленное подразделение (с РРО) кассовую книгу не ведет.

До 05.01.18 г. в случае осуществления расчетов с применением РРО и/или РК оприходованием считался учет наличности в полной сумме в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО. То есть при использовании РРО (РК) дополнительный учет наличности в кассовой книге не требовался.

Сейчас абзац четвертый п. 39 разд. IV Положения № 148 тоже разрешает не вести кассовую книгу подразделениям, осуществляющим наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО.

Однако, как мы уже упоминали выше, оприходованием считается учет наличности в полной сумме именно в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков или данных расчетных квитанций (п. 11 разд. II Положения № 148).

Так что же получается? Подразделению можно не вести кассовую книгу, но в таком случае полученная выручка будет неоприходованной? Вряд ли авторы Положения № 148 хотели заложить такую логику в его нормы.

Надеемся, в ближайшее время НБУ и ГФСУ разъяснят этот вопрос.

Для обособленных подразделений порядок оприходования наличности в кассе устанавливается и доводится внутренними документами предприятия (п. 12 разд. II Положения № 148).

Лимитируем «обособленную» кассу

Перво-наперво на основании Положения № 148 и с учетом особенностей работы предприятие должно разработать и утвердить Порядок расчета лимита кассы предприятия. Если у предприятия есть обособленные подразделения, то в таком Порядке нужно предусмотреть и механизм расчета лимита кассы для своих подразделений.

Ввиду отсутствия четких указаний, на наш взгляд, предприятие вправе:

• либо разработать единый порядок расчета лимита кассы, который будет распространяться и на головное предприятие, и на все его подразделения;

• либо утвердить отдельные порядки расчета лимита кассы для предприятия и для подразделений.

Какой бы вариант вы ни выбрали, рассчитывать лимит кассы нужно для каждого подразделения отдельно. И до каждого подразделения доводить установленный лимит отдельным приказом (распоряжением) предприятия.

Величину лимита кассы обособленному подразделению предприятие рассчитывает в соответствии с Положением № 148 и самостоятельно разработанным порядком расчета лимита кассы одним из двух способов: или на основании среднедневного поступления наличных в кассу, или на основании среднедневной выдачи наличных из кассы.

Подробно о правилах расчета и установления лимита кассы мы рассказывали в статье «Лимит кассы: новации в порядке расчета» // «БН», 2018, № 5.

При установлении лимита для обособленного подразделения учтите следующие нюансы:

1) период для расчета лимита может быть выбран разным для разных подразделений в зависимости от специфики их деятельности;

2) для подразделений могут различаться и способы расчета лимита касс;

3) поскольку под определение кассы подпадает также место проведения наличных расчетов через РРО, обособленному подразделению, в котором осуществляются только расчеты через РРО, может быть установлен лимит кассы;

4) для подразделения лимит кассы устанавливают в целом, без распределения его на каждую кассу (на каждый РРО), входящую в состав данного подразделения;

5) при определении лимита учитывают режим и специфику работы подразделения, его отдаленность от банка, объем кассовых оборотов, установленные сроки сдачи наличных, продолжительность операционного времени банка, наличие договоренности на инкассацию и т. п. Например, если магазин находится в населенном пункте, в котором нет банков, то лимит кассы для него рассчитывают с учетом срока сдачи наличности для таких удаленных точек — не реже одного раза в 5 рабочих дней (п.п. 3 п. 48 разд. V Положения № 148);

6) пересматривать лимит кассы в разных подразделениях можно с разной периодичностью;

7) для открывающегося обособленного подразделения, на наш взгляд, установить лимит кассы можно, руководствуясь положениями абзаца третьего п. 50 разд. V Положения № 148. То есть на первые 3 месяца работы — по прогнозным расчетам. В двухнедельный срок по истечении этого периода лимит следует пересмотреть с учетом фактических показателей кассовых оборотов подразделения.

Куда сдавать выручку?

Все обособленные подразделения могут сдавать сверхлимитную выручку на выбор (п. 15 разд. II Положения № 148):

• или в кассу предприятия;

• или в банк для ее перевода на банковские счета предприятия (в том числе через инкассацию);

• или небанковским финансовым учреждениям, имеющим лицензию на перевод денежных средств без открытия счета.

Рассмотрим, каков порядок действий подразделения при передаче выручки в банк и в кассу предприятия.

Сдаем сразу в банк. Наличность, попавшая в банк прямо из обособленного подразделения, зачисляется на счет предприятия в безналичном порядке и непосредственно в кассу предприятия не поступает. А значит, такая наличная выручка не оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами в кассе предприятия. В кассовой книге предприятия движение выручки подразделения в этом случае показывать не нужно.

Выручка, сдаваемая в банк, отражается лишь в кассовой книге подразделения, и то лишь при условии ее ведения.

Непосредственно сдавать наличную выручку в банк, минуя кассу предприятия, на наш взгляд, по-прежнему могут и хозяйственные единицы предприятий, которые используют РРО или РК и ведут КУРО, но не ведут кассовую книгу. Инкассация выручки подразделения в этом случае осуществляется в соответствии с п. 6 разд. III Порядка регистрации и применения РРО, используемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом Минфина от 14.06.16 г. № 547, с использованием операции «служебная выдача».

Сдаем в кассу предприятия. При таком варианте выручка подразделения принимается в кассу предприятия с оформлением приходного кассового ордера и записью в кассовой книге головного предприятия.

Отдельно остановимся на ситуации, когда бухгалтерия и кассир предприятия не работают в выходные и праздничные дни, а подразделение, которое использует РРО (РК) и не ведет кассовую книгу, в эти дни работает. Отмененное «кассовое» Положение разрешало в этом случае делать записи в кассовой книге предприятия-юрлица на следующий рабочий день предприятия.

В Положении № 148 подобной нормы нет. Но, на наш взгляд, ничто не мешает закрепить ее во внутреннем документе, определяющем порядок взаимодействия подразделения с бухгалтерией предприятия.

Сроки сдачи выручки

Обособленные подразделения подпадают под определение предприятий (п. 1 разд. I Положения № 148). А значит, на них распространяется обязанность держать в кассах наличность в пределах установленного лимита (п. 15 разд. II Положения № 148).

Сверхлимитная наличность, как правило, должна сдаваться в банк ежедневно. Но если график работы подразделения, установленный внутренним трудовым распорядком и графиками сменности, не позволяет обеспечить сдачу наличности в день ее поступления, то допускается ее сдавать на следующий рабочий день банка после поступления в кассу (п.п. 2 п. 48 разд. V Положения № 148).

Кроме того, согласно п. 54 разд. V Положения № 148 наличность не считается сверхлимитной в день ее поступления, если не позднее следующего рабочего дня она будет сдана в банк или выдана под отчет.

Таким образом, обособленные подразделения должны сдавать в банк сверхлимитную выручку в день ее поступления в РРО (кассу). Однако если этому мешает установленный график работы, такую наличность допускается сдавать на следующий рабочий день после ее поступления.