Инструкция № 492* запрещает использовать средства с текущего счета юрлица и физлица-предпринимателя с помощью электронного платежного средства для получения зарплаты, других выплат социального характера, осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам), осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы (п. 8.3 Инструкции № 492).
* Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492.
Но возможность направить снятые с корпоративной платежной карточки (КПК) денежные средства на выплату зарплаты, не нарушая законодательные ограничения, все же есть. Для этого рассматриваемую операцию нужно оформить документально следующим образом: доверенное лицо снимает деньги с карточки на хознужды, после чего, сославшись на невозможность выполнения данного ему поручения в силу тех или иных объективных обстоятельств (например, отсутствие необходимого предприятию товара в розничной торговой сети), возвращает их в кассу предприятия как неиспользованный аванс.
Обратите внимание! Деньги, снятые с КПК работником предприятия, автоматически считаются выданными под отчет. А это обязывает лицо, получившее денежные средства, отчитаться об их использовании.
Так, согласно п. 20 разд. II Положения № 148** физлица — доверенные лица предприятий, которые в соответствии с законодательством Украины получили наличность с текущего счета с применением корпоративного электронного платежного средства или личного электронного платежного средства, должны подать в бухгалтерию отчет об использовании наличности вместе с подтверждающими документами.
** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148.
В нашем случае работник предприятия — доверенное лицо:
• не расходует денежные средства, снятые с КПК;
• возвращает наличность в полном объеме в кассу. Кстати, срок для этого — 2 рабочих дня, включая день получения наличных под отчет (п. 19 разд. II Положения № 148).
Важно! Несмотря на то что наличность не использовалась, уже тот факт, что работник получил деньги с КПК, обязывает его предоставить авансовый отчет. Сделать это можно в течение 5 банковских дней (п.п. 170.9.2 НКУ).
Интересный нюанс! НКУ разрешает вернуть неизрасходованные подотчетные суммы до или одновременно с подачей авансового отчета (т. е. в течение 5 банковских дней). В то время как Положение № 148 требует вернуть такие средства в течение 2 рабочих дней, включая день их получения. Чтобы избежать проблем, при возврате наличности лучше ориентироваться на 2-дневный срок.
Заполнить авансовый отчет не составит труда: указать придется лишь размеры полученных средств и возвращенного остатка (они будут совпадать). Обратная сторона отчета останется пустой.
И не забудьте! К такому авансовому отчету необходимо подколоть оригиналы документов, подтверждающих получение наличных с текущего счета (чек банкомата).
Наличность, возвращенную работником в кассу предприятия, нужно соответствующим образом оприходовать: оформить приходный кассовый ордер и заполнить кассовую книгу.
Возвращенные деньги можно, не сдавая в банк, использовать для выдачи зарплаты или на другие цели (выдать аванс на командировку, погасить задолженность перед подотчетным лицом и т. д.).
Обратите внимание! Для такой налички не действует «зарплатный» (5 дней) срок хранения сверх установленного лимита.
Выплату зарплаты, как обычно, оформляйте расходными кассовыми ордерами и/или ведомостями на выплату наличности. При этом не забудьте своевременно (в день выдачи зарплаты) уплатить ЕСВ и перечислить в течение 3 банковских дней НДФЛ и военсбор (п.п. 168.1.4 НКУ).
