Организационные особенности
Оформляем документы на загранкомандировку
Напомним: направление работника в командировку по Украине оформляют приказом. Но это еще не все. Пункт 1 разд. III Инструкции № 59 дополнительно к приказу рекомендует оформлять еще два документа:
1) техническое задание на командировку. В нем определяют цель командировки, задание и ожидаемые результаты командировки, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению прилагается его копия с переводом). Техническое задание в произвольной форме составляет, как правило, начальник отдела, в котором работает командируемый работник;
2) смету расходов на командировку. Она представляет собой перечень расходов работника, которые будут им понесены в командировке, с указанием их предполагаемой суммы.
И, конечно же, перед началом командировки нужно не забыть оформить все необходимые документы для въезда работника в страну командирования (заграничный паспорт, разрешение на въезд (визу), медицинскую страховку и т. д.).
Выдаем аванс
Выдать аванс необходимо в национальной валюте государства, куда командируют работника, либо в свободно конвертируемой валюте.
Также, на наш взгляд, можно выдать командировочный аванс частично в гривнях, частично в иностранной валюте. Особенно удобно так поступать в том случае, если при направлении работника в командировку за границу планируется, что часть расходов будет понесена на территории Украины (письмо Минфина от 04.06.07 г. № 31-26030-12/23-3982/4279). Единственное, рекомендуем «гривневую» сумму аванса обосновать при составлении сметы расходов на командировку.
Аванс командированному работнику можно выдать:
• наличными денежными средствами либо
• в безналичной форме (перечислив на соответствующий карточный счет).
Для обеспечения работника «наличным» авансом в инвалюте предприятию необходимо либо получить соответствующую сумму в учреждении банка, либо специально через уполномоченный банк приобрести валюту на МВРУ*.
* Здесь и далее — межбанковский валютный рынок Украины.
Учтите: покупать наличную валюту для выдачи аванса на загранкомандировку в обменном пункте категорически запрещено!
Игнорирование требований п. 1 ст. 6 Декрета № 15-93 может обернуться для предприятий финансовыми санкциями. Так, по мнению НБУ (см. письмо от 16.08.04 г. № 46-009/285-8297), предприятию-нарушителю грозит штраф в сумме, эквивалентной сумме (стоимости) операции, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день ее осуществления, на основании абзаца четвертого п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93.
Если у предприятия есть валютный счет и на нем достаточная сумма инвалюты, то для выдачи наличного аванса на командировку предприятию нужно только получить соответствующую сумму в банке (п. 2.1 Правил № 200). Для этого следует подготовить следующие документы (п. 2.2 Правил № 200):
1) заявление на выдачу наличности;
2) поручение полномочному представителю на получение иностранной валюты в кассе уполномоченного банка;
3) письмо-расчет, которое содержит такие данные:
• фамилию, имя и отчество (при наличии) лиц, выезжающих за границу;
• расчет расходов.
Расчет расходов составляют в произвольной форме. Он должен содержать информацию о суточных, расходах на наем жилого помещения (оплату гостиниц), транспортных и других расходах за рубежом, подлежащих возмещению согласно действующему законодательству.
После получения валюты с текущего счета ее необходимо оприходовать в кассе предприятия.
При выдаче работнику аванса в инвалюте учитывайте: одному работнику может быть выдана инвалюта наличностью и/или дорожные чеки на общую сумму, не превышающую норм вывоза иностранной валюты (дорожных чеков), установленных нормативно-правовыми актами НБУ (п. 2.4 Правил № 200).
Нормы вывоза физлицами наличной инвалюты за пределы Украины установлены гл. 2 Инструкции № 148 и составляют:
• сумму, не превышающую эквивалент 10000 евро, без письменного декларирования таможенному органу;
• сумму, превышающую эквивалент 10000 евро, при условии письменного декларирования таможенному органу в полном объеме. При этом необходимо иметь документы, которые подтверждают снятие наличных с собственных счетов в банках, и квитанции об осуществлении валютно-обменной операции с этой наличностью исключительно на ту сумму, которая превышает в эквиваленте 10000 евро.
Юрлицо вывозит наличность за пределы Украины через полномочного представителя без ограничения суммы на условиях письменного декларирования соответствующему таможенному органу в полном объеме. При этом полномочный представитель декларирует наличные, которые вывозит по поручению юридического лица, и собственные средства отдельно с использованием двух экземпляров таможенной декларации.
Важно! Инвалютную наличность, полученную с текущего счета в иностранной валюте, предприятие должно использовать исключительно на те цели, на которые она была получена (п. 8.14 Правил № 200).
Всю неиспользованную в командировке инвалютную наличность предприятие должно сдать в банк в течение 5 банковских дней с момента оприходования валюты в кассе предприятия (п. 8.4 Правил № 200). Еще раз повторим: использовать эту валюту на другие цели запрещено.
Компенсация «загранкомандировочных» расходов
«Загранкомандировочные» суточные
Определяем однодневный размер загрансуточных. Определяя конкретный размер загрансуточных, руководителю нужно помнить два важных момента:
1. Размер суточных для работников «обычных» предприятий не должен быть меньше, чем величина суточных, которая установлена постановлением № 98 для бюджетников (письмо Минсоцполитики от 21.12.16 г. № 1732/0/101-16/28).
2. Для оптимизации налогообложения желательно утвердить такую сумму суточных расходов, которая не превысит предельные необлагаемые нормы, установленные п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.
Конечно, вы можете выплатить суточные и в сумме, превышающей упомянутые выше 80 евро за день. Но помните: в таком случае сумму превышения придется включить в налогооблагаемый доход работника и удержать с нее НДФЛ и ВС.
Также может грозить налогообложением установление предельного размера «загранкомандировочных» суточных на уровне «налоговопредельных» 80 евро.
Дело в том, что в соответствии с п. 5 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов» для отражения расходов сумму в инвалюте пересчитывают в гривню по курсу НБУ на начало дня даты осуществления операции. То есть на день выдачи аванса.
Вместе с тем п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ предписывает определять предельный необлагаемый размер суточных за каждый календарный день командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.
Таким образом, если предельный необлагаемый размер суточных, определенный на конкретный день загранкомандировки, окажется меньшим, чем сумма суточных за этот день в составе аванса на такую командировку, возникнет доход, облагаемый НДФЛ и ВС.
Пример 1. Менеджер направлен в командировку в Португалию. Срок командировки — 3 дня (с 16.05.18 г. по 18.05.18 г.).
Размер «заграничных» суточных согласно Положению о служебных командировках и приказу руководителя — 80 евро. Сумма суточных, выданная работнику с учетом срока командировки, — €240 (€80 х 3 дня).
Аванс на командировку выдан 14.05.18 г.
Курс НБУ составил: 14.05.18 г. — 31,97 грн./€*;
16.05.18 г. — 32,05 грн./€;
17.05.18 г. — 31,92 грн./€;
18.05.18 г. — 32,04 грн./€.
После возвращения из командировки работник подал авансовый отчет и оригиналы подтверждающих документов.
* Здесь и далее — курс условный.
Сначала определим сумму суточных в расчете на один день, выданных работнику, в общей сумме аванса 14.05.18 г. Для пересчета используем курс НБУ, действовавший на день выдачи аванса (п. 5 П(С)БУ 21).
€80 х 31,97 грн./€ = 2557,60 грн.
Далее рассчитаем предельную сумму суточных, которая не подлежит обложению НДФЛ и ВС. Расчеты приведем в табл. 1.
Таблица 1. Расчет необлагаемого размера суточных
| Дата | Курс евро на день выдачи аванса, грн./€ | Сумма суточных на дату аванса, грн. | Курс евро на конкретный день командировки, грн./€ | Предельная сумма суточных, не подлежащая налого- обложению, грн. (€80 х гр. 4) | Налогооблагаемый доход, грн. (положительная разница гр. 3 - гр. 5) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 16.05.18 г. | 31,97 | 2557,60 | 32,05 | 2564,00 | — |
| 17.05.18 г. | 31,97 | 2557,60 | 31,92 | 2553,60 | 4,00 |
| 18.05.18 г. | 31,97 | 2557,60 | 32,04 | 2563,20 | — |
Поясним приведенные в таблице расчеты. Предельная сумма суточных, которая не подлежит обложению НДФЛ и ВС, рассчитанная в соответствии с п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ на 16.05.18 г. (2564,00 грн.), больше суммы суточных, выданных в пределах аванса (2557,60 грн.). Поэтому доход у работника не возникает. То же самое можно сказать и в отношении суточных, выданных за 18.05.18 г. (2563,20 грн. > 2557,60 грн.)
А вот не облагаемая налогом предельная сумма суточных, рассчитанная на 17.05.18 г. (2553,60 грн.), меньше той, которая зафиксирована в бухучете (2557,60 грн.).
А это значит, что у работника возник доход в виде дополнительного блага в размере 4,00 грн. (2557,60 грн. - 2553,60 грн.).
Такой доход облагают НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %. Следовательно, чтобы избежать возникновения такого налогооблагаемого дохода, целесообразно устанавливать предельный размер «загранкомандировочных» суточных в сумме меньше чем 80 евро.
Рассчитываем общую сумму загрансуточных. Хорошо, если нормы загрансуточных предприятием установлены в той валюте, в которой выдают аванс. Тогда расчет их общей суммы сводится к тому, чтобы умножить норму суточных на количество дней пребывания в командировке.
В других случаях установленные размеры суточных расходов необходимо предварительно пересчитать в валюту аванса. Для этого:
1. Если нормы суточных для загранкомандировок установлены в гривнях, то работодателю следует:
• узнать официально установленный НБУ курс гривни к требуемой валюте на дату выплаты аванса;
• норму суточных в гривнях разделить на установленный НБУ курс и умножить на количество дней пребывания в командировке.
2. Если нормы суточных установлены в одной валюте, а аванс необходимо выдать в другой, то расчет суточных осуществляют так:
• на дату выплаты аванса определяют кросс-курс валют как отношение установленного на эту дату курса гривни к валюте, в которой установлен размер суточных (например, к доллару США), к курсу гривни к валюте, в которой будет выдаваться аванс (например, к евро);
• норму суточных расходов умножают на предварительно рассчитанный кросс-курс и на количество дней пребывания в командировке. Для наглядности расчет суточных для описанных вариантов покажем на примерах.
Пример 2. Работник предприятия направлен в командировку в США сроком на 6 дней. Приказом руководителя по предприятию установлена выплата загрансуточных в размере $80 в день. Аванс выдают в долларах США.
Сумму суточных, подлежащую выплате в составе аванса, рассчитывают так:
$80 х 6 дн. = $480.
Суточные: «внутриукраинские» vs «заграничные». В целях определения суточных расходов законодательство не требует от «обычных» предприятий разбивать продолжительность загранкомандировки на время пребывания в Украине и время нахождения за границей, а норматив загрансуточных в размере 80 евро распространяется на все дни загранкомандировки. То есть хозрасчетное предприятие может самостоятельно выбирать, какие именно суточные («внутриукраинские» или «заграничные») платить за время пребывания в Украине при загранкомандировке. Главное — зафиксировать свое решение в Положении о служебных командировках.
В то же время налоговики велят в данном случае опираться на нормы п. 16.2 разд. ІІІ «бюджетной» Инструкции № 59 (категория 103.17 ЗІР ГФСУ). Выходит:
• если командированный работник, следуя в иностранное государство или возвращаясь из него, пересаживается на другое транспортное средство или останавливается в гостинице на территории Украины — суточные за период проезда по территории Украины возмещают по нормам, установленным для командировки по Украине;
• если день выбытия в командировку или день прибытия командированного работника к месту постоянной работы совпадает с днем последней/первой пересадки на территории Украины — по нормам, установленным для командировок за границу;
• если пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице) на территории Украины во время следования в командировку или из нее не было — по «заграничным» нормам за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия.
Однако, на наш взгляд, руководствоваться этими нормами небюджетники обязаны только в том случае, если продублируют их в своем внутреннем Положении о служебных командировках.
Пример 3. Работник был направлен в командировку из г. Харьков в г. Варшава (Польша) с 14.05.18 г. по 19.05.18 г. В соответствии с проездными документами, предоставленными работником, для прибытия к месту командировки он воспользовался таким транспортом:
14.05.18 г. — поездом по маршруту Харьков — Киев;
15.05.18 г. — поездом по маршруту Киев — Львов;
15.05.18 г. — поездом по маршруту Львов — Варшава.
В Варшаву работник прибыл 16.05.18 г.
18.05.18 г. работник отправился на автобусе из Варшавы обратно в Украину. 18.05.18 г. он прибыл в Киев, где в тот же день остановился в гостинице, что подтверждается счетом на проживание. 19.05.18 г. работник на поезде отправился из Киева в Харьков, куда и прибыл в тот же день.
Вариант 1. Положение о служебных командировках предприятия дублирует нормы «бюджетной» Инструкции № 59.
Поскольку последняя пересадка на поезд на территории Украины (во Львове) при отбытии в загранкомандировку произошла 15.05.18 г., именно с этой даты необходимо применять «загранкомандировочные» суточные. Последним днем применения таких суточных будет 18.05.18 г., поскольку именно в этот день произошла первая остановка в гостинице (пересадка на поезд произошла позже — 19.05.18 г.) на территории Украины.
Таким образом, предприятие должно возместить суточные по нормам:
• установленным для командировок по Украине, — за 2 дня (14.05.18 г. и 19.05.18 г.);
• установленным для командировок за границу, — за 4 дня (15.05.18 г. — 18.05.18 г.).
Вариант 2. Положением о служебных командировках предприятия закреплено, что за все время загранкомандировки (включая время следования по территории Украины, независимо от пересадок и остановок) суточные возмещаются по «заграничным» нормам.
В таком случае за все 6 дней загранкомандировки (с 14.05.18 г. по 19.05.18 г.) суточные будут возмещаться по нормам, установленным для командировок за границу.
И еще один важный момент.
Фактическое время пребывания работника в командировке с целью расчета возмещения суточных определяют при командировании (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ):
• в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — в соответствии с приказом о направлении работника в командировку и соответствующими первичными документами;
• в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — в соответствии с приказом о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке.
Помните: при отсутствии указанных подтверждающих документов сумма суточных включается в налогооблагаемый доход командированного лица.
Возмещаем другие расходы на загранкомандировку
Работнику, командированному за границу, законодательство разрешает «безналогово» компенсировать не только суточные, но и ряд других расходов. Это затраты на (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ):
• проезд (в том числе на перевозку багажа и бронирование транспортных билетов) к месту командировки и обратно, а также по месту командировки;
• проживание в гостиницах или наем других жилых помещений;
• питание, включенные в счета гостиниц;
• оплату бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах, стоимость которых включена в счет за проживание (стирка, чистка и т. д.);
• оплату телефонных разговоров;
• оформление заграничных паспортов;
• оформление разрешений на въезд (виз);
• оплату стоимости обязательного страхования;
• «чаевые», включенные в счета согласно законам страны пребывания;
• другие документально подтвержденные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в стране командирования.
В случае соответствующего документального подтверждения указанные расходы не подлежат обложению НДФЛ и ВС.
Кроме того, работодатель может компенсировать командированному работнику сумму комиссионных платежей при обмене валюты (п.п. «з» п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59).
Оформление загранпаспортов и виз. Для того, чтобы такие документы можно было отнести к командировочным, их оформление нужно начинать после издания приказа о командировке.
Тогда средства, выданные работнику на оформление загранпаспорта и виз, как часть расходов на загранкомандировку не включают в налогооблагаемый доход работника.
Аванс на оформление загранпаспорта и виз чаще всего выдают отдельно от аванса на другие расходы, связанные с командировкой. В этом случае работник после оформления загранпаспорта и визы должен отчитаться о понесенных расходах, предоставив работодателю в установленные сроки Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. К Отчету обязательно должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих оплату стоимости загранпаспорта/визы. При этом учтите: второй аванс (в сумме суточных, расходов на проживание и проезд, а также прочих расходов) можно выдавать работнику только после получения Отчета по первому авансу (п. 19 Положения № 148).
Однако возможен и другой вариант — профинансировать такие затраты в общей сумме расходов на командировку. В таком случае работник обязан отчитаться по всем командировочным расходам, в том числе и на оформление загранпаспорта/виз, после возвращения из командировки в установленные законодательством сроки.
Обязательное страхование. При компенсации и налогообложении страховых расходов нужно исходить из их обязательности (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). То есть:
• если для въезда в страну командирования обязательно наличие страхового полиса, то расходы на его приобретение можно компенсировать работнику без удержания с этой суммы НДФЛ и ВС (конечно, при наличии документального подтверждения расходов на оплату страхового полиса);
• если наличие страховки для въезда в страну не обязательно, а ее оформление — частная инициатива работодателя, тогда работник не имеет права на безналоговую компенсацию ее стоимости.
Загранкомандировка на служебном автомобиле
При загранкомандировке на служебном автомобиле работнику предприятия возмещают следующие расходы (п. 12 разд. III Инструкции № 59):
• на ГСМ в соответствии с действующими нормами* за один километр пробега и утвержденным маршрутом, что должно быть указано в приказе (распоряжении) руководителя предприятия;
* Речь идет о Нормах № 43. Хотя следует заметить, что об обязательности их использования в данных целях (впрочем, как и самой Инструкции № 59) НКУ ничего не говорит.
• на техническое обслуживание (далее — ТО);
• на стоянку и парковку;
• сумму сборов за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.
Внимание! Все перечисленные расходы могут быть компенсированы работнику без включения в состав его налогооблагаемого дохода.
Хотя, конечно, это правило работает только в случае, если расходы должным образом документально подтверждены.
Расходы на ТО и ремонт служебного автомобиля. Нужно сказать, что Положение № 102 четко разграничивает ТО транспортных средств и их ремонт.
Так, под техническим обслуживанием понимают комплекс операций или операцию по поддержанию работоспособности или исправности изделия во время использования по назначению, хранения и транспортировки дорожных транспортных средств (п. 1.3 Положения № 102).
Существует несколько видов ТО автотранспорта. Однако в контексте «автокомандировочной» темы достаточно остановиться на одном из них — ежедневном обслуживании (п. 3.5 Положения № 102).
А вот ремонтом дорожных транспортных средств п. 1.3 Положения № 102 предписывает считать комплекс операций по восстановлению исправности или работоспособности изделий и восстановлению ресурсов изделий или их составных частей.
Как видите, ТО и ремонт автомобиля, по сути, разные технологические операции. Поэтому при буквальном прочтении Положения № 102 можно прийти к выводу, что возмещать ремонтные расходы, понесенные работником во время заграничной автокомандировки, запрещено.
Конечно, лучше всего выполненные работы «подогнать» под ТО, чтобы возместить их стоимость как командировочные расходы.
Если же такой вариант не подходит, всегда остается возможность выплатить работнику материальную помощь, которая покроет понесенные им расходы. Но в таком случае придется обложить ее НДФЛ и ВС в соответствии с нормами НКУ.
А если работник отправляется в командировку на личном автомобиле?
К сожалению, в этом случае законодатель для загранкомандировок поблажек вообще не делает. Инструкцией № 59 не предусмотрено возмещение расходов на заправку, ТО, стоянку, парковку личного автомобиля, на котором работник выехал в командировку.
Но выход есть. Для возмещения расходов командированному работнику достаточно до командировки заключить с ним договор аренды или договор ссуды автомобиля.
Покупаем ТМЦ в загранкомандировке
Расчеты между резидентами и нерезидентами в рамках торгового оборота можно осуществлять только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ (ст. 7 Декрета № 15-93). Получается, что работник, находясь в загранкомандировке, не может покупать за наличную валюту ТМЦ для нужд предприятия (категория 109.13 ЗІР ГФСУ).
Игнорировать указанное предписание не стоит. Иначе предприятию грозит штраф за нарушение порядка расчетов, установленного ст. 7 Декрета № 15-93. Размер штрафа эквивалентен сумме валютных ценностей, которые использованы при расчетах, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день осуществления таких расчетов (абзац шестой п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93).
А если за ТМЦ в загранкомандировке рассчитаться безналом с использованием корпоративной платежной карточки?
Этого делать тоже не стоит. Дело в том, что в соответствии с п. 8.3 Инструкции № 492 средства с текущих счетов юрлица не могут быть использованы с применением электронных платежных средств (к которым относятся и корпоративные платежные карточки) для расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам).
А как же быть, если работник все же что-то прикупил для предприятия, находясь в загранкомандировке? Прежде всего, он не должен отражать стоимость приобретенных ТМЦ в Отчете об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. При этом все денежные средства, полученные работником на командировку и израсходованные на приобретение ТМЦ за границей, следует вернуть в кассу предприятия или на его текущий счет.
Для того чтобы возместить работнику его затраты, предприятие может купить у него приобретенные им за границей от своего имени и за собственные средства ТМЦ. При этом работником должны быть соблюдены установленные законодательством правила перемещения ценностей через таможенную границу Украины (см. письмо от 16.08.04 г. № 46-009/285-8297).
Но учтите: выбрав такой способ «компенсации» затрат, стоимость ТМЦ, выплаченную работнику, необходимо будет включить в его налогооблагаемый доход.
Причем, на наш взгляд, начисленный доход нужно расценивать как доход от продажи движимого имущества (ч. 2 ст. 181 ГКУ). В таком случае НДФЛ должен удерживаться по ставке 5 % (ст. 173, п. 167.2 НКУ). Кроме того, нужно удержать и ВС по ставке 1,5 %.
Однако налоговики к движимому имуществу относят только транспортные средства, а товары считают имуществом, «отличным от движимого и недвижимого» (категории 103.03 ЗІР ГФСУ). Соответственно, только при продаже транспортных средств они разрешают применять сниженную ставку НДФЛ 5 %. А вот доход от реализации ТМЦ, по мнению фискалов, облагается НДФЛ по общей ставке — 18 %. На ставку же ВС эта позиция никак не влияет. Она едина для всех случаев и составляет 1,5 %.
Окончательный расчет с работником
В настоящее время законодательство не устанавливает требования об обязательном наличии в паспорте командированного работника отметок о пересечении им границы Украины.
Однако если нет других подтверждающих документов (транспортных билетов, счетов гостиниц и т. п.), отметки о пересечении работником границы будут доказательством того, что командировка действительно состоялась. В такой ситуации при предоставлении Отчета работник должен приложить к нему ксерокопии страниц заграничного паспорта или заменяющего его документа с фамилией и отметками о пересечении границы. Эти копии заверяет отдел кадров или главный бухгалтер.
Если таких отметок в паспорте командированного нет*, п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59 разрешает прилагать к Отчету справку Главного центра обработки специальной информации Государственной пограничной службы Украины, в которой должны быть указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы командированным работником, серия, номер, тип и название паспортного документа.
* Напомним: отметка о пересечении границы Украины ставится в загранпаспортах граждан нашей страны только по их просьбе (п. 19 Правил № 57).
Второй момент: первичные документы на иностранном языке, которые работник прилагает к Отчету, имеет смысл сразу перевести на украинский язык (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
Заметим, что для перевода документов не обязательно обращаться к услугам бюро переводов и при желании его можно осуществить собственными силами предприятия.
Авансовый отчет утвержден руководителем предприятия? Отлично! Далее возможны два основных варианта развития событий:
• аванс превышает сумму расходов, понесенных в загранкомандировке;
• сумма расходов, понесенных в загранкомандировке, превышает размер аванса.
Аванс превышает сумму расходов, понесенных в загранкомандировке. В таком случае работник должен возвратить в кассу или на соответствующий счет предприятия, выдавшего командировочный аванс, сумму излишне израсходованных средств.
Обратите внимание: работник должен вернуть остаток неизрасходованных средств в кассу предприятия (или зачислить на его счет) в денежных единицах, в которых был выдан аванс (п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59, п. 8.4 Правил № 200).
Причем вернуть неиспользованные средства надо до или во время предоставления Отчета (п.п. 170.9.2 НКУ).
Предприятие в течение 5 банковских дней с момента оприходования неиспользованного остатка наличности в кассу должно вернуть эти деньги на текущий счет в инвалюте (п. 8.4 Правил № 200).
Учтите: в случае нарушения работником установленных НКУ сроков возврата излишне израсходованных денежных средств такие средства включают в налогооблагаемый доход работника согласно пп. 164.2.11 и 170.9.1 НКУ (ср. ).
Более того, в случае невозврата в установленный срок валютного аванса, выданного на загранкомандировку, и в других случаях несдачи подотчетной инвалюты задолженность взыскивают с работников предприятия в сумме, эквивалентной утроенной сумме (стоимости) указанных валютных ценностей, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день погашения задолженности (ст. 2 Закона № 217). При этом часть взысканной суммы прежде всего направляют на возмещение убытков предприятия, а остаток перечисляют в госбюджет (ст. 3 Закона № 217).
Сумма расходов, понесенных в загранкомандировке, превышает размер аванса. В этом случае работодатель обязан выплатить работнику дополнительные средства для компенсации понесенных им расходов. Абзац первый п. 19 разд. III Инструкции № 59 рекомендует сделать это до окончания 3-го банковского дня после утверждения руководителем Отчета.
Учтите! Дополнительную сумму средств для компенсации расходов работника выплачивают в гривне по официальному обменному курсу НБУ на день погашения задолженности (абзац первый п. 19 разд. III Инструкции № 59).
Исключение — работники-нерезиденты. Им возместить понесенные в загранкомандировке расходы можно как в гривне, так и в инвалюте.
А вот возмещение работнику-резиденту «загранкомандировочных» расходов в иностранной валюте расценивается как нарушение действующего законодательства в сфере валютного регулирования (письмо Минфина от 17.02.05 г. № 31-06230-13-10/2362).
Еще один нюанс! Аванс на загранкомандировку можно выдавать либо в валюте страны командирования, либо в другой свободно конвертируемой валюте. В последнем случае работнику приходится уже по месту командировки обменивать одну валюту на другую. При этом валюта аванса не будет совпадать с валютой подтверждающих документов, прилагаемых к Отчету.
В такой ситуации при проведении окончательного расчета с работником необходимо валюту подтверждающих документов пересчитать в валюту аванса.
Порядок проведения такого перерасчета зависит от наличия у работника подтверждающих документов об обмене валюты, в которой был выдан аванс, на национальную валюту страны командирования:
• если командированный работник вместе с Отчетом предоставляет квитанцию обменного пункта, — пересчет проводят по курсу, указанному в квитанции, выданной обменным пунктом;
• если документы об обмене валюты отсутствуют — пересчет документально подтвержденных расходов, произведенных в командировке, осуществляют исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения Отчета (абзац второй п. 19 разд. III Инструкции № 59).
Пример 4. Работник направлен в командировку за границу. Аванс был выдан в сумме $2500. В соответствии с подтверждающими первичными документами в командировке работник потратил €1500. Приказом по предприятию суточные при командировках за границу установлены в размере $70 в день. Сумма суточных за 6 дней командировки составила $420 ($70 х 6 дн.). Работник приложил к Отчету квитанцию об обмене $2000 на евро (курс обмена — 0,81081 €/$).
Вначале определим сумму потраченных работником в командировке долларов США:
€1500 : 0,81081 €/$ = $1850.
Таким образом, после командировки работник предприятия должен вернуть в кассу остаток неиспользованных средств в сумме $230 ($2500 - $420 - $1850).
Налоговый и бухгалтерский учет расходов на загранкомандировку
Бухгалтерский учет
Основные принципы бухгалтерского учета «загранкомандировочных» расходов соответствуют принципам учета расходов, связанных с командировками в пределах Украины («БН», 2018, № 23). Отличием, в частности, являются «денежные» счета по этим операциям. Так, субсчет 372 при выдаче инвалютного аванса будет корреспондировать с кредитом субсчетов 302, 312, 314 либо 332.
Кроме того, нужно учитывать тот факт, что «загранкомандировочные» расходы должны отражаться как в валюте расчетов, так и в валюте отчетности, т. е. в гривне (ч. 3 ст. 9 Закона о бухучете). А раз речь идет об инвалютных расчетах, необходимо руководствоваться нормами «профильного» П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов».
Согласно п. 5 упомянутого стандарта во время первоначального признания расходов, понесенных в иностранной валюте, их отражают в гривнях путем пересчета суммы в иностранной валюте с применением курса НБУ на начало дня даты осуществления операции.
Дальнейший учет зависит от того, монетарной или немонетарной является статья баланса, т. е. ее погашение будет происходить денежными средствами или нет.
Дебиторская задолженность работника по выданному ему авансу в иностранной валюте является немонетарной. В связи с этим:
• на конец отчетного периода такую задолженность не пересчитывают (п.п. «б» п. 7 П(С)БУ 21);
• командировочные расходы согласно утвержденному Отчету в пределах выданного аванса отражают по курсу НБУ, действовавшему на дату выдачи аванса (п. 6 П(С)БУ 21).
Если работник не полностью использовал выданный ему аванс, то его задолженность перед предприятием (в размере неизрасходованной суммы) превращается в монетарную статью баланса. Тогда на дату расчета по неизрасходованной сумме необходимо определить курсовую разницу, которая возникает в связи с изменением курса НБУ на дату погашения задолженности по сравнению с курсом НБУ на дату выдачи аванса на командировку (п. 8 П(С)БУ 21).
Если курсовая разница положительная, то ее относят в состав доходов предприятия (кредит субсчета 714 «Доход от операционной курсовой разницы»). При обратной ситуации возникает отрицательная курсовая разница, которую включают в состав расходов предприятия (дебет субсчета 945 «Потери от операционной курсовой разницы»).
Если работнику не хватило выданного ему аванса для покрытия всех расходов в инвалюте, на дату утверждения Отчета командировочные расходы в бухучете отражают следующим образом:
• часть расходов в пределах выданного аванса — по курсу НБУ, действовавшему на дату выдачи аванса;
• часть расходов, подлежащую дополнительному возмещению работнику, — по курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения Отчета.
Напомним, что сумму расходов, подлежащую дополнительному возмещению, работнику-резиденту выплачивают в гривне по курсу НБУ на день выплаты (п. 2.5 Правил № 200). А значит, на дату погашения задолженности необходимо осуществить корректировку ее суммы с учетом нового курса НБУ.
Причем, на наш взгляд, полученную разницу не следует считать курсовой. Ведь компенсация работнику полагается в гривне. В связи с этим вызывает сомнение правомерность начисления курсовой разницы в таком случае. По нашему мнению, если курс НБУ на дату погашения задолженности вырос, разницу следует относить в расходы проводкой: Дт 949 — Кт 372. В случае когда курс НБУ на дату погашения снизился, показываем доходы: Дт 372 — Кт 719.
Вместе с тем может возникнуть ситуация, когда командированному работнику-нерезиденту возмещают израсходованные сверх командировочного аванса суммы в иностранной валюте. Тогда такую задолженность следует считать монетарной статьей. А значит, по ней согласно п. 8 П(С)БУ 21 необходимо определять курсовые разницы на каждую дату баланса (пока долг не будет выплачен работнику) и на дату погашения (письмо Минфина от 03.06.04 г. № 31-04200-30-16/9596).
Налоговый учет
Налог на прибыль (ННП). К счастью, действующие нормы НКУ не содержат ограничений и специальных правил, регулирующих порядок обложения расходов на командировки, в том числе и на зарубежные.
Таким образом, абсолютно у всех налогоплательщиков те командировочные расходы, которые попадут в состав бухгалтерских расходов, при формировании финрезультата повлияют на размер налога на прибыль.
НДС. Отправляясь в командировку, работник, с точки зрения гражданского законодательства, становится поверенным, который от имени предприятия, направившего его в служебную командировку, и за его счет будет приобретать услуги перевозки, проживания и т. п. А это означает, что ответственным за начисление НДС по услугам, полученным от нерезидента, является предприятие, командировавшее работника.
Но, к счастью, заморачиваться с этим придется не так уж часто. Дело в том, что большинство услуг, которыми работник может воспользоваться за границей, не подпадают под объект обложения НДС (п.п. «б» п. 185.1 НКУ).
Услуги по перевозке и аренда транспортных средств. Место поставки услуги по предоставлению в аренду транспортных средств определяют по общим правилам, установленным п. 186.4 НКУ, т. е. по месту регистрации поставщика (арендодателя) (п.п. «ґ» п. 186.3 и п. 186.4 НКУ). Таким образом, аренда транспорта у нерезидента для использования его командированным лицом под обложение НДС не попадает.
Услуги по проживанию в гостиницах и аренде жилых помещений. Местом поставки услуг, связанных с недвижимым имуществом, является фактическое местонахождение недвижимого имущества (п.п. 186.2.2 НКУ). Таким образом, аренда жилых помещений, расположенных за границей, не является объектом обложения НДС.
Услуги стоянки и парковки, техобслуживание и ремонт автомобиля. Услуги автомобильных стоянок и парковочных площадок охвачены кодом 52.2 «Вспомогательная деятельность в сфере транспорта» КВЭД-2010. А значит, в вопросе обложения НДС нужно ориентироваться на место их фактической поставки (п.п. «а» п.п. 186.2.1 НКУ). Из этого следует, что в случае предоставления таких услуг за границей объекта для начисления НДС не возникнет.
Местом поставки услуг по ремонту авто является место фактической поставки услуг по выполнению ремонтных работ (п.п. «г» п.п. 186.2.1 НКУ). То есть ремонтные работы с движимым имуществом за пределами Украины не являются объектом обложения НДС. На этом же основании, на наш взгляд, не облагают НДС и услуги по ТО транспортных средств.
НДФЛ, ВС и ЕСВ. Под обложение НДФЛ и ВС подпадают следующие расходы, возмещаемые командированному работнику (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ):
• сумма суточных на загранкомандировку, превышающих 80 евро за каждый календарный день командировки по курсу НБУ в расчете за каждый такой день, а также суточные в полной сумме, если нет подтверждающих документов, предусмотренных п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ;
• расходы, не подтвержденные документально;
• чаевые, кроме случаев, когда их суммы включаются в счет согласно законам страны пребывания;
• стоимость алкогольных напитков и табачных изделий;
• плата за зрелищные мероприятия;
• стоимость страховки, не обязательной для страны командировки или стран, через которые осуществляется транзитное движение командированного лица.
Что касается ЕСВ, то здесь есть опасность, что фискалы, основываясь на п.п. 2.3.4 Инструкции № 5, для целей взимания ЕСВ будут считать налогооблагаемые командировочные расходы работника (кроме суточных в полной сумме) заработной платой. Поэтому рекомендуем вам избегать ситуаций с возмещением работнику облагаемых расходов.
А вот от начисления ЕСВ на суммы суточных оберегает п. 3.15 Инструкции № 5.
Пример 5. Работник предприятия, расположенного в г. Киеве, направлен в загранкомандировку в г. Париж (Франция) с 20.05.18 г. по 25.05.18 г. Аванс на командировку выдан 14.05.18 г. в сумме 15500,00 грн. и €1175 (курс НБУ на дату выдачи аванса — 32,36 грн./€).
Согласно приказу и Положению о командировках, суточные расходы при командировках во Францию установлены в размере €75 в день. Общая сумма суточных составила €450 (€75 х 6 дн.).
После возвращения из командировки (29.05.18 г.) работник предоставил Отчет с приложенными к нему подтверждающими документами:
• распечатка электронного билета на самолет по маршруту Киев — Париж, Париж — Киев стоимостью 15600,00 грн., оригиналы отрывных частей посадочных талонов и расчетный документ, подтверждающий оплату билета;
• счет за проживание в гостинице (с завтраками) на сумму €800.
Отчет утвержден 29.05.18 г. Официально установленный курс гривни к евро на дату утверждения Отчета составил 33,10 грн./€.
Суммы выданного аванса работнику не хватило. Он потратил собственные средства в сумме 100,00 грн. и €75. Предприятие погасило задолженность перед работником 31.05.18 г. Курс НБУ на эту дату составил 32,92 грн./€.
Как учесть расходы, понесенные работником в загранкомандировке, покажем в табл. 2:
Таблица 2. Учет расходов на заграничную командировку
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, €/грн. | |
| Дт | Кт | ||
| Выдача аванса (курс НБУ на 14.05.18 г. — 32,36 грн./€) | |||
| Выдан аванс на командировку: | |||
| • в евро | 372 | 302 | €1175 38023,00 |
| • в гривнях | 372 | 301 | 15500,00 |
| Утверждение предоставленного работником Отчета (курс НБУ на 29.05.18 г. — 33,10 грн./€) | |||
| Отражены командировочные расходы в иностранной валюте в пределах выданного аванса (по курсу НБУ на дату выдачи аванса — 32,36 грн./€): | |||
| • сумма суточных расходов | 93 | 372 | €450 14562,00 |
| • стоимость проживания (€1175 - €450) | 93 | 372 | €725 23461,00 |
| Отражены расходы на перелет, оплаченные в гривнях | 93 | 372 | 15600,00 |
| Отнесена в состав расходов часть стоимости проживания, оплаченная работником за счет собственных средств (по курсу НБУ на дату утверждения Отчета) | 93 | 372 | €75 2482,50 |
| Отнесены расходы на командировку на финансовый результат | 791 | 93 | 56105,50 |
| Возмещение работнику потраченных им в командировке собственных денежных средств (курс НБУ на 31.05.18 г. — 32,92 грн./€) | |||
| Погашена задолженность перед работником (€75 х 32,92 грн./€ + 100,00 грн.) | 372 | 301 | 2569,00 |
| Отражена корректировка задолженности перед работником на день ее погашения (€75 х (32,92 грн./€ - 33,10 грн./€)) | 372 | 719 | 13,50 |
| Отнесен доход от корректировки задолженности перед работником на финрезультат | 719 | 791 | 13,50 |
Использование платежных карточек в загранкомандировках
Учет операций с применением платежных карточек
Денежные средства в инвалюте, перечисленные на текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием КПК, учитывают на субсчете 314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте».
При этом, памятуя о том, что при снятии наличных в банкомате или оплате расходов в безналичной форме с использованием платежной карточки, как правило, сперва осуществляется резервирование соответствующих сумм, целесообразно ввести дополнительные субсчета к субсчету 314. Например: 314/1 «Денежные средства, доступные для использования с применением КПК» и 314/2 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК».
Также не забываем учитывать нормы «инвалютного» П(С)БУ 21. Так, согласно п. 6 этого П(С)БУ в случае осуществления авансовых платежей в инвалюте стоимость полученных активов (работ, услуг) определяют по сумме авансового платежа с применением валютного курса НБУ на начало дня даты уплаты аванса.
При этом помните: под выданными в качестве аванса при использовании КПК понимают денежные средства, снятые работником в банкомате либо использованные для безналичных расчетов с применением КПК. Соответственно, именно на дату таких операций следует применять курс НБУ для пересчета иностранной валюты в гривню.
При этом, если снятие в банкомате наличной инвалюты (осуществление безналичного расчета) с использованием валютной КПК и списание средств с валютного счета предприятия происходят в разные дни, рекомендуем выдачу аванса показывать проводкой: Дт 372 — Кт 334.
Нюансы отражения в учете командировочных расходов, которые оказались больше/меньше суммы использованной с помощью КПК инвалюты, рассмотрим в табл. 3.
Таблица 3. Формирование расходов при загранкомандировке с валютной КПК
| Ситуация | Порядок признания расходов, курсы НБУ и курсовые разницы |
| На дату утверждения Отчета командировочные расходы: | |
| Командировочные расходы в пределах аванса | Признают расходами по курсам НБУ, действовавшим на даты снятия наличных инвалютных средств в банкомате (осуществления расчетов с использованием КПК) |
| Сумма расходов превышает полученный аванс, т. е. работником потрачены собственные средства | Сумму превышения признают расходами по курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения Отчета. В таком случае возникает задолженность перед работником. Если работник является резидентом, расчеты с ним производят в национальной валюте Украины (гривнях) по официальному курсу НБУ, установленному на день погашения долга (п. 19 разд. ІІІ Инструкции № 59, п. 2.5 Правил № 200, категория 109.19 ЗІР ГФСУ). Имейте в виду: на дату погашения задолженности перед работником может возникнуть разница. При этом, по нашему мнению, такая разница не будет являться курсовой. В связи с этим ее отражают либо по дебету субсчета 949 (курс НБУ вырос), либо по кредиту субсчета 719 (курс НБУ снизился). А вот в случае, когда предприятие погашает задолженность перед работником-нерезидентом в иностранной валюте, такая разница считается курсовой и отражается по дебету субсчета 945 или кредиту субсчета 714 |
| Сумма подтвержденных расходов меньше суммы полученного аванса | Сумма превышения превращается в монетарный долг работника перед предприятием. Неизрасходованный остаток валютных средств работник должен вернуть в кассу предприятия до или во время подачи Отчета (п.п. 170.9.2 НКУ). Причем в той валюте, в которой был выдан аванс (см. письмо Минфина от 08.01.14 г. № 31-07250-06-29/19). На дату погашения долга работником рассчитывают курсовую разницу. Если между этими событиями наступает дата баланса, то курсовую разницу рассчитывают и на эту дату по курсу НБУ, установленному на дату баланса (п. 8 П(С)БУ 21). При этом положительную курсовую разницу отражают по кредиту субсчета 714, а отрицательную — по дебету субсчета 945 |
Пример 6. Директор предприятия находился в командировке в г. Барселона (Испания) с 02.05.18 г. по 06.05.18 г. На текущий счет в евро, операции по которому могут осуществляться с использованием КПК, 25.04.18 г. перечислены денежные средства в сумме €2000.
Денежные средства в сумме €1000 сняты директором наличными в банкомате 02.05.18 г. Фактическое списание с текущего счета состоялось 04.05.18 г.
Кроме того, через платежный терминал 06.05.18 г. была оплачена стоимость проживания в гостинице в сумме €500. Фактическое списание со счета произведено 08.05.18 г.
По возвращении из командировки директор составил Отчет, который был утвержден 07.05.18 г. в сумме €1420 (в том числе расходы на проживание в гостинице — €500 и суточные в размере €375 (€75* х 5 дн.)). Излишне полученная в банкомате наличность в сумме €80 (€1000 + €500 - €1420) возвращена директором в кассу предприятия в день предоставления Отчета.
Курс НБУ составил:
25.04.18 г. — 32,39 грн./€;
02.05.18 г. — 32,48 грн./€;
04.05.18 г. — 32,53 грн./€;
06.05.18 г. — 32,49 грн./€;
07.05.18 г. — 32,42 грн./€;
08.05.18 г. — 32,38 грн./€.
* Размер загрансуточных согласно приказу и Положению о служебных командировках, действующему на предприятии.
В учете указанные операции отражают следующим образом (табл. 4).
Таблица 4. Загранкомандировки с валютной КПК
| Дата | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, €/грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 25.04.18 г. | Перечислены денежные средства на валютный счет, доступный для расчетов с применением КПК (€2000 х 32,39 грн./€) | 314/1 | 312 | €2000 64780,00 |
| 02.05.18 г. | Отражена курсовая разница по остатку денежных средств на дату снятия валюты в банкомате (€2000(1) х (32,48 грн./€ - 32,39 грн./€)) | 314/1 | 714 | 180,00 |
| 02.05.18 г. | Отражено снятие работником наличной инвалюты в банкомате (€1000 х 32,48 грн./€) | 372 | 334 | €1000 32480,00 |
| 02.05.18 г. | Заблокированы на счете средства, снятые в банкомате наличными (€1000 х 32,48 грн./€) | 314/2 | 314/1 | €1000 32480,00 |
| 04.05.18 г. | Отражена курсовая разница по заблокированной сумме на дату списания средств со счета (€1000 х (32,53 грн./€ - 32,48 грн./€)) | 314/2 | 714 | 50,00 |
| 945 | 334(2) | 50,00 | ||
| 04.05.18 г. | Отражена курсовая разница по остатку свободных денежных средств на дату списания валюты со счета ((€2000 - €1000) х (32,53 грн./€ - 32,48 грн./€)) | 314/1 | 714 | 50,00 |
| 04.05.18 г. | Списаны средства, заблокированные 02.05.18 г. (€1000 х 32,53 грн./€) | 334 | 314/2 | €1000 32530,00 |
| 06.05.18 г. | Отражена курсовая разница по остатку денежных средств на дату оплаты гостиничного счета ((€2000 - €1000) х (32,49 грн./€ - 32,53 грн./€)) | 945 | 314/1 | 40,00 |
| 06.05.18 г. | Оплачена с помощью КПК стоимость проживания (€500 х 32,49 грн./€) | 372 | 334 | €500 16245,00 |
| 06.05.18 г. | Заблокированы средства на счете в размере платы за проживание (€500 х 32,49 грн./€) | 314/2 | 314/1 | €500 16245,00 |
| 07.05.18 г. | Возвращена работником в кассу предприятия излишне полученная в банкомате наличность (€80 х 32,42 грн./€) | 302 | 372 | €80 2593,60 |
| 07.05.18 г. | Отражена курсовая разница по возвращенной работником сумме (€80 х (32,42 грн./€ - 32,48 грн./€)) | 945 | 372 | 4,80 |
| 07.05.18 г. | На основании утвержденного Отчета отражены административные расходы: | |||
| • в пределах суммы, снятой работником наличными в банкомате ((€1420 - €500) х 32,48 грн./€) | 92 | 372 | €1320 29881,60 | |
| • в сумме расходов на оплату проживания (€500 х 32,49 грн./€) | 92 | 372 | €500 16245,00 | |
| 08.05.18 г. | Отражена курсовая разница по заблокированной 06.05.2018 г. сумме на дату списания средств со счета (€500 х (32,38 грн./€ - 32,49 грн./€)) | 945 | 314/2 | 55,00 |
| 334 | 714 | 55,00 | ||
| 08.05.18 г. | Отражена курсовая разница по остатку свободных денежных средств на дату списания валюты со счета ((€2000 - €1000 - €500) х (32,38 грн./€ - 32,49 грн./€)) | 945 | 314/1 | 55,00 |
| 08.05.18 г. | Отражено списание средств, заблокированных на счете 06.05.18 г. (€500 х 32,38 грн./€) | 334 | 314/2 | €500 16190,00 |
| (1) В соответствии с приказом об учетной политике предприятие осуществляет пересчет валюты по всей монетарной статье (п. 8 П(С)БУ 21). (2) Этой проводкой отражаем пересчет курсовой разницы по кредиторской задолженности перед банком в размере несписанной со счета суммы, которую работник уже получил в банкомате 02.05.18 г. | ||||
Гривневая КПК в загранкомандировке
Использование в загранкомандировке гривневой платежной карточки имеет свои особенности. Они связаны с тем, что в таком случае фактически происходит приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу.
При покупке иностранной валюты всегда возникает разница между официальным курсом НБУ и рыночным курсом валюты, т. е. тем курсом, по которому валюта приобретена. Причем учтите: такая разница не является курсовой.
Если рыночный курс валюты выше официального курса НБУ — разница между рыночным курсом и курсом НБУ будет списана в расходы (субсчет 942 «Расходы на куплю-продажу иностранной валюты»). Если банк проконвертирует валюту по курсу ниже официального — разница будет включена в состав доходов (субсчет 711 «Доход от купли-продажи иностранной валюты»).
Как правило, банки взимают комиссионное вознаграждение за то, что покупают для вас инвалюту. Стоимость таких услуг списываем в состав административных расходов, т. е. на счет 92 (п. 18 П(С)БУ 16).
Датой выдачи аванса при командировке с КПК следует считать день снятия наличных в банкомате или проведения работником расчетов с использованием КПК. Причем даже в тех случаях, когда снятие наличных / осуществление расчетов с использованием КПК осуществляется в один день, а покупка валюты банком и списание средств с карточного счета — в другой. В таком случае выдачу работнику аванса обычно отражают с использованием субсчета 333. Расхождения, возникшие из-за разных курсов НБУ на такие даты, закрывают разницами: Дт 949 — Кт 333 или Дт 333 — Кт 719.
Пример 7. Начальник отдела сбыта направлен в загранкомандировку в г. Брюссель на 4 дня (с 14.05.18 г. по 17.05.18 г.) с гривневой КПК, на которую 07.05.18 г. зачислено 35000 грн.
С помощью КПК работник до отбытия в командировку (08.05.18 г.) приобрел билеты на самолет стоимостью 11703 грн.
По прибытии к месту командировки работник 14.05.18 г.:
• снял за границей наличность в банкомате в размере €280 — суточные (из расчета 4 дня командировки х €70*);
• оплатил с использованием КПК стоимость проживания в гостинице — счет гостиницы на сумму €420.
Курс НБУ на 14.05.18 г. — 32,36 грн./€.
Для получения командированным работником наличной инвалюты в банкомате и оплаты стоимости проживания в гостинице банком 15.05.18 г. были приобретены евро по коммерческому курсу 32,68 грн./€. Курс НБУ на эту дату — 32,42 грн./€.
По возвращении из командировки 18.05.2018 г. работник предоставил Отчет, который был утвержден в этот же день в сумме €700 и 11703 грн. Курс НБУ на эту дату — 32,40 грн./€.
* Размер загрансуточных согласно приказу и Положению о служебных командировках, действующему на предприятии.
В учете указанные операции отразятся следующим образом (см. табл. 5).
Таблица 5. Использование гривневой КПК в загранкомандировке
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, €/грн. | |
| Дт | Кт | ||
| Перечислены денежные средства с текущего счета на картсчет | 313/1 | 311 | 35000,00 |
| Приобретены работником авиабилеты | 372 | 313/1 | 11703,00 |
| Использование работником КПК в командировке за границей (курс НБУ на 14.05.18 г. — 32,36 грн./€) | |||
| Снята работником наличная валюта в банкомате | 372 | 333 | €280 9060,80 |
| Оплачена работником с помощью КПК стоимость проживания в гостинице | 372 | 333 | €420 13591,20 |
| Заблокированы банком средства для покупки валюты | 313/2 | 313/1 | 23100,00 |
| Покупка валюты банком (курс НБУ на 15.05.18 г. — 32,42 грн./€; коммерческий курс — 32,68 грн./€) | |||
| Списаны средства для покупки валюты (€700 х 32,68 грн./€) | 333 | 313/2 | €700 22876,00 |
| Отражена разница между коммерческим курсом и курсом НБУ на дату покупки валюты (€700 х (32,68 грн./€ - 32,42 грн./€)) | 942 | 333 | 182,00 |
| Отражена разница между курсом НБУ на дату приобретения валюты и курсом НБУ на дату использования КПК (€700 х (32,42 грн./€ - 32,36 грн./€)) | 949 | 333 | 42,00 |
| Отражена комиссия банка за покупку валюты (сумма условная) | 92 | 313/2 | 200 |
| Разблокирован остаток гривень на счете | 313/1 | 313/2 | 24,00 |
| Утверждение Отчета (курс НБУ на 18.05.18 г. — 32,40 грн./€) | |||
| На основании утвержденного Отчета и выписки банка командировочные расходы включены в состав расходов на сбыт: | |||
| • стоимость проезда | 93 | 372 | 11703,00 |
| • суточные | 93 | 372 | €280(1) 9060,80 |
| • стоимость проживания | 93 | 372 | €420(1) 13591,20 |
| (1) По курсу НБУ на дату выдачи аванса — 32,36 грн./€. | |||
Документы Темы недели
Закон № 217 — Закон Украины «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.95 г. № 217/95-ВР.
Декрет № 15-93 — Декрет КМУ «О системе валютного регулирования и валютного контроля» от 19.02.93 г. № 15-93.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.
Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
Инструкция № 148 — Инструкция о перемещении наличности и банковских металлов через таможенную границу Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 27.05.08 г. № 148.
Инструкция № 492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492.
КВЭД-2010 — Национальный классификатор Украины «Классификация видов экономической деятельности ДК 009:2010», утвержденный приказом Госпотребстандарта от 11.10.10 г. № 457.
Нормы № 43 — Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.
Положение № 102 — Положение о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденное приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102.
Положение № 148 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148.
Постановление № 98 — постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.11 г. № 98.
Правила № 57 — Правила пересечения государственной границы гражданами Украины, утвержденные постановлением КМУ от 27.01.95 г. № 57.
Правила № 200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.07 г. № 200.
