«Отпускной» стаж
Включаем/исключаем
Входят ли в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск, дни, которые не были отработаны работником, например, в связи с отпуском «за свой счет» либо прогулом по вине работника?
Периоды, которые входят в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск, перечислены в ст. 82 КЗоТ и ст. 9 Закона об отпусках* (все подробности — в консультации «Ежегодный отпуск» // «БН», 2016, № 18-19).
* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Согласно указанным нормам, период отпуска без сохранения заработной платы, предоставленного ст. 25 и/или ст. 26 Закона об отпусках, входит в «отпускной» стаж. Но имейте в виду: если работник отдыхал «за свой счет» дольше, чем предусмотрено в упомянутых статьях, то «излишек» отпускных дней считается предоставленным незаконно и такие дни в «отпускной» стаж попасть не должны.
Пример 1. Работник-«нельготник» принят на предприятие с 29.01.18 г. С 19 по 23 февраля он находился в отпуске без сохранения зарплаты (ст. 26 Закона об отпусках). 03.03.18 г. работник не вышел на работу без уважительных причин (задокументирован прогул). С 07.05.18 г. он уходит в ежегодный отпуск. На предприятии продолжительность ежегодного основного отпуска, предоставляемого работникам за отработанный рабочий год, составляет 24 календарных дня.
Работник проработал на предприятии меньше 6 месяцев. Рассчитаем продолжительность его отпуска пропорционально отработанному времени.
Шаг 1. Определим «отпускной» стаж работника, который он «собрал» за период с 29.01.18 г. по 06.05.18 г. В «копилку» стажа войдут 97 к. дн., в том числе 3 к. дн. января (с 29 по 31 января), 28 к. дн. февраля (заметьте: дни отпуска «за свой счет» войдут в «отпускной стаж» ), 30 к. дн. марта (1 день прогула по вине работника не учитываем при подсчете «отпускного» стажа), 30 к. дн. апреля и 6 к. дн. мая 2018 года.
Полученное количество календарных дней уменьшим на количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на этот период (3 дня — 8 марта, 8 апреля и 1 мая):
97 к. дн. - 3 к. дн. = 94 к. дн.
Шаг 2. Рассчитаем количество дней отпуска, которое приходится на каждый календарный день рабочего года, с 29.01.18 г. по 28.01.19 г.:
24 к. дн. : (365 к. дн. - 11 к. дн.) = 0,0678.
Определим количество календарных дней отпуска, которое может быть предоставлено работнику:
94 к. дн. х 0,0678 = 6 к. дн.
Отпуск наперед-наперед
Можно ли предоставить работнику ежегодный основной отпуск наперед за текущий и будущий рабочие годы?
За текущий рабочий год работодатель может предоставить работнику ежегодный отпуск в любой период, согласованный сторонами. Здесь никаких проблем нет. А вот с отпуском за будущий рабочий год не все так просто. Помните: ежегодный основной отпуск предоставляют за отработанный рабочий год. При этом за второй и следующие годы работы отпуск полной продолжительности может быть предоставлен работнику в любое время соответствующего года, согласованное с работодателем.
То есть для того, чтобы у работника возникло право на отпуск за соответствующий рабочий год, по этому году должен начать формироваться «отпускной» стаж.
Пример 2. Работник, принятый на работу 16.05.11 г., обратился к работодателю с просьбой предоставить ему с 16.04.18 г. ежегодные отпуска за два рабочих года — с 16.05.17 г. по 15.05.18 г. и с 16.05.18 г. по 15.05.19 г. — общей продолжительностью 48 к. дн. (24 к. дн. х 2 рабочих года).
Отпуск за рабочий год 16.05.17 г. — 15.05.18 г. начнется 16 апреля и закончится 11 мая 2018 года (24 календарных дня отпуска + 2 праздничных дня, пришедшихся на период такого отпуска).
Следовательно, работодатель не вправе предоставить работнику ежегодный отпуск за рабочий год 16.05.18 г. — 15.05.19 г., поскольку право на такой отпуск возникнет у работника с 16.05.18 г., при условии, что этот день войдет в «отпускной» стаж (см. консультацию «Ежегодный отпуск» // «БН», 2016, № 18-19).
«Отпускной» запас
Отправляем «трудяжку» в отпуск
Работник наотрез отказывается уходить в ежегодный отпуск. Чем это может грозить предприятию?
Начнем с того, что ст. 80 КЗоТ и ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках запрещают работодателям не предоставлять ежегодный отпуск полной продолжительности в течение двух лет подряд.
Невыполнение этих норм считается не чем иным, как нарушением законодательства о труде (письмо Гоструда от 25.01.17 г. № 828/4.3/4.1-ДП-17).
Чем это грозит? Работодателю — штрафом в одну минимальную заработную плату (сегодня — 3723 грн., см. абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ), а его должностным лицам (ФЛП) — админштрафом в общем случае в размере от 510 грн. до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП).
Поэтому лучше следить, чтобы работники не накапливали отпускной запас, а примерно ходили в ежегодные отпуска.
Поможет вам в этом график отпусков. Он служит основанием для издания приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. Следовательно, заявление работника вам тут не потребуется.
Ознакомьте своего «трудяжку» под подпись с датой начала отпуска не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока.
Учитывая то, что работодатель несет ответственность за непредоставление ежегодного отпуска, он имеет право в рамках, установленных графиком, без заявления работника издавать приказ о предоставлении последнему отпуска. Именно так рекомендует действовать Минсоцполитики в описанной ситуации (см. письмо от 21.06.12 г. № 207/13/116-12).
Избавляемся от «отпускного» запаса
У отдельных работников предприятия накопились солидные отпускные запасы (не использованы отпуска за три и более лет). Есть ли способы решить эту проблему?
Самый простой способ — отправить работников в отпуск. Но если по каким-либо причинам этот способ вам не подходит, можно использовать вариант увольнения-приема.
Увольнение-прием. Работнику не нужен отпуск, а нужны деньги? Тогда пусть пишет работодателю два заявления. Одно с просьбой уволить его, например, по собственному желанию, а второе — принять на работу с даты, следующей за датой увольнения.
В свою очередь, работодатель издает два приказа. Первый — о прекращении трудовых отношений с работником, второй — о приеме его на работу.
И не забудьте подать в налоговый орган Уведомление о приеме работника на работу. И здесь не важно, был перерыв в днях между увольнением и приемом или нет, на прежнюю должность принимаете работника или на другую.
Ведь вы заключаете новый трудовой договор. А значит, работника можно будет допустить к работе только после того, как будет подано на него Уведомление. Причем, если трудовые договоры следуют друг за другом, о заключении нового трудового договора нужно будет проинформировать налоговую еще в период работы работника по действующему трудовому договору.
В день увольнения проведите с работником окончательный расчет и выплатите все причитающиеся ему суммы, в том числе и компенсацию за все неиспользованные дни всех ежегодных отпусков.
Количество неиспользованных дней ежегодных отпусков, накопленных за несколько лет подряд, определяйте с помощью формулы:
Дкомп = Дотп х Г + Дотп х [(Котр - Потр) : (Кгод - Пгод)],
где Дкомп — количество дней неиспользованного отпуска, за которые предоставляется компенсация;
Дотп — общая продолжительность ежегодного отпуска, предоставляемая за полный отработанный рабочий год;
Г — количество полных рабочих лет, отработанных на предприятии, за которые не использованы отпуска;
Котр — количество календарных дней в текущем рабочем году до дня увольнения;
Потр — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на текущий рабочий год до дня увольнения;
Кгод — общее количество календарных дней в текущем рабочем году;
Пгод — общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году.
Полученное расчетным путем количество календарных дней округляйте с учетом математических правил округления.
Если в расчете получается, например, 0,5 и более десятых — это число округляется до целого, т. е. до 1 календарного дня (см. письмо Минсоцполитики от 27.03.13 г. № 321/13/84-13).
Работник не хочет связываться с приемом-увольнением? Тогда, возможно, вам подойдут следующие два варианта избавления от отпускного запаса.
Совместительство. Работник вправе заключать наряду с основным трудовым договором другие трудовые договоры о работе по совместительству, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон (ст. 21 КЗоТ).
Как мы это можем использовать? Работник может пойти в ежегодный отпуск и на этот период устроиться работать по срочному трудовому договору к тому же работодателю на ту же должность, но по совместительству.
Кстати, Закон об отпусках не против работы совместителя в период его отпуска по основному месту работы. Ведь работодатель обязан предоставлять отпуск совместителю одновременно с отпуском по основному месту работы, только если последний хочет этого (п. 6 ч. 7 ст. 10).
Однако учтите тут два важных момента. Первый: о заключении трудового договора о работе по совместительству уведомьте налоговый орган (направьте Уведомление о приеме на работу).
Ведь при приеме работника на работу на условиях совместительства (внутреннего или внешнего) обязательным является заключение трудового договора, который оформляется приказом или распоряжением работодателя. А если заключается трудовой договор — значит, нужно подать Уведомление.
Иначе можно нарваться на штраф согласно ст. 265 КЗоТ. По нашему мнению, размер штрафа за такое нарушение должен равняться одной минзарплате (сегодня — 3723 грн., см. абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
Второй: в трудовом договоре о работе по совместительству (заявлении работника, приказе о приеме на работу) укажите реальную занятость работника в течение рабочего дня.
Все дело в том, что за оформление работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения им работы полное рабочее время и выплату «черной» зарплаты без начисления и уплаты ЕСВ, ВС и НДФЛ работодателю «светит» штраф в размере 30 минзарплат (сегодня — 111690 грн.) за каждого работника, в отношении которого совершено такое нарушение (см. абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗоТ), а его должностным лицам — админштраф в общем случае в размере от 510 до 1070 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП).
ГПД. Работника отправляем в ежегодный отпуск и заключаем с ним ГПД на выполнение работ (предоставление услуг). Такой вариант укладывается в рамки закона. Ведь он не запрещает физлицам заключать ГПД с теми предприятиями, на которых они работают по трудовому договору.
Но помните: свобода выбора не безгранична! При заключении ГПД нужно учитывать, что условия, прописанные в нем, должны отвечать условиям подряда/предоставления услуг.
То есть по факту такой договор должен приводить к возникновению именно гражданско-правовых, а не трудовых правоотношений (см. письмо Минтруда от 11.03.02 г. № 06/2-4/42). В противном случае по инициативе контролеров отношения между заказчиком и подрядчиком/исполнителем могут быть признаны трудовыми.
Как разграничить ГПД и трудовой договор? Для этого на практике используют так называемые формально-юридические критерии. Так, например, в соответствии с ГПД подрядчик/исполнитель:
• выполняет/предоставляет определенную договором работу/услугу. При этом основное значение имеет результат. В свою очередь, процесс выполнения работы/предоставления услуги ГПД не регулирует;
• действует на собственный риск;
• самостоятельно организовывает процесс труда.
То есть подрядчик/исполнитель не включается в штат и не подчиняется внутреннему трудовому распорядку заказчика. При этом заказчик не может непосредственно влиять на процесс выполнения работы/ предоставления услуги, в том числе контролировать подрядчика/исполнителя;
• подрядчик/исполнитель получает оплату в форме вознаграждения. ГПД ни в коем случае не должен содержать сведения о том, что подрядчик/исполнитель получает заработную плату, оплату труда и т. п., ссылки на КЗоТ или Закон об оплате труда** в части определения размера вознаграждения, указания на то, что выплаты по ГПД производятся в рамках фонда оплаты труда;
** Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.
• оплата выполненной работы / предоставленной услуги, как правило, осуществляется по результатам ее выполнения/предоставления.
Расчет отпускных
Избавляемся от лишних дней
Учитываются ли при расчете отпускной средней зарплаты дни отпуска «за свой счет»?
Основной нормативный путеводитель по расчету отпускных у бухгалтера неизменен — это Порядок № 100***.
*** Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
В п. 7 этого документа можно найти правила расчета отпускных.
Приведем расчет отпускных (О) в виде формулы:
О = Д x ЗП : (К - П - В),
где Д — количество календарных дней отпуска;
ЗП — сумма зарплаты, начисленной в расчетном периоде;
К — общее количество календарных дней в расчетном периоде (за 12 месяцев — это 365 (в високосном году — 366) календарных дней);
П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период;
В — время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде (абзац шестой п. 2 Порядка № 100). На этом основании в расчете среднего заработка для оплаты дней отпуска не участвуют:
• дни простоя не по вине работника, за которые за работником частично сохранялся заработок;
• дни, когда работники не работали в связи с установлением режима неполной рабочей недели по не зависящим от них причинам (т. е. неполная рабочая неделя установлена по инициативе работодателя);
• время нахождения в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3 лет (6/16/18 лет — согласно медицинскому заключению);
• дни отпуска без сохранения зарплаты как по ст. 25, так и по ст. 26 Закона об отпусках (см. письмо Минсоцполитики от 26.11.12 г. № 1203/13/84-12). Но имейте в виду: если работник отдыхал «за свой счет» дольше, чем предусмотрено в упомянутых статьях, то «излишек» отпускных дней считается предоставленным незаконно и такие дни не исключают из расчета средней заработной платы.
С первого рабочего, но не с первого календарного
Работник принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем. Как определить расчетный период для расчета «отпускной» среднедневной заработной платы?
В общем случае среднюю заработную плату для оплаты времени отпусков исчисляют исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (п. 2 Порядка № 100).
Если работник проработал на предприятии менее года — расчетный период будет равен фактическому времени работы (с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск).
То есть в расчет принимаются только полностью отработанные месяцы (абзац второй п. 2 Порядка № 100).
Но если работник принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем, то такой месяц учитывают при определении количества дней в расчетном периоде.
Пример 3. Работник, который был принят на работу 03.04.17 г. (пятидневка, выходные дни — суббота, воскресенье), уходит в ежегодный отпуск с 23.04.18 г.
Расчетным периодом, за который определяется средняя зарплата для оплаты периода отпуска, в этом случае будет период с 1 апреля 2017 года по 31 марта 2018 года.
Ведь работник был принят на работу с первого рабочего дня месяца (3-е число — первый рабочий день апреля 2017 года, 1 (суббота) и 2 апреля (воскресенье) — выходные дни).
И сразу в отпуск!
Работница сразу после окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет уходит в ежегодный отпуск. Как рассчитать ей сумму среднедневной зарплаты? Главный бухгалтер говорит, что в этом случае нужно ее оклад разделить на 30,44. Подскажите, откуда взялась эта «цифирь»?
Если работник не имел заработка в расчетном периоде не по своей вине, расчет средней зарплаты проводят исходя из оклада (месячной тарифной ставки). Все остальные выплаты (премии, доплаты, надбавки), на которые имеет право работник, здесь не важны.
Среднедневную зарплату находят так: оклад (тарифную ставку) умножают на 12 (календарных месяцев), а затем делят на количество календарных дней в расчетном периоде, равном 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу, в котором работница идет в ежегодный отпуск.
Пример 4. Работница предприятия 25.04.18 г. вышла на работу после окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет. С 26.04.18 г. ей предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 20 календарных дней. Размер месячного оклада работницы — 3800,00 грн.
Рассчитаем среднедневную зарплату:
(3800,00 грн. x 12 мес.) : 353 к. дн. = 129,18 грн./к. дн.,
где 353 — количество календарных дней в расчетном периоде, равном 12 календарным месяцам, предшествующим апрелю 2018 года (месяцу, в котором работница идет в ежегодный отпуск).
Определим сумму отпускных: 129,18 грн./к. дн. х 20 к. дн. = 2583,60 (грн.).
Что касается загадочной «30,44» — то это среднемесячное количество календарных дней, которое применяется при расчете среднедневной зарплаты согласно Порядку № 1266 для оплаты периода временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами. При расчете отпускных этот показатель не используется!
Разные виды — разные периоды
Работнику предоставляют неиспользованные дни ежегодного отпуска за несколько лет. Как определить расчетный период?
Для начала смотрим приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. Если работнику предоставляют дни ежегодного основного отпуска, не использованные за несколько лет, то расчетный период будет равен 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу предоставления отпуска.
Пример 5. Работник уходит в ежегодный основной отпуск с 10.05.18 г. Продолжительность отпуска составляет 72 календарных дня (предоставляют ежегодный отпуск, не использованный за три рабочих года — 24 к. дн. х 3 раб. год.).
Расчетным периодом для исчисления суммы отпускных будет май 2017 года — апрель 2018 года.
Но! Если отпуска будут предоставляться отдельно, например, на основании приказа работник уйдет в ежегодный отпуск на 48 календарных дней, а затем, уже находясь в таком отпуске, решит «продлить удовольствие», и ему на основании другого приказа предоставят еще 24 календарных дня отпуска, то расчетный период для первой «порции» (48 календарных дней) и для второй «порции» (24 календарных дня) придется определять отдельно.
При этом если работнику последовательно предоставляются ежегодные основной и дополнительный отпуска, то расчетный период для каждого вида ежегодного отпуска следует определять отдельно (см. письма Минсоцполитики от 26.10.16 г. № 1475/13/84-16 и от 01.12.16 г. № 1623/13/84-16)!
Пример 6. Работнику предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 8 календарных дней с 23.04.18 г. и дополнительный ежегодный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 7 календарных дней с 02.05.18 г.
При исчислении средней заработной платы для оплаты ежегодного основного отпуска расчетным периодом будет апрель 2017 года — март 2018 года, а для оплаты времени дополнительного отпуска — май 2017 года — апрель 2018 года.
Больничным и декретным «зеленый свет»
Участвуют ли в расчете отпускных больничные и декретные?
Перечень выплат, которые участвуют в расчете отпускных, приведен в п. 3 Порядка № 100. Выплаты, которые в расчет «средней» не включают, приведены в п. 4 этого документа. Определить, какие выплаты входят в расчет отпускных, вам поможет консультация «Ежегодный основной отпуск» // «БН», 2017, № 19-20.
Что касается больничных и пособия по беременности и родам, то их включают в расчет отпускных на основании абзаца четвертого п. 3 Порядка № 100 (ср. ).
Соответственно, и календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника, включают в общее количество календарных дней за расчетный период.
Важно! Рассчитывая отпускные, помните: выплаты должны учитываться в тех месяцах, за которые они начислены.
Именно поэтому «переходящие» больничные, отпускные, декретные, а также суммы корректировок (доначисленные/отсторнированные в связи с исправлением ошибок суммы) нужно относить к тем месяцам, за которые они начислены, а не оставлять в месяце начисления. И только учет премий имеет особенности.
Пример 7. Работник уходит в ежегодный отпуск с 16.04.18 г. на 10 календарных дней. Расчетный период — апрель 2017 года — март 2018 года. В расчетном периоде ему была начислена зарплата в сумме 82157,89 грн. Кроме того, в апреле 2017 года работнику были начислены больничные за период временной нетрудоспособности с 27.03.17 г. по 07.04.17 г. в сумме 2761,68 грн., в том числе за 5 календарных дней болезни в марте — 1150,70 грн., за 7 дней в апреле — 1610,98 грн.
Сумма выплат, которая будет участвовать в расчете отпускных, равна:
82157,89 грн. + 1610,98 грн. = 83768,87 грн.
А вот отпускные за март (1150,70 грн.), которые были начислены в апреле 2017 года, отбрасываем.
Среднедневная зарплата составит: 83768,87 грн.: 353 к. дн. = 237,31 грн./к. дн.
Сумма отпускных равна: 237,31 грн./к. дн. х 10 к. дн. = 2373,10 грн.
Пример 8. Сразу после окончания отпуска в связи с беременностью и родами работнице предоставлен ежегодный отпуск с 12.04.18 г. продолжительностью 18 календарных дней.
Расчетный период: апрель 2017 года — март 2018 года. В расчетном периоде работнице была начислена зарплата в сумме 42157,21 грн. Общая сумма пособия по беременности и родам — 20711,88 грн., в том числе за апрель 2018 года (с 1 по 11 апреля) — 1808,18 грн.
В расчете «средней» будет участвовать только часть пособия, приходящаяся на месяцы расчетного периода (без учета суммы пособия, начисленной за дни отпуска в связи с беременностью и родами в апреле 2018 года (месяце, который не входит в расчетный период)), в размере 20711,88 грн. - 1808,18 грн. = 18903,70 грн.
Рассчитаем среднедневную заработную плату: (42157,21 грн. + 18903,70 грн.) : 353 к. дн. = 172,98 грн./к. дн.
Сумма отпускных составляет: 172,98 грн./к. дн x 18 к. дн. = 3113,64 грн.
Неполное рабочее время
Работнику установили режим неполной рабочей недели (понедельник-среда — рабочие дни, четверг и пятница — свободные от работы дни, суббота и воскресенье — выходные дни). Как рассчитать продолжительность его ежегодного отпуска?
Несмотря на то, что ваш работник трудится неполную рабочую неделю, он имеет право на ежегодный основной отпуск полной продолжительности (не менее 24 календарных дней).
Никакие пропорциональные расчеты здесь проводить не нужно (ч. 3 ст. 56 КЗоТ, ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках).
Обратите внимание на особенность расчета отпускных работникам, которым неполный рабочий день установлен по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ).
По таким работникам при расчете отпускной «средней» из общего количества календарных дней в расчетном периоде, наряду с праздничными/отпускными днями также исключают дни, которые не были отработаны в связи с работой в режиме неполной рабочей недели.
Но если работник сам изъявил желание работать неполное рабочее время (ст. 56 КЗоТ), то не отработанные в связи с работой на таких условиях дни должны остаться в расчете.
Пример 9. Режим работы предприятия — пятидневная рабочая неделя, 8-часовой рабочий день, выходные дни — суббота, воскресенье.
С 01.01.18 г. приказом по предприятию для работников отдела кадров был установлен режим неполной рабочей недели:
• рабочие дни — понедельник — среда,
• свободные от работы дни — четверг и пятница,
• выходные дни — суббота, воскресенье.
С 02.05.18 г. инспектор отдела кадров уходит в ежегодный отпуск на 24 календарных дня.
Расчетный период — май 2017 года — апрель 2018 года.
Сумма заработной платы, начисленной работнику в расчетном периоде, — 83200,00 грн.
Определим количество календарных дней в расчетном периоде, участвующих в расчете средней зарплаты:
365 к. дн. - 12 к. дн. - 33 к. дн. = 320 к. дн.,
где 365 — количество календарных дней в расчетном периоде;
12 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период (как определить расчетный период — читайте в консультации «Ежегодный отпуск» // «БН», 2016, № 18-19);
33 — количество дней, свободных от работы в связи с установлением неполной рабочей недели (4, 5, 11, 12, 18, 19, 25, 26 января, 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22 и 23 февраля, 1, 2, 3 (перенос с 9-го), 15, 16, 22, 23, 29 и 30 марта, 5, 6, 12, 13, 19, 20, 26 и 27 апреля 2018 года).
Средняя зарплата составит:
83200,00 грн. : 320 к. дн. = 260,00 грн./к. дн.
Сумма отпускных составит:
260,00 грн./к. дн. х 24 к. дн. = 6240,00 (грн.).
Пример 10. Используя условия примера 9, предположим, что работнику была установлена неполная рабочая неделя по соглашению сторон на основании его заявления (ст. 56 КЗоТ).
Тогда количество календарных дней в расчетном периоде, участвующих в расчете средней заработной платы, составит 353 к. дн.
Определим сумму среднедневной зарплаты:
83200,00 грн. : 353 к. дн. = 235,69 грн./к. дн.
Сумма отпускных составит:
235,69 грн./к. дн. х 24 к. дн. = 5656,56 (грн.).
А если сотрудник работает на условиях неполного рабочего дня? Тогда рассчитывайте ему отпускные в общем порядке.
Премии и разовые вознаграждения
В расчетном периоде работнику начислялись квартальные премии и вознаграждение по итогам работы за год. Нужно ли их распределять по месяцам расчетного периода при расчете отпускных?
При расчете отпускных премии включаем в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату (п. 3 Порядка № 100). Причем это касается премий, начисленных как за месяц, так и за квартал либо больший промежуток времени.
То есть при расчете отпускных все премии остаются «привязанными» к месяцу начисления. Никуда двигать их не нужно.
А вот с одноразовыми вознаграждениями по итогам работы за год и за выслугу лет чуть сложнее. Их «разбрасывают» по месяцам расчетного периода, прибавляя к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий год.
Обратили внимание на два важных момента?
1. Одноразовое вознаграждение распределяем не между месяцами года, за работу в которых оно было начислено, а между месяцами расчетного периода, за который производится расчет средней заработной платы.
2. В расчет отпускных попадет только вознаграждение, начисленное в текущем году за предыдущий год (например, в январе 2018 года начислено вознаграждение по итогам работы в 2017 году).
Если вознаграждение начисляют в текущем году за текущий год (предположим, в декабре 2017 года начислено вознаграждение по итогам работы в 2017 году), то его не учитывают при исчислении среднедневной зарплаты.
Важно! Если расчет отпускных работнику проводят не за 12 календарных месяцев, а за меньший период, то учитывают не всю сумму одноразового вознаграждения, а его часть, пропорциональную количеству месяцев расчетного периода.
Пример 11. Работник трудится на предприятии с 10 июля 2017 года. С 30.04.18 г. он уходит в ежегодный отпуск на 24 календарных дня. В расчетном периоде (август 2017 года — март 2018 года) работнику были начислены:
• основная заработная плата (исходя из оклада) — 72000,00 грн.;
• ежемесячные премии в общей сумме 21600,00 грн.;
• квартальные премии в сумме 5185,71 грн., в том числе: за ІІІ квартал 2017 года (начислена в октябре 2017 года) — 2485,71 грн.; за IV квартал 2017 года (начислена в январе 2018 года) — 2700,00 грн.;
• одноразовое вознаграждение по итогам работы за 2017 год (начислено в январе 2018 года) — 7200,00 грн.
Также в апреле 2018 года работнику начислена премия за І квартал 2018 года в размере 2700,00 грн.
Ежемесячные и квартальные премии включаем в заработную плату того месяца, в котором они начислены.
Поэтому несмотря на то, что апреле 2018 года будет начислена квартальная премия за месяцы І квартала, вошедшие в расчетный период, ее сумму не учитываем в расчете отпускных.
Вознаграждение по итогам работы за 2017 год начислено в 2018 году. Поэтому оно примет участие в расчете отпускных.
К заработку каждого месяца расчетного периода добавляем 1/12 от суммы вознаграждения (7200,00 грн. : 12 мес. = 600 грн.).
В расчетном периоде, определенном по работнику, 8 месяцев (август 2017 года — март 2018 года).
Определим сумму вознаграждения по итогам работы в 2017 году, которая примет участие в расчете отпускных:
600,00 грн. х 8 мес. = 4800,00 грн.
Сумма выплат за расчетный период, которая примет участие в расчете средней зарплаты:
72000,00 грн. + 21600,00 грн. + 5185,71 грн. + 4800,00 грн. = 103585,71 грн.
Среднедневная заработная плата составила:
103585,71 грн. : 353 к. дн. = 293,44 грн./к. дн.
Сумма отпускных за 24 календарных дня ежегодного отпуска составит:
293,44 грн./к. дн. х 24 к. дн. = 7042,56 грн.
Коэффициент корректировки
Равнение на оклад (тарифную ставку)
Участвует ли в расчете отпускного коэффициента корректировки сумма «трудовой» доплаты до минзарплаты?
Нет, не участвует. При расчете коэффициента смотрите исключительно на оклад (тарифную ставку) работника. Доплаты, надбавки, премии, устанавливаемые работнику в расчетном периоде, вас в этом случае вообще волновать не должны. Коэффициент корректировки вы находите, разделив оклад, установленный работнику после повышения, на оклад, который был у него до повышения.
Пример 12. Работник, который был принят на работу с 01.11.17 г., уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 28 мая 2018 года. В расчетном периоде (ноябрь 2017 года — апрель 2018 года) его оклад не менялся и составлял 2500,00 грн. При этом общая сумма зарплаты за месяц (оклад + «трудовая» доплата) составила с ноября по декабрь 2017 года — 3200,00 грн., с января по апрель 2018 года — 3723,00 грн.
Повышение суммы зарплаты за месяц происходило за счет увеличения суммы «трудовой» доплаты.
При этом оклад работника не повышался (оставался неизменным — 2500 грн.). Следовательно, коэффициент корректировки не рассчитываем.
Общая сумма зарплаты, которая будет участвовать в расчете отпускных:
(3200,00 грн. х 2 месяца) + (3723,00 грн. х 4 месяца) = 21292,00 (грн.).
Рассчитаем среднедневную зарплату:
21292,00 грн. : 176 к. дн. = 120,98 (грн./к. дн.),
где 176 — количество календарных дней в расчетном периоде за вычетом праздничных и нерабочих дней.
Сумма отпускных равна
120,98 грн./к. дн х 24 к. дн. = 2903,52 (грн.).
Корректируем все, что учитываем
В расчетном периоде, кроме основной зарплаты, рассчитанной из оклада, работнику начислялись «трудовая» доплата, индексация, больничные, отпускные. Нужно ли суммы таких выплат умножать на коэффициент корректировки?
Пункт 10 Порядка № 100 требует, чтобы коэффициент корректировки применяли к зарплате (включая премии и другие выплаты, которые учитываются при исчислении средней зарплаты), начисленной в расчетном периоде за промежуток времени до повышения.
«Трудовая» доплата, индексация, отпускные за прошлые периоды и больничные участвуют в расчете отпускной средней зарплаты. А значит, подлежат корректировке (письмо Минсоцполитики от 04.05.17 г. № 1344/0/101-17/282).
Пример 13. Работник уходит в ежегодный отпуск с 02.05.18 г. на 24 календарных дня. В расчетном периоде (май 2017 года — апрель 2018 года) его оклад составлял: с мая по декабрь 2017 года — 3000,00 грн., с января по апрель 2018-го — 3450,00 грн. При этом с мая по декабрь 2017 года работнику начислялась и выплачивалась зарплата за месяц в сумме 3200,00 грн. (оклад + индексация + «трудовая» доплата до «минималки»), а с января по апрель — 3723,00 грн. (оклад + «трудовая» доплата до минзарплаты).
Определяем коэффициент, на который корректируется зарплата (делим оклад «после» на оклад «до»):
3450,00 : 3000,00 = 1,15.
Общая сумма зарплаты, которая будет участвовать в расчете отпускных:
(3200,00 грн. х 8 мес.) х 1,15 + (3723,00 грн. х 4 мес.) = 44332,00 (грн.).
Рассчитаем среднедневную зарплату: 44332,00 грн. : 353 к. дн. = 125,59 (грн./к. дн.), где 353 — количество календарных дней в расчетном периоде за вычетом праздничных и нерабочих дней.
Сумма отпускных равна
125,59 грн./к. дн. х 24 к. дн. = 3014,16 (грн.).
Неполное/полное время
Работнику, который трудился на условиях неполного рабочего времени, на основании его заявления с 01.02.18 г. установлен режим полного рабочего времени. С 30.04.18 г. он уходит в ежегодный отпуск на 14 календарных дней. Нужно ли в этом случае рассчитывать коэффициент корректировки?
Здесь все просто. Если оклад работника не изменился в месяце изменения режима работы, то корректировочный коэффициент по этому месяцу не рассчитываем.
Пример 14. Используя условия вопроса, предположим, что до 01.02.18 г. работник занимал 0,5 штатной единицы. В расчетном периоде (апрель 2017 года — март 2018 года) его оклад не менялся и составлял 3000 грн. С апреля по декабрь 2017 года работнику начислялась зарплата за месяц (с учетом трудовой доплаты) в сумме 1600,00 грн., в январе — 1861,50 грн., а с февраля по март — 3723,00 грн.
Оклад не изменялся в расчетном периоде, значит, коэффициент корректировки не рассчитываем.
В расчете средней зарплаты будет участвовать фактическая зарплата, начисленная работнику в расчетном периоде:
1600,00 грн. х 9 мес. + 1861,50 грн. + 3723,00 х 2 мес. = 23707,50 грн.
Рассчитаем среднедневную зарплату:
23707,50 грн. : 353 к. дн. = 67,16 грн./к. дн.,
где 353 — количество календарных дней в расчетном периоде за вычетом праздничных и нерабочих дней.
Сумма отпускных
67,16 грн./к. дн х 14 к. дн. = 940,24 грн.
Пример 15. Используя условия примера 16, допустим, что в месяце установления работнику неполного рабочего времени (феврале 2018 года) ему был повышен оклад с 3000,00 грн. до 5100,00 грн.
Рассчитаем коэффициент корректировки:
5100,00 грн. : 3000,00 грн. = 1,7.
Определим сумму зарплаты, которая будет участвовать в расчете отпускных:
(1600,00 грн. х 9 мес. + 1861,50 грн.) х 1,7 + 5100,00 х 2 мес. = 37844,55 грн.
Среднедневная зарплата:
37844,55 грн. : 353 к. дн. = 107,21 грн./к. дн.
Сумма отпускных составит
107,21 грн./к. дн х 14 к. дн. = 1500,94 грн.
+ 5 грн. — и «привет», коэффициент
В соответствии с колдоговором, заключенным на предприятии, оклады работникам повышаются ежегодно в январе на 20 %, а в марте, мае, июле, сентябре и ноябре — на 5 грн. Нужно ли рассчитывать коэффициенты корректировки, если повышение оклада происходит на 5 грн.?
Да, нужно. Коэффициенты корректировки рассчитывают для каждого работника отдельно по каждому случаю повышения оклада. Рассчитанный коэффициент (или несколько коэффициентов, если зарплата повышалась несколько раз) умножают на суммы выплат за период до повышения. На основании откорректированной таким образом зарплаты определяют средний заработок для расчета отпускных.
Пример 16. Работник уходит в ежегодный отпуск с 23.04.18 г. на 24 календарных дня (8 календарных дней отпуска приходятся на апрель и 16 — на май). В расчетном периоде (апрель 2017 года — март 2018 года) его оклад был повышен в мае 2017 года с 3500 грн. до 3505 грн., в июле — до 3510 грн., в сентябре — до 3515 грн., в ноябре — до 3520 грн., в январе 2018 года — до 4224 грн., в марте — до 4229 грн.
Премий, надбавок, доплат не было.
В расчетном периоде оклад повышался 6 раз.
Следовательно, необходимо рассчитать 6 коэффициентов. Коэффициент повышения оклада:
• в мае 2017 года составил: 3505 грн. : 3500 грн. = 1,0014286;
• в июле — 3510 грн. : 3505 грн. = 1,0014265;
• в сентябре — 3515 грн. : 3510 грн. = 1,0014245;
• в ноябре — 3520 грн. : 3515 грн. = 1,0014225;
• в январе — 4224 грн. : 3520 грн. = 1,2;
• в марте — 4229 грн. : 4224 грн. = 1,0011837.
Далее корректируем зарплату, начисленную за период до повышения окладов:
3500 грн. х 1,0014286 х 1,0014265 х 1,0014245 х 1,0014225 х 1,2 х 1,0011837 = 4229,00 грн. — откорректирована зарплата за апрель 2017 года на коэффициенты повышения зарплаты в мае, июле, сентябре, ноябре 2017 года, январе и марте 2018 года;
(3505 грн. х 2 мес.) х 1,0014265 х 1,0014245 х 1,0014225 х 1,2 х 1,0011837 = 8458,00 грн. — откорректирована зарплата за май и июнь 2017 года на коэффициенты повышения зарплаты в июле, сентябре, ноябре 2017 года, январе и марте 2018 года;
(3510 грн. х 2 мес.) х 1,0014245 х 1,0014225 х 1,2 х 1,0011837 = 8458,00 грн. — откорректирована зарплата за июль и август 2017 года на коэффициенты повышения зарплаты в сентябре, ноябре 2017 года, январе и марте 2018 года;
(3515 грн. х 2 мес.) х 1,0014225 х 1,2 х 1,0011837 = 8458,00 грн. — откорректирована зарплата за сентябрь и октябрь 2017 года на коэффициенты повышения зарплаты в ноябре 2017 года, январе и марте 2018 года;
(3520 грн. х 2 мес.) х 1,2 х 1,0011837 = 8458,00 грн. — откорректирована зарплата за ноябрь и декабрь 2017 года на коэффициенты повышения зарплаты в январе и марте 2018 года;
(4224 грн. х 2 мес.) х 1,0011837 = 8458,00 грн. — откорректирована зарплата за январь и февраль 2018 года на коэффициент повышения зарплаты в марте 2018 года.
Как видите, после применения повышающих коэффициентов мы дотянули зарплату работника за каждый месяц расчетного периода до уровня мартовской зарплаты 4229,00 грн. Но так красиво получится только в случае, если работник не получает доплат, надбавок, премий и т. д. Если же такие выплаты начисляются работнику, то их также нужно будет откорректировать на коэффициент повышения оклада (см. выше).
Рассчитаем среднедневную зарплату:
(4229,00 грн. + 8458,00 грн. х 5 + 4229,00 грн.) : 353 к. дн. = 143,76 грн./к. дн.
Однако в периоде, на который приходится отпуск работника (в мае 2018 года), ему снова поднимут зарплату на 5 грн.
Следовательно, нужно рассчитать коэффициент повышения зарплаты в мае (4234,00 грн. : 4229,00 грн. = 1,0011823) и на этот коэффициент откорректировать сумму средней заработной платы, начисленной за 16 дней отпуска, приходящегося на май 2018 года.
Сумма средней зарплаты с учетом коэффициента повышения оклада в мае 2018 года составляет:
143,76 грн./к. дн. х 1,0011823 = 143,93 грн./к. дн.
Общая сумма отпускных составит:
143,76 грн./к. дн. х 8 к. дн. апреля + 143,93 грн./к. дн. х 16 к. дн. мая = 3452,96 грн.
Трудовая доплата. Минбаза ЕСВ
Зарплата + отпускные меньше минзарплаты
У основного работника начисленная сумма заработной платы за месяц и отпускных текущего месяца оказалась ниже минзарплаты. Нужно ли рассчитывать и начислять ему трудовую доплату? С какой суммы уплачивать ЕСВ?
Начнем разбор полетов с трудовой доплаты до минимальной заработной платы.
Статья 31 Закона об оплате труда требует: «размер заработной платы за полностью выполненную месячную (часовую) норму труда не может быть ниже размера минимальной зарплаты».
А если оказался ниже? Придется рассчитать и начислить работнику трудовую доплату до уровня минзарплаты.
Отметим, что в 2018 году минимальная зарплата в месячном размере равна 3723,00 грн., в почасовом — 22,41 грн.
Важно! Суммы среднего заработка, которые сохраняются за работником за время его отпуска, не включают в заработную плату для обеспечения ее минимального уровня. Такой вывод следует из положений ст. 31 Закона об оплате труда.
Согласны с ним и в Минсоцполитики (см. письма от 13.02.17 г. № 322/0/101-17/282 и от 21.03.17 г. № 791/0/101-17/282).
Ведь отпускные — это выплата, начисленная за неотработанное время (см. п.п. 2.2.12 Инструкции № 5).
Их расчет производят в соответствии с Порядком № 100, а не в зависимости от месячной (часовой) нормы труда, установленной работнику, в месяце, на который приходится ежегодный отпуск.
Следовательно, если на текущий месяц приходится отпуск работника, то для обеспечения минимального размера заработной платы (выполнения требования ст. 31 Закона об оплате труда) заработную плату, начисленную ему за фактически выполненную норму труда, следует сравнить с минзарплатой, рассчитанной пропорционально выполненной норме труда. Отпускные отбрасываем.
Пример 17. Работник будет находиться в ежегодном отпуске с 16 по 29 апреля 2018 года. Сумма отпускных — 1423,80 грн.
Оклад работника — 2500,00 грн. Сумма основной зарплаты за фактически отработанное время (10 рабочих дней), рассчитанная исходя из оклада работника, — 1250,00 грн. Доплат, надбавок, премий нет.
В сравнительных расчетах участвует только заработная плата за фактически отработанное время (1250,00 грн.). Апрельские отпускные в расчет не берем.
Минзарплатный предел по работнику составит:
3723,00 грн. : 20 раб. дн. х 10 раб. дн. = 1861,50 грн.,
где 20 — количество рабочих дней в апреле 2018 года согласно графику работы предприятия.
Заработная плата, рассчитанная исходя из уровня минимальной заработной платы за отработанные дни апреля (1861,50 грн.), выше заработной платы работника за фактически отработанное время (1250,00 грн.).
Следовательно, работнику начисляем трудовую доплату, сумма которой равна разнице между этими двумя величинами:
1861,50 грн. - 1250,00 грн. = 611,50 грн.
Общая сумма зарплаты за апрель 2018 года (основная зарплата + трудовая доплата + отпускные) составит:
1250,00 грн. + 611,50 грн. + 1423,80 грн. = 3285,30 грн.
Интересный момент. Если оклад (месячная тарифная ставка) работника равен или выше 3723,00 грн. (часовая тарифная ставка равна либо выше 22,41 грн.), то с трудовой доплатой можно не заморачиваться. Ее не будет! А вот ЕСВ обязательно проконтролируйте.
Если фактическая база начисления единого взноса, определенная по основному работнику-отпускнику-неинвалиду, оказалась ниже «минималки», обязательно на разницу доначисляйте ЕСВ.
Воспользуемся условиями примера 17 (см. выше).
База начисления ЕСВ, рассчитанная по работнику, — 3285,30 грн. Она ниже минимальной заработной платы (3723,00 грн.). Поэтому на разницу между этими двумя величинами 437,70 грн. (3723,00 грн. - 3285,30 грн.) доначисляем ЕСВ.
Общая сумма ЕСВ составит:
(3285,30 грн. х 22 % : 100 %) + (437,70 грн. х 22 % : 100 %) = 819,06 грн.
