Наличные ограничения
Можно ли оприходовать в кассу наличку, снятую с корпоративной карточки в сумме больше 50 тыс. грн.? Не действует ли тут ограничение по расчетам между физ- и юрлицом?
Конкретного ответа на такой вопрос сейчас не дают ни НБУ, ни ГФСУ. Среди исключений, которых наличные ограничения точно не касаются, п. 8 разд. ІІ Положения № 148* называет:
* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148.
1) расчеты субъектов хозяйствования с бюджетами и государственными целевыми фондами;
2) добровольные пожертвования и благотворительную помощь;
3) использование наличности, выданной на командировку.
То есть формально на все остальные операции наличные ограничения распространяются.
Именно такого мнения (хотя с ним сложно согласиться) относительно нашей ситуации ранее придерживалась и ГФСУ (разъяснение в категории 109.13 ЗІР ГФСУ, сейчас отозвано в связи со вступлением в силу Положения № 148, которое, к слову, существенно в этом вопросе ничего не изменило).
Ввиду того, что все необходимые полномочия (в части как контроля — согласно пп. 191.1.4 и 20.1.10 НКУ, так и наложения штрафов — согласно п. 2342 КоАП) в руках налоговиков, то, учитывая «вектор» их мыслей, имеет смысл осторожничать…
Подталкивают на такую мысль и внушительные размеры штрафов (от 1700 до 3400 грн. при первом нарушении и от 8500 до 17000 грн. — при повторном), приведенные в ст. 16315 КУоАП.
Дата операции или дата списания со счета?
По корпоративным карточкам я должен проводить операции в день их совершения или согласно выписке по картсчету?
Считаем, что с кредита субсчета 313 (если под корпоративную карточку открыт отдельный дополнительный текущий счет) или 311 (если для обслуживания карточки расширены возможности основного текущего счета) списывать средства логичнее на ту дату, которая значится в выписке банка, т. е. когда банк провел их списание.
То есть не исключено возникновение ситуаций, когда корпоративной карточкой сотрудник рассчитался ранее, но средства банк списал позже. В этом случае не видим никаких проблем в том, что дата оприходования ценностей (Дт счета учета запасов — Кт 631) и дата списания средств со счета (Дт 372 — Кт 313 или 311) не будут совпадать.
Альтернативный вариант — открытие отдельного аналитического счета к субсчету 313 (к примеру, 3131). По дебету такого счета отражают заблокированные суммы, а по кредиту — списанные. К примеру, при его использовании могут быть составлены следующие проводки:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Заблокирована сумма, снятая сотрудником наличными в банкомате | 3131 | 313 | 2000,00 |
| 2 | Заблокирована сумма комиссии при снятии наличных с корпоративной карточки | 3131 | 313 | 10,00 |
| 3 | Списана со счета сумма наличных, снятая сотрудником | 372 | 3131 | 2000,00 |
| 4 | Списана со счета сумма комиссии | 92 | 3131 | 10,00 |
Разные даты по карте «ключ к счету»
На предприятии есть карта «ключ к счету», руководитель покупает товар в четверг, по выписке деньги проходят в субботу. Каким числом должен быть составлен авансовый отчет?
В части отличия даты приобретения товара и списания денег со счета справедливо все сказанное выше. С поправкой на то, что карта «ключ к счету» — все-таки не классическая, а особая корпоративная карточка.
А вот дата составления авансового отчета — это уже совсем другая история. Подпункт 170.9.2 НКУ обязует подавать авансовый отчет** до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога: (а) завершает командировку; (б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет. В нашем случае подходит второй вариант.
**Форма которого утверждена приказом Минфина «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 28.09.15 г. № 841.
При этом главное — вписаться в предельный срок, предусмотренный п.п. 170.9.2 НКУ. То есть отчет можно составить на протяжении 5 раб. дн. с даты завершения гражданско-правового действия. Это может быть четверг или следующие за ним 5 банковских дней.
Как делить расходы?
Два сотрудника едут в одну деловую командировку, аванс на командировку не выдаем, обеспечиваем их корпоративной карточкой, они безналично рассчитываются за питание, я засчитываю им как суточные. Как мне делить между ними расходы: пополам, 50 % — одному сотруднику, 50 % — другому?
Описанная ситуация уже давно не редкость. С возможностью использования в командировке корпоративной карточки одним сотрудником на благо другим коллегам в свое время соглашался и Минфин (письмо от 11.03.06 г. № 31-26030-12-13/5020). Общие выводы этого письма могут порадовать и нас. Хотя бы потому, что ничего противозаконного в оплате расходов нескольких лиц корпоративной карточкой, выданной одному из них, Минфин не усмотрел. Значит, не должно быть проблем и при оплате суточных таким образом.
Использован может быть и еще один вывод письма: важное значение имеет надлежащее документальное оформление расходов, понесенных в командировке.
С другой стороны, суточные являются тем единственным видом командировочных расходов, которые в документальном подтверждении не нуждаются.
Но в рассматриваемом случае документ (например, счет официанта) мог бы пригодиться для того, чтобы по-честному распределить расходы на питание.
Например, списан по корпоративной карточке безналичный платеж «КАФЕ ТРИ ІКСА» — 602 грн., аванс одному — 301 грн., второму — 301 грн.?
Наиболее беспроблемный путь — зачислить уплаченную в кафе сумму в счет суточных держателя корпоративной карточки.
В таком случае сотрудники сами смогут договориться о распределении расходов на питание. Ведь если держатель корпоративной карточки — «кого ни разу не кормил, кому пятнадцать ложек влил», то вариант поровну вряд ли подойдет.
На будущее: если отправляете в командировку нескольких сотрудников, при этом корпоративную карточку предоставляете лишь одному из них, заранее позаботьтесь о правильном порядке возмещения понесенных ими расходов, в том числе суточных. Заметьте: связанные с этим моменты неплохо было бы прописать во внутреннем документе, регулирующем порядок служебных командировок на предприятии. Ведь Инструкция № 59*** для небюджетников является лишь вспомогательным (консультативным) документом.
Кроме того, обязательно проинструктируйте самих командированных о том, какие расходы можно оплачивать безналичным платежом, а для каких лучше сначала снять наличные с корпоративной карточки.
Так, суточные могут быть потрачены работниками на самые различные нужды: покупку медпрепаратов, сигарет и даже алкоголя. Чтобы налоговики лишний раз не пытались увидеть в этом финансирование личных нужд работников (и, соответственно, отнести их на налогооблагаемый доход командированного), не нужно оплачивать их безналичным платежом с помощью корпоративной карточки.
