Новая нормативка
С 1 октября 2018 года заработал Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденный постановлением правления Фонда социального страхования Украины от 19.07.18 г. № 12 (далее — Порядок № 12).
Новый Порядок № 12, помимо механизма и условия финансирования страхователей в части больничных, декретных и пособия на погребение, определяет еще и механизм и условия финансирования в части выплат пострадавшим на производстве, предусмотренных абз. 4 ч. 3 ст. 42 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV (далее — Закон № 1105). Напомним, это:
• пособие по временной нетрудоспособности, наступившей вследствие несчастного случая на производстве или профзаболевания;
• выплата при временном переводе на более легкую нижеоплачиваемую работу;
• возмещение стоимости погребения потерпевшего и связанных с этим ритуальных услуг.
Основанием для финансирования страхователей, как и раньше, является Заявление-расчет (подробнее о его заполнении мы расскажем в следующем номере).
В рамках данной публикации остановимся именно на финансировании пособия по временной нетрудоспособности, не связанной с несчастным случаем на производстве и профзаболеванием, пособия по беременности и родам и пособия на погребение (кроме погребения пенсионеров, безработных и лиц, которые умерли от несчастного случая на производстве).
Давайте пробежимся по этапам работы с больничными листами и другими документами «от их получения до собственно финансирования пособий».
Этап 1: собираем документы
Работнику, трудоустроенному у работодателя по основному месту работы, для подтверждения и оплаты дней временной нетрудоспособности или отпуска в связи с беременностью и родами нужно предоставить своему работодателю листок нетрудоспособности. Причем обычно от работников больше никаких документов не требуется.
Исключение составляют совместители (в том числе и внутренние совместители) и «льготники», установленные Законом № 1105. Так, работник-совместитель для оплаты дней болезни или отпуска в связи с беременностью и родами подает:
1) копию листка нетрудоспособности, заверенную подписью руководителя и печатью по основному месту работы;
2) справку о средней заработной плате с основного места работы и других мест работы по совместительству (если их несколько).
В свою очередь, работники-льготники (которые имеют право на пособие в размере 100 % средней зарплаты независимо от страхового стажа), помимо больничного, предоставляют копии соответствующих документов, подтверждающих такое право. Перечень работников-льготников приведен в п. 5 ч. 1 ст. 24 Закона № 1105.
Для подтверждения страхового стажа работника, который учитывается при расчете сумм пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, понадобятся: трудовая книжка работника (для совместителей — копия), справка ОК-7 (для подсчета страхового стажа за периоды с 01.01.11 г.).
Для получения пособия на погребение нужны такие документы:
1) копия свидетельства о смерти застрахованного лица (члена семьи застрахованного лица);
2) оригинал извлечения из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан, выдаваемого отделом РАГС (оригинал справки для получения пособия на погребение — если госрегистрация смерти проводилась исполнительным органом сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета).
Важно! В извлечении, выдаваемом РАГС, указываются фамилия, имя и отчество лица, на запрос которого выдано это извлечение. Именно этому лицу страхователь должен выплатить пособие на погребение. А вот в справке для получения пособия на погребение фамилия, имя и отчество лица, обратившегося за ее получением, не проставляются. Поэтому в этом случае страхователь выплачивает пособие на погребение тому лицу, которое предоставило все необходимые документы для его получения;
3) справки с места проживания члена семьи застрахованного лица о том, что умерший член семьи находился на иждивении застрахованного лица — если застрахованное лицо получает пособие на погребение члена семьи.
Этап 2: принимаем решение о назначении пособия
Для того чтобы ФСС профинансировал указанные виды пособий, на основании соответствующих документов должно быть принято решение об их назначении комиссией по социальному страхованию.
Решение оформляется протоколом, на основании которого бухгалтер рассчитывает сумму пособия.
Комиссии по социальному страхованию ст. 32 Закона № 1105 установлены определенные сроки рассмотрения документов для назначения пособий (см. табл. 1 ниже).
Таблица 1. Сроки рассмотрения документов для назначения пособий
| Вид пособия | Сроки рассмотрения документов для назначения пособий |
| Пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам | В течение 10 дней после получения документов для назначения пособия (п. 1 ст. 32 Закона № 1105) |
| Пособие на погребение | Не позднее следующего дня после дня обращения за пособием (п. 3 ст. 32 Закона № 1105) |
Кстати, о принятии решения комиссией… Здесь нужно учесть, что с 27.07.18 г. вступило в силу Положение о комиссии (уполномоченном) по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности, утвержденное постановлением Фонда социального страхования Украины от 19.07.18 г. № 13: обновлена форма Протокола комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию на предприятии, в учреждении, организации.
Чтобы сильно на нее не отвлекаться, отметим, что в целом форма осталась прежней, потеряв лишь таблицу о путевках.
Обратите внимание: с 27.07.18 г. протоколы должны быть оформлены по новой форме.
Этап 3: составляем и подаем Заявление-расчет в ФСС
С 01.10.18 г. Заявление-расчет в ФСС надо подать не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения комиссией (уполномоченным) по соцстрахованию о выплате материального обеспечения. Об этом говорит п. 2 Порядка № 12. Напомним, что ранее таких строгих сроков для подачи Заявления-расчета не было установлено. Теперь придется за этим следить.
Так что, получив больничный от работника, у вас в общем и целом: 10 календарных дней на принятие решения о выплате пособия и 5 рабочих дней на то, чтобы подать Заявление-расчет на него в ФСС. Идем дальше.
Как и раньше, Заявление-расчет подается в рабочий орган исполнительной дирекции ФСС по местонахождению или месту проживания страхователя (п. 4 Порядка № 12).
Новым Порядком № 12 обозначено, что подать Заявление-расчет можно либо в бумажном виде лично в ФСС, либо отправить в электронном виде с применением электронной цифровой подписи. Заявление-расчет в бумажном виде формируем в двух экземплярах: один подается в ФСС, а второй хранится у страхователя вместе с документами, на основании которых назначено материальное обеспечение. Когда появится возможность подать Заявление-расчет в электронном виде, страхователь вместе с подтверждающими документами должен будет хранить у себя его распечатанную копию.
Следите, чтобы информация, внесенная страхователем в Заявление-расчет, полностью соответствовала документам, на основании которых осуществлено назначение материального обеспечения, и была отражена в регистрах бухгалтерского учета.
Этап 4: «судьба» Заявления-расчета, или Как ФСС рассматривает Заявление-расчет
Как и раньше, ФСС отведено 10 рабочих дней на то, чтобы проверить Заявление-расчет, предоставить рекомендации по результатам проверки, перечислить страхователю финансирование или предоставить обоснованный отказ в принятии Заявления-расчета (п. 8 Порядка № 12, п. 1 ст. 34 Закона № 1105).
За это же время ФСС осуществляет проверку правильности начисления выплат и при отсутствии замечаний осуществляет финансирование сумм, указанных в Заявлении-расчете.
Теперь в п. 8 Порядка № 12 закреплено право ФСС при необходимости осуществлять обмен информацией со страхователем путем направления запроса с целью уточнения информации, приведенной в Заявлении-расчете. Так что не удивляйтесь, если получите такой запрос.
В случае выявления ошибок и/или недостоверных сведений Заявление-расчет возвращается страхователю с соответствующими рекомендациями ФСС по их устранению.
Финансирование страхователей осуществляется согласно реквизитам, указанным в Заявлении-расчете, — на отдельный специально открытый текущий счет.
Напомним, что на обязательное открытие спецсчета указывает п. 2 ст. 34 Закона № 1105.
Этап 5: пришли средства на спецсчет — расходуем правильно
Пунктом 2 ст. 34 Закона № 1105 оговорено, что страховые средства, зачисленные на отдельный спецсчет в банке, могут быть использованы страхователем исключительно на предоставление материального обеспечения застрахованным лицам, уплату НДФЛ и военный сбор (ВС). Напомним, что пособие по беременности и родам и пособие на погребение НДФЛ и ВС не облагаются. ЕСВ с суммы больничных и декретных мы, как и раньше, уплачиваем со своего основного текущего счета.
После поступления страховых средств на спецсчет работодатель выдает надлежащие суммы работникам (застрахованным лицам) с соблюдением установленных для этого в ч. 2 ст. 32 Закона № 1105 сроков (п. 9 Порядка № 12). Напомним о них в табл. 2 ниже.
Таблица 2. Сроки выплаты пособий
| Вид пособия | Сроки выплаты пособий |
| Пособие по временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, в связи с необходимостью ухода за больным ребенком, за больным членом семьи | В ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты зарплаты |
| Пособие по беременности и родам | |
| Пособие на погребение | Не позднее следующего рабочего дня после получения страховых средств от ФСС на спецсчет |
Как видим, сроки для выплаты пособия, установленные ст. 32 Закона № 1105, работодатель может выполнить только при выплате пособия на погребение. А все потому, что этот срок привязан ко дню получения страховых средств от ФСС.
А что же у нас со сроками выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам? В Законе № 1105 сроки выплаты привязаны ко дню назначения пособия. А назначаем мы пособия по решению комиссии по социальному страхованию. Но ведь у нас есть после этого + 5 рабочих дней на подачу Заявления-расчета и + 10 рабочих дней на то, чтобы работники ФСС смогли проверить Заявление-расчет, предоставить рекомендации по результатам проверки, перечислить страхователю финансирование или предоставить обоснованный отказ в финансировании Заявления-расчета. Как видим, соблюсти сроки выплаты пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам в привязке ко «дню назначения» у нас не получится. Эти сроки мы можем соблюсти только в привязке ко «дню получения финансирования из ФСС».
Такая нестыковка была и ранее, и причина ее одна. Эта «старая» норма про сроки выплаты пособий «тянется» с тех времен, когда порядок финансирования пособий был другим — работодатель выплачивал их сам, а потом засчитывал в счет уплаченных взносов. В 2011 году порядок финансирования изменился (финансирование стало проводиться напрямую от ФСС по ВПТ), а эту законодательную норму никто так и не поправил.
Как до 01.10.18 г., так и после этот вопрос решается так:
1. Сумму первых пяти дней временной нетрудоспособности, оплачиваемых за счет работодателя, нужно выплачивать в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты зарплаты.
2. Сумму пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, финансируемых за счет средств ФСС, нужно выплачивать не позднее чем в ближайший после дня получения средств от ФСС пособия срок, установленный для выплаты зарплаты. Кстати, можно и не ждать этого предельного срока и выплатить раньше, например на следующий день после получения средств от ФСС (см. письмо ФСС по ВПТ от 21.11.16 г. № 2.4-16-2036).
Справедливости ради отметим, что в п. 9 Порядка № 12 определено: «После поступления средств, указанных в Заявлении-расчете, на счет страхователя последний обязан осуществить выплату соответствующего материального обеспечения не позднее, чем в сроки, определенные в части второй ст. 32 Закона».
Обратите внимание: «После поступления средств»… Поэтому Порядок № 12 велит нам поступать так, как мы написали выше.
А что делать, если сумма пособия, полученная работодателем на спецсчет для выплаты работнику, по каким-либо причинам (командировка, болезнь) не получена им в срок?
В Порядке № 12 прямого ответа на этот вопрос нет. Поэтому продолжаем пользоваться на этот случай «старенькими» разъяснениями-письмами ФСС (еще по ВПТ) от 31.03.11 г. № 01-16-707 и от 21.11.016 г. № 2.4-16-2036: возвращать такую сумму не нужно, она депонируется как обычная зарплата.
Неизменными остались требования в отношении возврата ошибочно полученных средств ФСС:
1. Если работодатель обнаружил у себя ошибку и сумма полученных от ФСС средств превышает фактические расходы на проведение выплат, то неиспользованную сумму в течение 3 рабочих дней надо вернуть на счет ФСС (п. 12 Порядка № 12). Дополнительно письмом направляется объяснение причин возврата.
2. В случае выявления страхователем ошибок при начислении выплат за прошлые периоды (за пределами действующего бюджетного года) излишне начисленные и выплаченные средства также возвращаются страхователем в ФСС. Одновременно направляется письмо-объяснение причин возврата (п. 13 Порядка № 12).
Этап 6: подаем Уведомление
А вот это новое и самое интересное.
Самое главное: с 01.10.18 г. на страхователей возложена обязанность уведомлять ФСС о проведении выплат застрахованным лицам.
Получив «соцстраховские» средства на счет и выплатив их работникам, страхователь теперь обязан отчитаться перед ФСС, направив Уведомление о том, что средства выплачены в полном объеме и в положенный срок (сроки).
Форму Уведомления можно найти в приложении 2 к Порядку № 12.
Такое Уведомление работодатель может направить ФСС (п. 10 Порядка № 12):
• в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи;
• письмом с уведомлением;
• предоставить непосредственно в ФСС.
Срок подачи Уведомления — 1 месяц со дня проведения выплат.
Подробнее о заполнении Уведомления читайте в следующем номере.
Выводы
- С 01.10.18 г. действует единый механизм и условия финансирования страхователей в части больничных, декретных, пособия на погребение, выплат пострадавшим на производстве.
- Также введена в действие новая форма Заявления-расчета. Установлен срок на его подачу: не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения комиссией по соцстрахованию.
- Кроме того, вводится обязанность страхователей уведомлять ФСС о проведении выплат застрахованным лицам путем подачи Уведомления по утвержденной форме.
