Табель — это поименный список работников структурного подразделения (цеха (отдела), участка) предприятия (физлица-предпринимателя). Его обязаны вести все работодатели (в том числе физлица-предприниматели) независимо от количества работников (см. письмо Минтруда от 13.05.10 г. № 140/13/116-10).
Если работников немного, Табель заполняет бухгалтер. На крупных предприятиях Табель ведут работники кадровой службы (отдела), а при необходимости может вводиться специальная должность «табельщик».
Где искать форму Табеля? Его типовая форма (№ П-5) утверждена приказом Госкомстата Украины от 05.12.08 г. № 489. Она носит рекомендательный характер (см. письмо Госкомстата от 19.03.10 г. № 17/1-25/ж-61/10/59). Поэтому работодатели могут изменять и/или дополнять эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики своей деятельности.
Каждому работающему присваивается табельный номер. Если же работник увольняется (переводится в другое подразделение), то его прежний табельный номер другому работнику не присваивают, а оставляют свободным не менее трех лет.
На работника в Табеле, как правило, заполняется только одна строка. Исключение составляют внутренние совместители, на них заполняют две строки: в одной указывают время основной работы, а во второй — время работы по совместительству.
Для отражения использованного рабочего времени по каждому дню месяца в Табеле отведены две ячейки. В верхней вы проставляете количество отработанных (или неотработанных) часов по соответствующим видам затрат рабочего времени, в нижней — условное обозначение видов затрат рабочего времени. Кстати, условные обозначения отработанного времени (буквенное и числовое) представлены на титульном листе Табеля типовой формы № П-5. Приведем их в табл. 1.
Таблица 1. Условные обозначения в типовой форме № П-5
| Условные обозначения | Код | |
| буквенный | цифровой | |
| Часы работы, предусмотренные колдоговором | Р | 01 |
| Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством | РС | 02 |
| Вечерние часы работы | ВЧ | 03 |
| Ночные часы работы | РН | 04 |
| Сверхурочные часы работы | НУ | 05 |
| Часы работы в выходные и праздничные дни | РВ | 06 |
| Командировки | ВД | 07 |
| Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР, далее — Закон об отпусках) | В | 08 |
| Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона об отпусках) | Д | 09 |
| Дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII | Ч | 10 |
| Творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках) | ТВ | 11 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках) | Н | 12 |
| Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) | НБ | 13 |
| Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25, кроме пп. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
| Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках) | ДО | 15 |
| Отпуск в связи с беременностью и родами (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках) | ВП | 16 |
| Отпуск для ухода за ребенком до достижения им шестилетнего возраста (п. 3 ст. 25 Закона об отпусках) | ДД | 17 |
| Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках) | НА | 18 |
| Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ) | БЗ | 19 |
| Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю) | НД | 20 |
| Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования | НП | 21 |
| Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и др.) | ІН | 22 |
| Простой | П | 23 |
| Прогулы | ПР | 24 |
| Массовые невыходы на работу (забастовки) | С | 25 |
| Оплачиваемая временная нетрудоспособность | ТН | 26 |
| Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др., что подтверждено справками лечебных заведений) | НН | 27 |
| Неявки по невыясненным причинам | НЗ | 28 |
| Другие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями | ІВ | 29 |
| Другие причины неявок | І | 30 |
Заметим: при заполнении Табеля работодатель может использовать либо буквенный, либо числовой код.
Табель нужно заполнять ежедневно! Именно тогда у вас будет обеспечен достоверный учет рабочего времени.
В конце месяца в Табеле подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Заполненный Табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, руководителем подразделения, а также работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты за отработанный месяц. На больших предприятиях иногда практикуют составление «прогнозных» табелей для ускорения процесса начисления зарплаты. Их передают в бухгалтерию за два — три дня до начала следующего календарного месяца.
А нужно ли заполнять отдельный табель на аванс? Действительно, для того чтобы рассчитать сумму аванса, бухгалтеру необходим заполненный табель за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число включительно). Каким образом он к нему попадет — каждый работодатель решает самостоятельно.
Например, отдел кадров может передавать в бухгалтерию заполненный табель за первую половину месяца 16-го числа для расчета аванса, а бухгалтерия будет возвращать его обратно 17-го. Еще один вариант — заверенная копия табеля на аванс, которая будет оставаться в бухгалтерии и подшиваться под расчет. Можно и отдельные табели формировать за первую и вторую половины месяца, а затем еще и сводный.
В общем, все в ваших руках! Главное — зафиксируйте порядок передачи табеля на аванс во внутренних документах, чтобы механизм «отдел кадров — бухгалтерия» работал как часы.
Далее рассмотрим в табл. 2 отдельные ситуации, при наступлении которых могут возникнуть вопросы с заполнением Табеля.
Таблица 2. Табель учета рабочего времени: отдельные ситуации
| Ситуация | Решение |
| Как табелировать выходные (праздничные) дни работника? | Табель не предусматривает кодировку для обозначения выходных дней (дней еженедельного отдыха). Поэтому в полях напротив выходных дней (а также праздничных и нерабочих) можно проставлять прочерки или оставлять их незаполненными. В то же время если работника специально привлекают к работе в выходной для него день или в праздничный/нерабочий, то отработанное время табелируют кодом «РВ» (06) |
| Как отразить в Табеле работу на условиях неполного рабочего времени? | С помощью кода «РС» (02). Кстати, этот же код применяется для кодировки рабочего времени, отработанного совместителем, поскольку работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени. Но заметьте: если такой режим работы установлен по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ), то неявки в связи с переводом на неполный рабочий день (неделю) обозначают кодом «НД» или «20» |
| Работник уходит в ежегодный основной отпуск. Как это отразить в Табеле? | Для этих целей предусмотрен код «В» (08). Причем им следует обозначать не только рабочие, но и выходные дни, которые приходятся на период ежегодного отпуска. Ведь отпускные начисляют за календарные дни. А вот праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ), приходящиеся на период ежегодного отпуска, прочеркивают или оставляют незаполненными |
| Как отразить дни командировки в Табеле? | Оплата периода командировки производится за все рабочие дни по графику того предприятия, которое направило работника в командировку. Из этого следует, что рабочие дни пребывания работника в командировке в Табеле обозначаются таким образом: • в верхней строке указывают количество отработанных часов согласно графику работы предприятия-работодателя (например, 8) независимо от того, сколько часов в этот день работник отработал по месту командировки; • в нижней строке — условное обозначение командировки «ВД» (07). День командировки, приходящийся на выходной день, отражают следующим образом: • в верхней ячейке — прочерк или оставляют ее незаполненной; • в нижней — «ВД» (07). Если работник был специально командирован для работы в выходной для него день, то такой день, на наш взгляд, целесообразно обозначить в Табеле следующим образом: • в верхней ячейке проставить количество фактически отработанных в этот день часов; • в нижней через дробь — «РВ»/«ВД» (06/07) (часы работы в выходные и праздничные дни / командировка). Работник выезжает в командировку либо возвращается из нее в выходной (праздничный, нерабочий) день? В такой ситуации день отъезда в командировку (возвращения из нее) обозначают кодом «ВД» или «07», а предоставленный позже отгул (если это предусмотрено соответствующим положением) — кодом «ІН» или «22». А если работник-совместитель направлен в командировку по его основному месту работы? В таком случае на предприятии, где он работает по совместительству, в Табеле делают отметку «I» или «30» (другие причины неявок). Подтверждающим документом для такого случая является справка или копия приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку с основного места работы (см. письмо Минсоцполитики от 23.04.13 г. № 146/13/133-13) |
| У работника ненормированный рабочий день. Как это отразить в Табеле? | Особенность ненормированного рабочего дня заключается в том, что работник выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего дня. При этом труд таких лиц, как правило, не подлежит точному учету во времени. Часы, отработанные работником сверхурочно как ненормированное рабочее время, не оплачивают. Их только компенсируют путем: • предоставления ежегодного дополнительного отпуска; • установления доплат в случаях, предусмотренных законодательством. Поскольку часы, переработанные в режиме ненормированного рабочего дня, не оплачивают, то в Табеле их не отражают. Таким образом, в Табеле указывают продолжительность рабочего дня в соответствии с установленной для работника нормой |
| Каковы особенности ведения Табеля при суммированном учете рабочего времени? | В Табеле в общем порядке фиксируют данные о явке/неявке сотрудников по их графикам выхода на работу (графикам сменности). Интерес вызывает ситуация, когда в соответствии с графиком сменности время работы приходится на разные сутки (например, при работе в ночную смену). На наш взгляд, в этом случае табелировать такие рабочие часы следует, разбивая их между смежными датами, на которые они приходятся |
| Как отразить в Табеле период временной нетрудоспособности? | При временной нетрудоспособности оплате подлежат календарные дни болезни. Поэтому в Табеле указывают все дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на рабочие, выходные, праздничные/нерабочие дни. В Табеле предусмотрено 2 кода временной нетрудоспособности: • «ТН» («26») — отмечают оплачиваемую временную нетрудоспособность (подтверждается листком нетрудоспособности, оформленным надлежащим образом); • «НН» («27») — отражают неоплачиваемую временную нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством. Если работник заболел в командировке, дни оплачиваемой временной нетрудоспособности в период нахождения в командировке можно отразить: • с кодом «ТН» или «26»; • одновременно двумя кодами, например, через дробь «ВД/ТН» или «07/26». Внимание: больничный лист, выданный в связи с беременностью и родами, табелируют по-другому. Для отпуска в связи с беременностью и родами есть специальный код — «ВП» («16») |
