Первичка «живет три года»… или больше?

Хранить или уничтожить

Для первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с «подконтрольным» налоговикам законодательством, срок хранения составляет 1095 дней. Если же документы связаны с трансфертным ценообразованием, то 2555 дней. Об этом нам говорит п. 44.3 НКУ.

Сроки хранения остальных документов (в том числе и «трудовых») находим в перечнях № 578 и № 430*. ООО и ОДО смогут найти перечень документов, которые они должны хранить в течение всего срока своей деятельности, в ч. 1 ст. 43 Закона Украины «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» от 06.02.18 г. № 2275-VIII (далее — Закон № 2275). В частности, это: приказы и распоряжения директора/дирекции, аудиторские заключения и т. д.

* Утверждены приказами Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 и от 14.03.13 г. № 430/5 соответственно.

Сроки хранения истекли? Можем документы уничтожить. Проведения проверки не ждем. Если к вам пришли с проверкой, а срок хранения документов истекает в ее процессе, то вы документы не выбрасываете до окончания такой проверки. Также продолжаем хранить документы тогда, когда необходимо обжаловать решение, действие или бездействие контролирующих органов (в том числе и налоговые уведомления-решения).

Но не все так просто.

Во-первых, еще совсем недавно налоговики настаивали: непроверенные документы трехлетней (семилетней — для трансфертного ценообразования) давности плательщики должны передать в архив (разъяснение в категории 135.01 ЗІР ГФСУ, утратило силу с 01.01.19 г.). Предполагаем, эта идея еще вернется в ЗІР ГФСУ.

Хотя исходя из «архивной» нормативки нельзя сказать, что непроверенные документы необходимо обязательно сдавать в архив предприятия или специализированное учреждение. Ведь срок хранения бо́льшей части первички — до 10 лет.

А в соответствии с п. 2 гл. 4 разд. VI Правил № 1000** документы с подобными сроками хранения передаются в архив юрлица по желанию руководителя.

** Утверждены приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5.

Как правило, такие документы лежат «мертвым грузом» в соответствующих отделах предприятия.

Запрещает уничтожать непроверенные документы и Укргосархив (см. письма от 30.10.12 г. № 01.2/3388 и от 03.07.13 г. № 01.2/2629).

Во-вторых, Укргосархив не спроста занимает такую позицию. Дело в том, что Перечень № 578 для первичной документации содержит оговорку «при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства».

Положения пп. 44.3 и 44.4 НКУ по этому поводу говорят, что налогоплательщик обязан обеспечить хранение документов как минимум на протяжении 3 (7) лет. А если документы связаны с предметом проверки или с административным (судебным) обжалованием, то до окончания такой процедуры.

И вот в этих формулировках одно из ключевых отличий Перечня № 578 от НКУ. Если учитывать положения ст. 102 НКУ, то получается, что по истечении 3(7) лет первичка предметом проверки стать, по идее, не может. Однако в Перечне № 578 формулировка более категорична.

Дальнейшие же выводы заставляют усомниться в том, что по истечении 3 (7) лет первичную документацию можно сдать в «утиль».

В-третьих, безусловно, некоторые документы, перечисленные в НКУ и перечнях, имеют одинаковые сроки хранения. Но способ их исчисления разный!

В НКУ отсчет 1095 (2555) дней ведется со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности.

В перечнях № 578 и № 430 отсчет срока хранения документов ведется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Об этом прямо говорят п. 2.10 Перечня № 578 и п. 2.3 Перечня № 430.

Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2018 году, начинается с 1 января 2019 года.

Хотя в вопросах, касающихся налоговой сферы, мы, как и налоговики, должны руководствоваться в первую очередь НКУ.

В-четвертых, по некоторым проверкам сроки давности не действуют вообще. Например, если речь идет о ЕСВ. Соответственно, трехгодичная первичная документация (например, банковская выписка) может понадобиться при проведении «бессрочной» проверки. Также обратите внимание, что в определенных ситуациях даже проверяемый период может не замыкаться на 1095 (2555) днях. Так, например, проверять и доначислять налоговые обязательства можно без учета таких сроков, когда:

а) налоговая декларация за период, в течение которого возникло налоговое обязательство, не была подана;

б) должностное лицо налогоплательщика (физлицо-налогоплательщик) осуждено за уклонение от уплаты денежного обязательства или в уголовном производстве вынесено решение о закрытии дела по нереабилитирующим обстоятельствам.

И здесь возникает проблема. В случаях, на которые не распространяются сроки давности для проведения проверок, вы узнаете о необходимости подачи тех или иных документов уже постфактум. Ведь, например, по самой распространенной «налогово-уголовной» ст. 212 УКУ за уклонение от уплаты налогов в особо крупных размерах (в 2019 году — 4802500 грн.) срок давности для привлечения виновного к ответственности — 10 лет!

В-пятых, первичка с истекшим «сроком годности» может подтверждать те или иные данные в проверяемом периоде (т. е. в том, который вписывается в 1095 (2555) дней). Для этого вполне сгодится формулировка «документы, связанные с предметом проверки» из п. 85.2 НКУ. Хотя и эту позицию налоговикам нужно аргументировать.

Например, предприятие купило товар в 2014 году, а продало его в 2017-м. Соответственно, в случае проведения проверки в 2019 году операций 2017 года понадобятся приходные документы из 2014-го.

Исходя из перечисленных аргументов, для сохранения вашего спокойствия рекомендуем не торопиться с уничтожением документов трехлетней давности.

И даже если сроки хранения документов истекли, помните: для их уничтожения существует специальная процедура. В частности, вначале «просроченные бумажки», как правило, проходят экспертизу ценности, затем необходимо составить акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (в основном хозсубъекты имеют дело именно с такими документами), и только потом их можно передать организации по заготовке вторсырья.

Ликвидируемся — уничтожаем документы

Здесь сортировка документов «на сожжение» и «в архив» не должна вызывать трудностей. Да и некоторые вопросы с «непроверенной» первичкой отпадают. При ликвидации же предприятие, как правило, проходит проверку. А значит, судьбу документов нужно определять так: сроки хранения по НКУ и перечням истекли — уничтожаем, не истекли — сдаем в архив.

Обратите внимание: с 01.01.19 г. в п. 44.3 НКУ вернулась уже немного подзабытая норма: в случае ликвидации налогоплательщика первичная документация за период его деятельности не менее чем за 1095 дней (2555 дней — если речь идет о трансфертном ценообразовании), предшествующих дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передается в архив.

К слову, юридические лица и без упоминания об этой процедуре в НКУ сдавали свои документы в архив. Как минимум потому, что согласно п. 2 ч. 13 ст. 17 «регистрационного» Закона Украины от 15.05.03 г. № 755-IV регистратору для внесения записи о прекращении юрлица необходима справка архивного учреждения о принятии документов, которые в соответствии с законом подлежат долгосрочному хранению. Кроме того, об этом сказано в абзаце втором п. 3 разд. 3 гл. ХV Порядка № 1000.

В отношении же ФЛП и передачи в архив первички в соответствии с обновленным п. 44.3 НКУ возникают свои трудности. Все потому, что:

а) порядок хранения и уничтожения первичной документации для физлиц-предпринимателей подзаконная нормативка пока не урегулировала;

б) формулировка положения заставляет сомневаться в том, применяется ли оно вообще к ФЛП. Ведь используется термин «ликвидация», присущий именно юридическим лицам.

Но справедливости ради скажем, что логичнее, чтобы ФЛП тоже сдавали документы в архив. Ведь положения ст. 51 ГКУ о применении к ФЛП норм, предусмотренных для юрлиц, еще никто не отменял.

Уничтожили раньше… что дальше?

В первую очередь вас ждет финансовая санкция по ст. 121 НКУ (налагается на субъектов хозяйствования).

В частности, необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статотчетности, иных документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленного ст. 44 НКУ срока и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из ЕРНН) или их копий при осуществлении налогового контроля влечет за собой штраф в размере 510 грн. За повторное такое нарушение*** грозит штраф в размере 1020 грн.

*** То есть те же действия, за которые к налогоплательщику в течение года уже применяли штраф по абзацу первому п. 121.1 НКУ.

Кроме того, в соответствии с п. 44.6 НКУ, в случае если до окончания проверки или в течение 5 рабочих дней, следующих за днем получения акта проверки, налогоплательщик не предоставляет проверяющим документы (кроме случаев их выемки или иного изъятия правоохранительными органами), подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, считается, что такие документы отсутствовали у налогоплательщика на время составления такой отчетности.

В таком случае дело 510 гривнями не обойдется. Например, под сомнения могут попасть расходы налогоплательщика или реальность операции. И потом доказывай, что «не верблюд».

В итоге даже в таких, казалось бы, однозначных ситуациях остается место для разночтений и всевозможных подводных камней.

Уверены, что наша статья поможет вам принять взвешенное решение.