Начнем с главного. Размер оплаты труда работника в командировке не может быть ниже среднего заработка такого работника. Это закреплено на законодательном уровне (см. ст. 121 КЗоТ). Как оплатить дни работы в командировке, мы показали на схеме:
Оплата труда за период пребывания работника в командировке
Итак, чтобы правильно оплатить дни работы в командировке, необходимо не ошибиться в расчете двух показателей: среднедневной зарплаты и дневного заработка работника (см. схему).
А значит, пора поговорить о премудростях их расчета.
Дневной заработок: шагаем вместе
Дневной заработок рассчитываем в месяце, в котором работник находился в командировке, исходя из полностью отработанного месяца.
Это важно помнить, если в месяце пребывания в командировке рабочие дни работником отработаны не полностью (например, работник часть месяца находился в отпуске или на больничном).
Для расчета дневного заработка можно использовать следующий алгоритм.
Шаг 1. Определяете общую сумму заработной платы, которая была бы начислена работнику за полностью отработанный месяц. При расчете дневного заработка учитываете все элементы заработной платы, которые работник получит согласно условиям трудового, коллективного договора в месяце, в котором он пребывает в командировке: оклад, доплаты, надбавки, премии, которые не носят разового характера, суммы индексации и т. д. (см. письмо № 1126*).
* Письмо Минсоцполитики от 06.08.2014 г. № 1126/13/84-14.
Если работнику установлена часовая тарифная ставка, то ее необходимо перевести в месячную. Для этого часовую тарифную ставку умножаете на норму рабочего времени в месяце, в котором работник находился в командировке.
Если командировали сдельщика, для расчета дневной выплаты определяете, сколько он заработал бы в месяце, в котором находился в командировке, при выполнении нормы выработки.
Разовые премии, материальную помощь на оздоровление и материальную помощь для решения социально-бытовых вопросов, начисленные в месяце пребывания в командировке, при расчете дневного заработка учитывать не нужно!
Шаг 2. Определяете количество рабочих дней по норме рабочего времени в месяце пребывания в командировке.
Шаг 3. Рассчитываете дневной заработок, разделив зарплату (шаг 1) на количество рабочих дней по норме рабочего времени (шаг 2) в месяце пребывания в командировке.
Причем, если командировка «переходящая» (начало в одном месяце, а окончание — в другом), то дневной заработок определяют отдельно для каждого месяца, в котором была командировка. А вот среднедневную зарплату рассчитывают один раз. Этот расчет будет общим для всего периода командировки. Переходим к нему.
Среднедневная зарплата: просто о сложном
Расчет среднедневной заработной платы для оплаты периода командировки производите в соответствии с Порядком № 100**. Для удобства можете использовать наш алгоритм.
** Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Шаг 1. Определяете период, за который необходимо исчислить среднедневную заработную плату (расчетный период).
В общем случае — это последние 2 календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших месяцу отъезда в командировку ( абз. 3 п. 2 Порядка № 100). При этом время, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключайте из расчетного периода.
Например, работник трудится на предприятии с 2011 года. С 25 по 28 августа 2015 года он находился в командировке. Расчетный период: июнь — июль 2015 года. С 1 по 15 июля он находился в отпуске за свой счет. В такой ситуации расчет средней зарплаты производим исходя из выплат за фактически отработанные дни июня и июля 2015 года, т. е. за период с 1 по 30 июня и с 16 по 31 июля 2015 года.
Работник на протяжении последних двух месяцев не работал (например, болел)? Тогда среднедневную зарплату исчисляйте исходя из выплат за предыдущие два месяца работы.
Если же и на протяжении этих месяцев работник не отработал ни одного рабочего дня, расчет средней заработной платы производите исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.
А вот вновь принятым работникам, которых «угораздило» поехать в командировку до того, как они отработали два календарных месяца, среднедневную зарплату исчисляйте исходя из выплат за фактически отработанное время.
Допустим, что работник принят на работу 20 июля 2015 года. С 27 по 30 августа он находился в командировке. В этом случае расчет средней зарплаты производим исходя из выплат за фактически отработанное время, т. е. за период с 20 июля по 26 августа 2015 года включительно.
Шаг 2. Определяете количество рабочих дней, фактически отработанных работником в расчетном периоде.
Шаг 3. Определяете выплаты, которые начислены в расчетном периоде и будут участвовать в расчете среднедневной заработной платы.
Перечень выплат, которые можно включать в расчет среднедневной заработной платы, приведен в п. 3 Порядка № 100. Не участвуют в расчете средней заработной платы выплаты:
— перечисленные в п. 4 Порядка № 100;
— начисленные за время, в течение которого сохранялся средний заработок работника (за время выполнения государственных и общественных обязанностей, ежегодного и дополнительного отпуска, командировки и т. д.), и в связи с временной нетрудоспособностью ( абз. 2 п. 4 Порядка № 100).
Обратите внимание: все выплаты включают в расчет среднедневной заработной платы в том размере, в котором они были начислены. Исключение — начисленные в расчетном периоде (см. абз. 1 и 2 п. 3 Порядка № 100):
— квартальные премии, а также премии, начисленные за более длительный промежуток времени. Их включают в заработок в части, соответствующей количеству месяцев в расчетном периоде;
Предположим, что работник был в командировке с 31 августа по 2 сентября 2015 года. Расчетный период: июнь — июль 2015 года. В июне 2015 года ему была начислена квартальная премия в размере 1200,00 грн. Месяцы, вошедшие в расчетный период, отработаны работником полностью. В этом случае общая сумма квартальной премии, которая будет участвовать в расчете средней зарплаты, — 800,00 грн. (1200,00 грн. : 3 х 2).
— одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет, начисленное в текущем году за предыдущий календарный год***. Его сумму распределяют, прибавляя к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения;
*** Заметьте: если одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет было начислено в текущем году за текущий календарный год, то оно не принимает участие в расчете среднедневной зарплаты.
— премии (месячные, квартальные и т. д.), вознаграждения и другие поощрительные выплаты, если число рабочих дней в расчетном периоде отработано не полностью. В этом случае такие выплаты учитывают пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Однако если месячные премии выплачивают месяц в месяц и они уже исчислены пропорционально отработанному времени, то их суммы включают в заработок в фактически начисленном размере (см. письма Минсоцполитики от 06.08.2014 г. № 1126/13/84-14 и Минтруда от 13.09.2010 г. № 804/13/84-10).
Возьмите на заметку! Только премии включают в зарплату того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости по заработной плате (см. письмо № 1126). Все остальные выплаты учитывают в тех месяцах, за которые они начислены (см. письмо Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11).
Какой вывод можно сделать из этого? При расчете средней зарплаты для определения суммы командировочных суммы доначисленной или сторнированной зарплаты относите к тем месяцам, за которые проводилась корректировка (в которых была допущена ошибка).
Учтите, при исчислении среднего заработка во всех случаях его сохранения необходимо соблюдать требование п. 10 Порядка № 100. Этой нормой установлена обязанность работодателя проводить корректировку средней заработной платы, если в расчетном периоде или в периоде командировки повышались тарифные ставки (оклады).
Шаг 4. Рассчитываем среднедневную зарплату для оплаты периода командировки, используя следующую формулу:
ЗПдн = ЗПф : РДф,
где ЗПдн — среднедневная заработная плата;
ЗПф — сумма заработной платы за фактически отработанные в течение расчетного периода рабочие дни;
РДф — количество рабочих дней, фактически отработанных в расчетном периоде.
Порядок расчета дневной выплаты и среднедневной зарплаты для оплаты периода командировки рассмотрим на конкретном примере.
Пример. Работник был принят на работу в 2009 году. С 31 августа по 4 сентября 2015 года он находился в командировке. Оклад работника — 3000,00 грн.
Заработная плата (с учетом суммы индексации (базовый месяц — февраль 2014 года)) за июнь — 3850,16 грн., за июль — 3896,45 грн. Количество фактически отработанных рабочих дней в июне — 20, в июле — 23.
Рассчитаем среднедневную заработную плату работника:
(3850,16 + 3896,45) : (20 + 23) = 180,15 (грн.).
Рассчитаем дневной заработок в августе 2015 года. Допустим, что работник болел с 3 по 7 августа. Несмотря на то что месяц отработан не полностью, дневной заработок рассчитываем исходя из полностью отработанного месяца (20 рабочих дней). Таким образом, в расчете августовского дневного заработка примут участие оклад работка — 3000,00 грн. и сумма индексации, рассчитанная исходя из полностью отработанного месяца, — 896,45 грн.
Важно! Для расчета августовского дневного заработка мы использовали сумму индексации, рассчитанную за полностью отработанный месяц. Однако в бухучете по работнику сумма индексации за этот месяц должна быть начислена пропорционально фактически отработанным дням (без учета дней болезни). Ведь выплаты, которые исчисляют исходя из средней заработной платы, индексации не подлежат.
Дневной заработок в августе 2015 года равен:
(3000,00 + 896,45) : 20 = 194,82 (грн.).
Сумма среднедневной зарплаты (180,15 грн.) ниже дневного заработка в августе (194,82 грн.). Следовательно, день командировки в августе (31-е число) будем оплачивать как обычный рабочий день.
Рассчитаем дневной заработок в сентябре 2015 года. Предположим, что этот месяц работник обработал полностью. В расчете сентябрьского дневного заработка примут участие оклад работка — 3000,00 грн. и сумма индексации — 896,45 грн.
Дневной заработок в сентябре 2015 года равен:
(3000,00 + 896,45) : 22 = 177,11 (грн.).
Сумма среднедневной зарплаты (180,15 грн.) выше дневного заработка в сентябре (177,11 грн.). А значит, оплату дней командировки в сентябре будем производить исходя из среднедневной зарплаты. Сумма такой оплаты составит:
180,15 х 4 = 720,60 (грн.)
Дни командировки в сентябре оплачены по средней зарплате. Поэтому в бухучете должна быть начислена сумма индексации, рассчитанная пропорционально отработанному времени, без учета дней командировки в сентябре 2015 года.
