Без бумажки ты…
Любые хозяйственные операции предприятие должно подтверждать документально ( ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, пп. 1.2 и 2.1 Положения № 88*). Этого требует и налоговый учет ( п. 44.1 НКУ). Поэтому, совершая покупки у ФЛП, забота о надлежащем документальном подтверждении операций очень даже уместна.
Если вы осуществляете расчеты с ФЛП за товары (услуги) в безналичной форме, то документами, подтверждающими оплату, будут платежное поручение, выписка банка, банковская квитанция (при внесении оплаты через кассу банка). Документами, подтверждающими поставку, — накладная, акт выполненных работ / предоставленных услуг. Тут все, как и с другими СПД.
А если мы рассчитываемся с ФЛП наличными из кассы предприятия? Тогда оплату подтвердит расходный кассовый ордер с подписью ФЛП о получении денег. Поставку, опять же, подтвердит накладная, акт выполненных работ / предоставленных услуг. А что если к нам в кассу заглянул ФЛП, который при наличных расчетах обязан применять РРО (например ФЛП на общей системе), но при расчетах его не применил. Считаем, что проблемы здесь нет. Все то же самое: расходник подтвердит оплату, накладная или акт — поставку.
А какие документы должно требовать у ФЛП подотчетное лицо предприятия, если расчеты осуществляются через него?
Подтверждать одновременно и покупку, и оплату будет расчетный документ, выданный ФЛП в качестве продавца ( п. 2 ст. 3 Закона об РРО). При этом если предприниматель:
— использует РРО (КУРО с РК), таким документом будет фискальный чек РРО (или расчетная квитанция установленной формы из РК);
От «РРО-освобожденцев» можно получить и нефискальный чек РРО. Такой документ не является ни расчетным, ни первичным. Соответственно, для расходных целей он бесполезен. В то же время можно попросить продавца поставить на нем свою личную подпись. При ее наличии нефискальный чек станет полноценным первичным документом (при наличии всех обязательных реквизитов из ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
— не использует РРО, то расчетный документ может оформляться им в произвольной форме.
Таким документом может быть составленный предпринимателем товарный чек или квитанция об оплате. Правда, налоговики, соглашаясь с оформлением товарного чека в произвольной форме, в то же время говорят, что он должен содержать надпись «Товарный чек» и по наполнению соответствовать чеку РРО, за исключением указания фискального номера РРО и надписи «Фіскальний чек» (консультация из категории 109.10 ЗІР ГФСУ).
Какие реквизиты являются обязательными для чека РРО, устанавливает Положение № 614**.
Еще один момент связан с возможностью выписки предпринимателями, не применяющими РРО при наличных расчетах, приходных кассовых ордеров (ПКО).
Здесь важно напомнить, что ФЛП кассовую книгу не ведут и выписывать кассовые ордера не обязаны ( п. 4.2 Положения № 637***). На это обращалось внимание и в консультации из категории 109.15 ЗІР ГФСУ.
На наш взгляд, взяв на вооружение утвержденную форму ПКО, по большому счету, ничто не запрещает предпринимателям применять ее по собственному желанию для документального подтверждения принятия наличной оплаты.
Тем не менее вынуждены предупредить об опасности. НБУ неоднократно (в письмах от 09.03.2011 г. № 11-117/982-3354 и от 05.12.2007 г. № 11-113/4587-12584) говорил о невозможности выписки ПКО предпринимателями. Налоговики часто не признают расходы по таким документам. Причем встречаются судебные решения не в пользу плательщиков.
Предприятию же в таком случае лучше подстраховаться и потребовать от предпринимателя составления либо товарного чека, как того требуют налоговики (см. выше), либо иного документа с обязательными реквизитами первичного. Напомним, что такими обязательными реквизитами являются:
— наименование субъекта хозяйствования, от имени которого составлен документ;
— название документа (формы);
— дата и место составления;
— содержание и объем хозяйственной операции;
— единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении);
— должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личная или электронная подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.
Какими первичными документами предприятие будет подтверждать свои расходы, покупая товар на рынке у ФЛП? Опять же это может быть товарный чек. Подойдет и другой документ, содержащий обязательные для первичного документа реквизиты (см. выше).
«Статусные» документы
В заключение заметим: помимо подтверждающих расходы документов, от ФЛП также понадобятся документы, подтверждающие его предпринимательский статус. Подробнее об этом мы писали в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 20.
