Используем корпоративную карточку: что в учете?

Возможность субъектов хозяйствования использовать корпоративные электронные платежные средства закреплена в профильном Положении № 705*.

* Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций по их использованию, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705.

Какие операции можно осуществлять с корпоративной карточкой?

Для карточек, открытых в национальной валюте, конкретного перечня операций, которые можно осуществлять, ни  Положение № 705, ни  Инструкция № 492** не содержат. Установлены только ограничения.

** Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.

Так, электронные платежные средств по счетам в национальной валюте НЕ могут использоваться для ( п. 8.3 Инструкции № 492):

— получения заработной платы, прочих выплат социального характера;

— расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам);

— осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.

Все остальные расчетные операции с корпоративной карточкой в нацвалюте формально разрешены.

Если речь идет об использовании корпоративной карточки в иностранной валюте, то средства могут использоваться исключительно для ( п. 8.3 Инструкции № 492):

а) получения наличности за пределами Украины для оплаты командировочных расходов;

б) осуществления расчетов в безналичной форме за пределами Украины, которые связаны с:

— расходами на командировки;

— расходами представительского характера;

— оплатой эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины.

Обязательно ли составлять авансовый отчет при расчетах корпоративной карточкой? Прямо в нормативных документах необходимость подавать Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), при расчетах карточкой прописана для случаев, когда работник получает наличность с корпоративной карточки ( п. 2.12 Положения № 637*, п.п. 170.9.3 НКУ) или расплачивается корпоративной карточкой в безналичной форме ( п.п. 170.9.3 НКУ). В случае расчетов через Интернет прямой законодательной нормы нет. Однако, учитывая то, что держателем корпоративной карточки может быть только физическое лицо ( п. 1.4 ст. 1 Закона № 2346**), т. е. конкретный сотрудник, авансовый отчет такому работнику нужно подать. В противном случае предприятие утратило бы контроль за расходованием средств своим доверенным лицом. К тому же без подачи авансового отчета отсутствовала бы возможность подтвердить целесообразность произведенных расходов таким лицом.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

** Закон Украины «О платежных системах и переводе средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III.

Вместе с тем нужно помнить, что с корпоративной платежной карточки могут осуществляться только операции по счету субъекта хозяйствования***.

*** Что делать, если держатель корпоративной карточки потратил средства с корпоративной карточки, — мы рассказывали в статье «Работник потратил деньги предприятия на личные нужды» в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 22.

Поэтому деньги, снятые с корпоративной карточки, считаются ­выданными под отчет, т. е. работник должен составить авансовый отчет.

Важно! Моментом выдачи денежных средств под отчет в этом случае считается дата списания средств с корпоративной карточки.

В авансовом отчете нужно отражать только использованные (списанные с картсчета) средства (письмо Главного управления Миндоходов в г. Киеве от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06).

В графе «Одержано» отчета работник указывает только использованную сумму денежных средств. То есть ту сумму, которую он снимал через банкомат или уплатил в безналичной форме. А не всю сумму, которая была перечислена на текущий счет предприятия для использования с применением платежной карточки.

Сроки подачи авансового отчета

Сумма снятых с корпоративной карточки, но не использованных денежных средств должна быть возвращена в кассу или на банковский счет работодателя до либо во время предоставления авансового отчета (п.п. 170.9.2 НКУ).

Конечно же, к авансовому отчету должны быть приложены соответствующие первичные документы, а именно:

— расчетные документы (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), подтверждающий факт приобретения товаров, предоставления услуг;

— документы, которые подтверждают осуществление с помощью платежных карточек расчетных операций, а именно: чеки банкомата, слипы, квитанции платежных терминалов и т. п. ( п. 2.12 Положения № 637, п. 3 разд. VII Положения № 705). Если чеки банкомата, квитанции не были приложены к авансовому отчету, то, как сказано в категории 109.21 ЗІР, его нужно принять. При необходимости бухгалтер может взять выписку из банка о движении средств на счете и при этом обязан принять соответствующие меры по подтверждению факта получения наличных средств с текущего счета предприятия.

Отдельно скажем о расчетах, которые осуществляются через Интернет. При проведении расчетов за товары/услуги лицо, получившее оплату, обязано выдать покупателю документ, подтверждающий получение средств ( ст. 13 Закона об электронной коммерции*).

* Закон Украины «Об электронной коммерции» от 03.09.2015 г. № 675-VIII.

«Продавец (исполнитель, поставщик), оператор платежной системы или другое лицо, получившее оплату за товар, работу, услугу в соответствии с условиями электронного договора, должны предоставить покупателю (заказчику, потребителю) электронный документ, квитанцию, товарный или кассовый чек, билет, талон или другой документ, подтверждающий факт получения средств, с указанием даты осуществления расчета.»

А факт списания средств с корпоративной карточки будет подтверждаться электронными квитанциями платежной системы, которые работник может распечатать и приложить к авансовому отчету.

При получении консультационных услуг через Интернет документом, подтверждающим их получение, будет Акт предоставленных услуг.

Распространяются ли на расчеты корпоративной карточкой наличные ограничения (10000 грн.)? Если оплата осуществляется при помощи платежной карточки (без предварительного снятия средств), то такие расчеты будут считаться безналичными, а потому на них «наличные» ограничения не распространяются. Ситуация меняется, если работник предварительно снимает средства при помощи платежной карточки, а потом ими рассчитывается — в таком случае расчеты являются наличными, а потому такие ограничения уже срабатывают.

В отношении оплаты командировочных расходов п. 2.3 Положения № 637 прямо указывает, что при использовании средств, выданных на командировку, наличные ограничения не действуют.

Нюансы по загранкомандировкам. Для направления работника в загранкомандировку не обязательно, чтобы карточка была открыта в валюте. Гривневая карточка может использоваться за рубежом — операции конвертируются в валюту страны пребывания (правда, об этой возможности нужно узнать у банка).

Также при расчетах корпоративной карточкой в загранкомандировках следует учитывать такие особенности:

1. С помощью корпоративной карточки запрещено проведение расчетов по ВЭД-договорам ( п. 8.3 Инструкции № 492). То есть использовать карточку для приобретения за границей товаров, работ, услуг (кроме расчетов в безналичной форме, которые связаны с командировочными расходами) у нерезидентов запрещается.

2. Возврат неиспользованной наличности должен осуществляться в той валюте, которая была снята с корпоративной карточки. Минфин в письме от 08.01.2014 г. № 31-07250-06-29/19 указывал на то, что возвращать неиспользованную наличку можно в кассу предприятия в национальной валюте государства, в которое был командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте.

Так, если во время командировки работник получал за границей наличные с корпоративной карточки через банкомат и осуществлял безналичные расчеты, например, в евро, то по окончании командировки часть неиспользованных наличных в той же валюте (евро) следует вернуть в кассу предприятия. Поэтому, чтобы избежать возможной проб­лемы, стоит перед командировкой проинструктировать работника, обязав снимать валюту с карточки по мере необходимости.

3. Командировочные расходы признаем по курсу НБУ, действующему на дату списания средств с карточного счета*.

* Подробнее этот момент освещен в статье «Валютные моменты в загранкомандировках: в поисках истины» в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 27.

НДС-учет. Право на налоговый кредит (НК) плательщику НДС могут предоставить лишь те покупки товаров/услуг (с «входным» НДС), которые подтверждены налоговой накладной (НН) или ее «заменителем», названным в  п. 201.11 НКУ (кассовые чеки, счета и т. п.).

При этом принимая во внимание, что согласно п. 198.2 НКУ право на НК возникает в общем случае по дате первого события и при условии наличия НН / ее «заменителя», плательщик сможет отразить НК в момент утверждения авансового отчета (письмо № 27154*, разъяснение в категории 101.14 ЗІР).

* Письмо Межрегионального главного управления ГФС — Центрального офиса по обслуживанию крупных плательщиков от 16.12.2015 г. № 27154/10/28-10-06-11.

Бухгалтерский учет операций с корпоративной карточкой. Полученная корпоративная карточка является собственностью банка (как правило, это прямо указывается в договоре с банком). Следовательно, учитывать карточку в составе активов предприятия нет оснований. Целесообразно учитывать ее на забалансовом счете 081 «Корпоративные платежные средства».

Условия получения корпоративной карточки большинства банков предусматривают открытие текущего карточного счета. В этом случае средства, размещенные на корпоративной карточке, учитываются на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» или 314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте».

Вместе с тем некоторые банки позволяют получить корпоративную карточку и без специального открытия карточного счета. В этом случае учет средств на карточке будет вестись на общем субсчете 311.

Снятие средств со счета при помощи карточки отражается по кредиту субсчета 313 (314) и по дебету субсчета 372.