Что усовершенствовали?
Во-первых, теперь договор о признании электронных документов достаточно заключить только с налоговой по основному месту учета. И он дает право подавать электронную отчетность в любой орган ГФС. Заключать договор с каждой налоговой, в которой вы стоите на учете, не нужно. При этом, по разъяснениям налоговиков, договор не нужно перезаключать даже в случае смены основного места учета — действует договор с органом ГФС по предыдущему основному месту учета (разъяснение в категории 135.03 ЗІР).
Начиная с 25 ноября 2015 года налогоплательщик заключает один договор с органом ГФС по основному месту учета, дающий право подавать электронные документы в любой орган ГФС, в котором такой плательщик находится на учете (категория 135.03 ЗІР).
Во-вторых, меняется сам электронный формат договора (теперь у него форма J1391004). Условия договора соответствуют Типовому договору из Инструкции № 233*.
В-третьих, налоговики внедрили новый электронный сервис управления ЭЦП — Повідомлення по форме J1391102. Так, в случае, если происходят изменения в ЭЦП (меняется директор/бухгалтер, назначается либо меняется лицо, ответственное за составление НН), для информирования налоговиков об измененных подписях достаточно подать Повідомлення, а не заключать новый договор. Правда, такое Повідомлення можно подать только в том случае, если на момент его подачи не истек срок действия ЭЦП директора (примеры см. ниже).
Всем ли нужно перезаключать?
Налоговики отмечают, что все договоры, заключенные до 25.11.2015 г., являются действующими до окончания сроков действия усиленных сертификатов ключей (разъяснение в категории 135.03 ЗІР). Иначе говоря, если у вас не истек срок действия предыдущего договора (ЭЦП являются действующими), заключать новый договор с налоговиками не нужно.
«Старый» договор, заключенный по основному месту учета, также дает возможность подавать отчетность в любую налоговую (категория 135.03 ЗІР).
Если истекает срок действия «старых» ЭЦП
В самом договоре указано, что он действует до окончания срока действия усиленных сертификатов открытых ключей плательщика (как правило, 1 год). Если плательщик подает органу ГФС новые усиленные сертификаты ЭЦП, договор продлевается до окончания срока действия новых сертификатов ключей. Сейчас налоговики дают достаточно неоднозначные разъяснения насчет «обновления» ЭЦП. С одной стороны, из разъяснений в ЗІР можно сделать вывод о том, что в случае окончания срока действия сертификатов открытых ключей информацию о новых сертификатах нужно подать через все то же Повідомлення по форме J1391102. Но при отправке Повідомлення программа в этом случае выдает ошибку. С другой — устные разъяснения налоговиков свидетельствуют о том, что нужно поступать, как и раньше: если в самих ЭЦП ничего не поменялось, то Повідомлення отправлять не нужно (сервер ГФС автоматически подтягивает сертификаты). Считаем, что Повідомлення нужно подавать только в том случае, если ЭЦП получены на новых лиц (меняется директор, бухгалтер / лицо, ответственное за составление НН).
В п. 49.4 НКУ теперь закреплено, что в случае расторжения налоговиками договора на электронную отчетность в одностороннем порядке, плательщик до заключения нового договора имеет право подавать отчетность лично или по почте.
В каком случае перезаключать?
Договор придется перезаключать, если сроки действия «старых» сертификатов истекли, а информация в отношении получения новых налоговикам не поступила (в этом случае налоговики расторгают договор в одностороннем порядке). Для формирования и подачи договора используется электронный формат J1391004. В качестве подтверждения получения договора плательщику направляется первая квитанция. После подписания налоговиками договора, плательщику направляется вторая квитанция и договор, подписанный налоговиками. После получения второй квитанции плательщик получает возможность отправлять отчетность в электронном виде.
Срок обработки договора налоговиками — до 5 рабочих дней.
Ситуации
Ситуация | Что подавать налоговикам |
«Обновление» ЭЦП (срок действия которых заканчивается) | Если новые ЭЦП получены до истечения сроков действия «старых» и на тех же лиц (изменений в подписях нет), то ни Повідомлення, ни договор подавать не нужно. Сервер ГФС автоматически подтянет сертификаты. Если новые ЭЦП получены после истечения сроков действия «старых» и налоговики расторгли договор о признании электронных документов, нужно заключить новый договор, используя его обновленный формат J1391004 |
Меняется бухгалтер | Если ЭЦП директора является действующей, нужно подать Повідомлення по форме J1391102 на такого бухгалтера с ЭЦП нового бухгалтера, директора и ЭЦП — аналогом печати |
Меняется директор | Если ЭЦП «старого» директора еще не аннулирована, информацию об ЭЦП нового директора можно внести через Повідомлення по форме J1391102. На такое Повідомлення накладывается ЭЦП нового директора, ЭЦП «старого» директора и ЭЦП — аналог печати |
Если ЭЦП «старого» директора аннулирована, необходимо будет заключать новый договор о признании электронной отчетности | |
Необходимо получить ЭЦП на нового работника | Нужно подать Повідомлення по форме J1391102 с ЭЦП работника, на которого получена такая подпись, ЭЦП директора и ЭЦП — аналогом печати |
