Уничтожение первичных и прочих документов — с какого момента можно?

Финансовую и налоговую отчетность составляют на основании первичных документов. По ним затем делают свои заключения и проверяющие. Поэтому хранению и уничтожению таких документов законодательство отводит видное место — в частности, в ст. 44 НКУ, Законе о бухучете, Законе № 3814¹, других законах и подзаконных нормативных актах.

¹ Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII.

В числе подзаконных, вероятно, самым значимым является Перечень № 578/5² — он устанавливает сроки хранения для основных групп документов, в том числе связанных с исчислением налогов.

² Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.

Требования налогового законодательства

Как вы уже знаете, требования налогового законодательства к хранению документов сосредоточены в ст. 44 НКУ. При этом согласно п. 44.1 этого Кодекса плательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании: (1) первичных документов; (2) регистров бухучета; (3) финотчетности и (4) других документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Упомянутые документы, а также прочие документы, связанные с выполнением подконтрольного налоговикам законодательства (к последнему относится законодательство в сфере ВЭД и РРО), плательщики должны хранить не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой они используются.

Если отчетность не подавали, 1095 дней следует отсчитывать с предусмотренного НКУ предельного срока ее предоставления.

При ликвидации плательщика указанные документы за период его деятельности в течение не менее 1095 дней (2555 дней — если документы связаны с трансфертным ценообразованием), предшествовавших дате ликвидации, в установленном законодательством порядке передают в архив³.

³ О ликвидации вы могли прочесть в статьях «Операция «ликвидация»: путеводитель для юрлиц» («Бухгалтер 911», 2017, № 9) и «Операция «ликвидация»: рассчитываемся с учредителями» («Бухгалтер 911», 2017, № 10).

Но указанный выше срок — не предел. Если такие документы связаны с предметом проверки, процедурой ее административного/судебного обжалования, их нужно хранить до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования / разрешения дела судом. Но такие сроки в любом случае должны быть не меньше предусмотренных п. 44.3 НКУ (т. е. 1095/2555 дней со дня подачи отчетности). Таким образом, если проверку за соответствующие периоды не проводили (в том числе более 1095 дней), уничтожать документы, которые к ним относятся, нельзя. На это условие указывает и Перечень № 578/5.

Заметьте: несмотря на жесткие сроки хранения документов, денежные обязательства налоговики могут начислить лишь в рамках 1095/2555-дневного срока.

Наказание за «непослушание» — штраф 510 грн. из ст. 121 НКУ за:

— необеспечение плательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бух- и статотчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение предусмотренных ст. 44 НКУ сроков;

— непредоставление налоговикам оригиналов документов (кроме полученных из Единого реестра налоговых накладных) или их копий при осуществлении налогового контроля в предусмотренных НКУ случаях. При этом напоминаем, что делать выемку оригиналов таких документов налоговики не вправе. Такие действия могут совершать силовики (до последнего времени включая работников налоговой милиции) в рамках процедур, установленных Уголовным процессуальным кодексом Украины.

Те же действия, совершенные плательщиком, к которому на протяжении года был применен штраф за такое нарушение, карают штрафом в размере 1020 грн.

Давайте сразу разберемся с этим штрафом. Получается, что налоговики не смогут его наложить по истечении сроков хранения документов (о которых мы говорили выше). При этом под вопросом документы, касающиеся неналогового законодательства (они в ст. 121 НКУ, строго говоря, не названы).

Кроме того, налоговики не смогут доначислить налоговые обязательства за периоды, по которым истек срок давности согласно ст. 102 НКУ (ср. ). Напомним: это 1095/2555 дней, которые исчисляются со дня, следующего за последним днем предельного срока: (1) предоставления налоговой декларации или отчета об использовании доходов (прибылей) неприбыльной организации и/или (2) уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом.

Если же такая налоговая декларация была предоставлена позднее — то за днем ее фактического предоставления.

Если в течение указанного срока налоговики не определят сумму денежных обязательств, плательщик считается свободным от такого обязательства (в том числе начисленной пени). При этом спор относительно такой декларации или налогового уведомления не подлежит рассмотрению в административном или судебном порядке.

И что, неужели все и впрямь в радужных тонах и обязанность по хранению документов ограничивается граничными сроками их хранения или проведения проверки? ГФСУ (категория 135.01 ЗІР) указывает, что, с одной стороны, после окончания сроков хранения документов субъект хозяйствования должен передать их в архив. С другой — они также напоминают об обязанности плательщика хранить документы, которые не были охвачены проверкой. Учитывая это, считаем, что документы безопаснее хранить до окончания проверки по ним — при этом налоговики в процессе такой проверки вправе запросить их. В то же время, если 1095/2555-дневный срок из ст. 102 НКУ по ним уже прошел, доначислить налоговики ничего не смогут.

Также следует учесть, что налоговиками, которым ваши документы нужны для целей налогообложения, все не ограничивается…

Прочие требования к хранению документов

Обеспечить сохранность документов, накопившихся за время деятельности предприятий, учреждений и организаций, основанных на частной форме собственности⁴, требует и ст. 32 Закона № 3814. Она обязует хранить документы до проведения экспертизы их ценности.

⁴ Аналогичная обязанность предусмотрена также для объединений граждан и религиозных организаций.

Такую экспертизу проводят экспертные и экспертно-проверочные комиссии с участием владельца документов или уполномоченного им лица (согласно п. 3 Порядка № 1004⁵).

⁵ Порядок создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденный постановлением КМУ от 08.06.2007 г. № 1004.

То есть, следуя букве закона, уничтожать документы без проведения такой экспертизы и получения заключений комиссии вы не имеете права.

Но одно дело — законы, а совсем другое — общепринятая практика. А она «выбирает русло» во многом в зависимости от наказаний, предусмотренных за нарушение законодательства. Каковы же они в этом случае?

Кроме административной (предусмотренной для должностных лиц предприятий ст. 164² КУоАП), никакая другая ответственность в данном случае не грозит. При этом, поскольку налагать штрафы согласно ст. 234¹ этого Кодекса уполномочены лишь органы госфинконтроля, такая ответственность не создает существенных рисков для бизнеса.

Документ документу рознь

Но не спешите «мерить одним мерилом» все свои документы. Свою собственную экспертизу их ценности вам поможет провести Перечень № 578/5. В нем вы найдете требования к срокам хранения документов (не только налоговых, но и трудовых) в зависимости от их типа.

Зачастую в этом Перечне содержатся не только сроки, но и примечания к ним. Так, к первичной финансовой и бухгалтерской документации в последней графе Перечня приводится оговорка: «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства <…>».

«...В случае возникновения споров (конфликтов), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — сохраняются до принятия окончательного решения».

Обращала внимание на это примечание и Государственная архивная служба Украины (письмо от 03.07.2013 г. № 01.2/2629). Причем в нем она сделала недвусмысленный вывод, что уничтожение неревизированных (непроверенных) финансовых и бухгалтерских документов не допускается.

Кроме того, на основании указанного примечания служба делает еще один вывод. В зависимости от результатов проверки документы:

1) подлежат уничтожению путем составления акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, либо

2) хранятся до принятия окончательного решения — если возникли какие-либо противоречия, споры (в том числе письменные претензии в досудебном порядке), следственные и судебные дела.

Об этом служба сообщала в своих письмах от 13.09.2012 г. № 01.2/2855 и от 30.10.2012 г. № 01.2/3388.

Причем в случае возбуждения уголовного дела категории и виды документов, необходимых для следствия, определяют соответствующие уполномоченные органы уголовно-исполнительной системы.

В завершение напомним, что согласно Перечню № 578/5 сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. То есть исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2017 году, начнется с 01.01.2018 г.