Расчет отпускных: лучше один раз увидеть… примеры расчета

Отдельные выплаты в расчете отпускных

Премии и разовые вознаграждения. При расчете отпускных премии (за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев) включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату.

Это прямо прописано в п. 3 Порядка № 100*. А вот все остальные выплаты следует учитывать в тех месяцах, за которые они начислены (см. письмо Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11).

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включают в средний заработок путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий год (например, в 2017 году за 2016 год).

Важно! Если это условие не выполняется, например, вознаграждение начисляется в текущем году за текущий год (к примеру, в 2016 году за 2016 год), то оно не участвует в расчете отпускных.

Заметьте: одноразовое вознаграждение распределяется не между месяцами того года, за работу в которых оно было начислено, а между месяцами расчетного периода, за который производится расчет средней зарплаты.

Пример 1. Работник принят на работу 15.08.2016 г. С 10.05.2017 г. ему предоставляется часть ежегодного отпуска продолжительностью 14 к. дн. Расчетным периодом является сентябрь 2016 года — апрель 2017 года. В расчетном периоде работнику начислена зарплата в сумме 26600,00 грн. Кроме того, в январе 2017 года начислено вознаграждение по итогам работы за 2016 год в сумме 12000,00 грн.

Вознаграждение по итогам работы за 2016 год включаем в расчет средней зарплаты путем добавления 1/12 от суммы начисленного вознаграждения к заработку каждого месяца расчетного периода. Поскольку в нашем случае расчетный период составляет 8 месяцев (сентябрь 2016 года — апрель 2017 года), в расчет средней зарплаты включаем часть вознаграждения по итогам работы за 2016 год в размере 8/12 от ее полной суммы, а именно: 12000,00 : 12 х 8 = 8000,00 (грн.).

Определим количество календарных дней, принимаемых в расчет: 242 - 5 = 237 (к. дн.), где 242 — количество календарных дней в расчетном периоде; 5 — количество праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде (14 октября 2016 года; 1, 7 января, 8 марта и 16 апреля 2017 года).

Среднедневная зарплата составляет: (26600,00 + 8000,00) : 237 = 145,99 (грн.).

Сумма отпускных равна: 145,99 х 14 = 2043,86 (грн.).

Больничные и декретные. Здесь все просто. И больничные, и пособие по беременности и родам участвуют в расчете среднего заработка для определения суммы отпускных. Соответственно, и календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника (отпуск в связи с беременностью и родами), включают в общее количество календарных дней за расчетный период.

Аналогичные разъяснения были предоставлены в письме Минтруда от 22.06.2006 г. № 4201/0/14-06/13.

Пример 2. Работнику предоставляется ежегодный основной отпуск с 10.05.2017 г. продолжительностью 24 к. дн. Расчетный период для определения суммы отпускных: май 2016 года — апрель 2017 года. Сумма зарплаты за расчетный период составила 56050,00 грн. Сумма оплаты больничного листа за период временной нетрудоспособности с 25.01.2017 г. по 03.02.2017 г. — 1573,70 грн.

Определим количество календарных дней в расчетном периоде: 365 - 11 = 354 (к. дн.), где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде; 11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.

Определим среднедневную зарплату: (56050,00 + 1573,70) : 354 = 162,78 (грн./к. дн.).

Сумма отпускных составляет: 162,78 х 24 = 3906,72 (грн.).

Пример 3. Работнице предприятия сразу после окончания отпуска в связи с беременностью и родами предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 24 к. дн. Период отпуска в связи с беременностью и родами: 06.01.2017 г. — 11.05.2017 г. включительно. В ежегодный отпуск работница уходит с 12.05.2017 г.

Расчетный период — май 2016 года — апрель 2017 года. Зарплата за расчетный период составила 38520,00 грн. Общая сумма пособия по беременности и родам — 18212,04 грн., в том числе за май 2017 года — 1589,94 грн.

Определим количество календарных дней, принимаемых в расчет: 365 - 11 = 354 (к. дн.).

Рассчитаем сумму пособия, начисленную за месяцы, вошедшие в расчетный период:

18212,04 - 1589,94 = 16622,10 (грн.).

Обратите внимание: в расчете среднедневной зарплаты будет участвовать только часть пособия по беременности и родам, приходящаяся на месяцы расчетного периода.

Определим сумму среднедневной зарплаты: (38520,00 + 16622,10) : 354 = 155,77 (грн.).

Сумма отпускных составляет: 155,77 x 24 = 3738,48 (грн.).

Выплаты за время, в течение которого за работником сохранялся средний заработок. Такие выплаты (например, отпускные за время нахождения в предыдущем отпуске, средний заработок за периоды военной службы, командировки, повышения квалификации, медосмотра и т. д.), начисленные в расчетном периоде, участвуют в расчете отпускных ( абз. 4 п. 3 Порядка № 100).

Одноразовые выплаты. Их не учитывают при расчете средней зарплаты для оплаты ежегодных отпусков. Основание — п.п. «б» п. 4 Порядка № 100.

К одноразовым выплатам относятся, например, компенсация за неиспользованный отпуск, любая материальная помощь, выходное пособие.

Пример 4. Работнику предприятия предоставляется ежегодный отпуск с 10.05.2017 г. продолжительностью 14 к. дн. В расчетном периоде (май 2016 года — апрель 2017 года) ему были начислены: зарплата — 46050,00 грн.; отпускные за период с 13 по 26 июня 2016 года — 1709,54 грн.; материальная помощь на оздоровление к отпуску — 1000,00 грн.

Рассчитаем среднедневную зарплату: (46050,00 + 1709,54) : 354 = 134,91 (грн.).

Определим сумму отпускных: 134,91 x 14 = 1888,74 (грн.).

Отдельные периоды в расчете отпускных

Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 3 лет. Время, когда работница не работала, поскольку находилась в таком отпуске, не учитывают при определении общего количества календарных дней в расчетном периоде на основании абз. 6 п. 2 Порядка № 100. А как же тогда рассчитать сумму отпускных, если работница уходит в ежегодный отпуск сразу после отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 лет? Легко !

Если работница в расчетном периоде не имела заработка не по своей вине, расчет средней зарплаты производят исходя из установленных ей в трудовом договоре тарифной ставки, месячного оклада.

Причем Минтруда уточняет: среднюю заработную плату необходимо исчислять исходя из тарифной ставки (оклада), установленной на день ухода в ежегодный отпуск.

См. письмо от 22.12.2005 г. № 717/018/84-05.

Пример 5. Работница предприятия сразу после окончания отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 20 календарных дней. Ежегодный отпуск предоставлен с 08.05.2017 г.

Размер месячного оклада работницы — 3400,00 грн. Расчетный период — май 2016 года — апрель 2017 года.

Рассчитаем среднедневную зарплату: (3400,00 x 12) : (365 - 11) = 115,25 (грн.).

Определим сумму отпускных: 115,25 х 20 = 2305,00 (грн.).

Мы разобрались с ситуацией, когда работница не работала в отпуске для ухода за ребенком. А как быть, если женщина, находясь в таком отпуске, работала на условиях неполного рабочего времени? В этом случае среднюю зарплату для определения суммы отпускных рассчитывайте исходя из зарплаты, начисленной ей за расчетный период.

Прогул. Из расчетного периода исключается только время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялась или сохранялась частично зарплата (см. п. 2 Порядка № 100). Время прогула не относится к таким уважительным причинам, следовательно, и не исключается из расчетного периода.

Пример 6. Работник предприятия уходит в ежегодный отпуск с 15.05.2017 г. продолжительностью 24 к. дн. Расчетный период — май 2016 года — апрель 2017 года. Зарплата, начисленная за расчетный период, — 41496,00 грн. В расчетном периоде работник с 3 по 6 января 2017 года отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины, о чем был составлен соответствующий акт.

Рассчитаем среднедневную зарплату: 41496,00 : 354 = 117,22 (грн.).

Как видите, время прогула (4 к. дн.) не исключаем из общего количества календарных дней, участвующих в расчете средней зарплаты для оплаты периода отпуска.

Сумма отпускных составит: 117,22 х 24 = 2813,28 (грн.).

Простой. Если дни простоя оплачивались исходя из части (!) оклада (тарифной ставки), то их исключают из общего количества дней, участвующих в расчете отпускных ( абз. 6 п. 2 Порядка № 100). Также не будет участвовать в расчете и сама «простойная» оплата.

В общем случае время простоя не по вине работника оплачивается из расчета не ниже двух третей тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада).

Важно! Если простой не по вине работника оплачен по среднему заработку, то дни простоя и его оплата участвуют в расчете отпускных.

Пример 7. Работник уходит в ежегодный отпуск с 22.05.2017 г. продолжительностью 24 к. дн. В расчетном периоде (май 2016 года — апрель 2017 года) он не работал в связи с простоем не по его вине (31 к. дн. c 1 февраля по 3 марта 2017 года). Оплата за время простоя производилась в размере 2/3 оклада. Зарплата, начисленная за расчетный период, — 51180,00 грн., в том числе за период простоя — 3269,91 грн.

Количество календарных дней, участвующих в расчете средней зарплаты: 365 - 31 - 11 = 323 (к. дн.).

Среднедневная зарплата составит: (51180,00 - 3269,91) : 323 = 148,33 (грн.).

Сумма отпускных составит: 148,33 х 24 = 3559,92 (грн.).

А вот если простой произошел по вине работника, то время простоя из расчетного периода не исключается.

Пример 8. Используя условия примера 7, предположим, что простой был по вине работника. Такой простой не оплачивается. Сумма зарплаты, начисленной работнику за расчетный период, будет равна 47910,09 грн.

Так как простой был по вине работника, то дни простоя из расчетного периода для расчета средней зарплаты не исключаются.

Количество календарных дней, участвующих в расчете средней заработной платы: 365 - 11 = 354 (к. дн.).

Среднедневная заработная плата составит: 47910,09 : 354 = 135,34 (грн.).

Сумма отпускных составит: 135,34 х 24 = 3248,16 (грн.).

Отпускной бухучет

В бухучете начисление отпускных отражайте по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», а начисление на них ЕСВ — по кредиту субсчета 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию».

На вашем предприятии создается резерв отпусков? Тогда субсчета 661 и 651 у вас должны корреспондировать с дебетом субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков».

В случае если в соответствии с П(С)БУ резерв отпусков не создавался или его сумма не покрывает размера отпускных, расходы, связанные с начислением отпускных, отражайте в зависимости от места работы сотрудника по дебету счетов: 23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 «Прочие расходы операционной деятельности».

Важно! Использовать резерв можно только в пределах начисленной суммы. То есть дебетового остатка по субсчету 471 у вас быть не должно.

Суммы удержанных НДФЛ и военсбора учитывают по общим правилам: по дебету субсчета 661 в корреспонденции с кредитом субсчетов 641/НДФЛ и 642/ВС соответственно.