Работник сдал авансовый отчет с распечатанным электронным билетом на поезд (билет приобретен через Интернет). Есть ли у нас основания возмещать ему расходы? Должен ли к билету прилагаться оригинал квитанции о его оплате? «Командировочный» п.п. 170.9.1 НКУ устанавливает, что возмещаемые работодателем расходы на проезд не включаются в налогооблагаемый доход работника при наличии:
(1) документов, подтверждающих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов, в том числе электронных билетов;
(2) посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта;
(3) расчетного документа об их приобретении (причем независимо от вида транспорта).
Однако с ж/д билетом на поезд все складывается гораздо проще. Железнодорожный билет оформляют по правилам Порядка № 331/137*. И при заказе электронного билета работник получает на электронную почту посадочный документ, который он должен распечатать.
Так вот, этот посадочный документ одновременно является и проездным, и расчетным документом (п. 5.6 Порядка № 331/137). Данные электронного посадочного, перевозочного или документа на услуги железной дороги заносятся в специализированный РРО (п. 8.6 разд. VIII Порядка № 331/137). Соответственно, он выполняет и функции фискального чека.
Поэтому при использовании электронных ж/д билетов отдельный документ, подтверждающий их оплату, не нужен. Также и не нужен посадочный талон (нужен посадочный документ).
К слову, с тем, что ж/д билет (в том числе электронный) на поезд считается расчетным документом (т. е. к нему не нужно прилагать документ об уплате), соглашаются и сами налоговики.
Так, в категории 109.10 ЗІР сказано, что распечатанный электронный проездной билет на железнодорожный транспорт считается расчетным документом, если он оформлен на соответствующем бланке проездного документа или сформирован в электронном виде согласно требованиям Порядка № 331/137.
Для возмещения стоимости проезда на поезде работнику достаточно приложить к авансовому отчету электронный проездной ж/д билет (посадочный документ), распечатанный на принтере. А расчетный документ и посадочный талон не нужны.
Для перевозки багажа достаточно приложить распечатанный электронный перевозочный документ, а для подтверждения услуг по пользованию комплектом постельных принадлежностей и услуг по резервированию мест — распечатанный электронный документ на услуги.
То же самое указано и в «командировочной» Инструкции № 59** (п. 12 разд. II), которая совсем недавно была обновлена (приказом Минфина от 28.07.2017 г. № 669)***:
*** Инструкция обязательна лишь для бюджетников и госслужащих. Для субъектов хозяйствования, которые ни полностью, ни частично не финансируются из бюджета, она носит вспомогательный (справочный) характер. Хотя некоторые правила и гарантии, прописанные в ней, такие субъекты могут взять на вооружение, закрепив это в собственном Положении о командировках.
«В случае использования электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ, а в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги».
При этом сразу отметим, что с билетами на другой вид транспорта (например, авиабилетами) такой вариант не пройдет (но о них расскажем чуть дальше).
Что касается отражения в учете расходов на проезд по ж/д билету, то:
— для налога на прибыль — полностью ориентируемся на правила бухучета. Никаких корректировок финрезультата не предусмотрено;
— в бухучете — расходы на проезд включаем в те статьи расходов, с которыми была связана поездка (отражают их на следующих счетах в бухучете: 23, 91, 92, 93, 94).
Расходы отражают в учете на дату утверждения руководителем предприятия Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Еще один момент, на который стоит обратить внимание, — как быть с налоговым кредитом по НДС.
Транспортные билеты при условии, что они содержат (1) общую сумму платежа, (2) сумму НДС и (3) налоговый номер продавца, являются документами — заменителями налоговой накладной и дают право на налоговый кредит (п.п. «а» п. 201.11 НКУ).
Правда, здесь есть такой момент. Выше мы отмечали, что ж/д билет одновременно является и расчетным документом, т. е. выполняет и функцию фискального чека. Поэтому иногда возникает вопрос: нужно ли при отражении налогового кредита по ж/д билету применять чековый суммовой критерий в 200 грн.?
Сразу отметим — не нужно 
. Отражать сумму НДС в составе налогового кредита следует как по транспортным билетам, руководствуясь п.п. «а» п. 201.11 НКУ (относим в налоговый кредит всю сумму НДС, указанную в билете), а не как по фискальному чеку. Это подтверждают и сами налоговики (см., к примеру, письмо Межрегионального ГУ ГФС от 16.12.2015 г. № 27154/10/28-10-06-11).
Датой формирования налогового кредита является дата утверждения авансового отчета (письмо ГФСУ от 22.08.2017 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). А вот если предприятие оплачивало билет по безналу с текущего счета, то такое перечисление будет первым событием в операции приобретения. В таком случае право на налоговый кредит возникнет уже на дату такого перечисления.
Работник оплатил стоимость ж/д билета со своей карты через ПриватБанк. Помимо стоимости билета уплачен сервисный сбор за услуги банка. Можно ли ему возместить стоимость этих услуг без удержания налога с доходов? Действительно, сумма сервисных услуг (обычно именно так названы услуги банка за денежный перевод) выделена в самом электронном ж/д билете.
Непосредственно в «командировочном» п.п. 170.9.1 НКУ прямо о таких услугах ничего не сказано. Но их вполне можно рассматривать как расходы, связанные с проездом. И если раньше в этом были некие сомнения, то сейчас возмещать работнику услуги банка при приобретении билетов разрешено даже бюджетникам.
В обновленной Инструкции № 59 (абз. 2 п. 4 разд. I) теперь прямо закреплено, что если работник применил платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, ему возмещается сбор за перевод денежных средств электронными средствами при наличии документального подтверждения его уплаты. Это могут быть выписки с карточного счета или другой документ на бумажном носителе, который подтверждает сумму уплаченного сбора.
Правда, руководитель может вводить ограничения по оплате таких услуг.
Учитывая, что Инструкция № 59 распространяется лишь на бюджетников и госслужащих, то закрепите аналогичную норму (о возмещении сбора за перевод денежных средств) в своем внутреннем Положении о командировках и можете тогда не опасаться претензий налоговиков. Единственное — опять же остается условие о том, что нужен документ, подтверждающий уплату комиссии банку.
Хотя считаем, что если речь идет о ж/д билете, который сам по себе является расчетным документом, то дополнительный документ, подтверждающий уплату комиссии, и не нужен (если эти сервисные услуги будут значиться в самом билете). Ведь этот факт будет подтверждать сам билет.
Услуги банка в этом случае, считаем, следует относить в состав административных расходов — на счет 92 (п. 18 П(С)БУ 16).
Командированный работник к авансовому отчету приложил ж/д билет, в стоимость которого включена порция чая (6 грн.). Можно ли работнику возместить его стоимость? Здесь стоит обратить внимание на такой момент. Пункт 5 разд. II Инструкции № 59 устанавливает, что расходы на питание, стоимость которых включена в проездные документы, оплачивается работником за счет суточных расходов. Да, эта Инструкция для обычных предприятий (не финансируемых за счет бюджета) не обязательна. Но, чтобы избежать претензий от налоговиков, лучше:
— либо не компенсировать стоимость чая работникам;
— либо компенсировать, но тогда включать его стоимость в налогооблагаемый доход с удержанием НДФЛ и военсбора.
И будьте внимательны с НДС. Если вы отражаете налоговый кредит на основании транспортного билета, то НДС со стоимости чая также придется включить в налоговый кредит, а затем компенсировать его на основании п. 198.5 НКУ.
Нет, не достаточно. Здесь снова стоит вспомнить о «командировочном» п.п. 170.9.1 НКУ, который требует для необложения дохода работника при возмещении ему стоимости проезда наличия (1) как самого электронного билета, так и (2) посадочного талона (если он предусмотрен соответствующими перевозками), а также (3) документа об оплате.
Работник в качестве подтверждения проезда приложил к авансовому отчету распечатку электронного авиабилета (заказывал через Интернет). Достаточно ли этого? При этом, в отличие от ж/д билета на поезд, электронный авиабилет не является одновременно и расчетным документом (через РРО его никто не регистрирует). Поэтому к электронному авиабилету должен быть обязательно приложен документ, подтверждающий факт уплаты билета (если работник приобретал его сам).
Да и посадочный талон также необходим!
Причем при онлайн-регистрации на авиарейс нужно распечатать полученный на электронную почту посадочный талон (если этого не сделать, то в случае с некоторыми авиакомпаниями придется потратиться на доплату за распечатку посадочного талона).
Достаточно ли будет распечатки посадочного талона или нужен обязательно оригинал отрывной части посадочного талона?
Раньше налоговики требовали оригинал. Они настаивали на том, что в случае использования авиа-электронного билета основанием для «безналогового» возмещения расходов на его приобретение является исключительно оригинал отрывной части посадочного талона пассажира. И сама Инструкция № 59 говорила о том, что нужен именно оригинал отрывной части посадочного талона.
Теперь же в обновленной Инструкции № 59 (п. 12 разд. II) сказано, что все-таки при онлайн-регистрации на рейс вместо оригинала посадочного талона подойдет распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон. Если вы пропишете то же самое в своем «командировочном» Положении, то можете возмещать расходы на перелет и НДФЛ/военсбор не удерживать. Ведь п.п. 170.9.1 НКУ о форме талона не говорит ничего.
Поэтому после того как соответствующая норма появилась в Инструкции № 59, претензий у налоговиков к распечатанному посадочному талону быть не должно . Так что для подтверждения и «необложения» расходов на авиаперелет работник должен приложить: (1) распечатку электронного авиабилета, (2) документ об оплате, (3) распечатанный электронный посадочный талон.
А как быть, если, не успев зарегистрироваться онлайн, командированный работник потратился на распечатку посадочного талона непосредственно за стойкой? Несмотря на то, что некоторые авиаперевозчики требуют за это плату, такие расходы также должны быть компенсированы предприятием. И также «безналогово» для работника. Ведь они понесены в связи с командировкой. Главное — подтвердить такие расходы документально.
Работник потерял посадочный талон на самолет. Билет он купил за свои деньги. Можно ли ему возместить стоимость проезда без удержания налога с доходов и военсбора? Обновленная Инструкция № 59 предусматривает такую возможность.Так, в абз. 3 п. 12 указано, что в случае потери посадочного талона командированному работнику с разрешения руководителя могут быть возмещены расходы на приобретение электронного авиабилета при условии предоставления оригинала справки авиаперевозчика, которой удостоверено состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, факт использования электронного билета полностью по указанному маршруту.
Поэтому попросите у работника объяснительную о причинах потери билета и получите от авиакомпании справку.
Хотя не исключено, что такое возмещение налоговики захотят видеть в составе облагаемого дохода работника, поскольку будет нарушен п.п. 170.9.1 НКУ, требующий наличия посадочного авиаталона.
Работник ездил в командировку. Принес распечатанный на принтере электронный билет на автобус (покупал онлайн). Можно ли вернуть ему деньги по таким документам? «Обновленная» Инструкция № 59 это допускает. Так, в абз. 8 п. 12 указано: «в случае осуществления интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки основанием для возмещения расходов на приобретение электронного билета является распечатанный на бумажном носителе проездной документ».
Как видим, согласно Инструкции № 59 достаточно вообще только распечатки проездного документа. Но, на наш взгляд, пока здесь еще не все так гладко и этот момент должны еще прояснить налоговики 
.
Во-первых, это должен быть именно электронный автобусный билет, а не, скажем, бланк заказа, который еще нужно обменять на билет. Распечатанные на бумажном носителе ваучеры (бланки заказов и прочее) не являются билетом.
Во-вторых, как требует п.п. 170.9.1 НКУ, помимо билета нужны еще и (1) посадочный талон (если его наличие требуют правила перевозки) и (2) документ, подтверждающий его уплату.
И если в отношении посадочного талона можно утверждать, что для автобусных перевозок он и не нужен — по крайней мере, в Правилах № 176**** он не упоминается, то все равно должен быть документ, подтверждающий оплату билета. Ведь налоговики не признают электронный автобусный билет (в отличие от бумажного билета) расчетным документом. Так, в категории 109.02 ЗІР фискалы отмечают:
«поскольку формы электронных билетов на перевозку пассажиров и багажа и грузов автомобильным транспортом законодательно не установлены, то они не могут считаться расчетными документами в понимании Закона».
И даже если вы внесете соответствующие поправки в собственное Положение о командировках, аналогичные тем, которые прописаны в абз. 8 п. 12 Инструкции № 59, это ситуацию не спасет. Поэтому помимо самой распечатки автобусного билета работнику нужно приложить еще и документ, подтверждающий его оплату. Возместить расходы на проезд по автобусному электронному билету без расчетного документа вы вправе, только удержав НДФЛ и военсбор с его стоимости.
Работник приобрел билет раньше, чем был издан приказ о его командировке. Можно ли возместить стоимость билета работнику? Можно. Считаем, что в этом ничего страшного нет. Главное, чтобы даты отъезда/приезда на транспортном билете совпадали с датами выбытия работника в командировку / датами прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке.
Ну и, конечно же, стоит позаботиться о том, чтобы имелись доказательства того, что командировка действительно была.
