Билет на поезд: как и что компенсируем?

Казалось бы, что может быть проще?! Выплатить подотчетнику всю сумму согласно его железнодорожному билету (показатель «ВАРТ») плюс суточные и другие подтвержденные должным образом расходы, не задумываясь об удержании НДФЛ и военсбора, да и дело с концом… Но не все так просто. Прежде всего покопаемся в железнодорожной нормативке.

Какие суммы зашифрованы в билете?

Составляющие «стоимости проездного документа» определены в п. 10.2 Правил № 1196*, согласно которому в показатель «ВАРТ» обязательно входит:

* Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденные приказом Минтранса от 27.12.2006 г. № 1196.

1) билет (показатель «КВ.» — так называемая билетная стоимость);

2) плацкарта (показатель «ПЛ.»). Заметим, что в билете можно встретить один показатель «Тар» вместо суммы «КВ.» + «ПЛ.»;

3) НДС (показатель «ПДВ.»);

4) страховой сбор / страховой платеж (показатель «СТР.») — согласно п. 11 Порядка № 252** проездной документ (в том числе электронный посадочный документ) подтверждает личное (обязательное) страхование пассажира;

** Порядок обслуживания граждан железнодорожным транспортом, утвержденный постановлением КМУ от 19.03.97 г. № 252.

5) плата за продажу проездного документа / комиссионный сбор (показатель «КЗБ.») — средства, уплаченные за услугу, связанную с оформлением, возвратом, переоформлением проездных документов (п. 1.7 Правил № 1196). Сразу же оговоримся, что речь идет только о том комиссионном сборе, который взимает с покупателя билета сама «Укрзалізниця».

Кстати, налоговики не возражают против компенсации без удержаний и того комиссионного сбора, который взимается при возврате билета в связи с отменой командировки.

Кроме того — внимание! — по желанию пассажир может приобретать так называемые сервисные услуги (показатель «СП. »), стоимость которых будет включаться в состав показателя «ВАРТ»;

6) постель (показатель «БІЛ») — эта сумма может быть уплачена в железнодорожной кассе отдельно и тогда подотчетник вместе с билетом (в котором соответственно нет показателя «БІЛ») предоставит в бухгалтерию отдельную квитанцию на оплату постельных принадлежностей (код ЛУ-99к);

7) «ЧАЙ» — чай;

8) «К» — кофе;

9) «П. Н.» — продуктовый набор.

Заметьте, что показатель «СП. » дополнительно расшифровывается отдельной строкой как «в том числе ».

Теперь давайте разберемся, какие из перечисленных составляющих стоимости железнодорожного билета в случае их компенсации превратятся для командированного в дополнительное благо (а значит, из них нужно будет удержать НДФЛ и военсбор).

Когда «гуляем на свои»?

Не станем цитировать здесь краеугольный п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. А просто констатируем: при наличии билета (как на бланке проездного документа, так и распечатанного на принтере посадочного документа***), приложенного к авансовому отчету, командированному работнику без лишних вопросов (при отсутствии запретов и/или ограничений в утвержденном на предприятии положении о командировках) компенсируются расходы, перечисленные выше в пп. 1 — 6.

*** Проверить его можно по ссылке: booking.uz.gov.ua/check_epd.

Напротив, расходы из пп. 7 — 9, как настаивают налоговики, относятся в состав суточных расходов.

То есть оплачивать их работник должен за счет той суммы суточных, которая была выдана ему на командировку. И особо возражать здесь нечего, поскольку, строго говоря, возместить расходы на питание без удержаний НКУ позволяет только в том случае, если они включены в гостиничные счета.

Соответствующая норма прямо прописана в абзаце втором п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. А о безналоговом возмещении таких расходов, включенных в проездной билет, в этом подпункте речи нет вообще.

Разумеется, с разрешения руководителя предприятия и/или согласно внутреннему положению о командировках могут быть выплачены/скомпенсированы и эти суммы. Но тогда из них придется удержать НДФЛ и военсбор как с дополнительного блага.

Однако есть и безналоговый вариант. Во внутреннем документе, устанавливающем размер суточных, утвержденном на предприятии, можно оговорить: если стоимость чая (питания) включена в проездной документ, суточные уменьшаются на эту сумму. В этом случае работник в авансовом отчете укажет всю стоимость билета, но сумма его суточных будет соответственно уменьшена на стоимость чая (питания).

Однако имейте в виду! Если подобной оговорки в «документе о суточных» предприятия нет, то их на «обычных» (небюджетных) предприятиях выплачивают в полном размере (независимо от того, обеспечивает работников питанием принимающая сторона или стоимость питания включена в гостиничный счет либо проездные документы). Признают это и налоговики.

Что с «билетным» НДС?

Обратите внимание! Все показатели внутри скобок, в которых расшифрована величина показателя «ВАРТ», даны без НДС.

Напротив, цена услуг, включенных в состав показателя «СП. » и расшифрованных отдельной строкой после «в том числе », дается с НДС, причем эти суммы налога соответственно учтены и в показателе «ПДВ.».

Понятно, что невозмещение командированному сумм на питание, входящих в состав показателя «СП. », влечет за собой необходимость начисления в пропорциональной части показателя «ПДВ.» «компенсирующих» налоговых обязательств по НДС согласно п. 198.5 НКУ.

Напомним, что в данном случае основанием для отражения налогового кредита по НДС служит сам «транспортный билет» (п.п. «а» п. 201.11 НКУ). При этом отражать заменители налоговой накладной плательщики должны (!) в специальном Реестре документов. Это прямое требование п. 201.11¹ НКУ.

Ведут его в произвольной форме, вместе с отчетностью в контролирующий орган такой Реестр НЕ подают.

И хотя требования к Реестру документов весьма лояльные, тем не менее если при проверке налоговики обнаружат его отсутствие, то должностных лиц могут наказать штрафом по ст. 163¹ КоАП как за нарушение порядка ведения налогового учет. Размер штрафа: от 85 до 170 грн. (при повторном в течение года привлечении — от 170 до 255 грн.).

«ПриватБилет»: как компенсировать сервисный сбор?

В завершение пару слов о компенсации расходов командированному, купившему электронный железнодорожный билет через каналы ПриватБанка.

Проблема тут в том, что сумма дополнительно уплаченного при этом сервисного сбора (комиссии) за приобретение проездного документа, во-первых, не включается в состав показателя «ВАРТ» (т. е. не подтверждается распечаткой собственно посадочного документа). А во-вторых, не реализована возможность получить/распечатать копию платежного поручения на сумму такого сервисного сбора.

Получается, что за неимением должного подтверждающего расчетного документа эту сумму нельзя компенсировать на общих основаниях без удержаний . А можно лишь с разрешения руководителя (ну, или согласно положению о командировках) и, разумеется, с удержанием НДФЛ и военсбора.

Вот такие «железнодорожно-командировочные» выкрутасы !