* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.
** Статья «Положение о кассовых операциях: «революция» продолжается» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 24).
Когда Z-отчет = оприходованию наличности?
Действительно, с 1 июня 2018 года для целей оприходования наличности предназначена не только кассовая книга, но также Z-отчет и расчетные квитанции.
Но! Следует учесть, что правило «Z-отчет = оприходованию наличности» касается только: (1) обособленных подразделений, которые проводят наличные расчеты исключительно через РРО и/или КУРО с расчетными квитанциями и не ведут кассовую книгу; (2) ФЛП, которые проводят наличные расчеты через РРО и/или КУРО с расчетными квитанциями (п. 11 Положения № 148):
«оприходованием наличности в кассах обособленных подразделений учреждений/предприятий, а также в кассах физических лиц — предпринимателей, которые проводят наличные расчеты с применением РРО и/или КУРО без ведения кассовой книги, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений на основании данных расчетных документов путем формирования и печати фискальных отчетных чеков и их подклеивания к соответствующим страницам КУРО / занесения данных расчетных квитанций в КУРО».
Так, оприходовать наличность для обособленных подразделений без (!) кассовой книги и ФЛП, которые проводят наличные расчеты через РРО и/или КУРО с расчетными квитанциями, — значит сформировать, распечатать Z-отчет и подклеить его к соответствующим страницам КУРО / занести данные расчетных квитанций в КУРО.
Поэтому будьте внимательны! С 01.06.2018 г., если обособленное подразделение, которое проводит наличные расчеты через РРО и/или КУРО с расчетными квитанциями и не ведет кассовую книгу, не сделало вовремя Z-отчет и не вклеило его в КУРО, то его выручка за соответствующий день считается неоприходованной (несвоевременно оприходованной). А за это грозит штраф в пятикратном размере неоприходованной суммы согласно Указу № 436***.
Для обособленных подразделений, которые проводят расчеты через РРО и не ведут кассовую книгу, факт оприходования наличности устанавливается по КУРО.
Причем обратите внимание, что оба условия: (1) Z-отчет своевременно распечатан и (2) подклеен в КУРО, должны выполняться одновременно.
Если Z-отчет распечатан вовремя, но не подклеен в КУРО, то выручку тоже признают неоприходованной.
При этом, забегая наперед, отметим: если обособленное подразделение проводит расчеты через РРО и/или КУРО с расчетными квитанциями, но при этом ведет кассовую книгу, то оприходованием наличности для него считается именно запись в кассовой книге на основании приходного кассового ордера, а не Z-отчет в КУРО (об этом подробнее — в следующем подразделе).
Но вернемся к нашим обособленным подразделениям без кассовой книги. Если такое обособленное подразделение будет самостоятельно сдавать выручку на инкассацию, то головное предприятие у себя в кассовой книге эту выручку не показывает, поскольку она непосредственно не поступает в его кассу (она поступит ему в безналичной форме).
То есть в этом случае для полного оприходования выручки достаточно того, что обособленное подразделение в день ее получения распечатало Z-отчет и вклеило его в КУРО.
А вот если обособленное подразделение сдает выручку в кассу «центрального» предприятия, то, помимо того, что обособленное подразделение покажет «приход» налички по КУРО, и головному предприятию нужно будет оприходовать у себя в кассе эту выручку: составить ПКО и на его основании внести запись в кассовую книгу.
Все просто, когда рабочий день точки продажи совпадает с рабочим днем кассы предприятия. Тогда выручка в тот же день будет оприходована и в кассе головного предприятия.
А если графики работы центрального предприятия и обособленного подразделения отличаются? Какой датой тогда должно пройти оприходование выручки по кассовой книге головного предприятия?
Раньше в «старом» Положении № 637 (п. 4.3) было предусмотрено, что если бухгалтерия и кассир предприятия (юрлица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, которое использует во время расчетов РРО, в эти дни работает, но не ведет кассовую книгу, то записи в кассовой книге юрлица осуществляются на следующий рабочий день предприятия -юрлица.
В новом Положении № 148 подобной оговорки нет, но в нем есть п. 40, которым предусмотрено, что в случае, если режим работы обособленного подразделения не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия (юрлица), внутренним документом определяют порядок взаимодействии подразделения с бухгалтерией предприятия.
То есть во внутреннем документе прописывается, в какие сроки в этом случае должна быть оприходована выручка в кассе головного предприятия.
Согласно п. 12 Положения № 148 предприятие должно разработать и утвердить внутренним документом порядок оприходования наличности в кассе, в котором максимально учесть особенности работы предприятия и его обособленных подразделений. Для обособленных подразделений порядок оприходования наличности в кассе устанавливается и доводится внутренним документом предприятия (т. е. приказом).
То есть если в порядках оприходования наличности головного предприятия и обособленного подразделения будет прописано, что в связи с несовпадением графика работы кассы предприятия и обособленного подразделения выручка сдается в кассу головного предприятия на следующий рабочий день для предприятия-юрлица, то, в принципе, тогда составить ПКО и сделать запись в кассовую книгу головное предприятие вправе днем получения выручки от обособленного подразделения. Ведь в п. 11 Положения № 148 указано, что выручка, которая поступает в кассу, оприходуется в день получения наличности в полной сумме. Оприходовав наличность в день, когда она пришла в кассу головного предприятия от обособленного подразделения, мы выполним это требование.
При этом еще раз подчеркнем: оприходование наличности непосредственно у обособленного подразделения, которое не ведет кассовую книгу, должно пройти в день ее фактического получения на основании Z-отчета и записи в КУРО.
Здесь стоит учесть такие моменты:
1) соблюдение лимита кассы. В общем случае в нерабочее время запрещается хранить наличность сверх лимита. Но! Денежная выручка не будет считаться сверхлимитной для подразделения, если она будет сдана в кассу головного предприятия не позднее следующего рабочего дня для такого предприятия. Согласно п. 48 Положения № 148 предприятия, у которых время окончания рабочего дня (смены) не дает возможности обеспечить сдачу выручки (наличности) в день ее поступления, должны сдавать выручку для ее зачисления на счет в банке на следующий за днем ее получения в кассу день;
2) относительно «хранения» этой выручки у обособленного подразделения. А вот здесь уже не все так однозначно. Если выручка будет оставаться до утра у обособленного подразделения, то тогда, как правило, выручку хранят в ящике РРО до начала следующей смены. Поскольку в этой ситуации наличка не покидает ящик РРО, перед выполнением Z-отчета кассир не выполняет операцию «служебная выдача». В свою очередь, печать Z-отчета обнуляет фискальную память РРО, поэтому затем всю сумму выручки, которая остается «ночевать» в ящике РРО, нужно снова на момент регистрации первой расчетной операции ввести в память РРО через операцию «служебное внесение». В принципе, фискалы не против этого (разъяснения в категории 109.06 ЗІР, письмо ГУ ГФС в Волынской обл. от 24.05.2018 г. № 2301/ІПК/03-20-14-05-11).
Есть и другой вариант — сделать операцию «служебная выдача» и хранить деньги в сейфе при условии его нахождения в месте проведения расчетов. Сумма наличных средств на месте проведения расчетов (в ящике РРО и сейфе) должна соответствовать сумме средств, указанной в дневном отчете регистратора.
При этом, как рекомендуют сами фискалы, с целью избежания недоразумений с контролирующими органами желательно оговорить такую ситуацию во внутреннем документе (в том же порядке оприходования наличности), в котором следует указать, что в сейфе, размещенном на месте проведения расчетов, должна храниться только выручка от реализации с использованием РРО.
А вообще, учитывая, как фискалы проверяют соблюдение кассовой дисциплины, то, возможно, стоит либо пересмотреть режим работы кассира предприятия, для того чтобы выручка могла быть оприходована в кассе головного предприятия «день в день», либо обеспечить напрямую возможность инкассации выручки из обособленного подразделения.
Если предприятие / обособленное подразделение ведет кассовую книгу
Выше мы рассматривали ситуации с оприходованием наличности в случаях, когда обособленными подразделениями, которые проводят расчеты через РРО, не ведется кассовая книга.
Важно! А вот для всех остальных субъектов: (1) предприятий, которые осуществляют расчеты через РРО и при этом ведут кассовую книгу для осуществления других операций; (2) обособленных подразделений, которые самостоятельно ведут кассовую книгу, оприходованием наличности по-прежнему считается (!) соответствующая запись в кассовой книге на основании приходного кассового ордера.
То есть они должны руководствоваться абз. 1 п. 11 Положения № 148:
«Оприходованием наличности в кассах учреждений/предприятий и их обособленных подразделений, которые проводят наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров».
Да, конечно, можно спорить о том, что в этом абзаце сказано о расчетах, которые проводятся с оформлением ПКО и РКО. А расчеты через РРО мы не оформляем кассовыми ордерами. Но! Как мы отметили выше, норма о том, что Z-отчет = оприходованию наличности установлена только для обособленных подразделений без кассовой книги и ФЛП. А для «обычных» предприятий и обособленных подразделений с кассовой книгой соответствующее правило не прописано. А значит, им ничего не остается, как руководствоваться общей нормой из абз. 1 п. 11 Положения № 148: «оприходование наличности = соответствующая запись в кассовой книге на основании ПКО».
Отсюда ответ на очень популярный сейчас вопрос: есть Z-отчет — можно ли не составлять ПКО на выручку, полученную из РРО? Еще раз подчеркнем: не составлять ПКО разрешено только обособленным подразделениям, которые не ведут кассовую книгу, и ФЛП. Всем остальным на выручку, полученную из РРО, составлять ПКО нужно в день ее фактического получения на полную сумму. Отсутствие записи в кассовой книге будет считаться неоприходованием наличности с применением 5-кратного штрафа согласно Указу № 436.
То есть для предприятий, а также обособленных подразделений с кассовой книгой факт оприходования наличности устанавливается по кассовой книге.
А вот отсутствие записи / несвоевременная запись в КУРО для таких субъектов не может стать причиной для признания выручки неоприходованной и наложения 5-кратного штрафа согласно абз. 3 ст. 1 Указа № 436. За это нарушение грозит админштраф согласно ст. 1551 КУоАП в размере от 5 до 10 нмдг (85 — 170 грн.) — при первом нарушении и от 10 до 20 нмдг (170 — 340 грн.) — при повторном в течение года.
Если Z-отчет так и не будет вклеен в КУРО на момент проверки, то предприятию также грозит штраф штраф согласно п. 121.1 НКУ за несохранение первичных документов, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов. Первое нарушение влечет наложение штрафа в размере 510 грн., повторное, совершенное плательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, — 1020 грн.
Как исчисляются 24 часа для распечатки Z-отчета?
Ресторан — обособленное подразделение без кассовой книги — работает круглосуточно, смена меняется в 6:00. Можно ли делать распечатку Z-отчета и оприходование наличности в это же время (в 6:00)? Или это обязательно нужно сделать до 24:00 предыдущего дня?
Согласно п. 9 ст. 3 Закона об РРО Z-отчет необходимо распечатывать ежедневно за те дни, когда осуществлялись расчетные операции. В соответствии с п. 1 примечаний к Требованиям № 199**** итог расчетов исчисляют за смену, максимальная продолжительность которой не должна превышать 24 часа.
В п. 2 Требований № 199 приведено следующее определение смены:
«…это период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета».
Получается, что начало отсчета продолжительности смены РРО начинается с момента регистрации первой расчетной операции после выполнения предыдущего Z-отчета.
На первый взгляд кажется, что поскольку с момента распечатки предыдущего Z-отчета не прошло 24 часа, то распечатку следующего Z-отчета можно проводить не позднее 6:00 следующего дня.
Но! Фискалы (и часто даже суды их в этом поддерживают) считают, что отсчет времени нужно проводить от начала календарных суток, а не от времени регистрации первой расчетной операции. В категории 109.10 ЗІР налоговики разместили консультацию, где сказано о том, что если предприятие работает круглосуточно, то Z-отчет нужно распечатывать ежедневно по окончании рабочей смены, но не позднее 24 часов этого дня.
Кроме того, следует учесть, что если распечатка Z-отчета и оприходование наличности будут осуществляться следующим днем — не будет соблюдено правило об оприходовании наличности в день ее фактического поступления на полную сумму (п. 11 Положения № 148).
При этом стоит отметить:
1) делать Z-отчет при передаче смены от одного кассира другому необязательно. Ведь понятия смены для целей применения законодательства об РРО и смены при определении режима работы не являются тождественными. Как мы уже говорили, смена при применении РРО представляет собой период работы РРО от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета. Каких-либо оговорок, касающихся режима работы кассира, для целей определения смены в отношении РРО нет;
2) законодательство не запрещает распечатывать несколько Z-отчетов в течение дня.
Это подтверждают и фискалы в разъяснениях в категории 109.09 ЗІР