Согласно п. 32 Положения № 148 приходные кассовые ордеры (ПКО) и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордеры (РКО) заполняются бухгалтером любым способом, который бы обеспечивал надлежащее сохранение этих записей в течение установленного для хранения документов срока.
ПКО: общие моменты
| Реквизит | Как заполнять |
| Прибутковий касовий ордер №__ | Указывают порядковый номер ПКО, под которым он зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Если ведется Журнал по форме № КО-3а, то № ПКО должен соответствовать гр. 3 этого Журнала** |
| «від» | Указывается дата составления ПКО. При этом наличность должна быть оприходована в день ее получения в полной сумме (п. 11 Положения № 148). ! За несвоевременное оприходование наличности грозит 5-кратный штраф от неоприходованной (несвоевременно оприходованной) суммы |
| № з/п | Здесь всегда проставляется «1» (письмо НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822, письмо ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15) |
| «Кореспондуючий рахунок/субрахунок» | Указывают кредит счета (субсчета), с которым корреспондирует дебет счета 30 «Наличность» |
| «Код аналітичного рахунку» | Заполняют только в том случае, если предприятие применяет специальную систему кодирования хозяйственных операций |
| «Код цільового призначення» | Если вы обычное хозрасчетное (небюджетное) предприятие, то этот реквизит не заполняется |
| «Прийнято від» | Единственный случай, когда этот реквизит можно не заполнять, — это получение наличности из банка по чеку (п. 32 Положения № 148). Внимание! Во всех остальных случаях этот реквизит заполняется. Подробности заполнения см. ниже на примере ситуаций |
| «Підстава» | Согласно п. 32 Положения № 148 в ПКО должно указываться основание для его составления. То есть этот реквизит нельзя оставлять пустым. Конкретных требований по заполнению этого реквизита Положение № 148 не содержит. Главное, чтобы был понятен источник поступления наличности |
| «Додатки» | В письме НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 указано, что в этом поле указывают документы (номер и дату составления), которые прилагают к кассовому ордеру и которые стали основанием для внесения наличности в кассу. При этом согласно п. 25 Положения № 148 к ПКО могут прилагаться документы, которые являются основанием для его составления |
| Подписи главного бухгалтера и кассира | ПКО должен быть подписан (как на основной части ордера, так и на отрывной квитанции) главбухом или лицом, уполномоченным руководителем предприятия, а также содержать подпись кассира. Обязанность подписывать ПКО и РКО вместо главбуха (даже при наличии такой должности в штатном расписании предприятия) может быть возложена и на бухгалтера. А может — на любого другого работника предприятия. И даже на самого руководителя (директора). В случае если ПКО подписывается уполномоченным лицом, то в поле «Головний бухгалтер» указывается Ф. И. О. и подпись подписанта, т. е. того лица, которое фактически подписывало такие ордера (письмо ГФСУ от 15.05.2018 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК)***. Согласно п. 45 Положения № 148 при отсутствии в штатном расписании предприятия должности «кассир» руководитель приказом может возложить такие обязанности на бухгалтера или другого работника (разумеется, с заключением договора о полной материальной ответственности). Обязанности кассира вправе выполнять сам руководитель. Обратите внимание! Фискалы по Табелю рабочего времени могут проверить, мог ли физически подписант подписать ПКО |
** Подробнее о ведении журналов регистрации вы можете узнать в статье «Нумерация кассовых документов и не только: разъяснения от НБУ» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 27).
*** Вам может быть полезна статья «Кассовые вопросы: порядок расчета лимита кассы выполнение обязанностей кассира другим работником» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19).
Ошибки в реквизитах ПКО. При проведении проверок соблюдения кассовой дисциплины контролеры обращают внимание на правильность заполнения всех реквизитов ПКО (согласно п. 4.1 Методрекомендаций № 210****). В частности, они проверяют наличие соответствующих дат, номеров, сумм, оснований для выписки кассовых документов, наличие подписей должностных лиц и т. д. При этом существует вероятность того, что суммы средств, полученные в кассу предприятия на основании кассовых ордеров, заполненных с нарушением требований, могут быть признаны контролерами неоприходованными.
Также следует следить, чтобы в ПКО не оставалась квитанция (т. е. ее нужно отрывать во всех случаях составления ПКО), ведь ее выдача служит подтверждением приема наличности в кассу (п. 25 Положения № 148).
ПКО: ситуации
| Ситуация | Особенности заполнения |
| Получение наличности из банка по чеку | «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «311»; «Прийнято від» — не заполняется (п. 32 Положения № 148). Это единственный реквизит, который можно не заполнять в таком ПКО. «Підстава» — жестких требований к заполнению этого реквизита Положение № 148 не выдвигает. Главное, чтобы он был заполнен. Как правило, при составлении такого ПКО указывают, что наличность получена из банка (основанием к выписке ПКО является корешок чека) с указанием цели, на которые она получена. На практике часто еще указывают и номер чека, по которому получена наличность. Например, «Отримано з АКБ «Грант» за чеком № ЛГ1234567 для виплати заробітної плати за липень 2018 р. — 25000 грн., на господарчі потреби — 1000 грн» В целях контроля за полнотой оприходования наличности поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и ПКО. «Додатки» — ввиду отсутствия приложений к такому ПКО, это поле оставляем пустым. Все остальные реквизиты заполняются в общем порядке (см. выше) |
| Оприходование выручки из ящика РРО | «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — указывается субсчет, на котором ведется учет операционной кассы — «301/Операционная касса» или «303» (реализован товар покупателю, отражен доход от реализации: Дт 301/Операционная касса — Кт 702; Сдана выручка в кассу предприятия: Дт 30 — Кт 301/Операционная касса). «Прийнято від» — должен заполняться, поскольку исключение в п. 32 Положения № 148 сделано только для случая, когда наличность получена из банка по чеку. У нас другая ситуация, поэтому в этом реквизите указывают Ф. И. О. того, кто фактически сдает выручку в кассу предприятия (от кого она получена в кассе предприятия). «Підстава» — конкретных целевых указаний к заполнению этого реквизита Положение № 148 не содержит. Формулировка может быть какой угодно (главное, чтобы было понятно, что речь идет об оприходовании торговой выручки). Например, «Оприбуткування готівкової виручки з РРО» (если РРО несколько, можно указывать и номер РРО); «Оприбуткування готівкової виручки з операційної каси згідно із Z-звітом № ___». «Додатки» — оставляем пустым. Поскольку нигде нет требования, чтобы к такому ПКО прилагался, к примеру, тот же чек на служебную выдачу или любой другой документ. Все остальные реквизиты заполняются в общем порядке (см. выше) |
| Получение неизрасходованных средств от подотчетного лица | «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «372». «Прийнято від» — указывается Ф. И. О. подотчетного лица. «Підстава» — конкретных целевых указаний к заполнению этого реквизита Положение № 148 не содержит. Главное, чтобы был понятен источник поступления наличности. Например, можно указать «Повернення залишку коштів, виданих від звіт на господарчі потреби». «Додатки» — можем оставить пустым. Все остальные реквизиты заполняются в общем порядке (см. выше) |
РКО: общие моменты
| Реквизит | Как заполнять |
| «№ з/п» | Здесь всегда проставляется «1» (письмо НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822, (ср. ) письмо ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15) |
| «Номер документа» | Указывают порядковый номер РКО, под которым он зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов |
| «Дата складання» | Отражают дату составления РКО. Она должна соответствовать дате, под которой этот документ зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов |
| «Видати» | Это поле заполняется всегда (кого вписывать сюда, см. ниже на примере ситуаций). Никаких исключений Положение № 148 не предусматривает |
| Підстава» | Приводят основания для выдачи наличных средств из кассы предприятия |
| «Додаток» | Указывают документы, прилагаемые к РКО и являющиеся основанием для его оформления (заявления, расчеты и т. д.). В письме НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 указано, что в этом поле нужно указывать и реквизиты документа (номер и дату составления). Если приложений в РКО нет, то этот реквизит не заполняется |
| «Керівник», «Головний бухгалтер» | Подписи руководителя и главного бухгалтера (или лица, уполномоченного руководителем предприятия). Если на документах, приложенных к РКО, стоит разрешительная надпись руководителя предприятия, в РКО его подпись может отсутствовать (абзац второй п. 26 Положения № 148). Считаем, что на РКО за руководителя вправе ставить подпись руководитель обособленного подразделения либо его заместитель, если они на то уполномочены распорядительным документом предприятия-юрлица |
| «Одержав»/ «Підпис одержувача» | Это поле (реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», данные документа, которые удостоверяют лицо получателя) можно не заполнять только в случае, если РКО составляется на общую сумму кассовых операций (выдача наличности по платежным ведомостям, сдача наличности в банк). Во всех остальных случаях это поле должно заполняться. Паспортные данные лица-получателя в РКО указываются и в том случае, если наличность получает работник предприятия (п. 27 Положения № 148). Внимание! Если РКО не содержит подписи получателя (кроме вышеназванных случаев-исключений), то сумма, указанная в РКО, не принимается для выведения остатка наличности в кассе (п. 27 Положения № 148). Сумму такой налички фискалы приплюсуют к остатку в кассе за тот день, в котором оформлены дефектные расходные документы. И если окажется, что лимит кассы превышен, штрафа в двукратном размере сверхлимитной налички не избежать |
РКО: ситуации
| Ситуация | Особенности заполнения |
| Сдача выручки в банк | «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «311»; «Видати» — этот реквизит должен заполняться во всех РКО (никаких исключений п. 32 Положения № 148 не делает). НБУ в письме от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326 указывал на то, что в этом реквизите нужно указывать Ф. И. О. кассира, который будет сдавать выручку в банк. Но если указали «банку», то это ни на что не должно влиять (см., к примеру, постановление Черниговского окружного админсуда от 18.02.2015 г. по делу № 825/367/15-а). Ведь в этом случае деньги не выдаются подотчет кассиру — это подтверждает и то, что согласно п. 32 Положения № 148 поле «Одержав» в таком РКО не заполняется. «Підстава» — конкретных требований нет (главное, чтобы был понятен источник поступления наличности). Например, можно указать: «зарахування торгівельної виручки на поточний рахунок № ___ в АКБ «Грант». «Додаток». Согласно п. 29 Положения № 148 документом, свидетельствующим о сдаче наличности в банк, является, в частности, квитанция к приходному документу банка / экземпляр сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой. Но реквизиты этих документов будут известны уже после того, как будет выписан РКО. Поэтому, по нашему мнению, поле «Додаток» в таком РКО может не заполняться. Достаточно того, что квитанция банка будет приложена к РКО. Иногда, на практике, реквизиты квитанции банка вписываются потом «вручную» (считаем, что так тоже можно поступать). «Одержав» — согласно п. 32 Положения № 148 в случае сдачи наличности в банк реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», данные документов, удостоверяющих личность получателя, не заполняются. Все остальные реквизиты заполняются в общем порядке |
| Сдача выручки в банк через инкассатора | «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «311»; «Видати» — исходя из логики письма НБУ от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326 здесь указывают Ф. И. О. кассира, который передает наличку инкассатору для сдачи ее в банк «Підстава» — можно указать «сдача готівкової виручки на поточний рахунок № ____в АКБ «Грант» через інкасаторську службу». Но повторим: каких-либо требований к заполнению этого реквизита Положение № 148 не содержит. Поэтому формулировка в нем может быть и другая. «Додаток» — к такому РКО прилагают экземпляр сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличностью), заверенный подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика. Но, учитывая, что РКО выписывается до передачи денег на инкассацию, то считаем, что поле «Додаток» можно не заполнять (см. выше). «Одержав» — реквизиты «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача», данные документа, удостоверяющие личность», не заполняются (п. 32 Положения № 148) |
| Передача выручки в кассу головного предприятия от обособленного подразделения, выделенного на отдельный баланс | «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «683»; «Видати» — Ф. И. О. лица, которое сдает ее в головную кассу предприятия. «Підстава» — «сдача готівкової виручки в касу головного підприємства». Формулировка может быть и другой. «Додаток» — считаем, что это поле можно не заполнять (но к РКО, считаем, следует приложить квитанцию ПКО, выданную головным предприятием при сдаче наличности). «Одержав» — не заполнять это поле в данном случае рискованно (так как п. 32 Положения № 148 прямо о нем не говорит). Чтобы фискалы не «припаяли» двукратный штраф за сверхлимитную наличку, лучше в таком РКО заполнить все реквизиты без исключений |
| Выдача наличности по доверенности | «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — в зависимости от вида выплат. Это может быть, к примеру, счет «661». «Видати» — после Ф. И. О. получателя наличности указывается Ф. И. О. лица, которому доверено получить наличность (п. 28 Положения № 148). «Підстава» — указывается основание для выдачи наличности. Например, «наказ про виплату матеріальної допомоги від «__» № _». «Додаток» — доверенность от имени получателя денежных средств (п. 28). Обратите внимание! К РКО нужно прилагать оригинал доверенности или ее нотариально заверенную копию (п. 28 Положения № 148). «Одержав» — заполняется в общем порядке. В поле «За» — указываются паспортные данные лица, получающего наличность по доверенности. В поле «Підпис одержувача» — доверенное лицо ставит свою подпись |
| РКО на выдачу наличности по платежной ведомости | Важно! РКО выписывается и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов после осуществления выплат, указанных в платежной ведомости (п. 33 Положения № 148). «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — если выдается зарплата — счет «661». «Видати» — заполнять этот реквизит РКО нужно обязательно, поскольку исключений для него п. 32 Положения № 148 не делает. В этом реквизите указывают Ф. И. О. кассира или заменяющего его лицо, который выдает наличку по ведомости. «Підстава» — формулировка может быть такая: «виплата заробітної плати за другу половину червня 2018 року». «Додаток» — ведомость на выплату наличности №__. «Сума» — указывается сумма, фактически выданная по ведомости. На сумму, которая была депонирована, составляется еще один РКО для сдачи депонированной суммы в банк. «Одержав» — согласно п. 32 Положения № 148 при выдаче налички по ведомостям наличности реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», данные документов, которые удостоверяют личность получателя, не заполняются |
