Начнем со сложного. С терминов.
Инструкция № 591 служебной командировкой называет поездку работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Не легче обстоят дела с понятием «разъездной характер работ». Законодательство Украины не дает его определение. Поэтому обратимся к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.89 г. № 169/10-87, которое продолжает действовать в Украине на основании постановления Верховной Рады Украины от 12.09.91 г. № 1545-XII.
Разъездной характер работ предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места расположения организации, в связи с поездками в нерабочее время от местонахождения организации к месту работы на объекте и обратно.
См. письма Минсоцполитики от 15.11.2013 г. № 491/13/116-13, Минтруда от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06.
Внимание! Пункт 2 разд. I Инструкции № 59 указывает: служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не считаются командировками. Вместе с тем Инструкция № 59 допускает, что иное может быть предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и работодателем.
Итак, подведем промежуточные итоги.
Если водитель с целью выполнения служебного поручения постоянно колесит вне места работы, но в пределах установленного рабочего времени, то такую работу, на наш взгляд, нельзя рассматривать как работу, имеющую разъездной характер (см., в частности, решение Приднепровского райсуда г. Черкассы от 14.11.2017 г. № 711/6439/172).
2 reyestr.court.gov.ua/Review/7032161.
Если же работа, связанная с поездками на значительные расстояния и возвращением к месту работы в нерабочее время, носит постоянный характер, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы.
Однако в любом случае последнее слово здесь за предприятием. Именно оно должно решить, какой характер носят поездки водителя — разъездная работа или командировки (см. письмо Минтруда от 13.09.2006 г. № 905/13/84-06).
Трудовые гарантии
Командировка. Статьей 121 КЗоТ определено: работникам, которые направляются в командировку, выплачивают (в виде аванса): суточные за время пребывания в командировке, а также денежные средства на проезд до места назначения и обратно, наем жилого помещения.
В течение всего времени командировки за командированными работниками сохраняется место работы (должность).
Оплата труда за выполненную работу в командировке осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором. Однако размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.
Разъездная работа. Здесь ни о каких авансах перед поездкой речь не идет. Постановление № 4903 по этому поводу молчит. Поэтому если работник едет на длительное расстояние и вынужден заночевать, то стоимость найма жилья он оплачивает из своего кармана. Впоследствии, после возвращения из поездки, такие расходы возмещаются работодателем в порядке, определенном для командировок (п. 3 постановления № 490).
То есть для возмещения расходов, связанных с поездками, работник должен заполнить и предоставить авансовый отчет и приложить к нему соответствующие подтверждающие документы.
Работникам с разъездным характером работ суточные не выплачивают. Однако постановлением № 490 предусмотрена выплата надбавки к тарифной ставке (окладу) «разъездных» работников.
Заметим, что в письме от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06 Минтруда приходит к выводу, что предприятие самостоятельно определяет целесообразность установления и размер надбавок (полевого обеспечения).
Если предприятие решило установить надбавку, то ему следует руководствоваться постановлением № 490.
Вместе с тем мы рекомендуем устанавливать надбавки за разъездной характер работы. Так будет меньше вопросов со стороны Гоструда, если она нагрянет с проверкой.
Кстати, в постановлении № 490 прописано, что размер надбавки за разъездной характер работы не может превышать предельных размеров суточных, установленных КМУ для командировок в пределах Украины.
Если же работа водителя имеет разъездной характер за пределами Украины — предельный размер надбавок не может превышать 80 % предельных норм суточных расходов, установленных КМУ для командировок за границу.
Для хозрасчетных предприятий КМУ предельные размеры суточных не устанавливал. Как быть? Считаем, что в качестве предельного размера надбавок можно использовать сумму суточных, установленную п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ для командированных работников. Если придерживаться такой позиции, то в 2019 году предельный размер надбавки за разъездной характер работ:
— в пределах Украины — 417,30 грн. за день;
— за пределами Украины — 64 евро по курсу НБУ в расчете за каждый день.
Где фиксировать количество дней, за которые будет выплачена надбавка за разъездной характер работ? Отдельный документ для этого нормативными актами не предусмотрен. Поэтому вы можете разработать его самостоятельно.
Налогообложение
Командировка. Суммы суточных, а также подтвержденные должным образом расходы на проезд и проживание в командировке выведены НКУ из состава облагаемых доходов физлица (п. 170.9, п.п. 165.1.11 НКУ).
Разъездная работа. НКУ не предусмотрено освобождение от налогообложения сумм надбавок за разъездной характер работы. Более того, налоговики считают, что для целей НКУ такие надбавки в размерах, предусмотренных трудовым (коллективным) договором, следует рассматривать как зарплату (см. категорию 103.02 ЗІР). А значит, «привет» НДФЛ и ВС.
Но вот с ЕСВ все не так грустно. Суммы надбавок за разъездной характер работ в размерах, определенных законодательством, не входят в фонд оплаты труда на основании п. 3.16 Инструкции № 54. Поэтому ЕСВ с них взимать не нужно.
4 Инструкция по статистике зарплаты, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Расходы на проживание «разъездного» водителя непосредственно связаны с выполнением им трудовой функции. Поэтому в данной ситуации, на наш взгляд, нельзя говорить не то что о возникновении у работника налогооблагаемого дохода, а даже о возникновении дохода вообще!
Ведь, по мнению судов, определяющим признаком дохода как объекта и базы обложения НДФЛ является прирост показателей финансового и/или имущественного положения налогоплательщика (см., например, постановление ВС от 18.09.2018 г. по делу № П/811/3438/155). В ситуации же с возмещением расходов на проживание «разъездному» водителю никакого прироста финансового состояния не возникает6.
5 reyestr.court.gov.ua/Review/76579615.
6 Вместе с тем, на наш взгляд, такие расходы можно попытаться провести как хознужды и уйти от НДФЛ и ВС.
И все бы было хорошо, если бы не ГФСУ. В своем разъяснении в категории 103.02 ЗІР налоговики настаивают, что возмещение расходов на наем жилого помещения работникам с разъездным характером работы в период такого «разъезда» следует рассматривать как компенсационные выплаты, включаемые в состав зарплаты и облагаемые налогом по ставке 18 %. А там, где НДФЛ, будет и ВС.
Если расходы на проезд и проживание «разъездного» работника рассматривать как доход, то не порадует тут и Инструкция № 5 
. Она выводит за фонд оплаты труда «командировочные» расходы на проезд и проживание. А вот о «разъездных» нет ни слова. А значит, при желании их можно подвести под «резиновый» п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 и требовать уплаты с этих сумм ЕСВ.
Решили остановиться на разъездном характере работы? Тогда не забудьте оговорить в трудовом договоре с работником, что его работа будет носить разъездной характер. Кроме того, соответствующее положение может быть включено в коллективный договор с указанием перечня должностей и профессий, работа по которым постоянно проходит в дороге и имеет разъездной (передвижной) характер.
Это важно не только для работников, но и для предприятия. Так, например, если в ходе проверки у налоговиков возникнет вопрос, почему бензин приобретался водителем за пределами населенного пункта, в котором находится предприятие, то у вас всегда будет ответ — потому, что у него разъездной характер работ. Вот и подтверждающая «бумага» (см. определение Одесского админсуда от 25.10.2016 г. по делу № 821/516/167).
