1 См. также статью «Подборка вопросов по больничным листам» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 20).
В вопросах расчета среднего заработка для оплаты периода временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами, рулит Порядок № 12662. Им определено: чтобы найти «нетрудоспособную» среднедневную зарплату, нужно начисленную работнику в расчетном периоде сумму зарплаты разделить на количество календарных дней в расчетном периоде.
1. Дни расчетного периода. В общем случае расчетный период равен 12 календарным месяцам работы у данного работодателя, предшествующих месяцу наступления страхового случая.
А если работник не отработал 12 месяцев? Cмотрим таблицу ниже.
| Стаж работы на данном предприятии | Правила определения расчетного периода (пункт Порядка № 1266) |
| Более 12 календарных месяцев | 12 полных календарных месяцев работы (с 1-го до 1-го числа) у данного работодателя, предшествующих месяцу наступления страхового случая (п. 25) |
| Менее 12 календарных месяцев | Фактическое количество полностью отработанных календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая (п. 26) |
| Менее одного календарного месяца | Фактически отработанное время (календарные дни) перед наступлением страхового случая (п. 27) |
При этом из расчетного периода исключают вначале месяцы расчетного периода (с 1-го до 1-го числа), в которых застрахованное лицо не работало по уважительным причинам, а затем в оставшихся месяцах — календарные дни, на которые пришлось действие таких причин.
Что же это за уважительные причины? Их перечень достаточно краток (см. п. 3 Порядка № 1266): временная нетрудоспособность; отпуск в связи с беременностью и родами; отпуск для ухода за ребенком до 3-летнего (6-летнего по медицинскому заключению) возраста; отпуск без сохранения зарплаты. Все, на первый взгляд, достаточно легко. Но есть дни, вызывающие вопросы.
Дни МСЭК3. Ситуация: больничный принес работник, который ранее был направлен на МСЭК с целью установления группы инвалидности.
3 Медико-социальная экспертная комиссия.
Проверьте: период, в течение которого документы больного рассматривались на МСЭК (с даты направления документов на МСЭК и по дату осмотра больного), не должен быть оплачен.
Временная нетрудоспособность оплачивается до дня установления инвалидности — ч. 2 ст. 22 Закона № 11054.
4 Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Однако несмотря на то, что дни МСЭК не оплачивают, они все равно считаются днями временной нетрудоспособности. Поэтому их надо исключать из количества календарных дней за расчетный период (см. письмо Минсоцполитики от 06.09.2016 г. № 293/18/99-16).
Неисправленная ошибка. Больничный лист с неисправленной ошибкой, с точки зрения Закона № 1105, не подтверждает временную нетрудоспособность работника. А значит, оплате не подлежит.
При этом если работник снова заболеет и в расчетный период попадут такие неоплаченные дни болезни, то оснований исключить их из общего количества дней в расчетном периоде не будет (см. письмо ФСС по ВПТ от 25.05.2016 г. № 5.2-32-812).
«Детская» справка. Период ухода за больным ребенком может быть подтвержден больничным листом по уходу за больным ребенком, а после окончания максимального срока листка нетрудоспособности — справкой по форме № 138/о.
Важно! Указанная справка является лишь основанием для освобождения от выполнения должностных обязанностей. Все календарные дни, обозначенные в ней, не оплачиваются, но при этом являются днями временной нетрудоспособности в связи с необходимостью ухода за больным ребенком.
А потому календарные дни «детской» справки исключаем из общего количества календарных дней расчетного периода как не отработанные по уважительной причине.
2. Выплаты расчетного периода. В расчете «больничной» среднедневной зарплаты участвует начисленная в расчетном периоде зарплата, с которой взимался ЕСВ (пп. 3 и 32 Порядка № 1266).
По общему правилу, при расчете «средней» все выплаты привязываем к тому месяцу, в котором они были фактически начислены и отражены в Отчете по ЕСВ. И только отпускные выбиваются из этого правила…
Отпускные на границах расчетного периода. Хозрасчетники могут использовать два варианта начисления отпускных:
вариант 1 — начислять отпускные в месяце их выплаты (т. е. наперед)5;
5 См. также статью «Отпускные: выплата в текущем месяце за будущий» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 26).
вариант 2 — начислять отпускные месяц в месяц.
Если вы начисляете отпускные месяц в месяц (вариант 2), проблем нет.
А вот тем работодателям, которые используют вариант 1, нужно быть внимательными с переходящими отпускными на границах расчетного периода. Границ у расчетного периода две. Поэтому интересующих нас ситуаций тоже две.
1. Переходящие отпускные начислены в месяце, предшествующем началу расчетного периода, в том числе за дни отпуска, которые входят в рамки расчетного периода.
2. Переходящие отпускные начислены в последнем месяце расчетного периода, в том числе за дни отпуска, которые выходят за рамки расчетного периода.
Здесь применяем следующее правило: суммы отпускных, независимо от того, в каком месяце они были фактически начислены в бухучете, при расчете больничных/декретных относим к месяцам, за которые они начислены.
Пример 1. Работница болела с 22 по 30 июля 2019 года. Расчетный период: июль 2018 года — июнь 2019 года. С 25 июня по 19 июля 2018 года она находилась в ежегодном отпуске. Вся сумма отпускных — 4800 грн. (за 5 к. дн. июня — 1000 грн. и 19 к. дн. июля — 3800 грн.) — начислена и выплачена в июне — месяце, предшествующем первому месяцу расчетного периода (предприятие применяет вариант 1 начисления отпускных).
Несмотря на то, что начисление за дни отпуска произошло за рамками расчетного периода (в июне 2018 года), сумму отпускных за июль 2018 года (3800 грн.) следует включить в общую сумму зарплаты в расчетном периоде для исчисления суммы больничных.
Пример 2. Работник болел с 16 по 26 июля 2019 года. Расчетный период: июль 2018 года — июнь 2019 года.
В июне 2019 года (последнем месяце расчетного периода) работнику начислены отпускные за время ежегодного отпуска с 24.06.2019 г. по 04.07.2019 г. (предприятие начисляет отпускные в месяце выплаты, вариант 1). Общая сумма отпускных — 2000 грн. (за 6 к. дн. июня — 1200 грн. и за 4 к. дн. июля — 800 грн.).
В расчет больничных включаем только сумму июньских отпускных (1200 грн.). Сумму июльского отпуска учитывать в расчете средней зарплаты нельзя — это выплата за календарные дни, выходящие за рамки расчетного периода.
Корректировка отпускных. Доначисленные/отсторнированные отпускные относим к тем месяцам, ЗА которые они начислены (см. письмо Минсоцполитики от 07.04.2016 г. № 101/18/99-16).
Если дни, за которые были доначислены/отсторнированы отпускные, ранее участвовали в расчете больничных, то бухгалтеру необходимо пересчитать сумму таких больничных с учетом доначисленных/отсторнированных сумм отпускных.
Пример 3. Работница болела в июле 2019 года. Общая сумма зарплаты, начисленная в расчетном периоде (июль 2018 года — июнь 2019 года), — 96000 грн., в том числе сумма доначисленных отпускных за май 2018 года — 1000 грн.
При расчете суммы больничных доначисленные в расчетном периоде отпускные за май 2018 года (1000 грн.) относим к маю 2018 года, тем самым исключаем их из общей суммы выплат за расчетный период. Таким образом, в расчете больничных примут участие выплаты в сумме 95000 грн. (96000 грн. - 1000 грн.).
Корректировка зарплаты. Здесь работает правило: начисленные/доначисленные/отсторнированные суммы зарплаты считаем доходом того месяца, в котором произвели такое начисление/доначисление/сторнирование.
Пример 4. Работница болела с 1 по 5 июля 2019 года. Расчетный период для исчисления суммы «больничной» средней: июль 2018 года — июнь 2019 года. В июне 2019 года (последнем месяце расчетного периода) доначислена сумма индексации за апрель 2018 года.
При расчете суммы больничных доначисленную в июне сумму индексации за апрель 2018 года включаем в общий доход июня. В результате она примет участие в расчете выплат за период временной нетрудоспособности с 1 по 5 июля 2019 года.
Рокировка выплат. Речь идет о широко распространенной ситуации на практике. Работник заболел, но отдел кадров и бухгалтер (или 2 в 1) оказались не в курсе. Итог: зарплата закрыта за полностью отработанный месяц.
Когда ситуация проясняется, бухгалтер и кадровик вынуждены будут сделать соответствующие корректировки. Действуем так.
Составляется корректирующий табель с отметками о периоде временной нетрудоспособности, зарплата сторнируется, вместо нее начисляются больничные.
1. Отсторнированную сумму зарплаты учитываем в общей сумме зарплаты того месяца, в котором была проведена корректировка.
2. При подсчете количества календарных дней в расчетном периоде ориентируемся на корректирующий табель учета рабочего времени (т. е. с днями временной нетрудоспособности)6.
6 Вам также пригодится статья «Отражаем «нетрудоспособные выплаты» в Отчете по форме № Д4» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 42).
Пример 5. Работник болел в июле 2019 года.
В расчетный период (июль 2018 года — июнь 2019 года) вошел предыдущий период нетрудоспособности с 25 по 29 марта (5 дней). Причем в табеле учета рабочего времени за март эти дни были отражены как отработанные и за них была начислена зарплата. Общая сумма зарплаты за март — 10000 грн. Ошибка выявлена и исправлена в апреле 2019 года. Внесены изменения в табель учета рабочего времени за март. Зарплата за 5 дней марта (2500 грн.) отсторнирована, и за эти дни начислены больничные.
Дни болезни работника в марте исключаем из общего количества дней в расчетном периоде как дни, не отработанные по уважительной причине. Суммы больничных за эти дни, соответственно, тоже не участвуют в расчете. Зарплату за март, начисленную в таком месяце, включаем в расчет в фактической сумме (10000 грн.). А вот отсторнированная в апреле сумма зарплаты за 5 дней марта (2500 грн.) уменьшит общую сумму зарплаты за апрель.
Зарплата в неотработанном месяце. Из общей суммы зарплаты, начисленной в расчетном периоде, исключаем «зарплатные» выплаты, которые были начислены в месяцах, полностью не отработанных по уважительным причинам.
Пример 6. Работник был нетрудоспособен с 22 по 26 июля. В июне (последнем месяце расчетного периода) он с 3-го по 14-е число также болел, а с 18-го по 27-е брал отпуск за свой счет. При этом 1, 2, 15 — 17, 28 — 30 июня работник не работал, поскольку это были выходные/праздничные дни.
В июне работнику была начислена премия по итогам работы в мае 3000 грн.
У работника в расчетном периоде есть полностью не отработанный месяц. Но периоды неработы по уважительным причинам идут не подряд, а разорваны выходными днями. Означает ли это, что выходные дни, а с ними и сумма премии по итогам работы в мае останутся в расчете больничных? Увы, нет.
Июнь полностью не отработан по уважительным причинам. А значит, ему нет места в расчетном периоде. Соответственно премия, начисленная в этом месяце, не учитывается при исчислении средней зарплаты.
См. письма Минсоцполитики от 13.10.2016 г. № 334/18/99-16 и ФСС по ВПТ от 20.09.2016 г. № 2.4-46-1616).
