Судя из вопроса, ваши поставщики желают перейти на электронный документооборот с вами и отказаться от оформления «бумажных» актов выполненных работ.
Правда, в таком случае, прежде чем начать отправлять документы в электронном виде, целесообразно заключить сначала с контрагентом допсоглашение на электронный документооборот. Ведь электронные документы будут подписываться электронной подписью. А в ч. 3 ст. 207 ГКУ указано, что использование при совершении сделок электронной подписи допускается в случаях, установленных законом или по письменному соглашению сторон.
Подписание такого соглашения позволит уйти от недоразумений между сторонами договора — чтобы не получилось так, что одна сторона ожидает и требует «бумажный» документ, а ей отправляют электронный. Более того, в таком допсоглашении следует прописать, как именно (в том числе и с помощью какого программного средства/обеспечения) будет осуществляться обмен электронными документами.
Пару слов скажем о самом статусе электронного первичного документа. Оформленный надлежащим образом электронный документ по Закону о бухучете (ч. 2 ст. 9) имеет точно такой же статус (юридическую силу), как и бумажный.
Кстати, фискалы полностью признают законность составления и хранения первичных документов только в электронном виде (см., к примеру, ИНК от 06.03.2019 г. № 913/6/99-15-02-02-15/ІПК).
А что значит оформленный надлежащим образом электронный документ?
Во-первых, электронный документ должен иметь те же обязательные реквизиты, что и «бумажный» первичный документ. Они перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.
Во-вторых, он должен составляться с соблюдением требований Закона № 851*.
* Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.
В частности, эти требования касаются (!) подписания электронного документа (этот момент разберем подробнее ниже) и его хранения. Кроме того, электронный документ должен обеспечивать возможность создания, передачи, сохранения и преобразования электронного документа электронными средствами в визуальную форму. При этом под визуальной формой представления электронного документа следует понимать отражение его данных электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком (ст. 5 и 6 Закона № 851).
Отметим, что оригиналом документа будет считаться электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе и с электронной подписью. А вот «бумажная» распечатка такого документа будет считаться копией документа.
Копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, заверенное в порядке, установленном законодательством (ст. 7 Закона № 851).
Если вам контрагент прислал и электронный документ со всеми обязательными реквизитами, в том числе и электронной подписью, и «бумажный» документ, то каждый из этих документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу (ст. 7 Закона № 851).(ср. )
Требования к электронной подписи на электронном документе. Выше мы отметили, что электронный документ, чтобы иметь юридическую силу, должен содержать все те же обязательные реквизиты первичного документа, что и «бумажный». В частности, он должен иметь «личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции» (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88**).
Иначе говоря, на электронном первичном документе должен проставляться аналог собственноручной подписи. При этом стоит учесть, что согласно ст. 17 Закона № 2155*** электронное взаимодействие юридических и физических лиц, требующее отправки, получения, использования и последующего хранения электронных данных, аналоги которых на бумажных носителях должны иметь собственноручную подпись, должно осуществляться с использованием квалифицированных электронных доверительных услуг.
*** Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII.
Иначе говоря, не только налоговая отчетность, но и электронные первичные документы, которыми вы обмениваетесь с контрагентами, должны подписываться квалифицированной электронной подписью (той, которая разрешается для подписания налоговой отчетности). То есть ключи на такую подпись должны быть получены по договору о предоставлении квалифицированных электронных доверительных услуг у квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг (АЦСК).
Согласно п. 4 ст. 18 Закона № 2155 квалифицированная электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, и имеет презумпцию ее соответствия собственноручной подписи (см., к примеру, ИНК ГФСУ от 08.04.2019 г. № 1496/6/99-99-14-03-03-15/ІПК).
При этом обратите внимание: если вы решили с контрагентом составлять в электронном виде первичные документы на товар, например, накладные, то электронную подпись (причем квалифицированную) придется оформить и на тех сотрудников, которые будут принимать товар, т. е. которые должны подписывать такой документ. С актами на услуги, конечно, все гораздо проще. Их, как правило, подписывает директор, а электронные подписи на директора оформляют в любом случае.
«Согласование» документа. В нашей ситуации звучал вопрос: обязательно ли согласовывать электронный первичный документ, т. е. подписывать своей электронной подписью? Как таковое, предварительное согласование электронного документа не требуется.
Но как «бумажный» первичный документ должен содержать личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лиц, принимавших участие в осуществлении операции, так и электронный документ должен соответствовать тем же требованиям.
«Бумажный» акт выполненных работ должен содержать подписи обеих сторон (в идеале). Поэтому, получив электронный документ от контрагента, вы налагаете на этот документ свою электронную подпись и отправляете также контрагенту.
Стоит учесть, что в случае направления электронного документа нескольким адресатам или его хранения на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров будет считаться оригиналом электронного документа.
Дата составления и дата подписания документа. Важно обратить внимание на еще один важный момент. В отличие от «бумажного» первичного документа, в электронном фиксируется еще и момент (дата и время) подписания документа (наложения электронной подписи). При этом вполне может сложиться ситуация, что документ датирован (дата составления), например, 1 апреля 2019 года, а подписан (дата наложения электронной подписи) — 19 июня. То, что документ был подписан 19 июня (причем с точным до секунды временем подписания), будет видно в электронном документе.
Тем не менее мы должны четко придерживаться требований Закона о бухучете — хозоперации должны отражаться в том отчетном периоде, в котором они осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете).
И, кстати, другим периодом не могут и датироваться первичные документы.
Поэтому в нашем случае операция должна быть отражена в апреле, а не в июне (когда подписан документ).
Если на момент окончания составления учетных регистров бухгалтерского учета за отчетный период предприятие не получило от контрагента первичный документ, оно имеет право (если такая возможность предусмотрена правилами документооборота) показать операцию в бухучете на основании: «надлежащим образом оформленного внутреннего первичного документа (акта), составленного должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг» (п. 2.6 Положения № 88).
Хранение электронных документов. Часть 7 ст. 9 Закона о бухучете возлагает на предприятие обязанность обеспечить должное хранение первички в электронной форме в течение срока, который не может быть меньше срока, установленного для хранения соответствующих документов на бумаге (согласно Перечню, утвержденному приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5). Этому вторит и п. 6.4 Положения № 88.
При этом п. 6.4 Положения № 88 предусмотрено, что первичные документы, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации, которые дают возможность проверить их целостность на этих носителях.
