Карта «ключ к счету»: что это?
Ни Положением № 1481, ни другими нормативными документами не определено, что такое «карта «ключ к счету». Но совсем недавно НБУ в письме от 24.04.2019 г. № 57-0007/22460 разъяснил суть такого банковского продукта, как карта «ключ к счету», который предоставляется АТ «КБ» «ПриватБанк». На основании изученных условий и правил предоставления АТ «КБ» «ПриватБанк» банковских услуг2 НБУ пришел к выводу, что карта «ключ к счету»:
2 Условия и правила предоставления банковских услуг, пункт 3.5, privatbank.ua/terms.
«является банковским продуктом, по своим функциональным свойствам относящимся к корпоративному электронному платежному средству, с помощью которого ее пользователь имеет право инициировать перевод средств с текущего счета в порядке, определенном договором и требованиями законодательства».
Иначе говоря, карту «ключ к счету» по своему функционалу НБУ расценивает как корпоративную платежную карту. Соответственно, при ее использовании должны применяться те же правила, что и при использовании обычной корпоративной карты.
В отличие от КПК, карта «ключ к счету» предоставляет прямой доступ к расчетному счету предприятия (т. е. к счету «2600»). Чтобы получить «карту-ключ», не нужно открывать дополнительный карточный счет.
Хотя стоит отметить, что «на деле» карта «ключ к счету» АТ «КБ» «ПриватБанк» часто служит «заменителем» чековой книжки для предприятия. Кроме того, в отличие от обычных корпоративных карт, которые могут быть оформлены банком на нескольких работников, карта «ключ к счету» может быть выдана только на лицо, которое имеет право первой подписи на предприятии3, т. е. на руководителя предприятия. И другим лицам передаваться не может.
3 В настоящий момент такие понятия, как «первая» и «вторая» подписи, утратили свою актуальность (см. письмо НБУ от 06.05.2019 г. № 57-0007/24014). Но едва ли от этого изменится подход к выдаче карт «ключ к счету».
Какие расчеты могут проводиться с использованием карты «ключ к счету» предприятия?
Cогласно Положению № 7054 пользователи имеют право использовать электронные платежные средства для осуществления платежных операций в соответствии с режимами счетов, установленных нормативно-правовыми актами Национального банка, и условиями договора с эмитентом.
4 Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществлении операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705.
Раньше Инструкцией № 4925 устанавливался ряд ограничений на расчеты с применением корпоративных платежных карт. Но с 04.04.2019 г. (даты, когда заработала новая редакция Инструкции № 492) по проведению операций со счетов субъектов хозяйствования с использованием корпоративной платежной карты ограничений как таковых не установлено. Ограничения есть по операциям в валюте: без ограничений можно рассчитаться в один операционный день по одному внешнеэкономическому договору (контракту), операция по которому не превышает незначительный размер, т. е. эквивалент 150 тыс. грн.
Однако в тех же условиях и правилах предоставления банковских услуг АТ «КБ» «ПриватБанк» сказано (п.п. 3.4.1.18), что:
«корпоративные платежные карты не применяются для получения заработной платы, других выплат социального характера, а также для осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам)».
Поэтому использовать карту «ключ к счету», к примеру для выдачи зарплаты, напрямую нельзя.
Но возможность направить снятые с помощью карты «ключ к счету» денежные средства на выплату зарплаты все же есть. Для этого директор снимает деньги с карты, как на хознужды, после чего, сославшись на невозможность выполнения данного ему поручения, на основании «нулевого» авансового отчета возвращает их в кассу предприятия как неиспользованный аванс. Эти деньги приходуются в кассе предприятия (на основании ПКО), и только затем выдаются в качестве зарплаты.
Если же речь идет о расчетах, которые разрешено напрямую осуществлять с помощью карты «ключ к счету» (расходы по командировкам, снятие наличных на хознужды), то, как отмечает НБУ в вышеназванном письме, снятые деньги используются физлицами — доверенными лицами предприятия по назначению без предварительного их оприходования в кассе. Таким образом, если директор, находясь в командировке или покупая что-то для нужд предприятия, «снимает» наличку по карте «ключ к счету», то тогда предварительного оприходования в кассе денег, которые сняты с помощью карты, действительно делать не нужно. Это же прописано и в п. 20 Положения № 148.
При этом еще раз обратим внимание: в отличие от корпоративной карты, карта «ключ к счету» может быть выдана только на директора. Поэтому «передавать в использование» эту карту другим работникам предприятия нельзя.
Обязательно ли составлять авансовый отчет при снятии или расходовании средств с помощью карты «ключ к счету»?
Да, обязательно. На это обращает внимание и НБУ в вышеназванном письме от 24.04.2019 г. № 57-0007/22460. Ведь пользователем корпоративной платежной карты может быть только субъект хозяйствования — предприятие. Поэтому как только директор снимет деньги с помощью карты «ключ к счеты» или расплатится с ее помощью за приобретенные товары/услуги, все его дальнейшие действия должны подчиняться правилам, прописанным для подотчета.
Датой выдачи денег под отчет держателю карты будет не дата передачи ему самой карты, а дата списания средств с нее.
Более того, в условиях и правилах предоставления банковских услуг АТ «КБ» «ПриватБанк» тоже указано (п.п. 3.4.1.19), что:
«средства, списанные со счета юридического лица или физического лица — предпринимателя по операциям, которые осуществлены с использованием электронных платежных средств, считаются выданными под отчет держателю электронного платежного средства».
Поэтому после того как директор снимет/потратит деньги с помощью карты «ключ к счету», он должен:
1) подать авансовый отчет — Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (даже если снятая сумма не потрачена). И, конечно, приложить к Отчету документ, который подтверждает использование карты для расчетов в безналичной форме (квитанция платежного терминала, чек банкомата, слип, квитанция торгового терминала и т. п.), а также расчетный документ (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция и т. п.), который подтверждает факт приобретения товаров, предоставления услуг;
Даже в случае осуществления «безналичной» покупки с помощью карты «ключ к счету» составлять авансовый отчет обязательно.
2) вернуть неиспользованный остаток средств до или во время подачи авансового отчета.
В какие сроки должен быть подан авансовый отчет?
Авансовый отчет должен быть подан (пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ):
— если с помощью карты снималась наличка — до окончания 3-го банковского дня после командировки или 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия. В тоже время налоговики (категория 103.17 ЗІР) настаивают, что 3-дневное ограничение работает и в первом, и во втором случае;
— если расчеты с помощью карты осуществлялись в безналичной форме — в течение 10 банковских дней по завершении операции6.
6 Вам также будет интересна статья «Головоломки с корпоративной карточкой: ищем решения» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 20).
Можно ли напрямую на текущий счет предприятия (через кассу банка), минуя кассу предприятия, зачислить неизрасходованный остаток налички, снятой с помощью карты «ключ к счету»?
Пункт 170.9.2 НКУ говорит о том, что при наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается плательщиком налога в кассу или зачисляется на банковский счет лица, их выдавшего, до или во время подачи указанного отчета. Однако стоит учесть, что НБУ в письме от 11.01.2019 г. № 50-006/1765 со ссылкой на п. 20 Положения № 148 указал на то, что неиспользованный остаток наличности вместе с авансовым отчетом должен быть сдан в бухгалтерию предприятия.
По карте «ключ к счету» снимаются деньги в течение дня несколько раз. Считается ли это одной выдачей средств под отчет (для ограничения по п. 19 Положения № 148)?
Пункт 19 Положения № 148 устанавливает запрет на выдачу подотчетному лицу налички пока такое лицо не отчиталось по ранее полученным под отчет средствам. Это правило распространяется и на получение средств по карте «ключ к счету». Однако это «ограничение» начинает действовать только после того, как уже наступили предельные сроки для подачи авансового отчета по использованным средствам. До тех же пор, пока эти сроки не подошли, директор может еще снимать деньги с карты.
