Исходя из ситуации потенциально могут меняться две группы данных:
1) непосредственно о юрлице (местонахождение);
2) данные об участнике юрлица.
Перечисленные сведения фигурируют в ЕГР1 (пп. 8 и 10 ч. 2 ст. 9 Закона № 7552).
1 Единый госреестр юрлиц, физлиц-предпринимателей и общественных формирований.
2 Закон Украины от 15.05.2003 г. № 755-IV.
Кроме того, данные о прописке учредителя и, соответственно, местонахождении ООО могут содержаться в уставе.
Во-первых, ч. 6 ст. 11 Закона об ООО позволяет дополнительно предусмотреть в учредительных документах и местонахождение, и данные о прописке участников. Возможно, участники общества решили эти сведения включить.
Во-вторых, устав может еще и не быть приведен в соответствие с Законом об ООО. В таком случае вероятность найти в ваших учредительных документах место регистрации участника достаточно высока.
Теперь о каждой категории данных: местонахождении и данных об участнике ООО.
Местонахождение. Вносить изменения в данные о юрлице, содержащиеся в ЕГР, понадобится не во всех случаях.
Один из ключевых моментов — есть ли хоть какая-то связь между участником и жильем-местонахождением ООО. Не всегда смена прописки означает утрату права собственности или права пользования квартирой. Участник может распоряжаться этим жильем, а значит, и данные о местонахождении в ЕГР общество может не обновлять.
Если же после смены прописки участник ООО никакого отношения к предыдущему адресу не имеет, то вносить изменения придется.
Не вписывается в эти принципы ситуация, когда участник ООО подкорректировал запись в паспорте в связи с изменением наименования улицы. Связь в этом случае между участником общества и жильем не теряется, но обновить сведения о местонахождении в ЕГР все же нужно.
Сделаем небольшую оговорку. В случае отсутствия какого-либо договора между физлицом-собственником/пользователем и юрлицом фискалы могут разглядеть бесплатно полученные услуги (ссуду). В бухучете по общему правилу бесплатно полученные услуги порождают и доходы, и расходы. Но поскольку никаких документов вы не оформляете, то и обосновать расходы будет крайне сложно. Выход из ситуации — оформить «самоакт»3.
3 Подробнее о «самоакте» читайте в статье «Расходы по «запаздывающей» первичке: «а что, если?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 32).
Отсутствие договора фискалы могут попытаться истолковать как арендные отношения между физлицом-собственником квартиры и юрлицом. Но доказать этот факт в ситуации с отсутствующими платежами и договором — это что-то из области фантастики. Подобная позиция налоговиков не пройдет и первой судебной инстанции.
В любом случае актуальный адрес местонахождения в ЕГР крайне важен.
Штрафов за невнесение данных в ЕГР нет. Но именно на адрес из этого госреестра ориентируются третьи лица — налоговики, суды, контрагенты и т. д.
Вся важная корреспонденция отправляется по адресу, указанному в ЕГР.
В некоторых ситуациях отсутствие реакции на письма может привести к негативным последствиям. Например, в случаях с информационным запросом от налоговиков можно дождаться нежелательной проверки. Естественно, если учредитель переехал и к предыдущему месту прописки не имеет никакого отношения, то можно проворонить важные для ООО письма.
Данные об участнике юрлица. Как мы сказали выше, данные о прописке участника юрлица фигурируют в ЕГР и могут содержаться в уставе общества.
Их актуализация не так критична, как адрес местонахождения общества. Однако в ЕГР и уставе должны содержаться достоверные данные. Поэтому внести изменения все же нужно.
Как внести изменения? Чтобы внести изменения в ЕГР (и в устав), обращаемся к госрегистратору или к нотариусу.
Возможность подачи документов в электронном виде на практике до конца не реализована.
См. по ссылке: online.minjust.gov.ua/registration-ur
Вам понадобятся такие документы:
— заявление (форма 34);
4 Утверждена приказом Минюста от 18.11.2016 г. № 3268/5.
— квитанция об уплате админсбора (в 2019 году — 580 грн.);
— оригинал (нотариально заверенная копия) доверенности от юрлица (если пакет документов подает не директор).
Тот, кто подает документы, обязательно должен предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Если данные о местонахождении и/или прописке участника общества есть в уставе, то к пакету документов добавляем:
— решение общего собрания участников об утверждении новой редакции устава, оформленное протоколом. При этом помните: подписи участников на протоколе общего собрания заверяют нотариально (п. 6 ч. 1 ст. 15 Закона № 755);
— новую редакцию устава (устав должен соответствовать требованиям Закона об ООО). Подписи всех участников на этом документе удостоверяют нотариально (п. 9 ч. 1 ст. 15 Закона № 755).
Обратите внимание: именно внесение изменений в ЕГР является отправной точкой для дальнейших изменений в иных реестрах (Едином банке данных налогоплательщиков — юрлиц, Реестре плательщиков НДС и т. д.).
В зависимости от типа данных (местонахождение или данные об участнике) и вида реестра после изменений в ЕГР сведения будут обновляться автоматически или юрлицу придется подавать определенные заявления.
Данные об участнике обновляются автоматически, а вот данные о местонахождении потребуют дополнительных «телодвижений»5.
5 Подробнее читайте в статье «Изменили местонахождение: регистрируем новые данные» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 14).
