Заявление о присоединении к договору о признании электронных документов (далее — заявление) является приложением к договору о признании электронных документов (далее — договор), примерная форма которого утверждена приложением 1 к Порядку № 5571.
1 Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденный приказом Минфина от 06.06.2017 г. № 557. Сейчас на сайте Минфина (www.mof.gov.ua/uk/draft-laws-and-regulations-in-2019) размещен проект приказа Министерства «Об утверждении Изменений в Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами». Впрочем, действующего порядка заключения «электронных» договоров по существу он не задевает. Но «косметические» правки планируют внести как в этот порядок (прописанный в разд. ІІІ Порядка № 557), так и в форму договора и заявления.
С его помощью присоединяются к «электронному» договору, после чего становится возможным полноценный электронный документооборот с налоговиками (в том числе отправка налоговых деклараций/расчетов, налоговых и акцизных накладных, расчетов корректировки к ним и т. д. и т. п.).
К сожалению, с «переформатированием» ГФСУ на ГНСУ и с сопутствующим ему «переездом» электронного адреса Электронного кабинета2 (с cabinet.sfs.gov.ua/ на cabinet.tax.gov.ua/) у пользователей электронных сервисов наметились определенные проблемы с интересующим нас заявлением.
2 О котором мы вам сообщали в журнале «Бухгалтер 911», 2019, № 35 (подраздел «Новый адрес Электронного кабинета» обложки журнала).
Скорее всего, они носят чисто технический характер, впрочем, от этого тем, кто столкнулся с необходимостью заключить с налоговиками новый «электронный» договор, не легче 
.
Порядок заполнения заявления: построчный алгоритм
Как правильно заполнить заявление на присоединение к договору о признании электронных документов?
Идентификатор формы заявления — J/F1392001.
В Электронном кабинете и большинстве программ для электронной отчетности заполнение этого заявления происходит в автоматическом порядке (за исключением нескольких полей).
Тем не менее, предлагаем вашему вниманию алгоритм заполнения всех его полей, чтобы вы смогли правильно заполнить заявление, какой бы программой не пользовались.
Обратите внимание: согласно п. 2 разд. ІІІ Порядка все реквизиты заявления обязательны для заполнения.
В случае их отсутствия заявление к рассмотрению не принимается, при этом формируется первая квитанция с указанием причины непринятия и направляется автору.
Заполнение заявления о присоединении к договору о признании электронных документов: от строки к строке
| № п/п | Реквизит заявления | Какие данные нужно указывать |
| 1 | Дата и номер заявления | Дата составления документа и порядковый номер заявления (начиная с «1») |
| 2 | Дата и номер договора | Дата и номер договора, опубликованного ГУ ГНС в вашей области / г. Киев / ОКПН ГНС. Эти реквизиты можно найти по ссылке: Для того чтобы узнать номер и дату договора, вам даже не обязательно открывать этот договор: соответствующие реквизиты приведены в столбцах таблицы, которая находится по указанному выше электронному адресу |
| 3 | код за ЄДРПОУ / реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта*, найменування (або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) для фізичних осіб) автора) | Код ЕГРПОУ и наименование вашего предприятия. ФЛП указывают здесь регистрационный номер учетной карточки и Ф. И. О. |
| 4 | прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) підписувача — керівника | Ф. И. О. руководителя/директора/начальника. ФЛП указывают здесь свои Ф. И. О. |
| 5 | що діє на підставі статуту/довіреності/положення тощо | Для юрлиц — вид учредительного документа (устав предприятия или другой учредительный документ), сведения о которых включены в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований (с указанием даты внесения). Для ФЛП — «зареєстрований як фізична особа — підприємець, про що містяться відомості в ЄДР» (с указанием даты внесения). Для физлиц, осуществляющих независимую профдеятельность, — закон, на основании которого лицо осуществляет такую деятельность, о чем внесена запись в соответствующий реестр (с указанием даты) |
| 6 | код за ЄДРПОУ та найменування контролюючого органу | Данные вашего ГУ ГНС или ОКПН ГНС. Их ищите в разделе VI «МІСЦЕЗНАХОДЖЕННЯ ТА РЕКВІЗИТИ» обнародованного ею/им договора |
| 7 | адреса субсайту офіційного веб-порталу ДФС** | |
| 8 | e-mail Автора | Адрес вашей электронной почты (е-mail), который используете для «электронного» общения с налоговиками (подробнее — в последнем разделе этой статьи) |
| * Для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и официально уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте. ** Проектом предусмотрено заменить в форме заявления слова «ДФС» на «ДПС». | ||
| Данные полей, указанных в этой таблице под номерами 1, 3, 4, дублируют при заполнении заявления еще раз. | ||
Подписант (в лице которого автор присоединяется к договору) завершает создание заявления наложением ЭЦП. Накладывать на заявления свою ЭЦП должен руководитель/ФЛП (данные о котором должны содержаться в ЕГР). При наличии электронной печати на заявление сначала накладывается ЭЦП, после нее — электронная печать.
Эти моменты проектом планируют «осовременить», повсеместно заменив упоминание ЭЦП на квалифицированную электронную подпись, а электронной печати — на квалифицированную электронную печать3.
3 Углубиться в проблематику вам помогут, в частности, статьи «Где хранить электронную подпись?» («Бухгалтер 911», 2019, № 23), «Новый ключ электронной подписи не является квалифицированным: признают ли отчетность «легитимной»?» («Бухгалтер 911», 2019, № 26).
Подписанное именно в таком порядке заявление вы должны направить в налоговую по основному месту учета.
Далее проходит его автоматизированная проверка (в порядке, определенном пп. 9 — 11 разд. II Порядка № 557).
Если первая квитанция не содержит перечня ошибок, заявление принимается к рассмотрению налоговой. Согласно п. 8 разд. IІI Порядка № 557 налоговая, получившая заявление, должна рассмотреть его в течение одного рабочего дня.
Этим же пунктом определено, что если к моменту истечения рабочего дня, следующего за днем получения налоговой заявления (дата, зафиксированная в первой квитанции), она не сообщит автора о присоединении к договору или отказе в присоединении, то присоединение к договору должно осуществляться автоматически в момент истечения такого срока (дата, зафиксированная во второй квитанции).
Подтверждением о присоединении автора к договору является получение автором второй квитанции о принятии заявления. На нее накладывается технологический сертификат налоговой (проектом планируют уточнить, что накладываться должна квалифицированная электронная печать налоговой).
Но возможен и менее желательный результат — получение второй квитанции об отказе в принятии заявления. В таком случае в квитанции должны быть указаны причины непринятия заявления.
Основания для отказа в принятии заявления и соответственно в присоединении к договору перечислены в п. 9 разд. ІІІ Порядка № 557.
Получив такую квитанцию, вы должны исправить имеющиеся недочеты. Но, увы, не всегда указанные причины соответствуют действительности 
. В таком случае придется самостоятельно перепроверить заполнение заявления, в частности, обратив внимание на нюансы, которые мы рассмотрим в следующих подразделах статьи.
Мы привели, так сказать, общий алгоритм. Далее же предлагаем вашему вниманию некоторые нюансы заполнения отдельных реквизитов заявления.
Субсайт официального веб‑портала ГНС обновлен!
Отправила заявление повторно из личного кабинета на сайте ГНС — досмотрела, что в MeDoc в адресе ГНС пишет: cabinet.sfs.gov.ua, а в личном кабинете — cabinet.tax.gov.ua. Может, в этом была причина?
Обратите внимание, что налоговики в своих разъяснениях (категория 135.03 ЗІР) в поле «адреса субсайту офіційного веб-порталу ДФС» рекомендуют указывать именно новый адрес — «cabinet.tax.gov.ua/contract».
Дело в том, что изменился адрес официального портала ведомства (с sfs.gov.ua/ на tax.gov.ua/), причем старый портал, судя из его наполнения, сейчас используется таможенниками. В связи с этим изменился и адрес Электронного кабинета: с cabinet.sfs.gov.ua/ на cabinet.tax.gov.ua/.
Если вы входите в Электронный кабинет по старому адресу, то там видите сообщение: «Увага! Використовуйте адресу cabinet.tax.gov.ua».
Даже несмотря на то, что до завершения реорганизации ГФСУ войти в Электронный кабинет вы можете и по старому адресу (а потому и найти там интересующий вас «электронный» договор), в заявлении указывайте новый электронный адрес, дабы избежать лишних проблем.
E-mail: покой нам только снится ?
Е-mail Автора: указываете тот, который в регистрационных данных (у госрегистратора, или хотя бы тот, который используется для отправки отчётности). У некоторых проходит оба варианта, а у кого-то только первый!?
Злоключения, которые имели место с указанием в заявлении адреса е-mail в начале прошлого года4, казалось бы, должны остаться в прошлом. Дело в том, что главное налоговое ведомство озвучило свою официальную позицию по этому поводу (категория 135.03 ЗІР), указав, что в случае отсутствия сведений об адресе электронной почты плательщика в ЕГР плательщик может указать в заявлении адрес электронной почты, который будет им использоваться для переписки с контролирующими органами5.
4 Подробнее о которых вы могли прочесть в статьях «Новый электронный документооборот с ГФС: хорошее начало — половина дела, а плохое…», подраздел «Проблемы с заключением электронных договоров» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 48) и «Новая эпоха электронного взаимодействия: об Электронном кабинете и не только…», подраздел «Злосчастный электронный адрес» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 4).
5 Об этом вы могли прочесть в том числе в статье «Адрес е-mail в ЕГР VS электронная отчетность» в журнале «Бухгалтер 911», 2018, № 15.
Не отступает от этой позиции ГНСУ и сейчас (разъяснение остается в силе). В другой своей консультации налоговики уточняют, что в поле «е-mail» заявления нужно указывать почтовый ящик плательщика, который используется плательщиком для переписки с контролирующими органами и сообщается путем внесения адреса электронной почты в учетные данные автора.
Но на местах, как сообщают пользователи нашего портала, до сих пор встречаются отказы в заключении договоров на основании того, что указанный в заявлении e-mail не зарегистрирован в ЕГР 
.
Что делать в случае, если вдруг попадете в такую неприятную ситуацию? Чем искать, кто именно принял решение об отказе, которое отличается от официальной позиции ГНСУ, быстрее внести данные об е-mail в ЕГР.
В идеале лучше делать это заблаговременно (до наступления одного из оснований для прекращения действия «электронного» договора, перечисленных в п. 14 разд. ІІІ Порядка № 557).
