* См. материал «Выплачиваем зарплату «до копеечки» без мелких монет» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 40).
Подотчет
Работник получил аванс на командировку в размере 1000 грн., отчитался в октябре. В чеке сумма с копейками, например, 800,97 грн. Как работнику внести сдачу с копейками в кассу наличными? Можно ли округлить суммы в авансовом отчете (ПКО)?
Решить ее можно двумя способами.
Способ 1. В определенные законодательством строки подотчетное лицо возвращает в кассу работодателя наличную сумму, всегда округленную в большую сторону до ближайших 10 копеек. В нашем случае работник должен вернуть в кассу 199,10 грн. Лишние 7 копеек вы будете учитывать по кредиту субсчета 372 как задолженность предприятия перед работником.
Округлять в меньшую сторону нельзя! Иначе получится, что работник отчитался не по всей сумме, указанной в авансовом отчете, как следствие вылезут проблемы с НДФЛ/ВС с оставшейся задолженности.
В обратной ситуации, когда после утверждения авансового отчета работодатель остается должен работнику (работник потратил свои средства), следует выдавать ему сумму, всегда округленную в меньшую сторону до ближайших 10 коп.
Способ 2. Безналичный. Подпункт 170.9.2 НКУ разрешает работнику остаток денежных средств сверх суммы, потраченной согласно авансовому отчету, перечислить на банковский счет предприятия, выдавшего денежные средства. Таким образом, он сможет вернуть вам точную сумму (в нашем случае — 199,03 грн.).
Если при этом не будет взыскиваться банковская комиссия, все будут в выигрыше.
Расчеты по ГПД
У предприятия заключен договор аренды с физлицом, по которому сумма арендной платы составляет 815,00 грн. Из этой суммы были удержаны НДФЛ 146,7 грн. и ВС 12,23 грн. На руки арендодателю надо выдать наличными из кассы сумму в размере 656,07 грн. Как лучше поступить в данном случае, чтобы не было задолженности? НДФЛ и ВС из этой суммы уже перечислены в бюджет.
Если бы наш арендодатель был ФЛП, то можно было бы все решить без проблем — применить правила округления из п. 4 постановления №25**. Но у нас арендодатель — обычное физлицо. Поэтому, считаем, лучше действовать по аналогии с зарплатой/подотчетом — выдаем сумму арендной платы с округлением в меньшую сторону (656,00 грн.). А 7 коп. будут числиться у нас как задолженность перед этим арендодателем (на субсчете 685). Через какое-то время, при удобной возможности, мы сможем погасить задолженность перед арендодателем (когда наберется достаточное количество копеек 
).
** Постановление Правления НБУ «Об оптимизации обращения монет мелких номиналов» от 15.03.2018 г. № 25.
По-хорошему, здесь важно проследить, чтобы такие действия не вступали в прямой конфликт с условиями договора аренды. Если есть опасения на этот счет, «закрыть» вопрос допсоглашением.
