Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности
В акте ревизии бюджетного учреждения проверяющие указали на «отсутствие проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности». С какой целью проводится такая инвентаризация? Каковы периодичность и порядок ее проведения?
Проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности ставит своей целью осуществление контроля за сроками возникновения задолженности, ее состоянием, течением срока исковой давности, а также с целью определения задолженности, срок исковой давности которой истек. Просроченная задолженность подлежит списанию со счетов бухгалтерского учета с соблюдением определенных правил. Если не контролировать состояние задолженности и не предпринимать соответствующие меры, бюджетному учреждению не избежать замечаний как со стороны вышестоящего органа, так и со стороны контролирующего органа.
Обо всем этом по порядку.
Вначале остановимся на сроках исковой давности.
Ст. 257 Гражданского кодекса Украины
(далее — ГКУ) устанавливает общий срок исковой давности, равный трем годам. По соглашению сторон этот срок может быть увеличен, но сократить его нельзя (ст. 259 ГКУ). В отдельных случаях законом может устанавливаться специальная исковая давность — сокращенная или более продолжительная по сравнению с общим сроком исковой давности. Отдельные случаи установления специальной исковой давности изложены в ст. 258 ГКУ.Особое внимание следует обратить на исковую давность в отношении заработной платы, не полученной работником.
В
письме от 23.12.2005 г. № 07-04/2393-11338 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 23, с. 17) Государственное казначейство Украины указало на то, что суммы депонированной заработной платы по истечении трех лет подлежат перечислению в бюджет. В то же время вопросы, связанные с выплатой заработной платы, на наш взгляд, относятся к трудовому законодательству, и срок исковой давности, установленный ГКУ, здесь применяться не должен.В законодательстве о труде термин «исковая давность» по отношению к заработной плате не определен. Более того, в соответствии со
статьями 225 и 233 КЗоТ работник имеет право обратиться в комиссию по трудовым спорам, а также в суд с иском о взыскании принадлежащей ему заработной платы без ограничения каким-либо сроком, т. е. к заработной плате не применяется срок исковой давности. Поэтому, по нашему мнению, работник в любое время, без ограничения каким-либо сроком может обратиться с требованием о выплате ему ранее начисленной, но не полученной заработной платы (в том числе и депонированной).Кто же должен контролировать сроки возникновения и течения дебиторской и кредиторской задолженности в учреждении?
Согласно
п. 1.10 Инструкции по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30.10.98 г. № 90 (далее — Инструкция № 90), ответственность за организацию инвентаризации (в том числе инвентаризации расчетов), ее правильное и своевременное проведение несет руководитель учреждения. Практически же сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности контролируют работники бухгалтерии (главный бухгалтер, его заместитель, работник, который ведет учет расчетов).Относительно периодичности проведения инвентаризации расчетов следует сказать следующее.
В соответствии с
п.п. 1.5.15 Инструкции № 90 учреждения должны проводить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами не менее двух раз в год, а инвентаризацию расчетов в порядке плановых платежей и с депонентами — не менее одного раза в месяц. В то же время в п. 1 Порядка списания кредиторской задолженности бюджетных учреждений, срок исковой давности которой истек, утвержденного приказом Государственного казначейства Украины от 08.05.2001 г. № 73 (далее — Порядок № 73), указано, что списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности осуществляется ежеквартально.Таким образом,
инвентаризация расчетов проводится в такие сроки:— дебиторской задолженности — не менее двух раз в год;
— кредиторской задолженности — ежеквартально;
— плановых платежей и депонентской задолженности — не менее одного раза в месяц.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения создается
инвентаризационная комиссия. В состав комиссии обязательно должны входить главный бухгалтер (его заместитель) и работник бухгалтерии, отвечающий за ведение учета расчетов (п. 1.1 Порядка № 73).Инвентаризация расчетов проводится путем проведения сверки документов и записей в регистрах учета, а также путем проведения проверки на предмет подтверждения сумм, отраженных на соответствующих счетах. При этом инвентаризационная комиссия должна установить сроки возникновения задолженности по счетам и реальность такой задолженности, а в случае пропуска сроков исковой давности — и виновных лиц.
Поскольку на счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны оставаться только согласованные суммы (
п. 11.2 Инструкции № 90), то всем дебиторам необходимо передать данные о задолженности. Дебиторы должны в течение 10 дней подтвердить суммы задолженности или предоставить свои возражения. Документом, подтверждающим наличие согласованной задолженности, служит акт сверки. Если до конца отчетного периода бюджетному учреждению не удалось устранить возникшие расхождения (при их наличии), то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются в балансе в тех суммах, которые следуют из бухгалтерских записей и которые признаны бюджетным учреждением верными.Для отражения результатов инвентаризации составляется
акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами по форме, приведенной в приложении 9 к Инструкции № 90. В акте указываются наименование проинвентаризированных субсчетов и суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, а также суммы кредиторской и дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности.К акту инвентаризации расчетов следует приложить справку
по форме, приведенной в приложении № 10 к Инструкции № 90. В ней указываются наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, за что она возникла, с какого времени и на основании каких документов. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Кроме того, в соответствии с п. 11.5 Инструкции № 90 в справке должны быть указаны лица, виновные в пропуске сроков исковой давности по суммам дебиторской задолженности.После подписания акт и справка направляются в бухгалтерию.
После оформления результатов проведения инвентаризации расчетов принимается решение о списании задолженности, срок исковой давности которой истек.
Списание бюджетным учреждением задолженности с истекшим сроком исковой давности
Каковы правила списания дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности? Кто принимает решение о списании кредиторской задолженности в части общего и специального фонда бюджетного учреждения?
Непогашенная
дебиторская задолженность, срок исковой давности которой истек, на основании п. 11.5 Инструкции № 90 списывается по решению руководителя учреждения на результат исполнения сметы доходов и расходов за прошлый год. Для списания такой задолженности разрешение вышестоящей организации не требуется. Основанием для списания служит акт инвентаризации расчетов и приказ руководителя.При этом следует иметь в виду, что списание долга вследствие неплатежеспособности должника не является основанием для отмены задолженности. Задолженность необходимо отразить на забалансовом счете 07 «Списанные активы и обязательства» и учитывать не менее пяти лет с момента списания (
п. 11.5 Инструкции № 90). Делается это для того, чтобы в случае изменения имущественного состояния должника можно было все-таки взыскать задолженность.Списание дебиторской задолженности проводится на основании результатов инвентаризации расчетов, т. е.
не реже двух раз в год. О списании дебиторской задолженности следует уведомить вышестоящую организацию.Относительно списания
непогашенной кредиторской задолженности отметим следующее.Пунктом 11.3 Инструкции № 90
определено, что суммы кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, подлежат списанию в бухгалтерском учете в соответствии с порядком, определенным Государственным казначейством Украины. Такой порядок утвержден приказом Государственного казначейства Украины от 08.05.2001 г. № 73 (далее — Порядок № 73).Списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в соответствии с
Порядком № 73 осуществляется ежеквартально.Списание непогашенной кредиторской задолженности
по общему и специальному фондам (кроме собственных поступлений) производится по решению вышестоящей организации на основании акта инвентаризационной комиссии, утвержденного руководителем бюджетного учреждения. Для учреждений, имеющих двойное подчинение, такое решение принимается вышестоящим органом, который утверждает смету доходов и расходов (п. 1.3 Порядка № 73). В случае принятия решения о списании кредиторской задолженности вышестоящий орган издает приказ о списании с учета подведомственного бюджетного учреждения такой задолженности.Центральные органы исполнительной власти, прочие главные распорядители бюджетных средств кредиторскую задолженность по общему и специальному фондам списывают на основании приказа главного распорядителя бюджетных средств.
Списание кредиторской задолженности
по собственным поступлениям производится на основании приказа руководителя бюджетного учреждения. Разрешение вышестоящего учреждения для этого не требуется. Однако информацию о списании с учета кредиторской задолженности по собственным поступлениям необходимо довести до сведения вышестоящего учреждения.Рассмотрим на примере отражение в бухгалтерском учете списание дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Пример.
На балансе бюджетного учреждения числится задолженность с истекшим сроком исковой давности, в том числе:— дебиторская задолженность по общему фонду по КЭКР 1131 — 220 грн. (за расходные материалы к компьютерной технике);
— дебиторская задолженность по специальному фонду по КЭКР 1135 — 70 грн. (за горюче-смазочные материалы);
— кредиторская задолженность по общему фонду по КЭКР 1137 — 90 грн. (за техническое обслуживание системы пожаротушения);
— кредиторская задолженность по специальному фонду по КЭКР 1138 — 115 грн. (за услуги связи).
Задолженность подтверждается актом инвентаризации расчетов и справкой. На списание кредиторской задолженности по общему фонду получено разрешение вышестоящей организации.
| № | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, | КЭКР |
| 1 | Списаны суммы дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек: | ||||
| по общему фонду бюджета | 431 | 364 | 220 | 1131 | |
| одновременно отражена сумма задолженности | 07 | — | |||
| по специальному фонду бюджета | 432 | 364 | 70 | 1135 | |
| одновременно отражена сумма задолженности | 07 | — | |||
| 2 | Списаны суммы кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек: | ||||
| по общему фонду бюджета | 675 | 431 | 90 | 1137 | |
| по специальному фонду бюджета | 675 | 432 | 115 | 1138 | |
Ответы подготовила Елена ПАВЛЕНКО,
экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
