Персонифицированная отчетность за 2006 год
Отчетность по персонификации, как правило, является последней из предоставляемых предприятиями по итогам года. Конечно же, хочется сдать ее быстрее. Но при этом важно заполнить отчетные формы правильно, поскольку данные персонифицированной отчетности являются подтверждением участия застрахованного лица в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы подготовить и сдать сведения по персонификации с легкостью, мы расскажем в данной статье.
Екатерина СКРИПКИНА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
Закон № 1058
— Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.Порядок № 7-6
— Порядок формирования и предоставления органам Пенсионного фонда Украины сведений о застрахованном лице, используемых в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 10.06.2004 г. № 7-6.Инструкция № 16-6
— Инструкция о порядке исчисления и уплаты предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами сбора на обязательное государственное пенсионное страхование, других платежей, а также учета их поступления в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.10.2001 г. № 16-6.Инструкция № 21-1
— Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.12.2003 г. № 21-1.Законом № 1058
введено понятие общеобязательного государственного пенсионного страхования, одним из принципов которого является дифференциация размеров пенсий в зависимости от продолжительности страхового стажа и размера заработной платы (дохода). Так, в соответствии со ст. 27 Закона № 1058 размер пенсии определяется исходя из заработной платы (дохода) застрахованного лица и страхового стажа работника, в который засчитываются только периоды работы, за которые уплачены страховые взносы в сумме не меньшей, чем минимальный страховой взнос.Данные, подтверждающие
участие застрахованного лица в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования и необходимые для расчета пенсии, в частности о заработной плате застрахованного лица, его страховом стаже и сумме уплаченных в его пользу страховых взносов содержатся в системе персонифицированного учета в органах Пенсионного фонда.Под персонифицированным учетом в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования понимается организация и ведение учета сведений о застрахованных лицах, которые используются в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования.
Лица, предоставляющие персонифицированную отчетность
Предоставление сведений о застрахованных лицах в виде персонифицированной отчетности является обязанностью всех страхователей, которыми считаются работодатели и прочие лица, уплачивающие в соответствии с
Законом № 1058 страховые взносы на общеобязательное государственное пенсионное страхование. Перечень страхователей установлен ст. 14 Закона № 1058. К ним относятся:— предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности, вида деятельности и хозяйствования, объединения граждан, профсоюзы, политические партии, физические лица — субъекты предпринимательской деятельности и другие лица (включая юридических и физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности, которые избрали особый способ налогообложения), использующие труд физических лиц на условиях трудового договора или на других условиях, предусмотренных действующим законодательством, или по договорам гражданско-правового характера;
— коллективные и арендные предприятия, сельскохозяйственные кооперативы и фермерские хозяйства, в том числе те, которые избрали особый способ налогообложения;
— дипломатические представительства, консульские учреждения Украины, филиалы, представительства, прочие обособленные подразделения предприятий и организаций (в том числе международных), которые имеют обособленный баланс и самостоятельно осуществляют расчеты с застрахованными лицами;
— физические лица — субъекты предпринимательской деятельности, в том числе избравшие особый способ налогообложения, и члены семей указанных физических лиц, которые принимают участие в осуществлении ими предпринимательской деятельности;
— лица, которые обеспечивают себя работой самостоятельно, — занимаются адвокатской, нотариальной, творческой и прочей деятельностью, связанной с получением дохода от этой деятельности.
Следует отметить, что персонифицированную отчетность обязаны подавать все предприятия, зарегистрированные в органах Пенсионного фонда, независимо от того, осуществляли ли они хозяйственную деятельность и использовали ли труд наемных работников в отчетном периоде. Таким образом, персонификацию по итогам 2006 года обязаны предоставлять даже те предприятия, которые в течение прошлого года не имели наемных работников и не заключали гражданско-правовые договоры.
На практике, как правило, работники Пенсионного фонда вместо комплекта персонифицированной отчетности, заполненного с прочерками, предлагают таким предприятиям составить справку об отсутствии деятельности и наемных работников в отчетном периоде.
Правила формирования и подачи персонифицированной отчетности в территориальные органы Пенсионного фонда регулируются
Порядком № 7-6, который вступил в силу в 2004 году.В этой статье мы остановимся на особенностях формирования персонифицированной отчетности страхователями, являющимися юридическими лицами.
Сроки предоставления и базовый комплект документов персонифицированной отчетности
Сроки и порядок предоставления персонифицированной отчетности, а также перечень документов, которые входят в базовый комплект отчетности, установлены
Порядком № 7-6.В соответствии с
п. 1.3 Порядка № 7-6 предприятие-страхователь один раз в год до 1 апреля текущего года согласно утвержденному графику подает территориальному органу Пенсионного фонда по месту регистрации комплект документов первичной отчетности в систему персонифицированного учета сведений (далее — СПУС) о застрахованных лицах за предыдущий год. Если страхователь был зарегистрирован в новом территориальном органе Пенсионного фонда в связи с изменением адреса, отчет за предыдущий год должен содержать сведения за период с момента снятия с учета в предыдущем территориальном органе ПФУ.График предоставления персонифицированной отчетности (в рамках предельного срока) устанавливает территориальный орган Пенсионного фонда по месту регистрации страхователя. Как правило, в первую очередь отчитываются плательщики, имеющие небольшую численность наемных работников.
Перечень форм документов персонифицированной отчетности и формы бланков этих документов утверждены
Порядком № 7-6, но ввиду недостаточной подготовки материально-технической базы для приема персонифицированной отчетности, территориальные органы Пенсионного фонда принимают отчетные формы в основном на старых бланках, утвержденных Инструкцией № 16-6. При составлении персонификации используется только один из новых бланков — Анкета застрахованного лица (приложение 10 к Порядку № 7-6).Таким образом, комплект персонифицированной отчетности, который необходимо подать по итогам 2006 года, состоит из следующих документов:
1. Ярлик-розписка.
2. Список осіб, які працюють або працювали в роботодавця у звітному році — СП (
приложение 15 к Инструкции № 16-6).3. Список підстав, що дають право на застосування пільг робітникам підприємства при визначенні пенсії — СПП (
приложение 14 к Инструкции № 16-6).4. Анкета застрахованої особи — АНКЕТА (
приложение 10 к Порядку № 7-6).5) Індивідуальні відомості про застраховану особу — ІНДАНІ (
приложение 13 к Инструкции № 16-6).Обратите внимание, ярлык прилагается к каждому виду документов.
Общие правила заполнения персонифицированной отчетности
В соответствии с
п.п. 6 п. 1.3 Порядка № 7-6 страхователи должны подавать сведения в систему персонифицированного учета в электронном виде, если количество работающих на предприятии больше 5 человек. Предприятия, на которых работает менее 5 человек, могут подавать персонифицированную отчетность только в бумажном виде.Для предоставления персонифицированной отчетности в электронном виде всем страхователям в территориальном органе ПФУ по месту регистрации бесплатно предоставляется последняя версия специального комплекса программ «Автоматизированное рабочее место работодателя для подготовки отчетов по системе персонифицированного учета сведений о доходах, трудовом стаже и размере взносов» («АРМ-Р»). При подаче персонификации в электронном виде одновременно предоставляется распечатанный экземпляр.
При этом все формы персонифицированной отчетности заполняются на украинском языке. Каждый документ комплекта отчетности, за исключением ярлыка, подписывается руководителем и скрепляется печатью предприятия.
Ярлык подписывает лицо, ответственное за предоставление персонифицированной отчетности. При этом ярлык формируется на каждую пачку первичной отчетности в СПУС. В пачку комплектуются однотипные документы, а именно: ІНДАНІ — не более 25 листов в пачке, СП, СПП — не более 4 листов в пачке.
Ответственный за прием отчетности по персонификации работник Пенсионного фонда проставляет на ярлыке все необходимые реквизиты и заверяет его печатью получателя — территориального органа Пенсионного фонда. Отрывная часть ярлыка с отметкой получателя передается страхователю.
Форма СП «Список осіб, які працюють або працювали в роботодавця у звітному році».
Этот документ предназначен для регистрации застрахованных лиц в СПУС. Поэтому СП сдается на всех работников только в случае, если предприятие по итогам 2006 года впервые отчитывается в органе ПФУ.Если персонификация подается уже не впервые, то в форму СП включаются только сведения о вновь принятых в 2006 году работниках, а также о тех, у которых на протяжении отчетного года изменились фамилия, имя, отчество или идентификационный номер.
Сведения о лицах, ранее предоставленные в территориальный орган Пенсионного фонда, повторно предоставлять не нужно.
Форма СПП «Список підстав, що дають право на застосування пільг робітникам підприємства при визначенні пенсії»
. Форма предназначена для ежегодного подтверждения страхователем наличия у него рабочих мест, условия труда на которых в соответствии с законодательством дают право на специальный стаж при расчете пенсии застрахованным лицам.Обратите внимание, что указанную форму обязаны предоставлять только предприятия, на которых работают застрахованные лица, имеющие право на льготную пенсию. Правила заполнения формы СПП указаны в
п. 10.2 Порядка № 7-6.Форма АНКЕТА «Анкета застрахованої особи».
Этот документ, в отличие от остальных форм персонифицированной отчетности, заполняется непосредственно работником, страхователь только передает ее в территориальный орган Пенсионного фонда по месту регистрации предприятия.Формирование и предоставление анкеты является обязательным только в таких случаях:
— при приеме на работу физических лиц, которые не предъявили работодателю свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании;
— при необходимости корректировки или отмены сведений ранее переданных в орган ПФУ анкет;
— при необходимости обмена или получения дубликата страхового свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании.
Далее остановимся на особенностях заполнения формы «
ІНДАНІ».Заполнение формы «ІНДАНІ»
Форма ІНДАНІ является главным документом персонифицированной отчетности, поскольку именно она содержит данные о заработной плате и страховом стаже всех застрахованных лиц, которые работали на предприятии в течение 2006 года на основном месте работы, по совместительству, по гражданско-правовым договорам.
Обратите внимание, что с 2005 года форма ІНДАНІ заполняется и на лиц, которым выплачивается пособие по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.
Годовая форма отчетности подается с кодом периода — 0. Отчетный год определяется по начислению заработной платы. При этом год выплаты заработной платы совпадает с отчетным годом независимо от того, что на практике периоды начисления и выплаты заработной платы, как правило, не совпадают.
Следующим реквизитом формы ІНДАНІ, от которого зависит дальнейшее ее заполнение, является код типа страхового сбора. Приведем основные
коды ставок, которые используются большинством предприятий-страхователей:1
— для наемных работников, получающих выплаты по трудовым договорам, а также для физических лиц, получающих вознаграждение по договорам гражданско-правового характера;2
— для работающих инвалидов;17
— для лиц, которые в соответствии с законодательством получают пособие по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.В графе «Усього» формы ІНДАНІ указывается база для начисления и удержания взносов в Пенсионный фонд согласно
ст. 19 Закона № 1058, а именно: суммы фактических расходов на оплату труда, которые включают расходы на выплату основной и дополнительной заработной платы и других поощрительных и компенсационных выплат, в том числе в натуральной форме, выплату вознаграждений физическим лицам за выполнение работ (услуг) по договорам гражданско-правового характера, подлежащие обложению налогом с доходов физических лиц, а также суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособие по временной нетрудоспособности.При определении выплат, подлежащих отражению в указанной графе, следует руководствоваться
Инструкцией № 5 , которая является единственным документом, разработанным в соответствии с Законом Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР. Выплаты, не относящиеся к фонду оплаты труда (п. 3 Инструкции № 5), в форме ІНДАНІ не отражаются, за исключением сумм оплаты периода временной нетрудоспособности.Обратите внимание, что пособие по беременности и родам не включается в базу для начисления и удержания пенсионных взносов, отпуск по беременности и родам не включается в страховой стаж работницы, поэтому данная выплата в графе «Усьгого» не отражается.
Что касается
материальной помощи, то в графе «Усього» формы ІНДАНІ отражаются только суммы материальной помощи, которые входят в фонд оплаты труда и облагаются пенсионными взносами, в част-ности, материальная помощь, имеющая систематический характер, предоставленная всем или большинству работников (на оздоровление, в связи с экологическим состоянием). Материальная помощь разового характера, предоставляемая отдельным работникам по семейным обстоятельствам, на оплату лечения, оздоровление детей, погребение в расчете пенсии не участвует.При заполнении графы «Усього» следует иметь в виду, что суммы заработной платы (дохода) учитываются в месяце, за который они начислены (с
п. 8.3 Порядка № 7-6).Подробнее остановимся на отражении
сумм переходящих отпускных и больничных.При заполнении формы ІНДАНІ указанные выплаты должны включаться
в доход того месяца, за который они начислены. В персонифицированной отчетности за 2006 год будут отражены отпускные, приходящиеся на дни декабря 2006 года, которые были начислены в том же месяце.Что касается переходящих отпускных, то в случае их начисления с учетом
п.п. 1.6.1 Инструкции № 5, т. е. суммы начислений за время отпусков, в отличие от их фактической выплаты, распределялись пропорционально времени, которое приходилось на дни отпуска в соответствующем месяце (как мы неоднократно рекомендовали в наших публикациях), проблем с их отражением в ІНДАНІ быть не должно.Если вся сумма переходящих отпускных начислялась в месяце их выплаты, т. е. наперед, то при заполнении формы ІНДАНІ их необходимо отразить в составе дохода того месяца, за который они начислены. Таким образом, сумму январских отпускных, начисленных в декабре 2006 года, нужно будет отразить уже в персонификации за 2007 год.
Сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособие по временной нетрудоспособности, начисленные в январе 2007 года за декабрь 2006 года, должны быть отражены в форме ІНДАНІ в составе дохода декабря. При этом следует учитывать, что декабрьские больничные, начисленные в январе 2007 года, облагались пенсионными взносами по новым ставкам, которые действуют с 1 января 2007 года, поскольку согласно
п.п. 5.1.1 Инструкции № 21-1 страховые взносы исчисляются по ставке, действовавшей на момент начисления выплат. Аналогичные разъяснения давал Пенсионный фонд в своих письмах от 03.02.2006 г. № 1281/03-30 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 23), от 03.03.2006 г. № 2584/03-20 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 35 — 36). Так, начисления производились по ставке 33,2 %, а удержания — по ставке 0,5 % из части суммы, не превышающей прожиточного минимума на трудоспособное лицо (в январе 2007 года — 525 грн.), и 2 % — из суммы превышения.В графе «Ураховується для пенсії» отражаются те же суммы, что и в графе «Усього», но с учетом максимальной величины дохода, с которого взимаются пенсионные взносы. Напомним, что в 2006 году предельный размер дохода составлял в:
— январе — марте — 4830 грн.;
— апреле — сентябре — 4960 грн.;
— октябре — декабре — 5050 грн.
В графе «Сума лікарняних» следует отражать отдельно суммы оплаты периода временной нетрудоспособности, которые входят в состав сумм, показанных в графах «Усього» и «Ураховується для пенсії».
Таблица «У тому числі відомості про підстави для обліку спеціального стажу» формы ІНДАНІ запол-няется только в том случае, если застрахованное лицо имеет право на льготную пенсию в соответствии с законодательством Украины.
Свои особенности имеет заполнение формы ІНДАНІ на работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Так, при заполнении графы «Усього» и «Ураховується для пенсії» формы ІНДАНІ на таких работников указывается минимальная заработная плата (январь — июнь 2006 года — 350 грн., июль — ноябрь 2006 года — 375 грн., декабрь 2006 года — 400 грн.).
В графе «Сума внеску з нарахованого заробітку» проставляется 20 % минимального страхового взноса. В 2006 году суммы взносов с пособия по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста составляли в:
— январе — июне — 22,26 грн. (350 грн. х 20 % x 31,8 %);
— июле — ноябре — 23,85 грн. (375 грн. х 20 % x 31,8 %);
— декабре — 25,44 грн. (400 грн. х 20 % х 31,8 %).
Графа «Усього повних днів для стажу» заполняется только за те месяцы, когда предоставлялось пособие по уходу за ребенком до трех лет. Графа «Сума страхового сбору за звітний період, нарахованого роботодавцем на зарплату застрахованої особи» в данном случае не заполняется.
Следует отметить, что, как правило, на одно застрахованное лицо заполняется одна форма ІНДАНІ. Однако бывают случаи, когда возникает необходимость заполнить две формы ІНДАНІ на одного работника.
В частности, две формы ІНДАНІ заполняются, если в течение года изменялся код типа ставки страхового взноса. Например, в случае если работник в течение года получил инвалидность, на него следует подавать два отдельных отчета: первый — с кодом типа ставки страхового взноса «1» (вносятся сведения о заработной плате, начисленной до получения работником инвалидности), второй — с кодом типа ставки страхового взноса «2» (отражаются сведения о заработной плате, начисленной после получения работником инвалидности).
Два отчета по форме ІНДАНІ подаются также на лиц, которым в течение года начинала производиться выплата пособия по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или же такая выплата прекращалась. К этой же категории лиц относятся работники, которые в отчетном году, находясь в отпуске по уходу за ребенком, работали в условиях неполного рабочего времени. При этом в первом отчете (с кодом типа ставки страхового взноса «1») отражаются сведения о заработной плате, начисленной такому работнику в течение года. Второй отчет по форме ІНДАНІ (с кодом типа ставки страхового взноса «17») заполняется по правилам, описанным выше.
Обратите внимание, что в случае если работник в течение года на одном предприятии получал заработную плату по основному месту работы и по совместительству, на него заполняется одна форма ІНДАНІ.
Далее выясним, грозят ли предприятию штрафы за непредоставление персонификации.
Ответственность за непредоставление персонифицированной отчетности
В соответствии с
п. 5 ч. 9 ст. 106 Закона № 1058 и п. 1.5 Порядка № 7-6 за непредоставление, несвоевременное предоставление, предоставление не по установленной форме или предоставление недостоверных сведений, которые используются в системе персонифицированного учета, на страхователя налагается штраф в размере 10 % от суммы страховых взносов, уплаченных или подлежащих уплате за соответствующий отчетный период, за каждый полный или неполный месяц задержки предоставления сведений, но не менее 10 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (170 грн.).В случае если указанное нарушение повторится на протяжении года, то к нему будет применен штраф в размере уже 20 % от суммы страховых взносов, уплаченных или подлежащих уплате за соответствующий отчетный период, за каждый полный или неполный месяц задержки предоставления сведений, но не менее 20 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (340 грн.).
Кроме того, должностные лица страхователя-нарушителя могут быть привлечены к административной ответственности на основании
п. 5 ч. 16 ст. 106 Закона № 1058, согласно которому на виновных налагается штраф в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 грн. до 255 грн.).При составлении персонифицированной отчетности ответственные за это лица должны быть предельно внимательны, поскольку от правильности предоставленных в Пенсионный фонд сведений о застрахованных лицах будет зависеть размер их пенсии. Кроме того, правильно заполненная и вовремя поданная персонификация позволит избежать штрафов.
В заключение пожелаем удачи бухгалтерам, на которых возложена почетная обязанность подать персонифицированную отчетность в территориальные органы Пенсионного фонда!
