Командировки за границу
Когда затраты на оформление виз и паспортов попадут в валовые расходы
Предприятие в мае запланировало командировать сотрудника в г. Вену. Такая поездка требует для работника оформления загранпаспорта и визы. Когда в налоговом учете можно увеличить валовые расходы по затратам на оформление указанных документов? Будут ли возмещаемые работнику расходы на визу и загранпаспорт дополнительным благом?
(г. Львов)
Для того чтобы расходы на получение визы и загранпаспорта являлись расходами, связанными с командировкой, осуществлять их следует только после того, как руководитель предприятия подпишет приказ на командировку. Причем в нем следует прописать не только предварительное оформление визы, но и необходимость оформления загранпаспорта для командируемого работника.
В этом случае расходы на оформление загранпаспорта и разрешения на въезд (визы) при наличии документов (в оригинале), подтверждающих стоимость этих расходов, будут подлежать возмещению работнику как командировочные расходы и относиться на валовые расходы на основании
п.п. «г» п. 1.4 раздела ІІ Инструкции № 59 и п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль.Моментом отражения расходов на оформление визы и загранпаспорта в составе валовых расходов предприятия будет являться
дата утверждения авансового отчета по таким расходам.Согласно
п. 1.2 раздела II Инструкции № 59 предприятие, направляющее работника в командировку, обязано обеспечить его средствами в национальной валюте страны, в которую командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах согласно установленным нормам. Однако с учетом того, что в данном случае уплата госпошлины за выдачу загранпаспорта осуществляется в Украине и соответственно в гривнях, то предприятие может частично выдать аванс на загранкомандировку в гривнях.Причем аванс на оформление визы и загранпаспорта может быть выдан:
— отдельно (до поездки в командировку) от аванса на остальные расходы на командировку, отчитавшись по ним до отъезда в командировку. Ведь получить второй аванс — уже на саму поездку в командировку — работник сможет, только отчитавшись по первому. В этом случае расходы на оформление визы и паспорта попадут в валовые до самой поездки;
— в общей сумме расходов на командировку, отчитаться по которым работник сможет только по приезде из командировки (не позднее трех дней). В таком случае расходы на получение визы и паспорта будут включены в состав валовых наряду с остальными командировочными расходами на дату предоставления общего отчета, т. е. после командировки.
Налог с доходов
. Согласно п.п. 4.3.2 Закона № 889 не включается в состав налогооблагаемого дохода сумма денежных средств, полученных работником на командировку или под отчет, с учетом норм п. 9.10 этого Закона, то есть если командировочные расходы относятся на валовые расходы в соответствии с п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль.Таким образом, средства, выданные работнику в качестве компенсации стоимости расходов на оформление визы и загранпаспорта (как часть расходов на служебную командировку), не облагаются налогом с доходов физических лиц.
По поводу визы у налоговиков претензий нет, а вот к расходам на загранпаспорт у ГНАУ иная точка зрения (см.
письмо от 12.04.2005 г. № 3064/6/17-3116). Они считают, что возмещение работнику расходов на оформление заграничного паспорта (для осуществления служебной поездки) — это дополнительное благо, и соответственно такую сумму следует облагать налогом с доходов физлиц. В качестве аргумента налоговики ссылаются на отсутствие в законодательстве конкретных условий, которые бы касались оформления гражданами Украины паспорта в случае их направления в командировку. То есть в данном случае в основу взят тот факт, что после возвращения из командировки паспорт для выезда за границу остается в пользовании работника.Другое дело, если командировка по каким-либо причинам не состоялась, то сумма расходов на оформление загранпаспорта будет признана дополнительным благом, и от налога с доходов не уйти.
Пример.
Предприятие в мае 2007 г. планирует отправить за рубеж своего работника в г. Вену. Приказ на командировку подписан 16.04.2007 г. 23.04.2007 г. предприятие осуществило покупку иностранной валюты (евро) в размере 1000 евро (курс НБУ — 687,1030 грн. за 100 евро, коммерческий курс — 690 грн. за 100 евро), из них в тот же день сотрудник получил 35 евро на оплату визы, а так же 360 грн. на оформление загранпаспорта.
| № | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, евро/грн. | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Перечислены банку гривни для покупки валюты | 333 | 311 | 7500,0 | — | — |
| 2 | Начислен и отнесен на расходы пенсионный сбор (1000 евро х 6,90 грн./евро) х 1 % = 69 грн. | 651 | 333 | 69,0 | — | 69 |
| 92 | 651 | |||||
| 3 | Отражены расходы на уплату комиссионного вознаграждения (1000 евро х 6,90 грн./евро) х | 685 | 333 | 103,5 | — | 103,5 |
| 92 | 685 | |||||
| 4 | Получена на валютный счет иностранная валюта | 312 | 333 | 1000 | — | — |
| 5 | Зачислен остаток денежных средств после покупки валюты (7500 - 69 - 103,5 - (1000 евро х | 311 | 333 | 427,5 | — | — |
| 6 | Списана на расходы разница между рыночным курсом покупки валюты и курсом НБУ (6,90 - | 949 | 333 | 28,97 | — | — |
| 7 | Оприходована в кассу валюта на визу | 302 | 312 | 35 | — | — |
| 8 | Выданы деньги под отчет для получения визы | 372 | 302 | 35 | — | — |
| 9 | Выданы деньги под отчет для получения загранпаспорта | 372 | 301 | 360,0 | — | — |
| 10 | Предоставлен и утвержден авансовый отчет | 92 | 372 | 600,49 | — | 600,49 |
| 11 | Списаны расходы на финансовый результат | 791 | 92 | 772,99 | — | — |
Наталия Дзюба, экономист-аналитик
