Отражение в учете операции по предоставлению средств на хознужды с использованием корпоративной платежной карточки
Работнику была выдана корпоративная платежная карточка для закупки товара в пределах Украины (для хозяйственных нужд предприятия). Как отразить в учете данную операцию?
(г. Славяногорск)
Порядок использования корпоративных платежных карточек (КПК) определен
Положением № 137. Согласно данному документу средства, списанные с картсчета юридического лица по операции, осуществляемой с использованием КПК, считаются выданными под отчет держателю платежной карточки (п. 3.12 Положения № 137).Следовательно, передача КПК (до списания средств) не рассматривается как выдача под отчет средств, находящихся на картсчете, работнику предприятия. Работник должен отчитаться, как о предоставленных на хозяйственные нужды суммах, только по списанным с картсчета средствам.
Напомним, что средства, списанные с картсчета юридического лица, могут быть использованы
исключительно по целевому назначению. Контроль за целевым использованием средств с корпоративных картсчетов осуществляет юридическое лицо (собственник счета).Исходя из норм
п. 3.10 Положения № 137 с помощью КПК на территории Украины работник (держатель КПК) может оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, как в безналичной форме, так и посредством получения на руки и последующей уплаты наличными в гривне*.* С учетом ограничений, установленных Положением № 637.
Обратим внимание на один нюанс, связанный с получением наличных посредством КПК. В договоре между банком-эмитентом и предприятием-клиентом о предоставлении и использовании КПК может быть предусмотрено взимание определенной платы за снятие наличных средств с КПК, так называемая комиссия банка. Она автоматически списывается вместе с основной суммой с картсчета предприятия, при снятии наличных средств в банкомате или пункте выдачи наличных. Мы считаем, что отчет по суммам комиссии банка держатель КПК предоставлять не должен. Фактически данные средства работник не получал. Указанные денежные средства предприятие списывает в расходы как плату за услуги банка за обслуживание картсчета.
В отношении документального оформления потраченных на хозяйственные нужды средств нужно учитывать, что работник (держатель КПК) в обязательном порядке должен составить Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), форма которого утверждена
приказом № 440. Напомним о сроках предоставления авансового отчета. Согласно п.п. 9.10.2 Закона № 889 авансовый отчет предоставляется до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет.К авансовому отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающие произведенные с помощью КПК расчеты. Помимо накладных, расчетных чеков и т. п., работник должен предоставить первичные документы, отражающие использование средств с картсчета, а именно: чеки банкомата, слипы, квитанции платежных терминалов и т. п.
Порядок возврата предприятию денежных средств предусмотрен в
третьем абзаце п. 3.12 Положения № 137, согласно которому доверенное лицо предприятия (работник) возвращает неиспользованные средства и возмещает собственнику корпоративного картсчета средства, использованные сверх установленных норм в соответствии с законодательством Украины. То есть в отношении возврата наличности, списанной с картсчета с использованием КПК, действуют общие правила возврата подотчетным лицом неиспользованных или использованных сверх установленных норм денежных средств.Исходя из
п. 2.12 Положения № 637 неизрасходованный остаток наличных, полученных с картсчета предприятия с использованием КПК, возвращается вместе с авансовым отчетом. Излишне израсходованные средства возвращаются подотчетным лицом в кассу или зачисляются на банковский счет предприятия, которое их выдало до или во время предоставления авансового отчета (п.п. 9.10.2 Закона № 889).В то же время указанные выше сроки не соответствуют срокам, на которые
Положение № 637 позволяет предприятию выдавать наличные средства под отчет. Напомним, что п. 2.11 Положения № 637 установлен срок выдачи наличных на хозяйственные нужды — не более 2-х рабочих дней, включая день получения наличных под отчет (исключение — позволяется выдавать наличные под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, на 10 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет). Поэтому во избежание претензий к предприятию со стороны проверяющих советуем сотруднику (держателю КПК), у которого образовался остаток наличных подотчетных средств, не медлить с их возвратом предприятию. Возврат подотчетных наличных средств должен быть оформлен не позднее дня, следующего за днем списания их с корпоративного счета предприятия. Именно эта дата определена в п. 3.12 Положения № 137 как дата выдачи средств под отчет.Покажем на примере операции с использованием КПК для закупки товаров для хозяйственных нужд предприятия.
Пример.
Управляющему кафе поручено приобрести несколько упаковок кофе. Для этого 09.10.2007 г. работнику выдана КПК, на которую 08.10.2007 г. было перечислено 1000 грн. В тот же день работник предоставил отчет и следующие первичные документы: товарную накладную от фирмы — продавца кофе, фискальный кассовый чек на сумму 702 грн. (в том числе НДС — 117 грн.), чек банкомата о получении наличных на сумму 800 грн., а также налоговую накладную на данную покупку.
| № | Дата | Содержание операции | Сумма, | Бухгалтерский учет | Валовые расходы | |
| дебет счета | кредит счета | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 08.10.2007 | Перечислены денежные средства на картсчет | 1000,00 | 313 | 311 | — |
| 2 | 09.10.2007 | Выдана КПК работнику | В аналитическом учете делается запись о выдаче карточки работнику, а также о сумме средств, доступной для использования по этой карточке | |||
| После утверждения отчета 09.10.2007 г. сделаны следующие записи: | ||||||
| 3 | 09.10.2007 | — оприходован кофе в кладовую кафе (702,00 - 117,00) | 585,00 | 281 | 372 | 585,00 |
| — отражен налоговый кредит по НДС от стоимости приобретенного кофе | 117,00 | 641/НДС | 372 | — | ||
| 4 | 09.10.2007 | Возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств (800,00 - 702,00) | 98,00 | 301 | 372 | — |
| 5 | 10.10.2007 | Сдана в банк сумма, возвращенная работником | 98,00 | 311 | 301 | — |
| На основании выписки, полученной 01.11.2007 г., отражены операции по картсчету за октябрь: | ||||||
| 6 | 09.10.2007 | Списана с картсчета сумма, полученная работником через банкомат | 800,00 | 372 | 313 | — |
| 7 | 09.10.2007 | Списана комиссия банка (1 %) | 8,00 | 92 | 313 | 8,00 |
Ольга Маханько
