Отражаем инкассацию выручки с РРО в кассовой книге
Поводом для написания данной статьи послужил вопрос читателя, поступивший в редакцию. Вкратце ситуацию можно описать следующим образом. Предприятие имеет торговую точку, расположенную в другом районе города, которая ежедневно (во второй половине дня) самостоятельно сдает наличную выручку в банк через инкассаторскую службу, после чего продолжает свою работу. В связи с этим представляет интерес порядок учета кассовых операций, связанных с инкассацией выручки, который мы сейчас и рассмотрим.
Людмила СОЛОШЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
ХКУ
— Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.Закон об РРО
— Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (в редакции Закона Украины от 01.06.2000 г. № 1776-III).Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.Порядок ведения КУРО
— Порядок регистрации и ведения книг учета расчетных операций и расчетных книжек, утвержденный приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.Порядок применения РРО
— Порядок регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций за товары (услуги), утвержденный приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.Указ № 436
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95.
Для начала опишем ситуацию подробнее.
Ситуация.
Предприятие (медцентр), оказывающее медицинские услуги населению, имеет аптеку в другом районе города. Раздельный учет затрат медцентра и аптеки предприятие не ведет. Наличные расчеты с посетителями в аптеке проводятся через РРО. При этом аптека (как и медцентр) ведет отдельную кассовую книгу, так как осуществляет и расходные операции, в частности выдает денежную наличность на хознужды, командировочные и т. п. Кроме того, там фиксируется выдача денег инкассаторской службе. Наличную выручку аптека в вечернее время (в 16.00) ежедневно сдает в банк через инкассаторскую службу, после чего продолжает свою работу (до 19.00). В этой связи у предприятия возникли следующие вопросы:1) правильно ли поступает предприятие, отражая в каждой из кассовых книг (медцентра и аптеки) движение средств только по этим точкам? Проверяющие требуют сводить все обороты в одной из кассовых книг, либо заводить третью — сводную;
2) как правильно отражать выемку денежных средств из кассового аппарата: когда выписывать ПКО — в конце дня одновременно с Z-отчетом или можно утром следующего дня?
Прежде всего расставим некоторые, характерные для данной ситуации, «кассовые» акценты.
Аптека как обособленное подразделение
Из вопроса читателя следует, что аптека по регистрационным документам не проходит как филиал или другое обособленное подразделение в понимании обособленности с позиции
ХКУ . Однако, с позиции «кассовой» нормативки аптека, вполне может считаться обособленным подразделением. Чтобы не быть голословными, обратимся к документам.Начнем с того, что приведем определение понятия «обособленные подразделения» из
п. 1.2 Положения № 637. Так, обособленные подразделения — это филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, наделяемые частью имущества хозяйственных организаций и осуществляющие оперативное использование или другое вещное право относительно такого имущества.Что же касается
ХКУ (ст. 64), то он разделяет понятия «обособленное подразделение» и «структурное подразделение»: несмотря на то что оба действуют по положениям, утвержденным головным предприятием, и им же наделены соответствующим имуществом. Так, например, к обособленным относятся филиалы, представительства, сведения о которых внесены в Единый государственный реестр (далее — ЕГР) и руководитель которых действует на основании выданной ему доверенности (ст. 95 ГКУ). К структурным относятся производственные или аппаратно-управленческие структурные подразделения — производства, цеха, отделения, участки, бюро, лаборатории, управления, отделы, службы и т. п., которые не внесены в ЕГР и руководитель которых действуют без доверенности, то есть в обычном порядке назначен на должность согласно штатному расписанию.Как видим, понятие «обособленное подразделение» из «кассового»
Положения № 637 гораздо шире аналогичного понятия, встречающегося обычно в законодательстве (в частности, в ст. 64 ХКУ), и в действительности охватывает не только обособленные, но и структурные подразделения предприятия. Стало быть, под статус «обособленных» в «кассовых» целях подпадают в том числе и торговые точки субъекта хозяйствования — магазины, киоски, палатки и т. п., а в нашем случае это аптека. Поэтому в кассовом деле им следует руководствоваться соответствующими (как общими, так и специальными, касающимися обособленных подразделений) «кассовыми» нормами.
Количество кассовых книг
Ситуация, когда обособленным подразделениям
необходимо вести кассовую книгу, оговорена в п. 4.2 Положения № 637. Так, согласно третьему абзацу этого пункта обособленные подразделения предприятия, которые осуществляют операции по приему наличности за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ее приходным кассовым ордером, а также операции по выдаче наличности на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу, которая выдается и оформляется предприятием-юрлицом (абзац третий п. 4.2 Положения № 637).В нашем случае пункт аптеки, работающий с РРО и принимающий выручку,
осуществляет также и операции по выдаче наличности (в частности, на хознужды и командировки). Стало быть, кассовую книгу ему вести нужно в обязательном порядке.По поводу претензий налоговиков о необходимости ведения третьей сводной книги (совмещающей «кассовые» данные медцентра и аптеки) отметим следующее. Мы убеждены, что такие требования контролирующих органов необоснованны и не соответствуют «кассовому» законодательству. В данном случае достаточно двух кассовых книг, как это и заведено на предприятии.
Во-первых
, это следует из п. 4.2 Положения № 637, где прямо сказано, что каждое предприятие (юрлицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).Во-вторых
, записи в кассовой книге проводятся на основании ПКО и РКО, которые составляются по факту получения/выдачи наличности (п. 3.10, п. 4.3, п. 7.8 Положения № 637). То есть оснований для записи в третьей кассовой книге просто нет, ведь каждый факт движения наличности может быть подтвержден только одним ПКО/РКО, значит, запись по этому факту может пройти только в одной кассовой книге.В-третьих
, в Положении № 637 нет ни слова о сводной кассовой книге. Данный документ лишь требует от предприятия с обособленными подразделениями обеспечить бухгалтерский учет кассовых операций, которые проводятся в обособленном подразделении, работающем в другом режиме с бухгалтерией предприятия (абзац четвертый п. 4.3). Другими словами, обособленное подразделение согласно выбранному на предприятии механизму должно своевременно докладывать общей бухгалтерии о движении наличности в его кассе для отражения операций на бухгалтерских счетах. Причем еще раз подчеркнем, что делать это можно любым способом, даже факсом, главное, чтобы оригинал кассовой книги на обособленном подразделении велся по всем правилам Положения № 637.Впрочем, анализ и других норм
Положения № 637 позволяет нам сделать вывод о том, что этот нормативный документ не стремится всю поступившую наличность обязательно «прогнать» через кассовую книгу головного предприятия. Примером тому могут служить пункты продажи, оборудованные РРО, которые сдают свою выручку сразу в банк и не осуществляют других расходных операций. Ведь на таких точках Положение № 637 (п. 4.2) разрешает не вести кассовую книгу и не требует показывать торговую выручку в кассовой книге головного предприятия, если выручка, минуя кассу, сдается сразу в банк.В этой связи напомним
письмо НБУ от 06.02.2008 г. № 11-113/423-1352 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 19, в котором разъяснялось, что обособленное подразделение, работающее с РРО, в таком случае не должно вести кассовую книгу при любом из возможных способов сдачи выручки (самостоятельно, через службу инкассации или самостоятельно в кассу головного предприятия) — главное, чтобы при этом соблюдалось условие: на подразделении отсутствовали операции приема-выдачи денежной наличности, оформленные кассовыми ордерами.То есть при такой организации работы выручка вполне
законно не отразится ни в одной кассовой книге. Зачем тогда в нашей ситуации требовать отражать одну и ту же операцию дважды? Уверены, что этого делать не надо.
Порядок оформления выручки в кассовой книге до и после инкассации
Поскольку выручку аптека продолжает получать и после инкассации, то стоит вспомнить и нормы
п. 5.10 Положения № 637, оговаривающие случаи, когда поступающие денежные средства не являются для субъекта хозяйствования сверхлимитными. Так, денежные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления, если они были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки не позднее следующего рабочего дня банка или на следующий день были выданы для использования предприятием на нужды, связанные с его деятельностью (без предварительной сдачи в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды). Похожая ситуация возникает и в случае, когда наличность поступает в выходные или праздничные дни. В таком случае денежная наличность также не будет считаться сверхлимитной, если в сумме, превышающей лимит кассы, она будет сдана в банк на следующий рабочий день банка (или использована на нужды предприятия). Следовательно, поступившие в вечернее время и заночевавшие на предприятии суммы, однако вовремя сданные (на следующий рабочий день банка) или использованные на следующий день предприятием на хознужды, не будут являться для предприятия сверхлимитными. Таким образом, осуществляемые аптекой подобным образом операции, как видим, не противоречат требованиям «кассового» законодательства.А теперь вернемся к инкассированию выручки.
Возможность самостоятельной сдачи наличной выручки обособленными подразделениями (в том числе через службы инкассации) предусмотрена
п. 2.8 Положения № 637. А значит, обособленному подразделению ничего не мешает сдавать выручку таким способом. Как же такие операции будут отражены у обособленного подразделения в «кассовом» учете? Итак, ход действий при этом следующий.1. Инкассация в банк (16.00)
В преддверии инкассации накопившаяся выручка изымается из ящика РРО с помощью операции
«служебная выдача». При этом на предприятии организация движения наличности построена так, что инкассируется выручка вначале в кассу аптеки, по факту чего выписывается ПКО, а из кассы передается инкассатору с выпиской РКО. При этом документом, подтверждающим сдачу выручки в банк через инкассаторов, является копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой, заверенная подписью и оттиском печати инкассатора. Ее прилагают к расходному кассовому ордеру.2. Окончание смены (19.00)
После инкассации на торговой точке РРО продолжает работать в обычном режиме, накапливая выручку за вечернее время работы. По окончании рабочего дня выполняется
Z-отчет, данные которого вносятся в КУРО. Далее возникает вопрос о необходимости изъятия выручки из ящика РРО и выписки ПКО. Мы считаем, что предприятие вправе поступить одним из следующих способов:а)
если выручка будет храниться в ящике РРО до утра (или даже до инкассации следующего дня, что, как мы выяснили, вполне правомерно и не влечет за собой превышения лимита), то перед Z-отчетом кассир не делает операцию «служебная выдача». При этом утром следующего дня вся сумма выручки должна быть введена в РРО через операцию «служебное внесение». Ведь именно так мы поступаем с разменной монетой (подробнее см. газету «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 33). Далее в 16.00 вечерняя выручка прошлого дня и дневная текущая инкассируются: кассиром выполняются действия, указанные в п. 1 (см. выше).Здесь следует сказать несколько слов
о правомерности хранения выручки в ящике РРО. Обратимся к Положению № 637: устанавливая обязанность по хранению наличности в кассе, в этом документе под «кассой» понимается помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов. Как видим, кассой считается в том числе и само место проведения расчетов, а следовательно, таковым является и сам РРО, в котором может ночевать поступившая наличность. Кроме того, наш вывод подтверждается нормами п. 4.5 Порядка применения РРО. В частности, там сказано, что «...операция «служебное внесение» используется для регистрации суммы наличных, которая хранится на месте проведения расчетов на момент регистрации первой расчетной операции, проводимой после выполнения Z-отчета». Таким образом, и Порядок применения РРО предполагает возможность хранения наличности в кассе РРО между сменами.При такой организации документирования выручки нередко проверяющих смущает тот факт, что по итогам дня приход по кассовой книге (по факту инкассации в 16.00) не совпадет с суммой выручки по
Z-отчету, пробитому в конце дня (19.00). Они усматривают в этом неоприходование, ссылаясь при этом на п.п. 2.6 Положения № 637, где сказано, что вся наличность, поступающая в кассы, должна быть своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходована. Однако для точек, оборудованных РРО, Положением № 637 установлены свои правила оприходования. При этом п. 1.2 Положения № 637 под оприходованием наличности понимает в том числе и проведение учета поступившей наличности в КУРО (оприходование наличности — проведение учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге, книге учета доходов и расходов, книге учета расчетных операций). Следовательно, если полученная в течение дня выручки отражена в КУРО, то она в таком случае уже считается оприходованной. Более того, об этом же прямо говорит и п. 2.6 Положения № 637, который уточняет: в случае проведения наличных расчетов с применением РРО или РК оприходованием наличности является осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК). Таким образом, выручке, пробитой через РРО, достаточно попасть в КУРО, чтобы считаться оприходованной, а уже на следующей день по факту ее передачи в кассу для инкассации она пройдет и по кассовой книге.Здесь опять-таки в нашу пользу говорит вышеупомянутое
письмо НБУ от 06.02.2008 г. № 11-113/423-1352, где сказано, что точки продажи, оборудованные РРО и не проводящие иных расходных операций, кроме сдачи выручки прямо в банк, могут вообще кассовую книгу не вести*;* Правда, до выхода этого письма были разъяснения НБУ, из которых можно было сделать противоположный вывод, — письмо НБУ от 25.05.2007 г. № 11-110/2058-5398// «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 103.
б)
если выручка будет изъята из РРО и оприходована в аптечную кассу вечером того же дня, то на сумму вечерней выручки оформляется ПКО. При этом выемка денег из РРО подтверждается операцией «служебная выдача».Надеемся, что наши аргументы убедят проверяющих, и они не будут сомневаться в безупречности кассовой дисциплины на вашем предприятии. Удачи!
