Может ли акт сверки взаимных расчетов служить подтверждением денежных требований?
Предприятие произвело поставку товаров, которую покупатель не оплатил. Письменный договор между сторонами не заключался. Договорные отношения фиксировались путем составления первичных бухгалтерских документов. Однако указанные документы в связи с истечением сроков их хранения предприятием-поставщиком были уничтожены. В то же время поставщик подписал с покупателем акт сверки взаимных расчетов, согласно которому покупатель признал наличие указанной задолженности. Будет ли такой акт сверки достаточным основанием для взыскания задолженности в судебном порядке?
Дмитрий ВОВК, юрист
Прежде всего отметим, что отсутствие первичной документации само по себе нарушением бухгалтерского учета не является. В соответствии с
п. 315 Перечня типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабмине от 20.07.98 г. № 41, первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт исполнения хозяйственных операций, могут быть уничтожены через три года после их составления при условии завершения налоговой проверки*. При этом данные документы должны храниться и дольше указанного срока в случае возникновения споров, возбуждения следственных и судебных дел. В таком случае их уничтожение возможно после принятия окончательного решения компетентным органом (если дело дошло до судебного разрешения спора, то не ранее вступления решения по спору в законную силу). Напомним, уничтожению документов, срок хранения которых истек, должно предшествовать составление акта об изъятии документов для уничтожения. Специальная форма такого акта либо обязательные для включения в него реквизиты законодательством не предусмотрены (письмо Госкомархива от 07.06.2006 г. № 03-622), поэтому он может быть составлен в произвольной форме с соблюдением принятых в делопроизводстве правил оформления документов. В связи с этим субъект хозяйствования, ссылающийся на то, что определенные первичные документы были уничтожены, в суде должен доказать это, предоставив акт об изъятии документов для уничтожения.* Следует учитывать особенности исчисления данного срока. Пункт 2.9. Перечня № 41 предусматривает, что исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводством, т. е., например, первичные документы, составленные в 2008 году, должны быть уничтожены не ранее 1 января 2012 года.
Принимая во внимание приведенные нормы, предприятие вправе уничтожить первичную документацию по истечении трехлетнего срока, хотя и рискует при этом существенно осложнить процедуру возврата образовавшегося долга.
Кроме того, следует упомянуть, что поставщик, осуществивший поставку на основании только первичных документов, чтобы у него возникло право на взыскание задолженности в судебном порядке, должен
предварительно обратиться к покупателю с требованием о погашении задолженности. При этом он может обосновывать свои требования, в частности, ссылкой на подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов. Связано это с тем, что в соответствии со ст. 530 Гражданского кодекса Украины (далее — ГКУ), если срок исполнения должником обязанности не установлен или определен моментом предъявления требования, кредитор имеет право требовать его исполнения в любое время. Должник обязан исполнить такую обязанность в семидневный срок со дня предъявления требования, если обязанность немедленного исполнения не вытекает из договора или актов гражданского законодательства.Если поставщик с таким требованием не обратится, это будет означать, что срок оплаты поставленного товара еще не наступил, а это, в свою очередь, может стать основанием для отказа в удовлетворении требований поставщика.
При обращении с иском в хозяйственный суд следует иметь в виду, что в соответствии со
ст. 33 Хозяйственного процессуального кодекса Украины (далее — ХПК) истец должен будет доказать те обстоятельства, на которые он ссылается как на основание своих требований. В сложившейся ситуации поставщику надо доказать факт поставки и возникновения задолженности за поставленный товар.Акт сверки взаимных расчетов не может служить подтверждением того, что срок оплаты поставленного товара наступил. По своей природе
акт сверки является способом проверки достоверности отображения кредиторской и дебиторской задолженности в бухгалтерском учете при проведении предприятием инвентаризации своих активов. Данный акт не фиксирует договоренности сторон о сроке оплаты товара, а содержит только данные о наличии кредиторской и дебиторской задолженности в бухгалтерском учете контрагентов по конкретной хозяйственной операции. При этом истец, безусловно, может ссылаться на отсутствие договора, который бы регулировал сроки оплаты и позволял бы определить начало течения срока исковой давности. В таком случае будет применяться уже упомянутая ст. 530 ГКУ, а срок исковой давности исчисляться со дня, следующего за днем истечения семидневного срока на добровольное исполнение обязательства должником.Сложнее дело обстоит с доказыванием факта поставки товара. Согласно
ст. 34 ХПК обстоятельства дела, которые в соответствии с законодательством должны подтверждаться определенными средствами доказывания, не могут быть подтверждены иными средствами доказывания.В соответствии со
ст. 174 Хозяйственного кодекса Украины хозяйственные обязательства могут возникать из: закона или другого нормативно-правового акта; из акта управления хозяйственной деятельностью; хозяйственного договора и других сделок, предусмотренных законом, а также из сделок, не предусмотренных законом, но не противоречащих ему; вследствие причинения вреда субъекту или субъектом хозяйствования, приобретения или сохранения имущества субъекта или субъектом хозяйствования за счет другого лица без достаточных на то оснований; в результате создания объектов интеллектуальной собственности и других действий субъектов, а также вследствие события, с которым закон связывает наступление правовых последствий в сфере хозяйствования.Принимая во внимание приведенную норму,
подписание акта сверки взаимных расчетов не может считаться основанием возникновения обязательства. Также следует отметить, что статьи 1, 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV четко устанавливают, что документами, в которых фиксируются сведения о хозяйственной операции и которые подтверждают их осуществление, являются именно документы первичного бухгалтерского учета, т. е. накладные, акты приема-передачи, доверенности и т. д.Стоит также отметить, если отсутствие у поставщика, например, доверенности покупателя на получение ТМЦ, при наличии в материалах дела иных доказательств, не должно существенно осложнить правовую позицию истца (см., например,
решение Хозяйственного суда Харьковской обл. от 11.02.08 по делу № 05/05-08), то уничтожение или утрата всех первичных документов в свете изложенных доводов станет куда более серьезным препятствием.Кроме того, если акт сверки подписан только бухгалтерами (главными бухгалтерами) сторон, то ответчик может поставить еще и вопрос о том, что такой документ не может подтверждать признание предприятием задолженности, поскольку от имени предприятия может действовать только руководитель либо лицо, на которого возложены его функции. Бухгалтер (главный бухгалтер) не является лицом, которое выступает от имени предприятия без доверенности, если иное не предусмотрено уставными документами юридического лица.
Косвенным подтверждением приведенного тезиса является
п. 11.11. Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных активов, денежных средств и документов, а также расчетов, утвержденной приказом Минфина от 11.08.94 г. № 69, в соответствии с которым при инвентаризации расчетов предприятия-кредиторы должны передавать всем дебиторам выписки об их задолженности. Предприятия-дебиторы обязаны в течение 10 дней подтвердить задолженность или заявить свои возражения. Поскольку речь идет именно о взаимоотношениях субъектов хозяйствования — юридических лиц, акты сверок, которые фиксируют дебиторскую и кредиторскую задолженность, должны подписываться не только лицами, ответственными за правильность ведения бухгалтерского учета (главными бухгалтерами, бухгалтерами), но и руководителями предприятий.С учетом изложенного можно сделать вывод, что взыскание суммы долга только на основании акта сверки взаимных расчетов в отсутствие иных подтверждающих документов будет крайне затруднительным. Этот вывод подтверждается и весьма неоднозначной судебной практикой по этому вопросу. Так, в
постановлении от 22.07.2003 г. по делу № 21/308 коллегия судей ВХСУ отмечает, что акт сверки является только документом, по которому бухгалтеры предприятий сверяют бухгалтерский учет операций, а наличие или отсутствие обязательств сторон подтверждается первичными документами — накладными, счетами и т. д. Но есть и решения, в которых суды ссылаются на подписанный сторонами акт сверки как на доказательство (однако в отличие от рассматриваемого нами случая в преимущественном большинстве дел — не единственное доказательство) наличия задолженности (см. постановления ВХСУ от 24.04.2008 г. № 31/532, от 03.07.2008 г. № 11/297, от 21.07.2008 г. по делу № 31/438-25/595, от 03.09.2008 г. № 7/509-37/67, от 17.04.2008 г. № 30/121-42/391, постановление Киевского межобластного апелляционного хозяйственного суда от 15.04.2008 г. № 16/446 ).Подводя итоги сказанному, можно только рекомендовать предприятиям не уничтожать первичную документацию до момента проведения окончательных расчетов по соответствующим сделкам, даже если срок хранения такой документации уже истек.
