«Строгие» кассовые ордера: заполняем в Excel
Заполнение бланков строгого учета вручную отнимает уйму времени, особенно если приходится заполнить не один или два бланка, а гораздо больше. На сегодняшний день существует множество специальных программ, которые позволяют впечатывать нужные данные прямо в готовый бланк. Эти программы значительно облегчают труд, экономят время, но далеко не бесплатны. В этой статье мы предлагаем вам самостоятельно автоматизировать заполнение бланков приходных и расходных кассовых ордеров, используя табличный редактор MS Excel. Это сэкономит вам не только время, но и деньги.
Анна САРАЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Как всегда, новый год принес с собой изменения.
С 1 января 2008 года расходные и приходные кассовые ордера включены в перечень документов строгой отчетности согласно постановлению Кабинета Министров Украины «О дополнении приложения к постановлению Кабинета Министров Украины от 19 апреля 1993 г. № 283» от 06.06.2007 г. № 809.Соответственно усложнилась процедура приобретения бланков. Теперь их следует покупать на основании доверенности (ф. № М-2) предприятия и паспорта лица, совершающего эту операцию. Бланки строгого учета частному предпринимателю отпускаются на основании предъявленного им паспорта и свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности. Если же бланки строгого учета покупает его наемный работник, их отпускают по доверенности, выписанной предпринимателем.
Таким образом, теперь нельзя печатать кассовые ордера самостоятельно, например, из бухгалтерских программ. Можно лишь впечатывать данные в бланки строгой отчетности. Это влечет за собой необходимость перепрограммировать печать кассовых ордеров таким образом, чтобы их графы совпадали с графами готовых бланков.
Мы предлагаем вам попробовать решить эту задачу при помощи табличного редактора MS Excel.
РКО и ПКО
Пойдем от простого к сложному и начнем с расходного кассового ордера (РКО), так как его форма проще.
Чтобы не создавать бланк РКО «с нуля», скачаем его из Интернета в формате «.
xls». Благо, сайтов, предоставляющих такую возможность, много, к примеру www.blank.com. После чего нам с вами останется только подкорректировать скачанный бланк таким образом, чтобы его графы совпадали с графами бланка строгой отчетности.Так как мы имеем дело с документом строгой формы, предварительно установим основные параметры страницы для правильного вывода документа на печать. Итак, приступим к выполнению поставленной задачи. Сперва установим параметры страницы для рабочего листа, на котором будем создавать бланк РКО. Для этого следует выбрать в меню «
Файл» команду «Параметры страницы». И на закладке «Страница» открывшегося окна установим ориентацию листа «Книжная». На этой же закладке в разделе «Масштаб» щелчком мыши выбираем пункт «разместить не более чем на» и проверяем, чтобы были установлены значения «1 стр. в ширину» и «1 стр. в высоту».Затем на закладке «
Поля» устанавливаем следующие значения: верхнее поле — 0 см, нижнее — 1 см, левое — 1,3 см и правое — 0 см. Напротив «Колонтитулы» поставьте значение 0. Чтобы установленные параметры страницы сохранились, нажмите кнопку «ОК».Хочу отметить, что на каждом принтере установлены определенные поля для печати, чтобы не получилось так, что поля страницы заданы правильно, а данные в бланк впечатываются неправильно. После создания формы бланка распечатайте ее на чистом листе и на просвет сравните с бланком строгого учета. Если графы не совпадают, измените поля созданного бланка с учетом полей принтера. Их размер можно посмотреть, заглянув в «
Свойства принтера» через «Панель управления» меню «Принтеры и факсы», щелкнув правой кнопкой по значку принтера.С полями документа мы разобрались, теперь приступим непосредственно к созданию формы бланка. Зададим высоту строк и ширину столбцов, соответствующие значения, приведенные на рис. 1. Требуемая ширина указана под каждым столбцом внизу бланка, высота — напротив каждой строки, справа от бланка.
Ячейки
А1:В1; A3:D3; J3:L3; A7:B7; E7:F7; H7:J7; C8:L8; C9:L9; B11:G11; B12:L12; D14:F14; J14:K14; D20:F20 объединяем. Для этого, выделив нужные ячейки, щелкаем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираем «Формат ячеек». На вкладке «Выравнивание» напротив пункта «Объединить ячейки» ставим флажок и нажимаем кнопку «ОК».Приходный кассовый ордер создается аналогичным образом на основе бланка, скачанного из Интернета. Размеры строк и столбцов для ПКО указаны на рис. 2.
После создания бланков приходного и расходного кассовых ордеров нужно проверить, все ли надписи попадают в предназначенные для них графы бланка. Для этого распечатайте заполненную форму бланка на чистом листе и на просвет сравните с бланком строгого учета. Если все-таки есть какие-то неточности, аккуратно исправьте их. После чего попробуйте распечатать данные на испорченном бланке строгого учета. Если такового не имеется, воспользуйтесь опять-таки чистым листом бумаги и на просвет сравните, все ли записи попали в нужные строки.
Справочник «Реквизиты предприятия»
Для заполнения реквизитов предприятия, используемых в кассовых ордерах, на отдельном листе книги создадим справочник «
Реквизиты» (см. рис. 3). В него мы поместим такие реквизиты-константы, как «Наименование предприятия», «Идентификационный код ЕГРПОУ». Указываются идентификационный код предприятия, присвоенный ему при регистрации в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины, ФИО директора, главного бухгалтера и кассира.
После создания справочника в тех ячейках кассовых ордеров, которые содержат реквизиты предприятия, поставим соответствующие ссылки на данные справочника. Например, на листе «
РКО» в ячейке А1, где должно быть наименование предприятия, ставим следующую формулу: ='Реквизиты '!B2. Аналогичным образом заполняем все остальные графы с реквизитами предприятия.
Модули Сумма и дата
Еще более автоматизировать заполнение бланков кассовых ордеров нам поможет «
Модуль_Суммы» и «Модуль_Даты». Эти модули можно скачать с нашего сайта по ссылке: http://www.bk.factor.ua/ru/publications/27/8/155.html.«
Модуль_Суммы» разместим на новом листе. Затем в ячейку А1 поставим ссылку на ячейку расходного кассового ордера, в которой указана сумма: «=РКО!H7». А на листе «РКО» в графу сумма прописью введем: «=Модуль_Суммы!A2». В результате сумма в расходном кассовом ордере пишется прописью.
| Важно! В поле « Одержав» расходного кассового ордера согласно п. 3.5 постановления Правления НБУ «Об утверждении Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины» № 637 от 15.12.2004 г. физическое лицо расписывается в получении денег с указанием полученной суммы, используя чернила или шариковую ручку с темной пастой. Поэтому для поля «Одержав» мы не используем «Модуль_Суммы»: оно должно быть незаполненным. |
Для написания в ПКО суммы прописью скопируем имеющийся модуль суммы и разместим его рядом с первым модулем. Затем в ячейку
Е1 впишем формулу =ПКО!H13, которая указывает на адрес ячейки с суммой получаемых средств на листе ПКО.В заполнении приходного кассового ордера суммой прописью есть некоторые отличия от заполнения РКО. Так, в приходном ордере копейки отражаются отдельно, а сумма в целых гривнях отдельно. Чтобы сумму в гривнях написать без копеек, на листе «
Модуль_Суммы» в ячейку G3 введем формулу: «=СЦЕПИТЬ(ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(E4&» «&E16&» «&E6&» «&E10&» «&E14&» «&E20&» «&E18&» «&E22&»»&E26&»);1));ПРАВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(E4&»»&E16&»»&E6&»»&E10&»»&E14&»»&E20&»»&E18&»»&E22&»»&E26&»);ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(E4&» «&E16&» «&E6&» «&E10&» «&E14&» «&E20&» «&E18&» «&E22&» «&E26&» «)))))».Для того чтобы количество копеек во вносимой сумме отразилось отдельно, в ячейки
I24 и S19 на листе «ПКО» вводим следующую формулу: «=ТЕКСТ(($H$13-ЦЕЛОЕ($H$13))*100;»00»)».В квитанции ПКО также указывается сумма прописью, но так как пространство для написания суммы ограничено, нам придется разбить указание суммы словами на две части таким образом, чтобы отдельно шли первые три разряда числа и отдельно последние три разряда числа. Для этого мы допишем несколько формул на листе «
Модуль_Суммы». Так, в ячейке G4 будут отражаться тысячи, десятки и сотни тысяч. Для этого нужна следующая формула: «=СЦЕПИТЬ(ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(E4&» «&E16&» «&E6&» «&E10&» «&E14&» «&E20&» );1));ПРАВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(E4&»»&E16&»»&E6&»»&E10&»»&E14&»»&E20&»);ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(E4&» «&E16&» «&E6&» «&E10&» «&E14&» «&E20&»»)))))».В ячейке
G5 будут отражаться единицы, десятки и сотни. Для этого в нее введем следующую формулу: «=СЦЕПИТЬ(ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(E18&»»&E22&»»&E26&»;1));ПРАВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(E18&»»&E22&»»&E26&»);ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(E18&» «&E22&» «&E26&» «)))))».С написанием суммы прописью мы разобрались. Что же касается написания даты, то на отдельный лист скопируем «
Модуль_Дата». В ячейку «А2» поставим ссылку на дату заполнения ордера =РКО!C7. Для того чтобы дата в расходном ордере заполнялась правильно, в ячейку А17 с числом выписки ордера введем =Модуль_Дата!B3, а в ячейку С17 с месяцем =Модуль_Дата!B19. Ячейку с годом придется заполнить вручную.
Журнал регистрации кассовых ордеров
Кассовые ордера проще всего заполнять с помощью специального реестра, в который предварительно вносятся данные, необходимые для заполнения кассовых документов. Поэтому, чтобы автоматизировать заполнение бланков кассовых ордеров и одновременно вести их учет, предлагаем вам на новом листе сделать Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Для этого создадим листы «
Реестр РКО» и «Реестр ПКО».В реестрах использованы графы, соответствующие входящим в кассовые ордера реквизитам. Они содержат графы, в которых указываются дата, номер ордера, целевое использование выданных наличных денежных средств, корреспондирующий счет, выданная или полученная сумма, а также информация для заполнения граф «
Підстава» и «Додаток».Для того чтобы информация из реестра заполняла соответствующие графы кассовых ордеров, мы используем функции «
ВПР», «ЕСЛИ» и «ЕПУСТО». Формулы с использованием этих функций указаны в таблице ниже. Функции «ВПР» и «ЕСЛИ» вам хорошо знакомы, а функция «ЕПУСТО» проверяет, ссылается ли данная ссылка на пустую ячейку, и возвращает значение «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ».
| Какую информацию содержит графа | Ячейка | Формула |
| Дата | С7 | =ВПР($A$7;'Реестр РКО'!$A$1:$G$43;2;) |
| Корреспондирующий счет | Е7:F7 | =ВПР($A$7;'Реестр РКО'!$A$1:$G$43;3;) |
| Сумма | H7:J7 | =ВПР($A$7;'Реестр РКО'!$A$1:$G$43;4;) |
| От кого получено | C8:L8 | =ВПР($A$7;'Реестр РКО'!$A$1:$G$43;5;) |
| На основании чего | C9:L9 | =ВПР($A$7;'Реестр РКО'!$A$1:$G$43;6;) |
| Приложение к РКО | В13:L13 | =ЕСЛИ(ЕПУСТО(ВПР(РКО!A7;'Реестр |
При заполнении расходного кассового ордера в колонке «
Номер документа» указывается его порядковый номер, соответствующий номеру, под которым он зарегистрирован в журнале регистрации расходных кассовых ордеров. В дальнейшем по этому номеру заполняются все остальные графы бланка РКО.Аналогично создается реестр для ПКО. Созданные реестры расходных и приходных ордеров будут являться одновременно и архивом кассовых документов, и источником данных для автоматического их заполнения.
Защита ячеек
Мы создали форму бланка строгой отчетности, и во избежание несанкционированного изменения формата бланка или формул в нем поставим защиту листа. Созданный бланк полностью заполняется автоматически, кроме графы «
Дата», поэтому ячейку с датой защищать от изменений не нужно.Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке с датой, выбираем «
Формат ячеек» в открывшемся окне на вкладке «Защита», снимаем флажок напротив слов «Защищаемая ячейка» и нажимаем «Ок». После чего выделяем весь лист, щелкнув левой кнопкой мыши в верхнем левом углу рабочего окна и в меню «Сервис» выбираем «Защита → Защитить лист». После этих действий ячейки на листе станут недоступными для изменений.
