Как подтвердить факт подачи электронной отчетности*?
Наше предприятие намерено предоставлять налоговую отчетность средствами Интернета. Так как при такой форме отношений у налогоплательщика нет необходимости предоставлять бумажную копию отчетности в ГНИ, просим разъяснить, как именно налогоплательщик будет подтверждать факт предоставления отчета перед налоговым инспектором в случае возникновения спорных ситуаций? Как в будущем можно подстраховать себя от проблем с предоставлением отчетности?
Зоя ЦЫГУЛЕВА, государственный налоговый инспектор отдела учета и отчетности ГНИ Ленинского р-на г. Харькова
На сегодняшний день одним из важных аспектов взаимодействия с налоговой службой является подача отчетности в электронном виде. При заключении договоров между предприятием и налоговой службой четко оговариваются обязанности, права и ответственность обеих сторон. Но, несмотря на это, проблемные ситуации все равно возникают достаточно часто. Одним из наиболее «болезненных» моментов является соблюдение сроков подачи отчетности в электронном виде и подтверждение отправки документа в положенный срок.
Налоговые документы в электронном виде могут быть направлены органам ГНС средствами телекоммуникационной связи в любое удобное для плательщика время. Для того чтобы налоговая отчетность считалась поданной вовремя, она должна быть отправлена не позднее установленного срока подачи отчетности в бумажном варианте. Налогоплательщик самостоятельно определяет конечный срок отправления налоговых документов в электронном виде с учетом времени на своевременную доставку документов в ГНИ в случае возможного повреждения телекоммуникационной связи или при непоступлении квитанции о принятии налоговых документов в электронном виде. Отчетность, которая была получена ГНИ позже крайнего срока в бумажном или электронном варианте, считается поданной с нарушением срока подачи.
Налогоплательщик при подаче отчетности в электронном виде должен соблюдать ряд требований, которые приведены в
Методических рекомендациях относительно принятия и компьютерной обработки налоговой отчетности налогоплательщиков в ОГНС Украины, утвержденных приказом ГНАУ от 15.04.2008 г. № 250 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 42, с. 12). Ознакомиться с ними можно на сайте ГНАУ http://www.sta.gov.ua. Они не являются обязательными к выполнению, но значительно облегчают проверку ведения и подачи налоговой отчетности в электронном виде. Требования следующие:— вести архив отправленных органам Государственной налоговой службы файлов налоговых документов с наложенной на них электронной цифровой подписью налогоплательщика и полученных электронных квитанций с электронной цифровой подписью органа ГНС;
— сохранять архив файлов на протяжении срока, предусмотренного действующим законодательством для налоговой отчетности на бумажных носителях.
Согласно ст. 15 Закона Украины «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами» от 21.12.2000 г. № 2181 этот период составляет 1095 дней и больше, если такой момент определен в документах предприятия;— по требованию ГНИ предоставлять доступ к электронным файлам отчетных документов, которые были переданы средствами телекоммуникационной связи, с наложенной электронной цифровой подписью налогоплательщика. Действительным при проверке считается документ, отправленный последним (имеет более позднее время наложения ЭЦП) до окончания конечного срока сдачи налоговой отчетности в органы налоговой службы, если плательщику была отправлена квитанция о том, что документы были сформированы корректно и приняты в базу данных ГНИ;
— при проверке по требованию сотрудника налогового органа предоставить надежные средства ЭЦП для проверки оригиналов налоговой документации в электронном виде.
Если в адрес налогоплательщика не поступила квитанция о получении электронных документов, документ считается неотправленным. В таком случае, скорее всего, возникли проблемы с телекоммуникационной связью и данный вопрос необходимо решать с оператором связи. Налогоплательщик может также не ранее чем через сутки после отправки налоговой отчетности в электронном виде обратиться к сотрудникам ГНИ при помощи других средств связи (телефон, факс), обозначенных в Договоре, для получения информации относительно поступления и принятия органами ГНС отправленной налоговой отчетности.
Также налогоплательщику необходимо помнить, что обязанности есть не только у него, но и у налоговой инспекции. Согласно
приказу ГНАУ «О внесении изменений в приказы ГНАУ» от 26.01.2007 г. № 30 государственная налоговая инспекция обязана:— отправить на протяжении суток квитанцию на электронный адрес налогоплательщика об отказе в принятии направленных в адрес ГНИ налоговых документов в электронном виде в случае аннулирования или блокирования сертификатов открытых ключей налогоплательщика;
— обеспечить принятие налоговых документов в электронном виде в сроки, определенные действующим законодательством Украины
(Закон «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами» от 21.12.2000 г. № 2181), и их компьютерную обработку в соответствии с порядком, утвержденным нормативно-правовыми актами ГНА Украины (приказ ГНАУ «Об утверждении формата (стандарта) электронного документа отчетности налогоплательщиков» от 03.05.2006 г. № 242);— отправить на протяжении двух часов квитанцию о получении и не позднее следующего рабочего дня после дня получения отчетности квитанцию о корректности заполнения отправленных налогоплательщиком налоговых документов в электронном виде и их загрузку в базу данных ГНИ на электронный адрес налогоплательщика, с которого была отправлена отчетность.
Одна из распространенных проблемных ситуаций при подаче отчетности (особенно в последний отчетный день) — отправка предприятием отчетности в электронном виде после окончания рабочего дня в ГНИ (после 18.00). Квитанция же «о получении» будет отправлена на его электронный адрес на следующий день, и дата ее отправки будет указана соответственно следующим днем после подачи отчета. Таким образом, возникает вопрос о своевременности подачи отчета. Но в законодательстве определено, что бухгалтер может отправить отчет до 24 часов последнего дня отчетного периода. Поэтому, отправив отчет в последний рабочий день, не стоит паниковать по поводу отсутствия ответа (квитанции) из инспекции и на следующий день дублировать отчеты в бумажном виде. Принимать такое решение можно только после согласования с ГНИ. В противном случае ГНИ, ориентируясь на дату подачи документов на бумажных носителях, может попытаться взыскать штраф за несвоевременную подачу отчета. Также следует отметить, что при разборе данных дел в судебном порядке суд в большинстве случаев принимает сторону предприятия при условии, что у него сохранены первоначально отправленные документы в электронном виде и файлы с прописанным временем осуществления операции (при отправке формируется log-файл, в котором указываются время и дата).
Распространено мнение, что при подаче отчетности в бумажном виде намного проще доказать своевременность подачи документа. Показал штамп на своем экземпляре отчета — и все. А как быть в случае подачи отчетности в электронном виде? Прежде всего обязательно распечатайте текст ответа из налоговой инспекции и прикрепите его к предварительно распечатанной бумажной форме отчетности. При посещении налоговой в любой период возьмите с собой бумажные формы отчетности с прикрепленными ответами из ГНИ и отметьте в отделе приема и обработки отчетности для большей уверенности. Сотрудники отдела проставят входящий номер и дату приема отчетности на электронный адрес ГНИ.
Также дополнительно сохраняйте все отосланные в налоговую инспекцию и полученные оттуда файлы на носителях, независимых от вашего компьютера, чтобы избежать утери данных. В случае, если данные о получении (квитанции) предприятием все-таки были утеряны, а проверяющий требует их предъявить в обязательном порядке, плательщик должен знать, что второй экземпляр квитанции о приеме налоговой отчетности в электронном виде сохраняется в виде архивных файлов в базах ГНИ. То есть подтверждение своевременной подачи отчета проверяющий может получить и в налоговой инспекции.
* Материал подготовлен при содействии редакции газеты «Бухгалтер&Компьютер». —
Примеч. ред.
