Социальное страхование
Что делать, если утерян листок нетрудоспособности
Работник предъявил в бухгалтерию больничный, который впоследствии был утерян. Можно ли в таком случае возмещать сумму пособия по временной нетрудоспособности за счет средств Фонда социального страхования по временной нетрудоспособности? Предусмотрена ли за это ответственность?
(г. Киев)
Сразу отметим, что
листок нетрудоспособности, выданный в установленном порядке, является основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности (ст. 51 Закона № 2240). Решение о назначении пособия принимается комиссией (уполномоченным) по социальному страхованию.Теперь рассмотрим все возможные ситуации, которые могут быть следствием потери указанного документа.
1. Листок нетрудоспособности получен комиссией по социальному страхованию, но не оплачен в связи с его потерей. В этом случае в соответствии с
п. 1.14 Инструкции № 455 на основании справки с места работы о том, что за период болезни больничный еще не оплачен, выдается новый листок нетрудоспособности с отметкой «дубликат». На основании дубликата листка нетрудоспособности комиссия по социальному страхованию должна назначить пособие по временной нетрудоспособности.Так что, если предприятие не успело оплатить больничный до его потери, есть возможность получить дубликат и на его основании оплатить период временной нетрудоспособности работника, т. е. в этом случае проблем при проверке быть не должно. Если все будет оформлено правильно, проведенные зачеты с Фондом социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд) на сумму пособия будут признаны.
2. Листок нетрудоспособности оплачен, после чего утерян в результате форс-мажорных обстоятельств.
Согласно
Инструкции № 455 дубликат листка нетрудоспособности выдается исключительно в случае, когда больничный не был оплачен, а значит, в рассматриваемой ситуации предприятие не сможет получить дубликат листка нетрудоспособности, утерянного ввиду форс-мажорных обстоятельств.Вместе с тем после появления
письма Фонда от 26.11.2007 г. № 04-29-2541 («Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 104) у предприятия появилась возможность претендовать на зачет суммы пособия по временной нетрудоспособности, выплаченного на основании листка нетрудоспособности, который впоследствии был утерян в связи с форс-мажорными обстоятельствами.Для этого прежде всего предприятию нужно получить документы, подтверждающие наступление форс-мажорных обстоятельств: справку из органа пожарной службы (при пожаре); справку коммунальных служб (при затоплении); справку органов МВД, решение суда (при краже); справку территориального управления МЧС (при стихийном бедствии) и т. п.
Затем предприятие должно восстановить первичные документы, подтверждающие начисление и выплату пособия по временной нетрудоспособности за счет средств Фонда страхования по временной потере трудоспособности.
С целью подтверждения того, что работник болел, необходимо обратиться в медицинское учреждение с оформленным соответствующим образом запросом и получить реестр выданных документов, которые удостоверяют временную нетрудоспособность работника. Таким образом, чтобы проведенные зачеты с Фондом были им признаны, необходимо восстановить утраченные документы. Только в случае наличия восстановленных документов, подтверждающих начисление и выплату больничных, предприятию зачтут при проверке сумму пособия по временной нетрудоспособности, выплаченную работнику предприятия.
3. Листок нетрудоспособности оплачен, после чего утерян по вине работников предприятия, ответственных за его хранение. В этом случае предприятию не стоит надеяться на зачет суммы пособия по временной потере трудоспособности. Расходы на выплату пособия по временной нетрудоспособности не могут быть возмещены за счет средств Фонда, поскольку отсутствует листок нетрудоспособности, который является основанием для выплаты пособия, а
письмо Фонда от 21.11.2007 г. № 04-29-2541 касается только форс-мажорных обстоятельств.В связи с тем, что листок нетрудоспособности работником был предоставлен, а впоследствии утерян ответственными за его хранение работниками, весь период временной нетрудоспособности должен быть оплачен за счет средств предприятия. Удерживать сумму ранее выплаченного за счет средств Фонда пособия по временной нетрудоспособности из заработной платы работника, который болел, предприятие не может, поскольку его вины в потере документа нет.
Кроме того, по нашему мнению, предприятие не имеет права отнести на валовые расходы сумму оплаты периода временной нетрудоспособности, не подтвержденного листком нетрудоспособности. Нельзя включать в валовые расходы и сумму пенсионных взносов, начисленных на указанную выплату.
Если рассмотренная ситуация произошла в прошлых кварталах отчетного года или в прошлых годах, предприятие должно откорректировать отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП. Соответствующие исправления производятся согласно
Порядку исправления ошибок прошлых отчетных периодов в отчетности страхователей по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением, утвержденному постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 25.12.2003 г. № 123. Подробнее о порядке исправления ошибки см. статью «Исправление ошибок в отчете Ф4-ФСС з ТВП» («Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 39).Обращаем внимание: если предприятие самостоятельно исправится, перечислит сумму недоимки (т. е. излишне начисленную сумму пособия по временной нетрудоспособности) и пеню в полном объеме, уведомит рабочий орган Фонда о факте выявления ошибки и перечислении суммы недоимки и пени до начала проверки, штраф применяться не будет.
В противном случае на предприятие будет наложен
штраф за нарушение порядка расходования страховых средств в размере 50 % подлежащей уплате суммы страховых взносов (абзац пятый ч. 1 ст. 30 Закона № 2240). Кроме того, в соответствии со ст. 165-5 КоАП на должностных лиц предприятия налагается административный штраф в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.).Екатерина Скрипкина, экономист-аналитик
