Учет конвертов и марок
Как организовать выдачу конвертов в бюджетном учреждении с большим объемом почтовых отправлений? Нужно ли заключать договор о материальной ответственности с работником канцелярии, который получает конверты и марки в подотчет и занимается отправкой и получением ценных писем и бандеролей?
(г. Запорожье)
В учреждениях с большим объемом почтовых отправлений обычно имеется такое структурное подразделение, как канцелярия.
Канцелярия осуществляет постановку и усовершенствование делопроизводства, организовывает учет и регистрацию корреспонденции, использование и хранение документальных материалов, обеспечивает контроль за выполнением распорядительных документов, создает архивный фонд и т. п.
Сотрудники канцелярии ведут учет и регистрацию входящих и исходящих документов, осуществляют систематический контроль за их выполнением.
Согласно
постановлению КМУ «Об установлении порядка изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета» от 19.04.93 г. № 283 знаки почтовой уплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками) относятся к бланкам документов строгого учета.Как определено в
письме Государственного казначейства Украины от 26.06.2008 г. № 15-04/1510-10301, движение бланков строгого учета бюджетными учреждениями в бухгалтерском учете отражается на основании платежно-приходных документов по стоимости их приобретения (изготовления). В аналитическом учете приводятся данные о месте хранения, нумерации, количестве и стоимости таких бланков.Бланки документов строгого учета, хранящиеся в учреждении, отражаются согласно
Плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Порядку применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 10.12.99 г. № 114, по дебету субсчета 331 «Денежные документы в национальной валюте» по стоимости, состоящей из расходов на их изготовление (приобретение). Одновременно стоимость бланков документов строгого учета учитывается на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета». Расходы на доставку бланков не входят в стоимость их приобретения, а списываются на расходы учреждения.Типовые формы первичного учета бланков строгой отчетности утверждены
приказом Министерства статистики Украины от 11.03.96 г. № 67.Приобретение знаков почтовой оплаты осуществляется на основании приходно-расходной накладной типовой формы СЗ-1. На местах хранения учет ведется с использованием Приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности типовой формы № СЗ-2.
Все ценности бюджетной организации, в том числе и бланки строгой отчетности,
должны находиться на ответственном хранении материально ответственных лиц.Право доступа к местам хранения бланков строгого учета должно иметь только материально ответственное лицо, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Поэтому с лицом, ответственным за сохранность и использование знаков почтовой уплаты (почтовых марок, конвертов с марками, открыток с марками), относящихся к бланкам документов строгого учета,
нужно заключить договор о материальной ответственности.При передаче бланков под отчет материально ответственному лицу также необходимо на каждое такое лицо, осуществляющее учет бланков строгой отчетности, и на каждый вид бланков отдельно открыть Карточку-справку по выданным и использованным бланками строгой отчетности типовой формы № СЗ-5.
В канцелярии оформлять конверты для дальнейшего направления их адресатам может не только материально ответственное лицо, но и другие работники, на которых возложена такая функция.
Передача знаков почтовой уплаты из мест хранения лицам, на которых возложена функция по их заполнению, должна осуществляться под личную подпись или с обязательной записью в Приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности типовой формы № СЗ-2.
Для списания использованных почтовых знаков с подотчета материально ответственных лиц применяется Акт на списание использованных бланков строгой отчетности типовой формы № СЗ-3.
Напомним, что в случае выявления недостачи бланков строгого учета в результате инвентаризации или в процессе текущей деятельности учреждения, необходимо установить ее причину и виновных лиц. Размер убытка, подлежащий возмещению виновным лицом, по выявленной недостаче бланков строгой отчетности определяется
Порядком определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116, в следующих размерах:— в пятикратном размере к номинальной стоимости, указанной на бланках ценных бумаг и документов строгого учета, или к стоимости документов строгого учета, установленной законодательством;
— в пятидесятикратном размере к стоимости приобретения (изготовления) бланков ценных бумаг и документов строгого учета, на которых не указана номинальная стоимость или стоимость которых не установлена законодательством.
Из суммы взысканного возмещения в первую очередь осуществляется возмещение убытков, причиненных учреждению, а оставшиеся средства перечисляется в Государственный бюджет Украины.
Отметим также, что конверты без марок, не являющиеся документами строгого учета, учитываются на субсчете 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» по цене их приобретения.
Татьяна РЯБУХА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
