Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов

Утверждена приказом Министерства финансов Украины от 11 августа 1994 г. № 69

Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов

Зарегистрирована в Министерстве юстиции Украины 26 августа 1994 г. под № 202/412

(

1. Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» для подтверждения правильности и достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предусмотрено проведение предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (далее — предприятие) независимо от форм собственности инвентаризации имущества, средств и финансовых обязательств.

2. Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия, который должен создать необходимые условия для ее проведения в сжатые сроки, определить объекты, количество и сроки проведения инвентаризации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

3.

а) при передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразовании государственного предприятия в акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;

б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, ценностей, средств и обязательств, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных фондов может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет;

в) при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

г) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);

д) по предписанию судебно-следственных органов;

е) в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (на день после окончании явлений);

є) при передаче предприятий и их структурных подразделений (на дату передачи). Инвентаризация может не проводиться в случае передачи предприятий и их структурных подразделений в пределах одного органа, в сферу управления которого входят эти предприятия;

ж) в случае ликвидации предприятия.

4. При коллективной (бригадной) материальной ответственности проведение инвентаризации является обязательным в случае смены руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более половины его членов, а также по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады).

5. В случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным, инвентаризации подлежат также имущество и материальные ценности, которые не принадлежат предприятию и учет которых ведется на забалансовых счетах.

6. В случае получения отказа поставщика удовлетворить претензию по недогрузке товаров или при получении от покупателя претензии о недогрузке товаров проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены указанные претензии.

7.

а) выявление фактического наличия основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, средств, ценных бумаг и других денежных документов, а также объемов незавершенного производства в натуре;

б) установление остатка или недостачи ценностей и средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

в) выявление товарно-материальных ценностей, частично утративших свое первоначальное качество, устаревших фасонов и моделей, а также не используемых материальных ценностей и нематериальных активов;

г) проверка соблюдения условий и порядка хранения материальных и денежных ценностей, а также правил содержания и эксплуатации основных фондов;

д) проверка реальности стоимости зачисленных на баланс основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, ценных бумаг и финансовых вложений, сумм денег в кассах, на расчетном, валютном и других счетах в учреждениях банков, денег в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов последующих расходов и платежей.

8. В случае проведения внезапных инвентаризаций все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в других случаях — заранее. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и разложены по названиям, сортам, размерам, в порядке, удобном для подсчета.

9. Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией Министерства финансов Украины о порядке получения, расходования, учета, хранения и транспортировки драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в объединениях, учреждениях и организациях, утвержденной 29 декабря 1992 года.

10. Проведение инвентаризации в случаях, предусмотренных подпунктом «а» пункта 3 настоящей Инструкции, и регулирование инвентаризационных разниц осуществляются в порядке, установленном Положением об инвентаризации имущества приватизируемых государственных предприятий, а также имущества государственных предприятий и организаций, передаваемых в аренду, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 2 марта 1993 г. № 158.

11.

11.1. Для проведения инвентаризационной работы на предприятиях распорядительным документом их руководителя создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, которые возглавляются руководителем предприятия или его заместителем.

11.2. На предприятиях, где из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства распорядительным документом руководителя предприятия создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе инженера, технолога, механика, исполнителя работ, товароведа, экономиста, бухгалтера и других опытных работников, хорошо знающих объект инвентаризации, цены и первичный учет. Рабочие инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию. Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии у тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два года подряд.

11.3.

проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по этому вопросу;

организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период. Основными задачами проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью ценностей, соблюдением материально ответственными лицами правил их хранения и ведения первичного учета;

проверяют правильность определения инвентаризационных разниц, обоснованность предложений по зачетам пересортицы ценностей во всех местах их хранения;

при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и в других случаях проводят по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;

рассматривают письменные объяснения лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей или другие нарушения, и свои предложения по регулированию выявленных недостач и потерь от порчи ценностей, зачету в результате пересортицы отражают в протоколе. В протоколе должны быть приведены сведения о причинах и о лицах, виновных в недостачах, потерях и остатках и о принятых к ним мерах.

11.4.

осуществляют инвентаризацию имущества, товарно-материальных ценностей, средств, ценных бумаг и других денежных документов и незавершенного производства в местах хранения и производства;

вместе с бухгалтерией предприятия принимают участие в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их хранением, а также реализации ненужных предприятию материальных ценностей и имущества;

несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризаций в соответствии с приказом руководителя предприятия, за полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, материальных ценностей, денежных средств и документов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

оформляют протокол с указанием в нем состояния складского хозяйства, результатов инвентаризации и заключений по ним, предложений о зачете недостач и излишков по пересортице, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач.

11.5.

11.6. Контрольные проверки инвентаризации должны проводиться постоянно действующей инвентаризационной комиссией с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц после окончания инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т. п.), где проводилась инвентаризация. При этом проверяются из описи наиболее ценные материальные ценности и имеющие повышенный спрос.

При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.

Руководитель предприятия должен срочно после доклада постоянно действующей инвентаризационной комиссии рассмотреть вопрос об ответственности первого состава рабочей инвентаризационной комиссии, допустившей нарушение при проведении инвентаризации ценностей.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом (

11.7. В инвентаризационных ведомостях приводятся данные о дате приобретения или сооружения не отраженных в бухгалтерском учете основных средств. При инвентаризации проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, подтверждающих право собственности предприятия на них. При выявлении пригодных для использования объектов основных средств, остаточная стоимость которых равняется нулю, постоянно действующей (рабочей) инвентаризационной комиссией оформляется предложение об определении их справедливой и ликвидационной стоимости.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливаются правильность их оформления, реальность стоимости отраженных в балансе предприятия ценных бумаг, полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете доходов по финансовым инвестициям.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости, сроков их погашения.

Инвентаризация ценных бумаг, переданных предприятием на хранение специальным организациям (депозитарий, банк), заключается в сверке остатков, отраженных на соответствующих счетах бухгалтерского учета предприятия, с данными выписок специальных организаций.

11.8.

а) их перевес, обмер, подсчет производятся в порядке размещения ценностей в данном помещении, не допуская беспорядочного перехода комиссии от одного вида ценностей к другому.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбируется и комиссия переходит в следующее помещение;

б) инвентаризационные описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, не оплаченные в срок покупателями отгруженные товары и ценности, и на находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке);

в) количество ценностей и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре части указанных ценностей;

г) на приходных документах на товарно-материальные ценности, поступившие на объект и принятые во время его инвентаризации материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя, делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, где записаны эти ценности;

д) на расходных документах о товарно-материальных ценностях, отпущенных со склада во время инвентаризации с разрешения руководителя предприятия и главного бухгалтера в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя, делается отметка, и они заносятся в отдельную опись в порядке, аналогичном для ценностей, поступивших во время инвентаризации;

е) допускается составление групповых инвентаризационных описей малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работников, с указанием у них ответственных за эти предметы лиц (на которых ведутся лицевые карточки) с их росписью в описи.

11.9.

а) в инвентаризационных описях указываются наименование задела, стадия и степень их готовности, количество или объем работ;

б) сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся около рабочих мест и не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а фиксируются в описях материальных ценностей или в отдельных описях;

в) количество сырья и материалов, входящих в состав неоднородной массы или смеси в незавершенном производстве, определяется техническими расчетами в порядке, предусмотренном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции;

г) инвентаризационная комиссия должна проверить, не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, которое передано в монтаж, а фактически не начато монтажом, а также состояние объектов, которые законсервированы и строительство которых временно прекращено, выявить причины и основания для их консервации;

д) на построенные объекты, фактически введенные в действие полностью или частично, но приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, а также на завершенных, но по каким-либо причинам не введенных в действие объектах в отдельных инвентаризационных актах указываются причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.

11.10.

а) остаток резерва на оплату отпусков, включая отчисления на государственное социальное страхование с этих сумм, по состоянию на конец отчетного года определяется по расчету, который базируется на количестве дней неиспользованного работниками предприятия ежегодного отпуска и среднедневной оплаты труда работников.

Среднедневная оплата труда определяется в соответствии с законодательством.

Количество дней неиспользованного отпуска всеми работниками предприятия, на которую создается резерв, не может быть исчислено более чем за два года с уменьшением на количество авансированного отпуска в тех случаях, когда очередной отпуск частично предоставлен в счет будущего (неотработанного) периода;

б) при инвентаризации резерва на выплату предусмотренного законодательством вознаграждения за выслугу лет уточняется размер резерва, который не должен превышать сумму начисленного вознаграждения, и подлежит отнесению на расходы производства и обращения;

в) к сумме резервов на оплату отпусков и вознаграждения за выслугу лет прибавляются отчисления по установленным нормативам на государственное социальное страхование с этих сумм;

г) инвентаризация страхового резерва небанковского финансового учреждения, создаваемого для покрытия рисков невозврата основного долга по кредитам, заключается в обосновании соответствия остатка указанного резерва предельному размеру такого резерва на дату инвентаризации, который исчисляется по Методике признания кредитов (других видов задолженности) нестандартными при создании небанковскими финансовыми учреждениями страхового резерва для покрытия рисков невозврата основного долга по таким кредитам (другим видам задолженности), утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 1997 г. № 1182;

д) остатка резерва на производственные затраты для подготовительных работ на предприятиях промышленности с сезонным производством на конец года не должно быть. При составлении годового отчета затраты, связанные с обслуживанием и управлением производства, которые были включены в себестоимость продукции в сметно-нормализованном порядке, определяемом отраслевыми инструкциями по планированию, учету и калькулированию себестоимости, должны быть приведены в соответствие с фактическими расходами на содержание и эксплуатацию оборудования, общепроизводственными и общехозяйственными расходами;

е) инвентаризационная комиссия по документам устанавливает и включает в опись сумму, подлежащую отражению на счете учета расходов будущих периодов и резерва сомнительных долгов;

є) проверка правильности определения остатка других видов резервов на конец года проводится в соответствии с отраслевыми указаниями, согласованными с Министерством финансов Украины.

11.11.

а) всем дебиторам предприятия-кредиторы должны передать выписки об их задолженности, которые предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности. Предприятия-дебиторы обязаны в течение десяти дней со дня получения выписок подтвердить задолженность или заявить свои возражения;

б) на суммы задолженности поставщиков по неотфактурированным поставкам после их проверки бухгалтерия должна затребовать от поставщиков расчетно-платежные документы. Поставщики обязаны подать покупателям такие документы или сообщить причины, касающиеся их неподачи, или об отсутствии такой задолженности;

в) на счетах учета расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, другими дебиторами и кредиторами должны оставаться исключительно согласованные суммы.

В отдельных случаях, когда до конца отчетного периода расхождения не устранены или остались невыясненными, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своем балансе в суммах, которые следуют из записей в бухгалтерском учете и признаются ею правильными.

Заинтересованная сторона обязана передать материалы о расхождениях на решение соответствующих органов;

г) суммы по расчетам с учреждениями банков, финансовыми и налоговыми органами должны быть согласованы ими. Оставление в учете неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается;

д) к акту инвентаризации расчетов прилагаются справка о дебиторской и кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, с указанием лиц, виновных в истечении срока исковой давности дебиторской задолженности, а также названия и адреса дебиторов или кредиторов, суммы, причины, даты и основания возникновения задолженности.

11.12.

а) взаимный зачет остатков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только по товарно-материальным ценностям одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что остатки и недостачи образовались за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица.

Органы государственного управления, к ведению которых относятся предприятия, могут устанавливать порядок, когда такой зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы товарно-материальных ценностей, если ценности, входящие в ее состав, имеют схожесть по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки тары);

б) если при зачете недостач излишками при пересортице стоимость ценностей, оказавшихся в недостаче, больше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, разница стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм естественной убыли с отнесением их в состав других расходов операционной деятельности. По таким суммовым разницам в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть приведены исчерпывающие объяснения причин, по которым разницы не могут быть отнесены на виновных лиц.

Превышение стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, над стоимостью ценностей, оказавшихся в недостаче при пересортице, относится на увеличение данных учета соответствующих материальных ценностей и других операционных доходов;

в) протокол инвентаризационной комиссии должен быть в 5-дневный срок рассмотрен и утвержден руководителем предприятия;

г) утвержденные результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете предприятия в том месяце, в котором закончена инвентаризация, но не позднее декабря отчетного года.

12.

13. Министерства и ведомства Украины могут, учитывая отраслевые особенности, разрабатывать указания по применению настоящей Инструкции.