Встречаем Новый год вместе: как учесть расходы на проведение корпоративного праздника
Вряд ли для кого-то является новостью тот факт, что дружный, сплоченный коллектив со своей особой корпоративной культурой — это одно из главных достояний предприятия. Понимая это, многие работодатели, имеющие соответствующие финансовые возможности, стараются поддержать и укрепить в работниках этот настрой, организовывая для них различные корпоративные программы, в том числе и новогодние вечера с музыкой, танцами, шампанским и Дедом Морозом. О порядке отражения в учете предприятия расходов, связанных с проведением такого приятного и веселого мероприятия, как новогодний праздник, и пойдет речь в данной статье.
Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон об НДС
— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.Закон № 481
— Закон Украины «О государственном регулировании производства и оборота спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков и табачных изделий» от 19.12.95 г. № 481/95-ВР.Закон № 889
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.
Организация новогоднего вечера: учитываем расходы
Согласитесь, что на работе мы проводим большую часть своего времени, поэтому в предновогодний вечер нам хочется разделить радость по поводу приближения праздника за новогодним столом и со своими коллегами. Разумеется, что такое мероприятие требует со стороны предприятия определенных расходов, которые зависят от масштабов, бюджета и тематики праздника.
Как правило, корпоративные новогодние расходы связаны с:
— арендой помещения (вечеринку можно провести в банкетном зале ресторана, в ночном клубе, на теплоходе, в фойе театра, в домике на турбазе и т. п., хотя можно остаться и в родном офисе);
— организацией фуршета;
— организацией культурно-развлекательной программы.
Если для проведения праздника вы выбрали одно из развлекательных заведений (кафе, ресторан, ночной клуб и т. п.), то здесь уже все организовано: и помещение, и соответствующее меню, включая алкогольные напитки, и музыкальное сопровождение. Вам остается позаботиться лишь об издании руководителем соответствующего приказа о проведении новогоднего вечера, утверждении сметы расходов на подготовку и проведение праздника, об оплате счета за услуги заведения и грамотном отражении понесенных расходов в учете предприятия. Причем варианты отражения могут быть разными.
Вариант 1. Праздник как развлечение — валовых расходов и налогового кредита по НДС нет.
Первое, что вспоминает бухгалтер, когда речь заходит о расходах на проведение новогоднего вечера, — это
п.п. 5.3.1 Закона о налоге на прибыль, в котором указано, что расходы на организацию и проведение приемов, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков рассматриваются как не связанные с ведением хозяйственной деятельности, а значит, не подлежащие включению в состав валовых расходов предприятия. То есть в контексте данного подпункта новогодне-праздничные расходы считаются не связанными с хозяйственной деятельностью предприятия и не относятся к валовым расходам на основании п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль. На это обращает внимание ГНАУ в письме от 26.08.2004 г. № 7335/6/17-3116 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2004, № 86).По причине отсутствия связи осуществленных расходов с хоздеятельностью предприятие лишается права и на налоговый кредит по НДС.
Пример 1.
Предприятие «Стройтех» 28.12.2009 г. проводит новогодний вечер в кафе «Пирамида». Расходы на проведение праздника составляют 20000 грн.В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:
Таблица 1
Учет расходов на проведение новогоднего вечера
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Перечислена заведению ресторанного хозяйства предоплата за проведение новогоднего вечера | 377 | 311 | 20000 |
| 2 | Отражены в составе расходов отчетного периода затраты на проведение новогоднего вечера | 949 | 377 | 20000 |
| 3 | Отнесена на финансовый результат сумма расходов на проведение новогоднего вечера | 791 | 949 | 20000 |
Однако не стоит расстраиваться, поскольку на указанные расходы можно взглянуть и по-другому.
Вариант 2. Праздник как рекламное мероприятие — валовые расходы и налоговый кредит по НДС есть.
В
Законе о налоге на прибыль существует п.п. 5.4.4, позволяющий учесть в составе валовых расходов затраты на организацию приемов, презентаций и праздников, приобретение и распространение подарков, включая бесплатную раздачу образцов товаров или бесплатное предоставление услуг (выполнение работ) в рекламных целях. Сделать это предприятие может в сумме, не превышающей 2 % налогооблагаемой прибыли за предыдущий отчетный (налоговый) год.То есть если в приказе или распоряжении руководителя предприятия цель проведения новогодней вечеринки будет определена как
рекламная, расходы на нее можно будет считать связанными с хоздеятельностью. Ведь удачно проведенная рекламная презентация предприятия с обязательным участием потенциальных покупателей (клиентов), демонстрацией образцов выпускаемой (продаваемой) продукции наверняка может стать гарантией заключения новых соглашений, расширения рынков сбыта, выхода на новый финансовый уровень и как следствие — процветания предприятия. А раз есть связь осуществленных затрат с хоздеятельностью, значит есть и валовые расходы, правда в пределах 2 % лимита.В этой ситуации в качестве подтверждающих документов вам понадобятся:
— список приглашенных лиц из числа настоящих и потенциальных партнеров;
— смета расходов на подготовку и проведение мероприятия;
— первичные документы (накладные, акты и т. п.), подтверждающие факт приобретения ТМЦ (услуг) для проведения мероприятия;
— накладные на отпуск со склада ТМЦ, которые используются для проведения мероприятия;
— отчет о проведении мероприятия;
— отчет о выполнении сметы с отражением в нем фактических расходов на проведение мероприятия.
Только учтите: в
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль содержится прямой запрет на включение в валовые расходы наличных, израсходованных на рекламные цели. Поэтому затраты на проведение новогодней вечеринки, организованной в рекламных целях, попадут в валовые расходы лишь в случае, если расчеты осуществлялись в безналичной форме.Хозяйственный характер проводимого рекламного мероприятия позволяет предприятию
воспользоваться и правом на налоговый кредит по НДС, причем в полном объеме. Подтверждение — в письме ГНАУ от 15.05.2006 г. № 9120/7/16-1517-15 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 55). Кстати, для отражения налогового кредита форма проведения расчетов (наличная или безналичная) значения не имеет.Пример 2.
Предприятие «Зевс» 29.12.2009 г. проводит новогодний вечер в рекламных целях в ресторане «Эллада». Сумма затрат на проведение данного мероприятия составляет 60000 грн. (без НДС — 50000 грн.; НДС 20 % — 10000 грн.). Ресторан не является плательщиком налога на прибыль.Налогооблагаемая прибыль предприятия за 2008 год (строка 11 декларации по налогу на прибыль) равна 750000 грн. Сумма рекламных расходов, которая может быть включена в валовые расходы, составляет 15000 грн. (750000 грн.
х 2 % :: 100 %). Оставшаяся часть в размере 35000 грн. (50000 грн. - 15000 грн.) к валовым расходам не относится.В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:
Таблица 2
Учет расходов на проведение новогоднего вечера, организованного в рекламных целях
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Сумма, грн. | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Перечислена заведению ресторанного хозяйства предоплата за проведение новогоднего вечера, организованного в рекламных целях | 60000 | 371 | 311 | — | — |
| 2 | Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе суммы предоплаты за проведение новогоднего вечера, организованного в рекламных целях | 10000 | 641/НДС | 644 | — | — |
| 3 | Отражены в составе расходов отчетного периода затраты на проведение новогоднего вечера, организованного в рекламных целях (подписан акт выполненных работ) | 50000 | 93 | 631 | — | 15000 |
| 4 | Списана ранее отраженная сумма налогового кредита по НДС | 10000 | 644 | 631 | — | — |
| 5 | Произведен зачет задолженностей | 60000 | 631 | 371 | — | — |
| 6 | Отнесены на финансовый результат расходы в связи с проведением новогоднего вечера, организованного в рекламных целях | 50000 | 791 | 93 | — | — |
Вариант 3. Праздник за счет профсоюза — валовые расходы возможны.
Проведение новогоднего мероприятия может быть организовано и профсоюзной организацией для членов профсоюза, при условии наличия в ее смете соответствующей статьи расходов.
В этом случае следует позаботиться о наличии таких подтверждающих документов:
— решения профкома о проведении новогоднего вечера для членов профсоюза;
— сметы доходов и расходов;
— накладных на получение ТМЦ, продуктов питания от поставщиков, актов выполненных работ (предоставленных услуг);
— актов о списании ТМЦ, продуктов питания для новогоднего вечера.
Может случиться, что собственных средств для проведения новогоднего праздника у профсоюза окажется недостаточно. Тогда предприятие вправе предоставить ему
безвозвратную финансовую помощь или добровольное пожертвование.У профсоюза, как неприбыльной организации, сумма полученных средств не будет облагаться налогом на прибыль (см.
п.п. 7.11.7 Закона о налоге на прибыль).А предприятие, руководствуясь
п.п. 5.2.2 Закона о налоге на прибыль, сможет включить добровольно перечисленные суммы такой неприбыльной организации в состав своих валовых расходов в размере, превышающем 2 %, но не более 5 % налогооблагаемой прибыли предыдущего отчетного года.Вариант 4. Праздник как собрание трудового коллектива или как семинар (конференция) — валовые расходы и налоговый кредит по НДС есть.
Чтобы провести новогодний праздник под вывеской общего собрания трудового коллектива или семинара (конференции) по теме, связанной с хоздеятельностью предприятия, придется отказаться от идеи устроить его в ресторане или кафе. Для этих целей лучше арендовать актовый или концертный зал (подойдет и конференц-зал в каком-либо пансионате, санатории или отеле в курортной или рекреационной зоне).
При этом потребуется оформить:
— приказ руководителя о проведении мероприятия с указанием повестки дня собрания или программы работы семинара (конференции);
— протокол общего собрания или отчет о проведении семинара (конференции) с приложением документов, содержащих тезисы выступлений участников мероприятия;
— договор аренды помещения, акт выполненных работ, налоговую накладную (если контрагент является плательщиком НДС);
— другие первичные документы, связанные с проведением мероприятия.
Такие действия дадут предприятию возможность связать расходы на проведение официального мероприятия (в том числе расходы на аренду помещения) с
хоздеятельностью и отразить их в составе валовых расходов, а «входной» НДС — в составе налогового кредита.Имейте в виду: поскольку предновогодняя встреча сотрудников в этом случае носит сугубо деловой характер, предприятие не должно оплачивать услуги музыкантов и Деда Мороза, а также осуществлять расходы на украшение зала гирляндами и шарами, на приобретение продуктов питания для застолья и на фейерверк.
Максимум, что можно себе позволить в валоворасходных целях, — затраты на воду, чай, кофе, печенье, да и то им придется придать статус
представительских (презентационных) расходов с соответствующим документальным оформлением, подтверждающим их хознаправленность. Иначе налоговики, опираясь на п.п. 5.3.1 Закона о налоге на прибыль, сочтут их расходами на финансирование личных нужд работников. Подробнее о «чайно-кофейных» расходах предприятия вы можете прочитать в статье «Чайная церемония» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 47).Впрочем, оставлять без угощения трудовой коллектив вовсе не обязательно — ведь цена арендной платы является договорной, поэтому с согласия арендодателя в нее могут быть включены и другие услуги, которые не обязательно расшифровывать в договоре аренды. Это позволит провести праздник вполне достойно.
Привлечение артистов для проведения новогоднего вечера
В последнее время традиционные Деды Морозы, Снегурочки и другие сказочные персонажи со стишками-подарками пользуются уже не такой большой популярностью среди взрослой аудитории, как еще несколько лет назад, их приглашают в основном к детям.
Сегодня многие компании считают признаком хорошего бизнес-тона привлекать для участия в корпоративных мероприятиях профессионалов — конферансье, клоунов, факиров, гимнастов, певцов, музыкантов, танцоров, ди-джеев и т. п. В результате новогодняя программа с участием приглашенных артистов, выступающих в зале, оформленном цветочными композициями и воздушными шарами, превращается в яркое запоминающееся шоу. Такие действия, с одной стороны, укрепляют корпоративный дух работников и повышают их патриотизм по отношению к родной фирме, а с другой — помогают позиционировать предприятие как процветающее.
Развлекательные услуги предприятию могут предоставлять:
— физические лица, не зарегистрированные субъектами предпринимательской деятельности, действующие на основании
договора гражданско-правового характера;— физические лица —
субъекты предпринимательской деятельности.При выплате вознаграждения за предоставленные услуги физлицу-артисту
по гражданско-правовому договору предприятие должно удержать и перечислить в бюджет налог с доходов физических лиц. Информация о такой выплате отражается в форме № 1ДФ с признаком дохода «01». При этом начисления и удержания взносов в соцфонды и в Пенсионный фонд не производятся.А вот если развлекать работников предприятия на корпоративном вечере пришел
артист-предприниматель (в рамках своей предпринимательской деятельности), в договоре с ним нужно указать информацию о его предпринимательском статусе. Кроме того, во избежание двойного налогообложения доходов предпринимателя от осуществляемой деятельности и с целью подтверждения оснований для неудержания с них налога с доходов ГНАУ в письме от 06.02.2007 г. № 2174/7/17-0717 советует предприятию попросить такого предпринимателя предоставить копии:— Свидетельства о государственной регистрации физического лица — предпринимателя;
— Свидетельства об уплате единого налога субъектом малого предпринимательства — физическим лицом (если артист — единоналожник);
— платежных документов об уплате налога.
Напоминаем: выплата артистам-предпринимателям
не облагается налогом с доходов физических лиц, но отражается в форме № 1ДФ с признаком дохода «42».Теперь об отражении затрат на оплату развлекательных услуг в
налоговом учете предприятия. К сожалению, связать их с хозяйственной деятельностью налогоплательщика не представляется возможным, поэтому такие затраты не учитываются в составе валовых расходов, а уплаченный по ним НДС (если артист-предприниматель является плательщиком НДС) — в составе налогового кредита.В
бухгалтерском учете указанные расходы включаются в состав расходов отчетного периода.Пример 3.
Предприятие «Зодиак» пригласило для участия в корпоративном празднике группу артистов (певцов, танцоров и ди-джея), не являющихся предпринимателями. С ними предприятие заключило договор гражданско-правового характера. По такому договору каждому из артистов выплачено вознаграждение в сумме 5000 грн.В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями:
Таблица 3
Учет расходов на оплату услуг приглашенных артистов
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Начислено вознаграждение артисту по договору гражданско-правового характера, подписан акт выполненных работ | 949 | 685 | 5000 |
| 2 | Удержан налог с доходов физических лиц из суммы вознаграждения по договору гражданско-правового характера (5000 грн. х 15 % : 100 %) | 685 | 641/НДФЛ | 750 |
| 3 | Выплачено вознаграждение по договору гражданско-правового характера | 685 | 301, 311 | 4250 |
| 4 | Перечислен в бюджет налог с доходов физических лиц | 641/НДФЛ | 311 | 750 |
| 5 | Отнесена на финансовый результат сумма начисленного вознаграждения по договору гражданско-правового характера | 791 | 949 | 5000 |
Приобретение для новогоднего вечера алкогольных напитков за счет средств предприятия
Шампанское на новогоднем столе уже давно стало неотъемлемым символом праздника. Звон бокалов и бой часов дарят нам надежду на воплощение задуманных желаний и просто создают хорошее настроение. А как приятно поднять бокал в кругу коллег!
Чтобы радостные впечатления от замечательного вечера с брызгами шампанского ничем не были омрачены, нужно учесть, что приобретение к новогоднему столу алкогольных напитков за счет предприятия небезопасно с точки зрения лицензирования.
Дело в том, что в соответствии со
ст. 15 Закона № 481 розничная торговля алкогольными напитками может осуществляться субъектами предпринимательской деятельности всех форм собственности только при наличии у них лицензий . При этом под розничной торговлей понимается деятельность по продаже товаров непосредственно гражданам и другим конечным потребителям для их личного некоммерческого использования независимо от форм расчетов, в том числе на разлив в ресторанах, кафе, барах, прочих предприятиях общественного питания (ст. 1 Закона № 481).Конечно, не сведущий в этих вопросах гражданин скажет, что угощение в праздничный вечер работников предприятия и гостей шампанским или другими алкогольными напитками абсолютно не выглядит как их продажа.
Однако грамотный и дальновидный бухгалтер знает, что термин «продажа товаров» в
Законе № 481 не расшифрован и это дает повод налоговикам применять в его отношении определение, приведенное в Законе о налоге на прибыль, где под продажей товаров понимаются и операции по их безвозмездному предоставлению (см. п. 1.31).Используя такой подход, сотрудники ГНАУ в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2004, № 47, с. 26, констатируют: при распространении алкогольных напитков с безвозмездным их предоставлением потребителям (в данном случае — работникам предприятия и гостям вечера) к ним переходит право собственности на эти напитки, что свидетельствует об осуществлении операции по продаже товаров. А если такие операции проводятся без приобретения соответствующей лицензии, к предприятию применяется штраф
в размере 200 % стоимости полученной партии товара (т. е. приобретенных для новогоднего стола алкогольных напитков), но не менее 1700 грн. (ст. 17 Закона № 481).Как видите, с угощением шампанским за счет средств предприятия нужно быть осторожными. Это, пожалуй, один из тех редких случаев, когда работнику можно сказать: «Приносить с собой и распивать алкогольные напитки разрешается».
Доставка работников к месту проведения новогоднего вечера
Собираясь на новогодний вечер, мы обычно надеваем изысканные вечерние наряды, делаем красивую прическу и создаем себе хорошее настроение. И в такой момент совсем не хочется, чтобы по дороге к месту проведения праздника кто-то из пассажиров в автобусе или метро случайно или преднамеренно доставил нам неудобства и нарушил созданную гармонию.
Замечательно, если работодатель понимает это и предоставляет возможность своим работникам добраться до места проведения вечера выделенным специально для этой цели транспортом (автобусом, микроавтобусом или легковым автомобилем) — собственным или арендованным.
Понятно, что затраты на такую доставку хотелось бы включить в валовые расходы предприятия, а «входной» НДС по ним — в налоговый кредит. Давайте посмотрим, возможно ли это.
По общему правилу, установленному
п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль, в валовые расходы налогоплательщика попадают любые затраты, связанные с его хозяйственной деятельностью. Если транспортное средство предприятие использует для доставки сотрудников, например, от станции метро или из «спального» района к месту работы и обратно, то здесь вопросов не возникает. При наличии соответствующего положения в коллективном договоре и приказа руководителя осуществленные транспортные затраты (на аренду транспортного средства, ГСМ, техобслуживание, зарплату водителя и т. п.) на абсолютно законных основаниях, как связанные с хоздеятельностью, включаются в валовые расходы, а «входной» НДС — в налоговый кредит согласно п.п. 7.4.1 Закона об НДС. Причем стоимость услуг по доставке не рассматривается как полученное работниками дополнительное благо и не облагается налогом с доходов физических лиц. Это подтверждает ГНАУ в письме от 25.11.2004 г. № 23054/7/17-3117 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 56).С доставкой работников на
корпоративный праздник сложнее — нехозяйственная направленность проводимого мероприятия не позволяет придать понесенным затратам валоворасходный статус, поскольку они по своему характеру очень близки к расходам, связанным с финансированием личных нужд физических лиц. А п.п. 5.3.1 Закона о налоге на прибыль, напоминаем, не разрешает относить такие расходы к валовым. Не приходится рассчитывать здесь и на налоговый кредит по НДС — соответствующий запрет установлен п.п. 7.4.4 Закона об НДС.Впрочем, если ваш новогодний вечер организован в
рекламных целях или носит окраску производственного собрания, семинара или конференции по теме, связанной с хоздеятельностью предприятия, то у расходов на доставку работников к месту проведения мероприятия есть шансы попасть в валовые расходы, а уплаченному по ним НДС — в налоговый кредит.
Расходы на проведение новогоднего вечера и НДФЛ
Поскольку на новогоднем вечере потребителями развлекательных услуг, продуктов питания и напитков, оплаченных предприятием, являются его работники, участвующие в праздничном застолье, у бухгалтера возникает вопрос: нужно ли стоимость таких услуг и продуктов включать в их доход и облагать налогом с доходов физических лиц?
Связано это с тем, что
Закон № 889 рассматривает средства, материальные и нематериальные ценности, услуги и другие виды дохода, предоставляемые наемному лицу работодателем (если они не являются заработной платой или выплатой по гражданско-правовым договорам) как дополнительное благо (см. п.п. 4.2.9) с соответствующим налогообложением.Однако беспокоиться здесь не стоит. ГНАУ очень либерально подходит к вопросам налогообложения доходов приглашенных на праздник лиц. Так, в
письме от 26.08.2004 г. № 7335/6/17-3116 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2004, № 86) и в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2004, № 41, с. 44, данное ведомство утверждает: усредненная стоимость праздничного вечера в расчете на одно лицо не может служить показателем для определения дохода конкретного физического лица в виде дополнительного блага согласно п.п. 4.2.9 Закона № 889. Следовательно, налогооблагаемый доход у физических лиц в такой ситуации не возникает, поскольку расходы на проведение новогоднего праздника невозможно персонифицировать.Нет необходимости облагать указанные расходы и взносами в Пенсионный фонд и соцфонды, так как эти расходы не относятся к фонду оплаты труда и
не являются доходами отдельно взятых работников.Вот в таком порядке отражаются в учете предприятия расходы на подготовку и проведение новогоднего вечера. Уверены, что, воспользовавшись этой информацией, вы грамотно решите все учетные вопросы и с радостным настроением встретите долгожданный праздник. Желаем вам удачи, финансового благополучия, душевного комфорта и всего самого наилучшего!
