Заполняем кассовую книгу
Нужно ли заполнять кассовую книгу, если по кассе за день не было движения наличности? Каким образом исправляются неверные данные в кассовой книге?
(г. Полтава)
Как известно, все поступления и выдачу наличности предприятия отражают в
кассовой книге типовой формы № КО-4 (п. 4.2 Положения № 637). Здесь попутно отметим, что некоторые (неглобальные) изменения в форму кассовой книги были внесены постановлением № 252, утвердившим при этом ее обновленную форму (приложение 5 к Положению № 637). Так, отныне:— вверху каждой страницы кассовой книги нумерацию предстоит проставлять в реквизите «Сторінка» (а не «Лист», как это было в прежней форме);
— несколько преобразились названия отдельных граф кассовой книги. Так:
— графа 3 теперь называется «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку» (вместо «Номер кореспондуючого рахунку»);
— графа 4 получила название «Надходження» (вместо прежнего «Прибуток»).
При этом возникает вопрос о применении новой формы кассовой книги. Конечно, чтобы исключить возможность каких-либо придирок со стороны проверяющих, безопаснее всего после
постановления № 252 применять обновленную форму кассовой книги. Хотя, безусловно, надеемся, что ввиду незначительности изменений, происшедших в ее форме, контролирующие органы все же разрешат довести и ранее открытые книги, не считая это каким-либо нарушением кассовой дисциплины (по этому поводу см. также редакционный комментарий к постановлению № 252, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 46, с.29).Напомним особенности заполнения кассовой книги, по ходу отвечая на поставленные вопросы. Порядок ведения кассовой книги оговорен
гл. 4 Положения № 637.Общие требования к оформлению кассовой книги
. Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия (юридического лица). При этом количество листов в кассовой книге удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юрлица) (п. 4.2 Положения № 637).Записи в кассовой книге.
Записи в кассовой книге осуществляются в следующем порядке:(1) Записи осуществляются
в 2-х экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой:— первые экземпляры (неотрывная часть листа) — «Вкладні аркуші касової книги», — остаются в кассовой книге;
— вторые экземпляры (отрывная часть листа) — «Звіт касира» — являются документом, по которому кассир отчитывается относительно движения денег в кассе.
И первые, и вторые экземпляры должны иметь одинаковые номера.
(2) Записи кассовых операций производятся на неотрывной части листа, для чего лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под неотрывную. Остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня (данные строки «Залишок на початок дня») должен равняться остатку наличных на конец предыдущего дня (данные строки «Залишок на кінець дня» за предыдущий день). Бланк отчета кассира до окончания операций дня, в котором они проводились, не отрывается.
(3) Записи в кассовой книге по операциям получения (выдачи) наличности осуществляются кассиром
по каждому кассовому ордеру в день поступления (выдачи) наличности. Если из кассы осуществлялись выплаты, связанные с оплатой труда по ведомостям на выплату денег (приложение 1 к постановлению № 637), то нужно учитывать, что такие операции закрываются расходным кассовым ордером и отражаются в кассовой книге по окончании сроков этих выплат (п. 3.9, п. 4.3 Положения № 637). До этого дня сумма из ведомости на выплату денег, не списанная в расход кассы, отражается в кассовой книге в остатках в строке «у тому числі на зарплату». При этом если по ведомости часть зарплаты депонируется, то, закрывая ведомость на выплату денег, составляют два расходных кассовых ордера: один РКО — на фактически выплаченную по ведомости сумму и второй РКО — на общую сумму депонированной по ведомости заработной платы, подлежащей сдаче в банк.В таком же порядке оформляются и операции по выплате наличной заработной платы кассиром, которому старший кассир выдает необходимую для этого сумму денежных средств (
п. 4.6 Положения № 637). При этом нужную сумму наличности старший кассир выдает другим кассирам под подпись в Книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5, приложение 6 к Положению № 637 ). В таком случае кассир в конце рабочего дня обязан составить отчет о полученной и выданной наличности по соответствующим кассовым документам и сдать остаток наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под подпись в Книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег.В случае
отсутствия движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не осуществляться.Если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но при этом не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются в следующий за выходными первый рабочий день предприятия — юридического лица (
п. 4.3 Положения № 637).(4) Ежедневно
в конце рабочего дня кассир (п. 4.3 Положения № 637):— подводит итог операций по поступлению и расходу наличности за день;
— выводит остаток наличности в кассе на конец дня (и соответственно на начало следующего дня);
—
передает в бухгалтерию (как отчет кассира) вторые (отрывные) экземпляры листов кассовой книги вместе с приложенными к ним приходными и расходными кассовыми ордерами, на основании которых в течение дня поступала или расходовалась наличность (при этом количество приложенных к отчету кассира документов в кассовой книге указывается прописью). Отчет кассира передается в бухгалтерию предприятия под подпись бухгалтера в кассовой книге.Исправления в кассовой книге.
Как правило, исправления в кассовой книге не допускаются. Если же исправлений избежать не удалось, то корректировка записей в кассовой книге осуществляется следующим образом (корректурным способом, п. 4.2 Положения № 637, гл. 4 Положения № 88):— неправильный текст или цифры зачеркиваются и над ними пишутся правильный текст или цифры;
— зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
— исправления сопровождаются надписью «Исправлено» и подтверждаются подписями кассира и главного бухгалтера (или замещающего его лица) с указанием даты исправления.
Контроль за ведением кассовой книги.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на то руководителем (п. 4.5 Положения № 637).Кассовая книга также может вестись
в электронной форме, на что также обращалось внимание и в письме НБУ от 30.08.2002 г. № 11-113/1504. Особенности ее ведения в этом случае оговорены п. 4.4 Положения № 637. Подробнее этот вопрос рассматривался в статье «Кассовые операции в вопросах-ответах» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 85.
Людмила Солошенко, экономист-аналитик
