Переговоры с партнерами предприятия с личного телефона работника
Предприятие ведет внешнеэкономическую деятельность. По поручению руководителя предприятия работники предприятия иногда звонят партнерам предприятия в США в нерабочее время со своих телефонов, поскольку существует разница во времени. Может ли предприятие компенсировать расходы на услуги связи работникам и можно ли включить сумму компенсации в валовые расходы?
(г. Киев)
Согласно
п. 5.1 Закона о налоге на прибыль в валовые расходы предприятия включаются только расходы, связанные с хозяйственной деятельностью налогоплательщика.На наш взгляд, расходы на совершение звонков партнерам в США имеют связь с хозяйственной деятельностью. Такие звонки работники совершают по поручению руководителя, т. е. на основании составленных соответствующих приказов руководителя. Звонки осуществляются не в рабочее время, поскольку в Украине и США разные часовые пояса. То, что работники звонят за границу партнерам, можно доказать с помощью распечатки телефонных переговоров, в которой будут указаны телефонные номера партнеров предприятия.
Однако налоговики, скорее всего, будут против отнесения таких расходов в состав валовых расходов предприятия.
Дело в том, что в рассматриваемой ситуации работники совершают звонки за границу со своих личных телефонов. А при доказательстве связи расходов на услуги связи с хозяйственной деятельностью предприятия для налоговиков одним из важных моментов является факт использования телефонных аппаратов, принадлежащих предприятию или используемых им по договору аренды.
В случае если предприятие будет компенсировать работникам расходы на совершение звонков за границу в служебных целях с их личных телефонов, налоговики могут расценить это как финансирование личных нужд работников. Это означает, что права на валовые расходы у предприятия не будет.
Подпункт 5.3.1 Закона о налоге на прибыль
содержит запрет на включение в состав валовых расходов затрат на финансирование личных потребностей физических лиц, за исключением выплат, предусмотренных пп. 5.6 и 5.7 и в других случаях, предусмотренных нормами этого Закона.С точки зрения
Закона № 889 компенсация работнику стоимости международных телефонных разговоров, совершенных с личного телефона, является налогооблагаемым доходом в виде дополнительного блага (п.п. «г» п.п. 4.2.9 Закона № 889). Такой доход работника облагается налогом с доходов по ставке 15 %.Для того чтобы возместить работнику всю сумму фактически понесенных им расходов на телефонные переговоры, в приказе руководителя целесообразно указать сумму компенсации, умноженную на «натуральный» коэффициент (1,176471).
При этом предприятие обязано отразить доход работника в виде дополнительного блага в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком «09».
Итак, компенсировать работнику расходы на международные переговоры с партнерами предприятие может, но при этом сумма такой компенсации облагается налогом с доходов. Возможность включения расходов на совершение международных звонков партнерам предприятия с личных телефонов работников весьма сомнительна.
Для осторожных налогоплательщиков рассмотрим ситуацию на конкретном примере.
Пример.
Предприятие возмещает работнику аппарата управления расходы на телефонные переговоры с зарубежными партнерами в ноябре 2009 года. Сумма расходов, понесенных работником в связи с совершением телефонных звонков в служебных целях с личного телефона, составила 560 грн. По решению руководителя сумма компенсации составила 658,82 грн. (560 грн. х 1,176471).Рассчитаем сумму налога с доходов: 658,82 грн. х
х 15 % = 98,82 грн.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, | Налоговый учет | ||
| дебет | кредит | ВД | ВР | |||
| 1 | Начислена работнику сумма компенсации расходов на телефонные международные переговоры | 92 | 685 | 658,82 | — | — |
| 2 | Удержан налог с доходов физических лиц | 685 | 641/НДФЛ | 98,82 | — | — |
| 3 | Перечислен налог с доходов | 641/НДФЛ | 311 | 98,82 | — | — |
| 4 | Выплачена работнику сумма компенсации телефонных международных переговоров | 685 | 301 | 560 | — | — |
Чтобы в дальнейшем избежать столь неблагоприятной с позиции налогообложения ситуации, рекомендуем предприятию поступить следующим образом.
Предприятие может:
1) приобрести мобильные телефоны для работников, которым в производственных целях необходимо звонить за границу, и поставить их на баланс предприятия;
2) заключить с работниками договоры аренды телефонов.
3) использовать телефоны работников с выплатой им компенсации согласно
ст. 125 КЗоТ. Подробнее об этом см. с. 40.В указанных ситуациях при наличии соответствующих подтверждающих документов предприятие сможет включить расходы на телефонные переговоры с партнерами, в том числе зарубежными, в состав валовых расходов, а на сумму НДС, уплаченную в составе стоимости услуг связи, увеличить налоговый кредит. Такими документами являются:
— договор на предоставление услуг мобильной связи (при контрактном подключении);
— счета операторов мобильной связи;
— расчетные документы об уплате услуг мобильной связи;
— положение о телефонной связи, утвержденное руководителем предприятия.
Подробнее об этом см. в статье на с. 17.
Екатерина Скрипкина, экономист-аналитик
