Особенности составления «инвалидного» отчета
До 1 марта текущего года предприятия и физические лица — предприниматели должны подать в Фонд социальной защиты инвалидов (далее — Фонд) Отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов (далее — Отчет). О том, кто должен подавать Отчет, как его составлять и подавать в Фонд и т. п., пойдет речь ниже.
Александр ЗОЛОТУХИН, консультант газеты «Налоги и бухгалтерский учет»
Документы статьи
КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Закон № 875
— Закон Украины от 21.03.1991 г. № 875-ХII «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине».Инструкция № 5
— Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.Инструкция № 42
— Инструкция по заполнению формы № 10-ПІ (годовая) «Отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов», утвержденная приказом Минтруда от 10.02.2007 г. № 42.Инструкция № 286
— Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286.Порядок подачи Отчета
— Порядок подачи предприятиями, учреждениями, организациями и физическими лицами, использующими наемный труд, отчетов о занятости и трудоустройстве инвалидов и информации, необходимой для организации их трудоустройства, утвержденный постановлением КМУ от 31.01.2007 г. № 70.Порядок регистрации
— Порядок регистрации предприятий, организаций и физических лиц, использующих наемный труд, утвержденный постановлением КМУ от 31.01.2007 г. № 70.Порядок № 223
— Порядок начисления пени и ее уплаты, утвержденный приказом Минтруда от 15.05.2007 г. № 223.Письмо № 43
— письмо Фонда инвалидов Минтруда от 26.02.2008 г. № 1/6-43/06.Письмо № 155
— письмо Фонда инвалидов Минтруда от 16.05.2008 г. № 1/6-155/06.Письмо № 172
— письмо Фонда инвалидов Минтруда от 26.03.2007 г. № 1/6-172.Письмо № 209
— письмо Фонда инвалидов Минтруда от 26.04.2007 г. № 1/6-209.Письмо № 313
— письмо Фонда инвалидов Минтруда от 06.07.2007 г. № 1/6-313.Письмо № 393
— письмо Фонда инвалидов Минтруда от 03.05.2007 г. № 1/5-393.Письмо № 667
— письмо Фонда инвалидов Минтруда от 17.04.2006 г. № 06ю-75/667.Письмо № 2588
— письмо Фонда инвалидов Минтруда от 28.12.2006 г. № 06ю-389/2588.
Кто должен отчитываться в Фонд?
Отчитываться в Фонд обязаны работодатели — предприятия, учреждения и организации, в том числе предприятия общественных организаций инвалидов, физические лица, использующие наемный труд, у которых работают по основному месту работы
от 8 и более человек (ст. 19 Закона № 875, п. 1 Порядка подачи Отчета, п. 1.1 Инструкции № 42).Также отчитываться
должны и бюджетные организации, и неприбыльные, хотя они и освобождены от уплаты санкций: первые согласно ст. 20 Закона № 875 (письмо № 155 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 68, с. 21), вторые — по мнению Фонда (письмо № 209 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 73, с. 39, № 313 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 73, с. 37), хотя это формально не следует из Закона № 875. Однако и первые и вторые должны выполнять норматив по созданию рабочих мест для инвалидов.Уже давно Фонд настаивает на том, что
единоналожники не освобождаются от «инвалидных» санкций и должны их уплачивать в общеустановленном порядке ( письма Фонда от 15.09.2006 г. № 06ю-251/1657-327/2, от 07.03.2007 г. № 1/5-218 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 28; от 08.08.2007 г. № 1/8-81 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 75). Тем более они не освобождаются от отчетности.Таким образом, отчитываются как юридические лица, так и физические лица — предприниматели, если у них показатель среднеучетного количества штатных работников за отчетный год составил от 8 и более человек. Если этот показатель
за год менее 8, отчитываться не нужно.Не отчитываются
также:— представительства иностранных компаний, не являющиеся юридическими лицами, поскольку они не подпадают под субъектный состав
ст. 19 Закона № 875 (п. 3 письма № 667 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 45, с. 28);— обособленные подразделения юридических лиц. За юридическое лицо (обобщенные данные по юридическому лицу в целом с учетом данных обособленных подразделений) отчитывается головное предприятие в отделение Фонда по месту своей государственной регистрации (
письмо № 393).Показатель среднеучетного количества штатных работников учетного состава за год определяется в соответствии с
п. 3.2 Инструкции № 286 (ст. 19 Закона № 875, п. 3.1 Инструкции № 42). Таким образом, в отдельные периоды (дни, месяцы) отчетного года фактическое количество работников у работодателя может превышать 8 человек. Однако значение имеет только величина указанного показателя именно по итогам года.
До какой даты и за какой период отчитываются?
Работодатели должны составить отчет и подать его лично или направить заказным письмом в отделение Фонда, где они зарегистрированы (по своему местонахождению)
до 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 Порядка подачи Отчета, п. 2.1 Инструкции № 42). Указание «до 1 марта» означает — по последний день февраля включительно.Таким образом, Отчет за 2009 год нужно подать до 01.03.2010 г. — по 28 февраля включительно. Но 28 февраля — выходной день. Так до какой даты нам подавать Отчет в этой ситуации?
Мы советуем
подать Отчет до 26 февраля включительно, накануне предельного срока подачи, который приходится на выходной день. Хотя согласно устным разъяснениям представителей фондов они будут работать и 27 февраля, как это было рекомендовано Кабмином (см. распоряжение «О переносе рабочих дней в 2010 году» от 26.11.2009 г. № 1412-р // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 98, с. 7), о переносе срока на 1 марта не шла речь.Датой поступления отчета считается дата подачи работодателем отчета в отделение Фонда, а в случае направления его по почте — дата на почтовом штемпеле
(п. 2 Порядка подачи Отчета).Какая дата имеется в виду при направлении по почте: дата подачи работодателем письма с Отчетом в отделение почты работодателя или дата получения письма по почте Фондом, ведь в обоих случаях проставляется почтовый штемпель? Наверное, первая дата, поскольку именно этой датой работодатель фактически подает Отчет. На вторую дату он не может никак повлиять, поскольку она зависит от качества работы почты и других факторов, поэтому и отвечать за вторую дату работодатель не может. Да и Порядок подачи Отчета эту дату не уточняет.
Следовательно, Отчет может подаваться заказным письмом. Однако в случае утери или задержки письма с Отчетом работодателю трудно будет доказать факт направления Отчета, поскольку при отправлении заказных писем на почте работодателю выдадут только расчетный документ (чек РРО), который будет подтверждать внесение платы за письмо и название получателя. А подтверждения того, какой именно документ отправлен, не будет.
Кроме того, даже если Фонд и получит письмо с Отчетом, работодатель не будет иметь подтверждения этого.
Чтобы избежать этих недостатков, советуем направлять Отчет ценным письмом с описью вложения (в которой указывается, что именно вложено в конверт) и заказным уведомлением о вручении (которое подписывается представителем получателя и направляется обратно отправителю-работодателю). Опись вложения будет подтверждать, какой именно отчет направлен этим письмом, потому получатель не сможет утверждать, что им был получен, например, чистый лист бумаги. А уведомление о вручении будет подтверждать сам факт получения Отчета Фондом.
Нужно ли перед подачей Отчета регистрироваться в Фонде?
Да, предприятия, которые еще не зарегистрировались, но подают Отчет, должны прежде всего зарегистрироваться в Фонде. Процедура регистрации регламентирована
Порядком регистрации.Предприятия должны зарегистрироваться
до 1 февраля года, следующего за годом создания или увеличения количества работающих. Для этого в отделение Фонда по месту государственной регистрации работодателей как юридических лиц или физических лиц — предпринимателей они направляют (высылают заказным письмом):—
Заявление по форме, утвержденной приказом Минтруда от 14.03.2007 г. № 98 и—
копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица или физического лица — предпринимателя.Также в отдельных случаях к этим документам прилагают:
—
копию справки о включении в реестр неприбыльных учреждений, выданной органом ГНС (если регистрируются предприятия, учреждения, организации, в том числе предприятия, организации общественных организаций инвалидов, полностью содержащиеся за счет средств государственного или местных бюджетов);—
сведения об обособленных подразделениях — Перечень по форме приложения к Инструкции № 42 (если регистрируются предприятия, учреждения, организации, имеющие такие подразделения). Причем сами обособленные подразделения отдельно не регистрируются (письмо № 393);—
копию учредительного договора и/или устава хозяйственного объединения; перечень предприятий, вошедших в состав хозяйственного объединения (по форме приложения к Инструкции № 42); копии свидетельств предприятий, вошедших в состав хозяйственного объединения (если регистрируются хозяйственные объединения, созданные согласно ст. 19 Закона № 875).Оригиналы указанных документов предъявляются во время подачи заявления. В случае направления заявления по почте копии документов удостоверяются нотариально.
Датой регистрации работодателя в отделении Фонда считается дата подачи им указанных документов, а в случае направления их по почте — дата на почтовом штемпеле.
Если работодатель не успеет зарегистрироваться до 1 февраля, он может это сделать позднее перед подачей Отчета (
письмо № 155)*. Несмотря на то, что сроки регистрации в этом случае будут нарушены, применение каких-либо санкций работодателю не угрожает, поскольку они не предусмотрены законодательством (письмо № 43 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 73, с. 41)*.* Эти письма были изданы до последних изменений к Порядку регистрации (см. постановление КМУ от 03.09.2009 г. // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 76), когда сроки регистрации были другими, однако мы считаем, что сделанный в них вывод актуален и сегодня.
Каковы особенности составления Отчета?
Форма Отчета утверждена тем же приказом, что и
Инструкция № 42.Она состоит из трех частей.
Первая, так называемая «шапка» — вступительная часть, в которой приводятся основные данные о предприятии, — название, местонахождение, статистические коды и т. п.
Третья — заключительная, содержащая подписи, телефоны, дату составления.
Первая и третья части особых вопросов по их заполнению не вызывают, потому на них не будем останавливаться.
А вот вторую, основную расчетную часть, рассмотрим детальнее.
Заполнение Отчета о занятости и трудоустройстве инвалидов
| Строки «инвалидного» Отчета | ||||||||||||||||||||||||||
| Название показателя | Код строки | Особенности расчета показателя строки | ||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | ||||||||||||||||||||||||
| Середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу (осіб) | 01 | Этот показатель определяется в соответствии с п. 3.2 Инструкции № 286. Сначала на основании табельного учета устанавливается количество штатных работников за каждый день каждого месяца отчетного года, включая выходные и праздничные дни. За выходной, праздничный и нерабочий день количество принимается на уровне учетного количества работников за предыдущий рабочий день. В количество штатных работников включаются все наемные работники, которые заключили в письменном виде трудовой договор (контракт) и выполняли постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также собственники предприятия, если, кроме дохода, они получали заработную плату на этом предприятии. Конкретный перечень лиц, включаемых в их число, приведен в п. 2.4 и п. 2.5 Инструкции № 286. Работники, находящиеся в отпусках в связи с беременностью и родами или для ухода за ребенком до достижения им возраста, предусмотренного действующим законодательством или коллективным договором предприятия, в это количество не включаются (п.п. 3.2.2 Инструкции № 286). Не включаются и внешние совместители (п.п. 2.6.1 Инструкции № 286). Количество работников за каждый день месяца, включая выходные и праздничные дни, суммируется, полученная сумма делится на календарное количество дней месяца и таким образом мы находим среднеучетное количество штатных работников за месяц. (п. 3.1 Инструкции № 42) | ||||||||||||||||||||||||
| Пример 1 Общее суммарное количество штатных работников за все дни марта 2009 года составляет 7930 человек. Календарное количество дней — 31. Здесь среднеучетное количество штатных работников составляет 256 человек (7930 : 31). В таком же порядке находим среднеучетное количество за каждый месяц отчетного года, суммируем их и делим на 12 (месяцев), округляем до целого (если после запятой число 5 и более, то оно округляется в сторону увеличения) (п. 3.4 Инструкции № 42) и таким образом имеем наш показатель для строки 01. Пример 2 Предприятие имело следующие месячные показатели среднеучетного количества штатных работников за 2009 год
Наш показатель для строки 01 будет составлять 218 человек [(256 + 240 + 315 + 226 + 260 + 275 + 276 + 278 + 234 + 254) : 12]. Как видим, даже если за январь и февраль на предприятии не было работников (например, вновь создано в марте или работает сезонно и т. п.), все равно нужно делить на 12 (месяцев). Более детальные указания по расчету этого показателя содержит п. 3.2 Инструкции № 286. | ||||||||||||||||||||||||||
| з них: середньооблікова кількість штатних працівників, яким відповідно до чинного законодавства встановлена інвалідність (осіб) | 02 | Этот показатель находим так, как и предыдущий (включая округление), только в расчет принимаем количество штатных работников — инвалидов. В подтверждение того, что работник является инвалидом, служат следующие документы (они должны быть у работодателя): — копия справки МСЭК о группе и причине инвалидности; — копия пенсионного удостоверения или удостоверения получателя государственной социальной помощи, выплачиваемой вместо пенсии. Вместе с тем группа инвалидности не имеет значения (письмо № 172 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 51, с. 23). (п. 3.2 Инструкции № 42) | ||||||||||||||||||||||||
| Пример 3 Предприятие имело следующие месячные показатели среднеучетного количества штатных работников — инвалидов за 2009 год
Наш показатель для строки 02 будет составлять 5 человек [(5 + 4 + 6 + 8 + 8 + 8 + 10 + 9) : 12]. К сведению частных предпринимателей: физическое лицо, использующее наемный труд, если ему в соответствии с действующим законодательством установлена инвалидность, тоже увеличивает показатель строки 02 на единицу. Пример 4 Берутся данные из примера 3, только работодателем выступает физическое лицо — предприниматель, являющееся инвалидом. Показатель для строки 02 будет составлять 6 человек (5 + 1) | ||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| ||||||||||||||||||||||||
| Кількість інвалідів — штатних працівників, які повинні працювати на робочих місцях, створених відповідно до вимог статті 19 Закону України «Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні» (осіб) | 03 | Значение строки определяется расчетно: — строка 03 = 1 человеку (если показатель строки 01 Отчета от 8 до 25 человек); — строка 03 = строка 1 х 4 % (если показатель строки 01 Отчета 25 человек и более). Следует знать, что значение показателя в строке 03 Отчета в соответствии с приведенной формулой будет равняться единице, если показатель строки 01 Отчета не будет превышать 37 человек (п. 3.3 Инструкции № 42) | ||||||||||||||||||||||||
| Пример 5 Данные из примера 2. Показатель строки 03 = 9 человек (218 х 4 %). | ||||||||||||||||||||||||||
| Фонд оплати праці штатних працівників (тис. грн.) | 04 | Отражается сумма фактических начислений за отчетный год по заработной плате штатных работников, учтенных в строке 01, в тыс. грн. Напомним, что состав ФОТ установлен Инструкцией № 5. ФОТ состоит из: — фонда основной заработной платы; — фонда дополнительной заработной платы; — других поощрительных и компенсационных выплат.Здесь появляется вопрос: как округлять ФОТ, который обычно в бухгалтерских документах приводится в грн., коп.? Поскольку Инструкция № 42 не дает ответа на этот вопрос, по аналогии с п. 3.4 Инструкции будем округлять до целых тыс. грн. — если после запятой число 5 и более, то оно округляется в сторону увеличения (п. 3.5 Инструкции № 42) | ||||||||||||||||||||||||
| Пример 6 Фонд оплаты труда за год составляет 547890,68 грн. Округлив до целых тыс. грн., получим показатель для стр. 04 — 548 тыс. грн. | ||||||||||||||||||||||||||
| Середньорічна заробітна плата штатного працівника (грн.) | 05 | Этот показатель определяется по формуле: Стр. 05 = [(стр. 04 х 1000) : стр. 01] Полученное значение округляем до целых гривень так же, как и предыдущий показатель. | ||||||||||||||||||||||||
| Пример 7 Данные из примера 1 и 6. Значение стр. 05 — 2514 грн. (548 х 1000 : 218). | ||||||||||||||||||||||||||
| Сума адміністративно-господарських санкцій за невиконання нормативу робочих місць для працевлаштування інвалідів (грн.) | 06 | Для работодателей, у которых работает от 8 до 15 человек (указано в стр. 1), этот показатель рассчитывается по формуле: Стр. 06 = [1 х (стр. 05 : 2)] Для работодателей, у которых работает 15 и более человек (указано в стр. 1), применяем другую формулу: Стр. 06 = (стр. 03 - стр. 02) х стр. 05 Полученное значение округляем до целых гривень так же, как и предыдущий показатель. | ||||||||||||||||||||||||
| Пример 8 Данные из примера 3, 5 и 7. Сумма санкций составит 10056 грн. [(9 - 5) х 2514]. | ||||||||||||||||||||||||||
Следовательно, по данным наших примеров основная часть Отчета будет заполнена следующим образом (см. фрагмент):
| Код строки | Фактически за год |
| 01 | 218 |
| 02 | 5 |
| 03 | 9 |
| 04 | 548 |
| 05 | 2514 |
| 06 | 10056 |
Какие еще документы должны подаваться в Фонд вместе с Отчетом?
Предприятия, учреждения и организации, полностью содержащиеся за счет средств государственного или местных бюджетов, а также другие неприбыльные организации вместе с отчетом подают (направляют) в Фонд копию
справки органа ГНС о включении их в реестр неприбыльных учреждений (п. 2 Порядка подачи Отчета, письмо № 313). Оригинал справки предъявляется при подаче Отчета. В случае направления Отчета по почте копия справки удостоверяется нотариально.Работодатели, имеющие обособленные подразделения, в случае изменения их количества по сравнению с ранее поданными данными подают
Перечень по форме приложения к Инструкции № 42.Хозяйственные объединения, созданные согласно
ст. 19 Закона № 875, вместе со сводным Отчетом подают:—
отдельные Отчеты объединения и предприятий;—
Перечень по форме приложения к Инструкции № 42;—
копии договоров, подтверждающих нахождение на предприятии общественной организации инвалидов, входящей в состав хозяйственного объединения, заказа на приобретение товаров (работ, услуг), платежных поручений по таким договорам, расчетов расходов на изготовление товаров (выполнение работ, предоставление услуг), которые подтверждают непосредственное изготовление товаров (выполнение работ, предоставление услуг) предприятием общественной организации инвалидов и включение в эти расходы заработной платы инвалидов, работающих на указанном предприятии.
Как отражается уплата санкций в учете?
В налоговом учете
расходы на «инвалидные» санкции не отражаются в составе валовых расходов.В бухучете
начисление и уплата санкций отразятся записями:Дт 948/ «
Признанные штрафы, пени, неустойки» — Кт 685/ «Фонд социальной защиты инвалидов» иДт 685/ «
Фонд социальной защиты инвалидов» — Кт 311.
Какая ответственность предусмотрена за неподачу отчета?
Согласно
ст. 1881 КУоАП за неподачу Отчета в Фонд предусмотрена административная ответственность — наложение штрафа от 10 до 20 ннмдг (170 грн. — 340 грн.). Протокол об этом правонарушении согласно ст. 255 КУоАП уполномочены составлять органы Минтруда, к которым относится и Фонд. Штраф налагается на должностное лицо предприятия, которое обязано подавать Отчет (письмо № 2588). Если такого лица на предприятии нет, наверное, придется отвечать руководителю или физическому лицу — предпринимателю.
Существует ли админответственность за невыполнение норматива рабочих мест для трудоустройства инвалидов?
Если норматив не выполнен, но отчет был подан и санкции были уплачены, то админответственности не будет, несмотря на то что в
1881 КУоАП идет речь и об админответственности за невыполнение норматива рабочих мест для инвалидов (консультации в журнале «Вісник податкової служби України», 2008, № 38).Дело в том, что уплата «инвалидных» санкций служит своеобразной альтернативой трудоустройству инвалидов, которой работодатель компенсирует несоблюдение норм «инвалидного» законодательства и нетрудоустройства необходимого количества инвалидов (см.
письмо Фонда от 24.02.2009 г. № 1/6-63/06).
В какой срок должны быть уплачены отраженные в стр. 06 Отчета административно-хозяйственные санкции?
Согласно
ст. 20 Закона № 875 санкции уплачиваются в срок до 15 апреля года, следующего за отчетным годом.
Какая ответственность предусмотрена за несвоевременную уплату административно-хозяйственных санкций?
В этом случае согласно
ст. 20 Закона № 875 начисляется пеня исходя из 120 % годовых учетной ставки НБУ, действовавшей на момент уплаты, начисленной на полную сумму недоимки за весь срок ее существования. В случае неуплаты административно-хозяйственных санкций или пени либо невозможности их уплаты по решению хозяйственного суда их взыскание в принудительном порядке может быть обращено на имущество работодателя.
