Служебная командировка: новые правила
Приказом Минфина от 17.03.2011 г. № 362 изложена в новой редакции хорошо знакомая любому бухгалтеру Инструкция о служебных командировках. Тринадцатилетний возраст и изменения в налоговом законодательстве не могли не отразиться на тексте данного документа. Предлагаем экспресс-анализ новой редакции «командировочной» Инструкции.
Елена УВАРОВА, юрист Издательского дома «Фактор»
Внесение изменений в
Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденную в свое время приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), — логичный и ожидаемый шаг, поскольку она была принята под Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283 (далее — Закон о налоге на прибыль), и теперь возникла объективная необходимость актуализации ее текста, уже с учетом требований Налогового кодекса Украины (далее — НКУ). Однако характер изменений в некоторой части стал несколько неожиданным.Сам НКУ предложил такую цепочку нормативно-правовых актов:
абз. шестым п.п. 140.1.7 предусмотрено, что суммы и состав расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью либо частично находящимися на содержании (финансировании) за счет бюджетных средств, определяются Кабмином. Соответствующий акт был утвержден правительственным постановлением от 02.02.2011 г. № 98 (вступило в силу 01.04.2011 г.), п. 12 которого предписывал Минфину внести необходимые изменения в Инструкцию № 59, что и было сделано приказом от 17.03.2011 г. № 362 (далее — Инструкция № 362, см. на с. 7, вступает в силу 09.04.2011 г. т.е. через 10 дней после госрегистрации, а не со дня официального опубликования, как это указано в самом документе).Итак, основное, на что следует обратить внимание.
Сфера действия новой Инструкции о служебных командировках
Как следует из приведенной выше связи между нормативно-правовыми актами,
требования Инструкции № 362 распространяются на служебные командировки работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств.НКУ
, строго говоря, хозрасчетным предприятиям оставил возможность решения всех неурегулированных в самом Кодексе вопросов, в том числе о конкретном размере суточных на уровне внутренних документов предприятия (коллективного договора, положения о командировках, приказа руководителя).Но все же
без обращения к Инструкции № 362 субъектам хозяйствования не обойтись.Во-первых,
НКУ оперирует термином «командировка», но при этом его не определяет. Согласно п. 5.3 НКУ термины, которые применяются в Кодексе, но им не определены, используются в значении, установленном другими законами. Инструкция № 362, безусловно, законом не является, однако за неимением другого нормативно-правового акта, которым можно было бы руководствоваться в данном вопросе, следует все же ориентироваться на приведенное в ней понятие командировки. Ею, как и раньше, считается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (п. 1 раздела І Инструкции № 362). Кроме того, как и до внесения изменений, служебной командировкой могут считаться соответствующие поездки сотрудников филиалов и других подразделений предприятия.Во-вторых, так сложилось, что
Инструкция № 59, несмотря на то что она принималась в целях урегулирования налоговых вопросов, на протяжении всего срока своего действия выполняла и роль акта трудового законодательства. Дело в том, что ст. 121 Кодекса законов о труде предусмотрено право работников на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. На работодателя возложена обязанность выплачивать таким работникам суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и назад и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.Для реализации этой нормы как раз и применялись
Инструкция № 59 и постановление Кабмина от 23.04.99 г. № 663 «О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу» (далее — постановление № 663).Сам Минфин в неофициальных разъяснениях говорит о том, что
Инструкция № 362 может использоваться хозрасчетными предприятиями в своей деятельности. Однако думаем, что в условиях отсутствия каких-либо иных законодательных ориентиров в вопросах о служебных командировках ничего не остается, чем заполнить этот законодательный вакуум именно этим документом. Для большей уверенности и во избежание лишних вопросов со стороны проверяющих целесообразно прямо на это указать в коллективном договоре предприятия (при его наличии) либо иных внутренних документах субъекта хозяйствования (например, положении о служебных командировках). Включить ссылку на Инструкцию № 362 не будет лишним и в приказ о направлении сотрудника в командировку. Но при этом внимательно следует отнестись к ограничениям, предусмотренным Инструкцией № 362, в части состава расходов, подлежащих возмещению работнику. Для хозрасчетных предприятий единственным документом, ограничивающим состав возмещаемых сотруднику затрат, выступает НКУ. Поэтому если предприятие не хочет распространять на себя ограничения, вводимые Инструкцией № 362, оно может этого не делать, оговорив это в том же колдоговоре (положении о командировках) и приказе о направлении в служебную командировку.
Командировочные удостоверения
С начала года вопрос об «отмене командировочных удостоверений» достаточно активно обсуждался в СМИ. Дело в том, что форма командировочного удостоверения утверждена
приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260, который принимался под Закон о налоге на прибыль. Теперь, когда Закон не действует и НКУ о необходимости наличия командировочного удостоверения не говорит ни слова, надо признать, что возможность отнесения сумм, возмещенных командированному сотруднику, не зависит от того, предоставил ли он командировочное удостоверение и есть ли в нем отметки отправляющей и принимающей сторон. Подтверждением тому — и Инструкция № 362, из которой исключили все упоминания о командировочном удостоверении, в частности указание на то, что фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении, о невыплате суточных в случае отсутствия таких отметок, необходимости подачи командировочного удостоверения вместе с отчетом о командировке и прочие.Согласно действующему с 01.04.2011 г. налоговому законодательству
суммы суточных определяются согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам.Предприятиям, безусловно, никто не запрещает по-прежнему использовать командировочные удостоверения, проставлять в них штампы о прибытии и выбытии (наличие такого удостоверения в ряде случаев может упростить обоснование связи командировки с хоздеятельностью предприятия). Но в то же время отсутствие командировочного удостоверения уже не станет основанием для снятия расходов налогоплательщика. Признают это и сами налоговики (см., например, консультацию А. Задорожного в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2011, № 1, в последующем аналогичное по содержанию разъяснение было размещено в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2011, № 6), хотя среагировать на произошедшие изменения и внести необходимые коррективы в Единую базу налоговых знаний, видимо, еще не успели. В ней по старинке на вопрос о том, какие документы являются подтверждающими для включения в состав расходов сумм суточных в случае командировки в пределах Украины и страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует визы, указывают на необходимость наличия приказа о командировке и первичных документов, выдвигая при этом условие в виде наличия отметок командирующей и принимающей сторон в удостоверении о командировке.
Новая редакция «командировочной»
Инструкции предусматривает также необходимость ознакомить сотрудника со сметой расходов (либо со справкой-расчетом на выданный аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов в части подачи отчета об использовании средств, выданных на командировку. Воспользоваться таким нововведением может и работодатель хозрасчетной организации.Обратим внимание на то, что если сотрудник в командировке приобретал товары, работы, слуги у физического лица — предпринимателя, уплачивающего единый налог, то даже при условии предоставления необходимых подтверждающих документов отнести такие суммы на расходы предприятие не сможет (за исключением услуг по информатизации). Предупредить такую ситуацию работодатель может, изначально воспользовавшись предоставленной ему возможностью и
оговорив в приказе о командировке запрет на приобретение товаров, работ и услуг у физлиц-единоналожников (п. 6 Инструкции № 362).
Минимальный размер суточных
Это наиболее спорный вопрос и решить его с помощью
Инструкции № 362, к сожалению, нельзя.Как мы уже указывали,
Инструкция № 59, как и постановление № 663, долгое время выполняли роль тех нормативно-правовых актов, о которых говорится в ст. 121 КЗоТ и которые должны устанавливать порядок и размер суточных и других гарантируемых трудовым законодательством выплат командируемому работнику.При этом, как все помнят,
постановление № 663, которое было принято с целью реализации норм Закона о налоге на прибыль, устанавливало предельный размер суточных, применяемый для целей налогообложения. Однако, во-первых, за неимением другого нормативного акта, который бы устанавливал размер суточных, во-вторых, в связи с наличием в Инструкции № 59 нормы, согласно которой размер суточных, выплачиваемых работникам, направленным в командировку предприятиями всех форм собственности, не может быть ниже чем нормы суточных расходов, установленных работникам, направляемым в командировки предприятиями, которые полностью либо частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, именно установленные в постановлении № 663 размеры суточных были признаны тем гарантированным государством минимумом, ниже которого суточные выплачиваться не могут (см. письмо Минфина от 16.05.2001 г. № 041-407-349/13-3295, письма Госкомпредпринимательства от 24.05.2002 г. № 2-221/2855, от 27.02.2003 г. № 1-221/1113).Теперь ситуация куда более неоднозначная.
Инструкция № 362 на хозрасчетные предприятия не распространяется и нормы о размере суточных для сотрудников таких предприятий, аналогичной той, которая была в Инструкции № 59, не закрепляет. В то же время НКУ оговаривает исключительно верхний предел размера суточных (с формулировкой «не более чем..» и «не выше…») и только для целей включения в расходы и для целей обложения налогом на доходы физлиц.Не исключено, что и в этот раз госорганы пойдут по тому пути, что признают такой «налоговый»
максимальный предел минимальной социальной гарантией трудовых прав работника. Но тогда мы получим ситуацию, когда размер суточных для «бюджетников» окажется практически в шесть раз меньшим минимального размера суточных для хозрасчетных предприятий, что, согласитесь, по крайней мере, непоследовательно. И кроме того, из предписаний нормативных актов это совсем не следует.На наш взгляд, работодатель сегодня может инициировать включение в коллективный договор предприятия вопроса
об установлении суточных в размере, предусмотренном постановлением Кабмина от 02.02.2011 г. № 98 «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств».Пользоваться же законодательной неурегулированностью и выплачивать суточные в меньшем размере все же
не стоит. По большому счету, у контролирующих органов, и в первую очередь у инспекций по труду, будет возможность сослаться на ст. 121 КЗоТ и исходить из того, что в силу отсутствия иных законодательных актов, предусматривающих порядок и размер суточных, необходимо руководствоваться наиболее близкими по своему содержанию актами. Таковыми на сегодня являются Инструкция № 362 и постановление № 98.
О сроках предоставления отчета об использовании средств
В этой части требования
Инструкции № 59 приведены в соответствие с НКУ, который изменил сроки подачи отчетов об использовании выданных средств подотчетными лицами. Напомним, основное нововведение заключается в том, что теперь отчет следует подать до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы (раньше устанавливался срок в три банковских дня), а если во время командировки были получены наличные средства с использованием платежной карточки, то до окончания третьего банковского дня следует и подать отчет, и вернуть неистраченный остаток наличных средств (подробно см. «Подотчетные средства» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 12).Кроме того, снят существовавший все это время вопрос о сроках возмещения возникшей перед сотрудником задолженности, если в командировке он был вынужден тратить свои средства.
Выплатить сотруднику соответствующую сумму средств работодатель должен до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании предоставленных на командировку средств. Правда, остался открытым вопрос о том, сколько времени есть у руководителя на утверждение такого отчета.Среди
прочих изменений отметим прямое указание на возможность перечисления заработной платы командированному сотруднику в безналичной форме на соответствующий счет с применением платежных карточек. Оговорено также, что вопрос выхода сотрудника на работу в день отбытия в командировку и в день прибытия из командировки регулируется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.Увеличен перечень исключений, когда предельные сроки командировки могут быть большими, чем это предусмотрено в общем случае (как и раньше, по общему правилу, длительность командировки в пределах Украины не может быть большей чем 30 календарных дней, за границу — не более 60 календарных дней). Так, для внутренних командировок указанное ограничение не распространяется теперь и на командировки научных и научно-педагогических работников, которые направляются на стажировку в ведущие высшие учебные заведения и научные учреждения в Украине (длительность командировок таких лиц не должна превышать шести месяцев, а для аспирантов и докторантов — двух месяцев). При командировках за границу в исключения теперь также попали командировки для проведения гастрольных и других культурных мероприятий. Такие командировки могут длиться до одного года. Исключения также сделаны для военнослужащих, направляемых для обучения в системе переподготовки, совершенствования, повышения квалификации кадров (не более 90 дней, а в случае возмещения расходов принимающей стороной — до 18 месяцев) и ряда других категорий сотрудников.
В качестве позитивного момента можно также отметить урегулирование вопроса о том, какие документы должен предоставить сотрудник в случае
приобретения электронного авиабилета (п. 12 раздела ІІ Инструкции № 362), а также включение нормы, согласно которой в случае болезни в командировке во время пребывания заграницей после возвращения работника из командировки документ о временной нетрудоспособности подлежит обмену в лечебном заведении по месту проживания или по месту работы на листок нетрудоспособности установленного в Украине образца.При издании приказа о командировке во избежание лишних вопросов со стороны проверяющих следует указать полное наименование предприятия (с его организационно-правовой формой и названием). При прежней редакции
Инструкции достаточным было бы указания только названия. В составляемом при направлении сотрудника в командировку за границу задании дополнительно следует указать задачи и ожидаемые результаты командировки.В рамках краткого обзора это пока все. Но практика, уверены, еще не раз вернет нас к «командировочным» вопросам, и тогда мы продолжим анализ.
